Logiciels PMO : guide d'achat et critères de sélection

La plupart des outils figurant dans les classements des « meilleurs » se concentrent sur l'exécution.

Les logiciels de gestion de projet tels qu'Asana, Jira et Microsoft Project aident les équipes à gérer les tâches, à suivre les projets et à contrôler leur avancement.

Cependant, le logiciel PMO fonctionne au niveau du portefeuille. Il décide :

• Comment s'effectue l'affectation de ressources au sein de l'organisation
• Quels projets bénéficient d'un financement ?
• Comment les priorités sont-elles définies ?

Cela permet également de relier la mise en œuvre à la stratégie.

Cette confusion est compréhensible. Les deux s'occupent de projets. Mais ils répondent à des questions différentes.

Un logiciel de gestion de projet pose la question suivante : « Ce projet est-il en bonne voie ? » Un logiciel PMO pose la question suivante : « Travaillons-nous sur les bons projets, et sommes-nous en mesure de les mener à bien ? »

Utiliser un outil de gestion de projet pour la gouvernance de portefeuille revient à ce qu'un directeur financier utilise une application de gestion de budget personnel pour gérer les finances de l'entreprise. Vous pouvez suivre l'activité, mais pas orienter les investissements.

Les outils d'exécution continuent de jouer un rôle. Les équipes les utilisent pour la livraison, tandis que le PMO y ajoute une dimension de gestion de portefeuille. Sans PPM, les équipes travaillent en parallèle. Grâce à cet outil, vous gérez un portefeuille.

Avant de comparer tout logiciel PMO, vous devez disposer d'une structure claire. De nombreux outils destinés à la gestion de projet au sein d'un PMO sont présentés comme des solutions complètes, mais ils fonctionnent à différents niveaux.

Pensez en trois niveaux qui s'articulent les uns aux autres. Ne les considérez pas comme des catégories concurrentes.

Layer 1: Gestion de projet / gestion collaborative des activités (PM / CWM)

C'est là que les équipes effectuent leur activité. Des outils tels que Jira, Asana, Microsoft Project et Monday permettent de gérer les tâches, de planifier les activités et de collaborer. Parfois, ces fonctionnalités sont intégrées aux plateformes PPM. Toutes les organisations utilisent cette couche. La vraie question est de savoir si la gouvernance de portefeuille en est le pilier.

2 s de niveau : gestion de portefeuilles de projets (PPM)

C'est là que le PMO exerce ses activités. La gestion de portefeuilles de projets régit la sélection, la priorisation et l'affectation de ressources pour l'ensemble des projets. Il permet d'équilibrer le périmètre, les risques et les interdépendances entre les différentes initiatives. Cela offre au PMO une visibilité et un contrôle que les outils de gestion de projet ou CWM ne peuvent pas offrir. Sans PPM, vous avez des équipes de projet, mais pas de portefeuille.

3 de niveau : Gestion stratégique de portefeuille (SPM)

Cette couche étend le PPM au niveau de la stratégie d'entreprise. C'est :

• Facilite la planification de scénarios et l'affectation des fonds
• Aligne les décisions d'investissement sur les priorités
• Permet de suivre la concrétisation des avantages

C'est une exigence inhérente à la maturité de l'EPMO, où les décisions relatives au portefeuille doivent s'inscrire dans le cadre de la stratégie et de l'allocation des capitaux.

Ces couches s'appuient les unes sur les autres. Le SPM ne remplace pas le PPM, et le PPM n'élimine pas le PM ni le CWM. Chaque niveau répond à une question différente à un niveau de prise de décision différent.

La plupart des équipes commencent par comparer les fonctionnalités. Ce n'est pas le bon point de départ. Ce qui compte vraiment, c'est la maturité, et non la taille de l'équipe, le budget ou la méthodologie. Bien qu'il existe plusieurs cadres de maturité des PMO — notamment P3M3 et OPM3 —, ce guide s'appuie sur un modèle pratique en trois étapes, conçu autour des défis de gouvernance auxquels les PMO sont confrontés à chaque stade de leur développement.

Selon Wellingtone, si 82% d'organisations disposent d'un PMO, environ une sur quatre a moins de deux ans d'existence. La maturité varie davantage que ce que la plupart des gens imaginent.

