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Planification des ressources, priorisation, demande, visibilité : Guides essentiels pour le PMO avisé d'aujourd'hui

De la planification des ressources à la visibilité : les compétences essentielles du PMO

Se transformer en un partenaire stratégique multi-facettes

Prêt à porter les succès de votre PMO au-delà de la gouvernance et de la livraison des projets dans les délais ? Renforcez les pratiques de votre PMO en matière de visibilité, de demande et de priorisation, de planification des ressources et de méthodes de travail Agile. Découvrez comment le PMO avisé développe ces 4 compétences essentielles pour optimiser la création de valeur économique.

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Planification des ressources, gestion de la demande, priorisation et visibilité : telles sont les quatre compétences à développer si votre mission est de générer de la valeur économique.

Le PMO avisé d'aujourd'hui intègre ces quatre disciplines pour aider les organisations à se concentrer sur ce qui compte et à disposer de l'agilité requise pour changer de cap rapidement.

Le PMO d'aujourd'hui prend en compte différentes façons de travailler

Le PMO avisé sait que le monde du travail se transforme. De nombreuses entreprises se mettent à adopter simultanément plusieurs approches pour accélérer les livraisons et optimiser le taux de réussite des projets.

Les équipes ne s'appuient plus sur un processus « universel » d'exécution et de livraison des activités. Les PMO doivent soutenir chacune des différentes méthodes de travail utilisées aujourd'hui par les équipes, y compris les projets collaboratifs, itératifs, Agile, Lean et traditionnels. En combinant ces différentes méthodes dans un portefeuille intégré, les PMO donnent aux équipes les moyens de travailler de façon optimale, d'assurer la progression des projets conformément aux prévisions et de faire évoluer les priorités et la capacité en ressources selon les besoins.

Quatre compétences pour s'adapter et devenir un PMO avisé


Dans le monde du travail actuel en pleine mutation, la maîtrise de ces quatre compétences donne aux PMO avisés les insights nécessaires pour prospérer.

  • Planification et gestion des ressources
  • Prise en charge des activités et gestion de la demande
  • Priorisation et alignement
  • Visibilité et reporting

Ces quatre compétences sont interdépendantes, ce qui permet aux PMO de qualifier continuellement la demande, de déterminer la capacité en ressources et de prioriser les initiatives présentant la valeur la plus élevée. Les données et les analyses adéquates informent et sont alimentées par ces pratiques ; les PMO avisés bénéficient constamment d'insights sur l'état du portefeuille et de son lien avec la stratégie. Ils peuvent ainsi jouer un rôle de conseillers stratégiques pour l'entreprise, en fournissant les données et le reporting nécessaires pour guider le processus décisionnel des dirigeants.

Examinons chaque compétence en détail. Nous allons commencer par la planification des ressources, une pierre angulaire de la gestion de portefeuilles de projets et un must pour les PMO avisés. Nous nous appuierons ensuite sur chaque compétence pour observer la progression d'un PMO adaptatif.

Planification des ressources


Une planification efficace des ressources permet au PMO avisé d'utiliser au mieux les ressources humaines limitées de l'entreprise. Ce processus adaptable et continu contribue à ce que vos ressources travaillent constamment sur les projets présentant la valeur la plus élevée.

L'acquisition de cette compétence vous permettra de rééquilibrer l'affectation du personnel et des équipes sur les activités priorisées, selon les besoins.

Le développement de votre pratique de planification et de gestion des ressources passe par cinq étapes :

  1. Concentrez-vous en premier lieu sur vos ressources clés : tâchez de connaître vos collaborateurs, leurs compétences et leur statut.
  2. Désignez et allouez des rôles de ressources et des affectations d'équipes : choisissez parmi plusieurs approches pour assurer la réalisation optimale des activités et des résultats visés.
  3. Exécutez des analyses de base et tenez compte des données financières : vérifiez que les activités sont alignées sur les objectifs stratégiques et ajustez les données financières au besoin.
  4. Analysez la capacité et la demande : déterminez ce que l'organisation peut réaliser de manière réaliste avec les ressources actuelles.
  5. Rééquilibrez, prévoyez et élaborez des stratégies pour l'avenir. Utilisez la planification de scénarios pour comparer des alternatives et prendre des décisions plus éclairées.

Qu'est-ce que la planification des ressources ?


La planification des ressources est la pratique essentielle de gestion de portefeuilles de projets qui consiste à optimiser les ressources afin de générer la valeur la plus élevée pour l'organisation. Alors que la gestion des ressources se concentre sur l'affectation de tâches, de rôles et de responsabilités aux équipes de projet, la planification des ressources est une démarche plus stratégique. Les responsables de la planification des ressources prennent en compte la demande et la capacité pour s'assurer que les activités prioritaires peuvent être réalisées.

