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Ressourcenplanung, Priorisierung, Bedarf, Sichtbarkeit: Wichtige Leitfäden für die PMO-Experten von heute

Von der Ressourcenplanung bis zu Sichtbarkeit: Die wichtigsten Kompetenzen eines PMO

Evolve into a Multi-Faceted Strategic Partner

Sind Sie bereit, mit Ihrem PMO Erfolge zu erzielen, die über Governance und die rechtzeitige Projektumsetzung hinausgehen? Entwickeln Sie die Praktiken Ihres PMO über die Felder Sichtbarkeit, Bedarf und Priorisierung, Ressourcenplanung und Agile Arbeitsweisen hinaus weiter. Erfahren Sie, wie ein PMO-Experte diese 4 wesentlichen Kompetenzen ausbaut, um die nächsten Stufen beim Erzielen von geschäftlichem Nutzen zu erklimmen.

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Lassen Sie die PPM-Grundlagen hinter sich, und werden Sie zum Experten


Ressourcenplanung, Bedarfsmanagement, Priorisierung und Transparenz: Das sind die vier Kompetenzen, die Sie pflegen müssen, wenn es Ihre Aufgabe ist, den geschäftlichen Nutzen zu steigern.

Ein PMO-Experte, der sich auf dem neuesten Stand befindet, berücksichtigt diese vier Disziplinen, um Unternehmen dabei zu helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und über die Agilität zu verfügen, um sich schnell zu verändern.

PMO unterstützen heutzutage verschiedene Arbeitsweisen

Ein PMO-Experte ist sich darüber im Klaren, dass sich die Arbeitswelt verändert. Viele Unternehmen setzen auf eine Kombination von Arbeitsansätzen, um die Geschwindigkeit und die Erfolgsquote der Bereitstellung zu erhöhen.

Teams arbeiten bei der Arbeitsbereitstellung und dem Durchführungsprozess schon längst nicht mehr nach einem einheitlichen Ansatz. PMOs müssen all die verschiedenen Arbeitsmethoden unterstützen, die Teams aktuell nutzen. Dazu zählen beispielsweise kollaborative, iterative, Agile, Lean oder traditionelle Projektarbeit. Indem PMOs diese Methoden in ein integriertes Portfolio aufnehmen, ermöglichen sie es Teams, herausragende Arbeit zu leisten, den Fortschritt plangemäß zu erreichen sowie Prioritäten nach Bedarf zu ändern und Ressourcenkapazitäten entsprechend umzuverteilen.

Vier Kompetenzen, um sich anzupassen und zum PMO-Experten zu werden


In unserer vom Wandel geprägten Arbeitswelt müssen PMO-Experten die folgenden vier Kompetenzen meistern, um die für den Erfolg notwendigen Einblicke zu gewinnen.

  • Ressourcenplanung und -management
  • Arbeitseingangs- und Bedarfsmanagement
  • Priorisierung und Ausrichtung
  • Sichtbarkeit und Berichte

Diese vier Kompetenzen sind voneinander abhängig und ermöglichen es PMOs, den Bedarf kontinuierlich zu analysieren, Ressourcenkapazitäten festzulegen und die Initiativen mit dem größten Nutzen zu priorisieren. Die richtigen Daten und Analysen unterstützen diese Praktiken und werden gleichzeitig von ihnen gespeist. PMO-Experten haben jederzeit Einblick in den Status des Portfolios und seine Verbindung zur Strategie. Dadurch können solche PMOs zu einem strategischen Ratgeber für das Unternehmen werden, der über die Informationen und Berichte verfügt, um die Entscheidungsfindung des Managements zu unterstützen.

Sehen wir uns die Kompetenzen im Einzelnen an. Wir beginnen mit der Ressourcenplanung – einem Eckpfeiler des Projekt-Portfoliomanagement und echtem Muss für PMO-Experten – und betrachten danach die weiteren Kompetenzen, um die Fortschritte eines anpassungsfähigen PMO zu erkennen.

Ressourcenplanung


Mithilfe effektiver Ressourcenplanung nutzt ein PMO-Experte die begrenzten personellen Ressourcen des Unternehmens optimal. Dieser anpassungsfähige und kontinuierliche Prozess trägt dazu bei, dass Ihre Ressourcen jederzeit an den Projekten mit dem größten Nutzen arbeiten.

Durch das Verfeinern dieser Kompetenz können Sie Mitarbeiter und Teams so auf priorisierte Aufgaben verteilen, wie es gerade notwendig ist.