Situation antérieure à la mise en place du PMO (contexte uniquement, il ne s'agit pas d'un niveau de maturité)

Avant la mise en place d'un PMO, les équipes gèrent leurs propres projets à l'aide d'outils de gestion de projet ou de CWM. Chaque équipe définit ses propres priorités. Il n'existe pas de vue d'ensemble du portefeuille ni de contrôle inter-équipes sur les ressources. Le travail est fait, mais sans coordination.

C'est précisément pour combler cette lacune qu'un bureau de gestion de projet (PMO) a été créé.

Niveau 1: PMO en phase de démarrage

Cette étape consiste à mettre en place un bureau de gestion de projet (PMO). L'accent est mis sur la structure. Il n'existe pas de vue d'ensemble du portefeuille, la priorisation manque de cohérence et le reporting sur les projets repose sur des mises à jour manuelles. Les modalités d'admission ne sont pas clairement définies ou sont traitées au cas par cas.

La solution est un système PPM doté des capacités essentielles suivantes :

• Tableaux de bord de portefeuille en temps réel
• Suivi simple des ressources
• Priorisation de base
• Accueil structuré

La plateforme doit démontrer rapidement sa valeur, sous peine de perdre le soutien de ses utilisateurs.

Niveau 2: PMO Croissance

À mesure que le portefeuille s'étoffe, la complexité augmente. Le PMO gère désormais :

• Les modèles de prestation hybrides qui ne se limitent pas à une seule approche
• Les angles morts en matière de risques liés à la livraison
• Priorités concurrentes
• Resource conflicts

Il faut un PPM avancé :

• Prévision des ressources basée sur l'IA
• Gestion des dépendances
• Planification de la capacité
• Prévision des risques

La plateforme devrait s'intégrer aux outils de gestion de projet (PM) et de gestion de la chaîne logistique (CWM) existants, plutôt que d'imposer un système unique. L'objectif est d'apporter de la profondeur sans perturber le fonctionnement.

Niveau d'3: EPMO en place

Le PMO opère à l'échelle de l'entreprise. Les décisions relatives au portefeuille sont en adéquation avec la stratégie et le financement, mais la demande dépasse les capacités.

Parmi les principaux problèmes, on peut citer :

• Gestion des interdépendances entre les business unit
• Suivi des retombées positives de l'ensemble des initiatives
• Aligner les investissements sur la stratégie
• Aucun framework pour les compromis

La solution réside dans la gestion de la planification et du programme (PPM) associée à la gestion stratégique de portefeuille (SPM) :

• Intégration avec les systèmes ERP, ITSM et d'entreprise
• Gouvernance avec des autorisations basées sur les rôles
• Priorisation des investissements
• Planification de scénarios
• Suivi des avantages sociaux

La plateforme doit permettre une gouvernance des investissements descendante, et pas seulement le suivi des projets.

La progression est claire. Le passage du niveau « 1 » au niveau « 2 » implique une gestion de projet et de portefeuille (PPM) plus approfondie à mesure que la complexité du portefeuille augmente. Le passage du niveau « 2 » au niveau « 3 » intègre la gestion de la performance stratégique (SPM) afin de relier la mise en œuvre opérationnelle à la stratégie d'entreprise.

Les outils d'exécution restent en place à chaque phase. Les équipes continuent d'utiliser leurs outils d'exécution, qu'ils soient natifs ou tiers.

Le choix du meilleur logiciel PMO repose sur l'adéquation, et non sur les fonctionnalités. Le choix de la plateforme appropriée dépend du degré de maturité et des besoins futurs du PMO.

Selon le PMI, les professionnels de la gestion de projet dotés d'un sens aigu des affaires obtiennent de meilleurs résultats que leurs pairs en matière de respect des objectifs métier, des délais et des budgets. Ils sont également moins susceptibles de connaître des échecs dans leurs projets. Il en va de même ici. De meilleurs outils permettent de prendre de meilleures décisions.

Récits classés par niveau de maturité

À chaque niveau, la définition de la réussite évolue. Les critères de sélection devraient s'aligner sur ceux-ci.