Panoplie de ressources Planview PPM Pro
La planification des ressources permet de rechercher et de répondre aux demandes d'affectation de personnel avec les collaborateurs les plus appropriés pour l'activité en question, sur la base d'un ensemble flexible de critères.

La gestion de projets implique de gérer des ressources, ce qui en fait un élément essentiel de la gestion PPM et des quatre compétences. Il est donc crucial de connaître différentes informations ; par exemple :

  • Sur quels projets votre personnel travaille-t-il actuellement ?
  • Quelles sont les ressources disponibles et quand sont-elles disponibles ?
  • Quels sont les compétences et les domaines d'expertise de votre personnel ?
  • Quelles sont les lacunes existantes et futures en matière de ressources ?

Lorsque les responsables de gestion des ressources disposent des données dont ils ont besoin pour planifier et programmer, ils peuvent allouer les membres du personnel de façon appropriée, en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité.

Pourquoi la planification des ressources est-elle importante ?


Une planification efficace des ressources permet aux entreprises de faire progresser leurs activités grâce à une mise en œuvre optimisée de la stratégie. Le fait que les personnes appropriées ne soient pas disponibles pour réaliser des activités prioritaires est un problème courant. Les organisations qui améliorent leurs capacités de planification des ressources constatent souvent qu'elles livrent plus fréquemment les projets dans les délais et les budgets impartis.

Par ailleurs, la capacité d'affecter les ressources adéquates aux activités appropriées et au bon moment stimule la croissance et l'innovation Les responsables de projets et de portefeuilles peuvent veiller plus efficacement à ce que les personnes et les équipes soient en phase avec la stratégie. Ils peuvent habilement rééquilibrer les ressources de manière à s'adapter aux changements de priorités et à exploiter de nouvelles opportunités.

Sans insights appropriés sur les ressources, par exemple sur leur statut actuel et leur disponibilité, les organisations sont enclines à donner le feu vert à chaque projet. Tout approuver crée des attentes irréalistes pour les dirigeants, les responsables métier et même les clients. Il en résulte souvent une surcharge des ressources, des retards sur les projets, une productivité médiocre, des coûts accrus, un moral en berne, des revers concurrentiels et bien d'autres conséquences négatives.

Planification des ressources et planification de la capacité


La planification des ressources et la planification de la capacité sont complémentaires. La planification de la capacité est une activité de niveau supérieur, généralement effectuée par rôle et par service, afin de déterminer le niveau d'utilisation et si l'organisation dispose de la capacité en ressources nécessaire pour répondre aux demandes actuelles et futures. Un système centralisé de gestion des requêtes d'activités permet aux PMO de capturer et d'évaluer la demande en fonction des contraintes en matière de ressources.

Grâce à un aperçu adéquat de la capacité en ressources, les PMO peuvent motiver la nécessité de déployer davantage de ressources ou, du moins, expliquer pourquoi un projet ne peut pas faire l'objet d'affectations en personnel. Les dirigeants et les autres parties prenantes sont alors en mesure de prendre des décisions éclairées sur les programmes, les applications, les projets et les produits. Ils peuvent, par exemple, recruter de nouveaux collaborateurs pour une initiative importante ou mettre certains projets en attente afin de libérer du personnel.

Outils de planification des ressources


L'utilisation des bons outils de planification des ressources constitue une condition préalable. Souvent, les chefs de projets et les responsables de gestion des ressources commencent par utiliser des feuilles de calcul pour tenir à jour les emplois du temps des ressources, planifier des affectations, assurer le suivi temporel, estimer les coûts et affecter des tâches, et conservent cet outil par la suite. Cette méthode peut fonctionner dans les petites organisations, mais les organisations plus grandes et plus complexes trouvent qu'il est peu pratique et trop lent d'assurer la gestion des ressources sur des feuilles de calcul multiples.

Un logiciel de gestion des ressources peut rationaliser le processus de planification des ressources. Ces solutions offrent une visibilité centralisée sur des données essentielles, par exemple sur l'utilisation, le coût, la capacité, le rendement, la localisation et la disponibilité des ressources. Des fonctionnalités telles que des diagrammes de Gantt intégrés permettent souvent de créer une structure de répartition du travail (SRT) simplifiée et d'autres visualisations pour identifier les besoins en ressources.