Um Ihre Ressourcenplanung und die damit verbundenen Managementpraktiken weiterzuentwickeln, sind fünf Schritte erforderlich:

  1. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Ihre wichtigsten Ressourcen: Kennen Sie Ihre Mitarbeiter, deren Fähigkeiten und Status.
  2. Legen Sie Ressourcenrollen und Teamaufgaben fest, und weisen Sie sie zu: Wählen Sie aus verschiedenen Ansätzen denjenigen aus, der die beste Arbeit und die optimalen Ergebnisse verspricht.
  3. Führen Sie grundlegende Analysen durch, und erfassen Sie die Finanzdaten: Vergewissern Sie sich, dass die Aufgaben im Einklang mit den strategischen Zielen stehen, und passen Sie die Finanzdaten gegebenenfalls an.
  4. Analysieren Sie Kapazität und Bedarf: Ermitteln Sie, was das Unternehmen mit den bestehenden Ressourcen realistisch erreichen kann.
  5. Nehmen Sie Umverteilungen vor, machen Sie Vorhersagen, und legen Sie Strategien für die Zukunft fest: Greifen Sie auf Szenarioplanung zurück, um verschiedene Alternativen zu vergleichen und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Was ist Ressourcenplanung?


Ressourcenplanung ist die unentbehrliche Praxis im Rahmen des Projekt-Portfoliomanagements, bei der Ressourcen optimiert werden, um den größten unternehmerischen Nutzen zu erzielen. Während sich das Ressourcenmanagement auf die Zuweisung von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten an Projektteams konzentriert, handelt es sich bei der Ressourcenplanung um eine eher strategische Aufgabe. Ressourcenplaner berücksichtigen Bedarf und Kapazität, um sicherzustellen, dass die Arbeit mit der höchsten Priorität erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Planview PPM Pro Ressourcen-Workbench
Mithilfe der Ressourcenplanung befriedigen Sie auf Grundlage flexibler Kriterien den Personalbedarf mit denjenigen Mitarbeitern, die für die jeweilige Arbeit am besten qualifiziert sind.

Projekte zu managen bedeutet, Ressourcen zu managen. Das Ressourcenmanagement ist somit ein wesentlicher Bestandteil des PPM und der vier Kompetenzen. Somit ist es von größter Bedeutung, zum Beispiel folgende Details zu kennen:

  • An welchen Projekten arbeiten Ihre Mitarbeiter gerade?
  • Welche Ressourcen sind wann verfügbar?
  • Über welche Fähigkeiten und welche Expertise verfügen Ihre Mitarbeiter?
  • Welche Lücken bestehen aktuell und in Zukunft?

Wenn Ressourcenmanagern die Daten zur Verfügung stehen, die sie für die Planung und Terminierung benötigen, können sie Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit optimal einsetzen.

Warum ist Ressourcenplanung wichtig?


Eine effektive Ressourcenplanung ermöglicht es Unternehmen, ihr Geschäft mit einer optimierten Bereitstellungsstrategie voranzubringen. Häufig besteht das Problem, dass nicht die passenden Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um Arbeit mit hoher Priorität abzuschließen. Unternehmen, die ihre Ressourcenplanungs-Capabilities verbessern, stellen oft fest, dass sie Projekte häufiger pünktlich und im Rahmen des geplanten Budgets bereitstellen.

Darüber hinaus führt die Fähigkeit, die richtigen Ressourcen rechtzeitig für die passenden Aufgaben einzusetzen, zu mehr Wachstum und Innovation. Projekt- und Portfoliomanager können besser sicherstellen, dass die Mitarbeiter und Teams auf die Strategie ausgerichtet sind. Sie können Ressourcen geschickt umverteilen, um geänderten Prioritäten gerecht zu werden und neue Chance zu nutzen.

Ohne Einblicke in die Ressourcen, zum Beispiel aktueller Status und Verfügbarkeit, winken Unternehmen möglicherweise jedes Projekt durch. Diese Haltung, zu allem Ja zu sagen, sorgt aber beim Management, bei Geschäftsfeldverantwortlichen und sogar bei Kunden für unrealistische Erwartungen. Zu den häufigsten Folgen zählen überbeanspruchte Ressourcen, Projektverzögerungen, schlechte Produktivität, steigende Kosten, geringe Arbeitsmoral, Rückschläge im Wettbewerb und viele weitere.