Niveau 1: PMO en phase de démarrage

Le succès dépend de l'adoption du produit et de son succès initial. La plateforme doit permettre d'assurer rapidement la visibilité sans alourdir les tâches administratives, ce qui ralentirait les équipes ou entraverait les progrès.

Niveau 2: PMO Croissance

Le bureau du directeur de projet doit coordonner la livraison entre les différentes équipes. La plateforme devrait permettre de prendre des décisions tournées vers l'avenir, de gérer les interdépendances et d'adapter la gouvernance, plutôt que de se contenter d'améliorer le reporting de projet. Tout cela sans perturber l'exécution.

Niveau d'3: EPMO en place

Les outils influencent les décisions d'investissement et les résultats organisationnels. La plateforme doit faciliter la prise de décision au niveau de la direction et assurer une articulation claire entre la stratégie, le financement et la mise en œuvre.

Les signes qui indiquent que vos outils actuels ne vous suffisent plus

• Vous gérez un portefeuille parallèle dans des tableurs en raison d'un manque de visibilité sur les dépendances
• Vous prenez des décisions de priorisation lors des réunions et vous les enregistrez ensuite dans l'outil
• Vous adaptez les processus du PMO au logiciel plutôt qu'aux besoins du PMO
• Vous créez manuellement des vues du portefeuille afin de répondre aux demandes des parties prenantes
• Vous menez des discussions sur les capacités des ressources en dehors du système

Planview est conçu pour prendre en charge l'ensemble du cycle de vie du PMO — de la gouvernance de portefeuille à la gestion stratégique de portefeuilles à l'échelle de l'entreprise — sans que vous ayez à changer de fournisseur à mesure que votre organisation évolue.

Cela permet aux PMO de tracer clairement la voie à suivre à mesure qu'ils gagnent en maturité. Vous pouvez étendre vos capacités sans changer de fournisseur, tout en adaptant la plateforme à votre phase actuelle.

Alignement des capacités de Planview en fonction du niveau de maturité du PMO

Récits classés par niveau de maturité

La nature du soutien varie à chaque phase. Voici comment nous nous adaptons à chaque niveau.

Niveau 1: PMO en phase de démarrage

Nous encourageons une adoption rapide. Notre plateforme aide les équipes à mettre rapidement en place des processus de gouvernance, à gagner en visibilité sur l'activité et la demande, et à démontrer rapidement leur valeur sans alourdir la charge administrative.

Niveau 2: PMO Croissance

Nous aidons les bureaux de gestion de projet (PMO) à passer de la simple visibilité à l'anticipation. Les analyses prédictives, la visibilité sur les capacités et la gestion des risques au niveau du portefeuille permettent de prendre de meilleures décisions dès le début. De plus, les intégrations logicielles permettent de préserver la flexibilité au niveau des équipes.

Niveau d'3: EPMO en place

Nous vous aidons à la prise de décision stratégique. La planification de scénarios, la priorisation des investissements et le suivi de la valeur permettent de garantir la cohérence entre la stratégie et sa mise en œuvre. Cela permet aux responsables de gérer activement les résultats à l'échelle de l'ensemble des portefeuilles.

Cinq questions à se poser avant d'acheter un logiciel PMO

C'est dans le fonctionnement quotidien de la plateforme que l'on voit si l'on a fait le bon choix de logiciel PMO, et non dans son apparence lors d'une démonstration. Cette liste de contrôle vous aide à évaluer si la solution correspond réellement à votre niveau actuel de maturité en matière de PMO et à éviter de prendre des décisions fondées sur des fonctionnalités dont vous n'avez peut-être pas encore besoin.

Question 1: Cette plateforme prend-elle en charge le modèle de gouvernance que mon PMO applique réellement, ou celui que le fournisseur suppose que j'applique ?

Vérifiez avant la démonstration si les modèles de gestion de projet méthode Waterfall, Stage-Gate, agiles et hybrides sont pris en charge. La plateforme doit permettre de gérer les activités au niveau du portefeuille sans imposer aux équipes une méthode de travail unique ni un outil de livraison spécifique.

Question 2: Que signifient réellement les « capacités avancées » à notre phase de maturité ?

