À propos de la boîte

Fondée en 2005, Box transforme la façon dont les gens et les organisations travaillent. En tant que première plateforme logicielle d'entreprise pour la collaboration de contenu, Box aide les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à accéder en toute sécurité à leurs informations critiques et à les gérer dans le nuage. Le siège social de Box se trouve à Los Altos, en Californie, et la société possède des bureaux aux États-Unis, en Europe et en Asie.

Problématique

L'équipe croissante de consultants en services professionnels de Box gère des centaines de projets actifs à tout moment et fournit des services à un large éventail de clients - de ceux qui ont 25 employés à ceux qui ont plus de 300,000.

Pour gérer efficacement la croissance forte et continue de l'entreprise, Tim Smith, vice-président de Box Consulting, a reconnu que son équipe avait besoin d'outils et de processus pour aider à construire et à faire évoluer rapidement une toute nouvelle organisation de services professionnels, notamment :

  • Suivre et rendre compte de la gestion du temps afin de planifier la croissance de l'équipe.
  • Intégrer rapidement un grand nombre de nouveaux membres de l'équipe
  • Mesurer la performance et les résultats des projets
  • Fournir aux dirigeants une visibilité sur la mise en œuvre
  • Soutenir le transfert entre les équipes de vente et les équipes de conseil
  • Lier les résultats de l'entreprise à un projet

Le cas d'usage

Depuis la mise en œuvre d'AdaptiveWork, Box récolte des bénéfices significatifs, et l'organisation de conseil est plus efficace, plus agile et mieux positionnée pour réussir. Cette amélioration s'opère à deux niveaux : la fourniture d'une valeur ajoutée au client et le soutien aux équipes de conseil et de vente.

Grâce à l'intégration récemment améliorée d'AdaptiveWork et de Box, les utilisateurs de Box peuvent désormais visualiser tous leurs fichiers et dossiers téléchargés directement dans AdaptiveWork. En outre, lorsqu'un nouveau projet est activé dans AdaptiveWork, un dossier dans Box est automatiquement créé et connecté au projet, ce qui garantit qu'il est toujours pré-rempli avec les documents pertinents. Cette intégration entre les deux solutions cloud les plus performantes favorise une productivité accrue qui se traduit par de meilleurs résultats commerciaux pour l'équipe des services professionnels.

Box utilise AdaptiveWork en interne pour les rapports sur les feuilles de temps et le suivi du cycle de vie. L'entreprise profite également de l'intégration complète d'AdaptiveWork avec Salesforce en synchronisant automatiquement les projets entre les deux plateformes. Cela a créé une clarté et une synergie entre les équipes de vente et de conseil, ce qui continue à améliorer les performances des projets, qu'ils soient préétablis ou personnalisés. Comme le note Smith :

Pour nos projets pré-packagés qui ont un prix et une portée fixes, AdaptiveWork nous permet de les assigner automatiquement à des équipes de mise en œuvre, qui reçoivent un lien vers le contrat et sont en quelque sorte "prêts pour la course". Pour nos forfaits personnalisés qui sont souvent nécessaires pour nos clients les plus importants, nous pouvons prendre un modèle d'estimation basé sur une feuille de calcul et le présenter dans AdaptiveWork, de sorte que les consultants accèdent à un plan de projet hautement adapté et personnalisé avec lequel ils peuvent aller de l'avant. L'objectif principal que nous atteignons ici est que nos collaborateurs puissent simplement prendre le travail en main et commencer à travailler. Ils n'ont pas à se préoccuper des détails, car ils obtiennent maintenant ce dont ils ont besoin pour aller de l'avant.

Les résultats

En termes d'exécution de projet, les équipes de Box ont adopté AdaptiveWork et l'ont intégré à leur expérience de travail quotidienne. Les consultants utilisent AdaptiveWork pour accéder aux informations dont ils ont besoin, ainsi que pour saisir des données et collaborer. Box utilise également AdaptiveWork pour générer de la visibilité au niveau de la direction. Par exemple, Box a commencé à regrouper et à publier les comptes les plus importants (a.k.a., "top accounts"). ") à son équipe de direction, afin qu'elle puisse suivre les progrès et les délais, analyser l'évolution générale du compte et traiter de manière proactive les questions ou les problèmes. L'équipe marketing de Box exploite également ces données pour recueillir des témoignages de clients et des cas d'utilisation. "Pour nos spécialistes du marketing, ce contenu est de l'or en barre", commente M. Smith.

En ce qui concerne les rapports sur les projets individuels, Box utilise AdaptiveWork pour suivre un ensemble équilibré et réaliste de mesures qui comprennent l'utilisation et la performance par rapport à la ligne de base. Box utilise ensuite ces données de projet et les synchronise avec les données de compte Salesforce et les données de son propre système interne, afin de générer des informations plus approfondies sur l'optimisation du budget et l'utilisation des produits. Selon M. Smith, "toute notre mission avec Box est de faire en sorte que les gens réussissent vraiment avec notre produit. AdaptiveWork nous permet de mieux nous concentrer sur la réussite de nos clients et de l'analyser".

Pour la clôture du projet et les enseignements tirés, Box utilise plusieurs champs intégrés dans AdaptiveWork qui doivent être remplis par les principales parties prenantes du projet, y compris les cadres supérieurs. Il s'agit d'un processus de saisie de données inestimable qui a été réalisé plus de 2000 fois. Avec les enquêtes qui sont envoyées dans le cadre du même flux, M. Smith estime que le processus est particulièrement précieux parce qu'il "relie l'ensemble de la communauté de la Boîte".

  • Transfert transparent entre les équipes de vente et de conseil pour le lancement du projet
  • Suivi complet du cycle de vie du client
  • Reporting et feuilles de temps
  • Déployer des processus automatisés et reproductibles pour une prestation de services cohérente
  • Suivre des mesures équilibrées et réalistes (par exemple utilisation, performance par rapport à la ligne de base, etc.)
  • Meilleure visibilité de l'état d'avancement du projet par les dirigeants
  • Le rapport de clôture du projet et le processus des enseignements tirés permettent de recueillir des informations précieuses auprès de tous les membres de l'équipe concernés.
"AdaptiveWork nous aide à automatiser la gestion de notre portefeuille de projets, ce qui nous permet de faire évoluer rapidement notre équipe de consultants et la réalisation de nos projets.

- Tim Smith VP of Consulting Box

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