Ressourcenplanung vs. Kapazitätsplanung


Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung ergänzen einander. Die Kapazitätsplanung ist dabei eine übergeordnete Aktivität. Im Allgemeinen werden in ihrem Rahmen Rolle und Abteilung herangezogen, um die Verwendung festzulegen und zu ermitteln, ob das Unternehmen die Ressourcenkapazität hat, um aktuellen und zukünftigen Bedarfen zu genügen. Mithilfe eines zentralisierten Systems für Arbeitsanfragen können PMOs den Bedarf zusammentragen und auf der Basis begrenzter Ressourcen bewerten.

Der Einblick in die Ressourcenkapazität erlaubt es PMOs, die Notwendigkeit zusätzlicher Ressourcen zu rechtfertigen – oder wenigstens zu begründen, warum ein Projekt keine personelle Unterstützung erhalten kann. Führungskräfte und andere Stakeholder können dann fundierte Entscheidungen in Bezug auf Programme, Anwendungen, Projekte und Produkte treffen. So können sie beispielsweise neue Mitarbeiter für eine wichtige Initiative einstellen oder bestimmte Projekte stoppen, um Mitarbeiter für andere Aufgaben freizustellen.

Ressourcenplanungs-Tools


Eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Ressourcenplanung ist die Verwendung eines geeigneten Tools. Projekt- und Ressourcenmanager greifen häufig auf Spreadsheets zurück, um Ressourcenpläne zu verwalten, Aufgaben zu planen, Zeit und Kosten im Auge zu behalten und Aufgaben zuzuweisen. In kleineren Unternehmen mag das funktionieren. Für größere und komplexere Unternehmen ist es aber zu mühsam und langsam, das Ressourcenmanagement mithilfe mehrerer Spreadsheets zu organisieren.

Ressourcenmanagement-Software kann den Prozess der Ressourcenplanung deutlich vereinfachen. Diese Lösungen bieten vollständige Transparenz über wesentliche Daten wie Ressourcennutzung, Kosten, Kapazität, Durchsatz, Standort und Verfügbarkeit. Capabilities wie integrierte Gantt-Diagramme beinhalten häufig die Möglichkeit, einen vereinfachten Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) zu erstellen, und bieten auch andere Visualisierungsmöglichkeiten, um Ressourcenbedarfe zu identifizieren.

Umfassendere und solide PPM-Lösungen gehen sogar über das reine Reporting des Projektstatus hinaus und erlauben in Echtzeit einen Überblick über den Status von Ressourcen und Aktivitäten, die mit den strategischen Zielen verknüpft sind. Die Integration von Arbeit und Ressourcen an einem Ort ist eine leistungsfähige Capability, die Planung und Bereitstellung miteinander verbindet. Mithilfe von Funktionalitäten wie einer Was-wäre-wenn-Planung können PMOs die Auswirkungen möglicher Veränderungen erkennen, bevor sie geschehen, und Ressourcen auf Basis der verfügbaren Daten planen.

Flexible Ressourcen- und Kapazitätsplanung in einem hybriden Arbeitsumfeld


In der sich aktuell rasant weiterentwickelnden Geschäftswelt wandeln sich Teams von rollenbasierten und projektorientierten Teams zu funktionsübergreifenden, leistungsfähigen Teams mit mehr Fachwissen, die hocheffizient arbeiten und so zu größeren Wertströmen beitragen können. PMOs können für Unternehmen bei ihrer Entwicklung hin zu größerer Anpassungsfähigkeit hinsichtlich ihrer geschäftlichen Aktivitäten einen wichtigen Beitrag leisten, indem sie alle Arten von Teams – Projekt-, Agile oder Shared Services-Teams – dabei unterstützen, ihre Arbeit umzusetzen und ihre eigenen Kapazitäten zu managen.

Arbeitseingangs- und Bedarfsmanagement


Eine formalisierte Bedarfsmanagementfunktion unterstützt Ihr PMO bei der Ressourcenplanung. Dadurch können Sie und Ihre Stakeholder jede Arbeitsanfrage objektiv bewerten und Ressourcenengpässe und Zeitpläne in den Prozess miteinbeziehen. Ziel ist es dabei, nur die Arbeit zu genehmigen und zu priorisieren, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringt und die realistischerweise umgesetzt werden kann.

Die folgenden vier Schritte helfen Ihnen dabei, einen effizienten, konsistenten und leicht verständlichen Prozess für das Bedarfsmanagement und den Arbeitseingang zu entwickeln:

1. Erfassen Sie erste Arbeitsanfragen:

Erstellen Sie einen einfachen Prozess zum Einreichen von Ideen und Anfragen. Seien Sie dabei aber streng genug, um eine Überlastung zu vermeiden.