Pour les PMO en phase de croissance ou déjà bien établis, demandez des exemples concrets. La prévision des ressources permet-elle d'établir des prévisions pour l'ensemble du portefeuille, ou se contente-t-elle de reporting des données passées ? La détection des risques repose-t-elle sur des modèles issus de l'activité connectée ou sur des mises à jour manuelles ? Évitez les affirmations vagues.

Question 3: La plateforme peut-elle s'intégrer aux outils d'exécution que nos équipes utilisent déjà, ou faut-il adopter un système unique ?

La visibilité du portefeuille devrait permettre de disposer d'une source unique de vérité pour l'ensemble des systèmes. Les équipes ne devraient pas avoir à renoncer à leurs outils. La plateforme PMO doit permettre d'approfondir la compréhension sans perturber la livraison.

Question 4: Quel est le time-to-value réaliste pour les PMO à notre phase de maturité, et où se situe réellement la complexité ?

Demandez qui met en place la plateforme et qui en assure la maintenance. Comprenez l'effort continu que cela exige de la part du PMO. Des plateformes robustes permettent une gouvernance sophistiquée sans nécessiter de configuration complexe dès le premier jour.

Question 5: Que se passe-t-il lorsque notre PMO arrive à maturité ?

Pouvons-nous renforcer nos capacités en matière de PPM et étendre nos activités à la SPM sans tout recommencer à zéro ? La croissance ne devrait pas nécessiter de remplacer la plateforme ni de repenser entièrement la gouvernance.

Choisissez un logiciel PMO qui évolue au rythme de votre portefeuille

De nombreux bureaux de gestion de projets choisissent leurs outils en fonction de leurs besoins actuels. La plateforme qui soutient un PMO en phase de démarrage pourrait ne pas être en mesure de soutenir sa croissance. Et cela pourrait ne pas correspondre à la stratégie organisationnelle au niveau de l'EPMO.

Choisissez la solution adaptée à votre niveau de maturité :

• PPM avec SPM pour les EPMO bien établis
• Les fondamentaux de la gestion de projets et de programmes (PPM) pour les bureaux de gestion de projets (PMO) en phase de démarrage
• Une PPM avancée au service de la croissance

Évaluez les fournisseurs tout au long de leur cycle de maturité, et pas seulement lors de la mise en place initiale. Changer de fournisseur par la suite implique une nouvelle mise en place, une nouvelle formation et une perte de temps. Ces coûts s'accumulent.

Planview vous accompagne tout au long du processus. Vous pouvez évoluer avec un seul fournisseur et renforcer vos capacités à mesure que votre PMO se développe.

Découvrez les solutions de gestion stratégique de portefeuilles et de projets de Planview.

FAQ sur le logiciel PMO

Qu'est-ce qu'un logiciel PMO ?

Le logiciel PMO, ou gestion de portefeuilles de projets (PPM), aide les PMO à gérer les portefeuilles de projets. Il prend en charge la saisie des demandes, la priorisation, la planification des ressources et la visibilité sur le portefeuille. À un stade plus avancé, cela s'étend à la gestion stratégique de portefeuille (SPM) afin d'aligner la livraison sur la stratégie de l'organisation.

Quelle est la différence entre un logiciel PMO et un logiciel de gestion de projets ?

Les logiciels de gestion de projets permettent de suivre l'avancement des activités au sein d'un même projet. Les logiciels PMO offrent une vue d'ensemble de tous les projets. Cela aide les responsables à prioriser, à gérer les ressources et à aligner l'activité sur la stratégie.

Les équipes utilisent des outils de gestion de projet pour mener à bien leurs tâches. Les bureaux de gestion de projets (PMO) utilisent la gestion de portefeuille de projets (PPM) pour piloter l'ensemble du portefeuille.

Comment savoir si mon PMO a dépassé les capacités de son logiciel actuel ?

Si le PMO s'appuie sur des tableurs, des rapports manuels ou des décisions relatives aux ressources prises en dehors du système pour mener à bien ses missions, c'est sans doute que vous avez dépassé ce stade. Si l'outil ne vous aide plus à hiérarchiser, à gérer et à adapter l'activité, il est temps de le réévaluer.