Des solutions PPM de plus haut niveau et plus robustes peuvent aller au-delà des rapports sur l'état des projets et fournir une vue en temps réel du statut des ressources et des activités liées aux objectifs stratégiques. L'intégration des activités et des ressources dans un même outil offre de puissantes capacités de connexion de la planification à l'exécution. Des fonctionnalités telles que la planification de scénarios permet aux PMO de cerner l'impact des changements potentiels avant qu'ils n'interviennent et de planifier les ressources en fonction des données disponibles.

Planification flexible des ressources et planification de la capacité dans un environnement de travail hybride


Dans l'environnement économique actuel en constante évolution, les équipes axées sur des rôles et des projets laissent la place à des équipes interfonctionnelles dotées des moyens requis pour agir et d'une expertise accrue. Ces équipes deviennent très efficaces et contribuent à des programmes et des flux de valeur plus importants. Alors que les organisations évoluent vers une plus grande adaptabilité dans leurs méthodes de travail, les PMO peuvent soutenir ces changements en donnant à tous les types d'équipes (équipes de projet, équipes Agile et équipes de services partagés) les moyens d'exécuter les activités et de commencer à gérer leur propre capacité.

Prise en charge des activités et gestion de la demande


Une fonction formalisée de gestion de la demande permet à votre PMO d'assurer la planification des ressources de façon plus avisée. Vos parties prenantes et vous-même pouvez ainsi qualifier objectivement chaque requête d'activité, en tenant compte des contraintes et des emplois du temps des ressources. L'objectif est d'approuver et de prioriser uniquement les activités à forte valeur que l'organisation peut exécuter de façon réaliste.

Ces quatre étapes contribuent à établir un processus efficace, cohérent et facile à comprendre pour la gestion de la demande et la prise en charge des activités :

1. Capture des requêtes d'activités initiales :

Créez un processus simple de soumission d'idées et de requêtes , mais veillez également à ce qu'il soit suffisamment rigoureux pour éviter toute surcharge.

Écran de requête de panoplie de ressources Planview PPM Pro
Utilisez la prise en charge des requêtes et des activités pour recueillir des informations essentielles dans le cadre des exigences du workflow afin d'éclairer le processus de planification des ressources.

2. Orientation du processus de prise en charge des activités :

À mesure que les requêtes arrivent, utilisez des points de contrôle intermédiaires selon les besoins pour organiser le flux, la collecte et l'évaluation des données appropriées au moment opportun.

3. Évaluation et création d'activités clés :

Permettez aux approbateurs des points de contrôle intermédiaires et aux parties prenantes de noter les activités entrantes en fonction de critères tels que l'adéquation stratégique, l'atténuation des risques, le retour sur investissement, etc.

4. Audit, suivi et amélioration :

Examinez à la fois le processus de prise en charge et les activités achevées pour améliorer continuellement la gestion de la demande et faire progresser rapidement les bonnes activités stratégiques.

Priorisation


Les PMO avisés établissent souvent un processus de priorisation en complément de la gestion de la demande et de la planification des ressources. Les scores appliqués pendant la phase d'évaluation peuvent être utilisés pour prioriser les activités. Pour chaque projet, votre processus de priorisation doit permettre au PMO et aux parties prenantes clés de répondre à cette question :

« Quel est la valeur ou le bénéfice réel de cette activité et quelle est son importance par rapport à d'autres projets et initiatives ? »

Quatre étapes vous permettent de prioriser les activités présentant la plus grande valeur :

  1. Préparation de la priorisation : déterminez votre processus, y compris qui, quoi, quand, comment et à quelle fréquence.
  2. Choix de votre méthode de notation de priorisation : commencez par trois méthodes courantes et analysez leurs avantages et inconvénients.
  3. Optimisation du processus : agissez en continu, évaluez, révisez et adaptez afin de rendre le processus de priorisation aussi efficace et utile que possible.
  4. Développement de l'argumentaire : documentez et expliquez en quoi le processus de priorisation aide l'organisation à atteindre ses objectifs stratégiques.
Écran de panoplie de ressources d'investissement et de planification de la capacité Planview PPM Pro
Établissez un ensemble de métriques pour soutenir les activités de votre PMO en matière de priorisation, de gestion de la demande et de planification des ressources.

Accès à la visibilité et au reporting


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Expérience PMO Leader avec Planview

Apportez de la visibilité et optimisez la prise de décision grâce à la mesure des performances, l'identification des problèmes et la surveillance des métriques et indicateurs clés de performance. Découvrez l'expérience PMO Leader en action.

Le directeur PMO d'aujourd'hui fournit à toutes les parties prenantes de la visibilité et des rapports efficaces et parfaitement adaptés, en collaborant avec elles pour prendre des décisions avisées et fondées sur des éléments concrets en matière de planification des ressources, de gestion de la demande et de priorisation.