Planview PPM Pro Ressourcen-Workbench – Anfragenbildschirm
Nutzen Sie Anfragen- und Arbeitseingang, um wesentliche Informationen als Bestandteil der Workflow-Anforderungen zu sammeln, um so die benötigten Informationen für den Ressourcenplanungsprozess bereitzustellen.

2. Lenken Sie den Arbeitseingangsprozess:

Nutzen Sie für eingehende Anfragen nach Bedarf Gates, um dafür zu sorgen, dass der Fluss, die Sammlung und die Bewertung der zum entsprechenden Zeitpunkt benötigten Daten sichergestellt sind.

3. Bewerten und erstellen Sie wichtige Arbeitselemente:

Ermöglichen Sie es Gate-Genehmigern und Stakeholdern, eingehende Arbeit auf der Basis von Kriterien wie strategischer Eignung, Risikominderung, ROI usw. zu bewerten.

4. Kümmern Sie sich um Prüfung, Nachverfolgung und Verbesserung:

Untersuchen Sie sowohl den Aufnahmeprozess als auch die abgeschlossene Arbeit, um das Bedarfsmanagement kontinuierlich zu verbessern und die strategische Arbeit schnell voranzutreiben.

Priorisierung


PMO-Experten setzen häufig zusammen mit dem Bedarfsmanagement und der Ressourcenplanung einen Priorisierungsprozess auf. Dieselben Kennzahlen und Bewertungen, die in der Evaluierungsphase angewendet wurden, können auch genutzt werden, um die Arbeit zu priorisieren. Ihr Priorisierungsprozess sollte dem PMO und den wichtigsten Stakeholdern für jedes Projekt die folgenden Fragen beantworten:

„Was ist der echte Nutzen oder Vorteil dieser Arbeit, und wie wichtig ist sie im Vergleich zu anderen Projekten und Initiativen?“

Vier Schritte erlauben es Ihnen, die Arbeit mit dem größten Nutzen zu priorisieren:

  1. Bereiten Sie die Priorisierung vor: Bestimmen Sie Ihren Prozess. Dazu sollten Sie unter anderem folgende Fragen stellen: Wer? Was? Wann? Wie? Wie oft?
  2. Wählen Sie Ihre Bewertungsmethode für die Priorisierung: Beginnen Sie mit drei gebräuchlichen Methoden, und analysieren Sie ihre Vor- und Nachteile.
  3. Optimieren Sie den Prozess: Handeln, bewerten, überarbeiten und entwickeln Sie den Priorisierungsprozess kontinuierlich weiter, um ihn so effektiv und nutzbringend wie möglich zu gestalten.
  4. Erstellen Sie den Business Case: Dokumentieren und kommunizieren Sie, wie der Priorisierungsprozess das Unternehmen dabei unterstützt, seine strategischen Ziele zu erreichen.
Planview PPM Pro Ressourcen-Workbench – Investitions- und Kapazitätsplanungsbildschirm
Legen Sie einen Satz von Kennzahlen fest, die Ihr PMO bei der Priorisierung, dem Bedarfsmanagement und der Ressourcenplanung unterstützen.

Zugriff auf Sichtbarkeit und Berichte


Produkt-Demo

Die Planview-Erfahrung für PMO-Leiter

Sorgen Sie für Transparenz und bessere Entscheidungen, indem Sie die Leistungsfähigkeit messen, Probleme erkennen und Kennzahlen und KPIs verwalten. Erleben Sie die Planview-Erfahrung für PMO-Leiter in Aktion.

Ein PMO-Leiter sorgt heutzutage für eine effektive Sichtbarkeit und geeignete Berichte für alle Stakeholder und arbeitet mit ihnen zusammen, um intelligente, evidenzbasierte Entscheidungen hinsichtlich der Ressourcenplanung, des Bedarfsmanagements und der Priorisierung zu treffen.

Beginnen Sie damit, die Kennzahlen zu identifizieren, die Ihre Führungskräfte für die Entscheidungsfindung benötigen, und erstellen Sie dann Berichte, Analysen und Dashboards, um diese Daten hervorzuheben. Um die richtigen Visualisierungsmethoden zu finden, die die besten Einblicke gewähren, beantworten Sie für jeden Sichtbarkeitsbereich die folgenden Fragen:

  1. Wer ist die Zielgruppe für die Visualisierungen und Berichte?
  2. Welchen Zweck haben sie? Was sind die Ergebnisse?
  3. Welche Vorteile haben sie für das Unternehmen?

Passen Sie die Berichte und die Sichtbarkeit abhängig von Funktionen und Bedürfnissen Ihrer Stakeholder entsprechend an. Eine Übersicht für Führungskräfte bietet Einblicke, die über den Status hinausgehen, zum Beispiel:

  • Wirkungsanalyse
  • KPI-Trendanalysen
  • Planung mit Was-wäre-wenn-Szenarien
Hybrides Portfolio – Überblicksbildschirm
Legen Sie einen Satz von Kennzahlen fest, die Ihr PMO bei der Priorisierung, dem Bedarfsmanagement und der Ressourcenplanung unterstützen.

Bewerten Sie den Finanzstatus, und nehmen Sie Umverteilungen über Portfolios hinweg vor

Eine unterschwellige Verbindung zwischen den vier Kompetenzen für jedes PMO liegt in der Erfordernis, die Finanzdaten der Projekte zu verstehen und zu verwalten. Ein PMO muss heutzutage Finanzdaten nachverfolgen und über sie berichten, sodass Ihre Führungskräfte und Stakeholder Projekte überwachen, Umverteilungen durchführen und strategische Anpassungen vornehmen können, um den geschäftlichen Nutzen zu steigern.

Identifizieren Sie, welche Finanzdaten Ihre Stakeholder überwachen müssen, und bauen Sie sie in das Projektstatus-Dashboard ein. Nehmen Sie beispielsweise folgende Kennzahlen auf:

  • Projektmanagementkennzahlen wie detaillierte Kosten und Vorteile der Arbeitselemente
  • Budgetierte vs. aktuelle Kosten für Rollen- und Ressourcenzuweisungen, kapitalisierte und nicht kapitalisierte Kosten sowie Kostenbeiträge durch Personal und andere Faktoren
  • Finanzielle KPIs zur Trendanalyse, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren

Sie können diese Informationen auch unterteilt nach Projektphasen oder anderen sinnstiftenden Kategorien aufschlüsseln. Stellen Sie einen Satz von Finanzdaten und Kennzahlen zusammen, der für Ihr Unternehmen am besten funktioniert. Dies erleichtert die Beurteilung, welche Projekte dem Unternehmen den meisten Nutzen bringen und welche unter dem Gesichtspunkt begrenzter Ressourcen und Budgets schlussendlich genehmigt werden.

Steigern Sie den Erfolg Ihres PMO über Governance und die rechtzeitige Bereitstellung von Projekten hinaus

Anstatt sich in der täglichen Durchführung und dem Erstellen von Berichten auf Projektebene zu verlieren, müssen PMOs heutzutage genau das richtige Maß an Governance bieten, um sicherzustellen, dass sich die Arbeit mit der Strategie im Einklang befindet. Ein PMO-Experte kann über das gesamte Unternehmen hinweg für eine kontinuierliche Verknüpfung der Strategie mit der Umsetzung sorgen, was bemerkenswerte Vorteile bietet. Wenn Disruptionen auftreten oder Führungskräfte neue Chance ergreifen wollen, kann Ihr PMO blitzschnell reagieren und das Unternehmen dabei unterstützen, sich rasch anzupassen.

Werden Sie zum PMO-Experten jenseits von Projekten


Indem Sie Ihre Kompetenzen im Hinblick auf Ressourcenplanung, Bedarfsmanagement, Priorisierung und Sichtbarkeit weiterentwickeln, schaffen Sie die Grundlage dafür, ein PMO-Experte zu werden, der sich mühelos an den Wandel anpassen kann. Sie werden dadurch Ihre Position als strategischer Lotse für das Unternehmen, der Wachstum und Innovation vorantreibt, festigen.

Lesen Sie für weiterführende Informationen das eBook „Zu einem vielschichtigen strategischen Partner werden“.

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The Savvy PMO’s Guide to Visibility and Reporting

Für Projekte und darüber hinaus dreht sich alles um das Thema Sichtbarkeit. PMO-Leiter, die auf dem neuesten Stand sind, sorgen für wichtige Einblicke, die zu fundierten Entscheidungen führen, die Risiken minimieren, neue Chancen ergreifen und schneller umsetzen, was Kunden erwarten.

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„Es [Planview] hat uns von einem sehr uneinheitlich arbeitenden Unternehmen, das um Projekte herum organisiert war, zu einer Mannschaft geformt, bei der sich jeder auf die Bedürfnisse des anderen konzentriert. Wir priorisieren abhängig vom ROI … bilden die Durchführung und den Arbeitseingang von Anfang bis Ende ab. Inzwischen führen wir nach der Implementierung sogar Reviews durch, um sicherzustellen, dass wir den angestrebten ROI auch erzielen.


Michael Havison

Portfolio Director, Parkview Health