Commencez par identifier les métriques nécessaires aux dirigeants de votre entreprise pour prendre des décisions, puis élaborez des rapports, des analyses et des tableaux de bord pour mettre ces données en évidence. Afin de mettre à profit les visualisations appropriées pour générer les meilleurs insights, répondez aux questions suivantes pour chaque domaine de visibilité :

  1. À qui seront destinés les visualisations et les rapports ?
  2. Quel en est l'objet ? Quels seront les résultats ?
  3. Quels avantages apporteront-ils à l'entreprise ?

Adaptez les rapports et la visibilité fournis à vos parties prenantes selon leur fonction et leurs besoins. La visibilité destinée à la direction ne se limite pas aux états d'avancement, mais offre également des insights tels que :

  • Analyse d'impact
  • Des analyses des tendances des indicateurs clés de performances
  • Planification de simulation de scénario
Écran d'aperçu du portefeuille hybride
Établissez un ensemble de métriques pour soutenir les activités de votre PMO en matière de priorisation, de gestion de la demande et de planification des ressources.

Évaluez la santé et l'équilibre financiers des portefeuilles

Un lien sous-jacent des quatre compétences pour tout PMO est la nécessité de comprendre et de gérer les aspects financiers des projets. Le PMO d'aujourd'hui doit également assurer le suivi et le reporting des données financières afin que vos dirigeants et parties prenantes puissent surveiller, équilibrer et apporter des ajustements stratégiques pour générer de la valeur économique.

Identifiez les données financières que vos parties prenantes doivent surveiller et incluez-les dans le tableau de bord d'état du projet. Fournissez par exemple les métriques suivantes :

  • Des métriques de gestion de projet telles que les coûts et les bénéfices détaillés des activités
  • Les coûts budgétés par rapport aux coûts réels pour les affectations aux rôles et aux ressources (dépenses d'investissement et autres coûts), ainsi que les coûts liés à la main d'œuvre et ceux liés à d'autres postes
  • Des indicateurs clés de performances financières à des fins d'analyse de tendances visant à identifier des possibilités d'amélioration

Vous pouvez également ventiler ces informations par phases ou selon une autre méthode pertinente de catégorisation. Trouvez un ensemble de données financières et de métriques qui répondent le mieux aux besoins de votre organisation. Il sera ainsi plus facile de déterminer quels projets apporteront le plus de valeur à l'entreprise et seront finalement approuvés, compte tenu des contraintes en matière de planification des ressources et de financement,.

Portez le succès de votre PMO au-delà de la gouvernance et de la livraison des projets dans les délais

Plutôt que de s'enliser dans l'exécution au quotidien et les rapports au niveau des projets, les PMO d'aujourd'hui doivent fournir juste assez de gouvernance pour veiller à ce que les activités soient conformes à la stratégie. Le PMO avisé peut continuellement relier la stratégie à la réalisation dans toute l'entreprise, générant des avantages considérables. Lorsque des perturbations se produisent ou que les dirigeants veulent saisir de nouvelles opportunités, votre PMO peut facilement changer de cap pour aider l'entreprise à s'adapter rapidement.

Devenez le PMO avisé qui développe la maturité au-delà des projets


En améliorant vos compétences en matière de planification des ressources, de gestion de la demande, de priorisation et de visibilité, vous établissez les bases pour devenir un PMO avisé capable de s'adapter et de changer de cap lorsque des changements se produisent. Vous renforcerez votre position de guide stratégique pour l'entreprise, stimulant la croissance et l'innovation.

Lisez « Quand le PMO devient un partenaire stratégique multi-facettes » pour en savoir plus.

Livre numérique

Visibilité et Reporting - le guide du PMO avisé

Tout est question de visibilité sur les projets et au-delà. Le directeur PMO d'aujourd'hui permet d'obtenir des insights essentiels pour la prise de décisions critiques afin d'atténuer les risques, de tirer parti de nouvelles opportunités et de répondre plus rapidement aux attentes des clients.

Obtenir le livre numérique : Guide sur la visibilité et le reporting pour le PMO avisé

« Grâce à Planview, nous sommes désormais tous focalisés sur les besoins respectifs de chacun, alors que nous étions auparavant une organisation très disparate axée sur les projets. Nous priorisons en fonction du retour sur investissement, en cartographiant de bout en bout l'exécution, la prise en charge des activités... À présent, nous réalisons également des examens après la mise en œuvre pour nous assurer que le retour sur investissement que nous obtenons correspond bien aux objectifs que nous nous étions fixés. »


Michael Havison

Responsable de portefeuille, Parkview Health