Après dix ans d'acquisitions, un leader mondial de l'analyse de données crée un référentiel unique pour ses services professionnels

Après une décennie de croissance par acquisitions, cette entreprise mondiale d'analyse de données devait intégrer des équipes de services professionnels aux outils, processus et historiques très différents. Sans plateforme commune, la coordination devenait complexe. Les équipes travaillaient dans des systèmes hétérogènes, les reportings manquaient de cohérence et la visibilité sur la capacité, les revenus, les heures suivies ou le backlog restait fragmentée.

L'entreprise a choisi Planview AdaptiveWork comme référentiel central pour piloter l'exécution des services professionnels et soutenir sa démarche de gestion d'affaires (PSA). Grâce aux intégrations avec Salesforce, Workday et son système de facturation interne, elle a créé un écosystème connecté capable d'absorber les acquisitions passées – et de préparer les suivantes. Résultat : une visibilité en temps réel pour les dirigeants, des processus standardisés pour toutes les lignes d'activité et un modèle reproductible pour intégrer rapidement de nouvelles équipes.

Au cours des dix dernières années, l'entreprise a connu une forte croissance grâce à une série de fusions-acquisitions. Son organisation Business Services and Consulting regroupe aujourd'hui plus de 10 lignes d'activité, réparties entre plusieurs secteurs et régions. Pour accompagner cette croissance, l'intégration des équipes de services professionnels issues des acquisitions est rapidement devenue un enjeu central. Chaque équipe arrivait avec ses propres outils, ses données historiques et ses méthodes de travail, ce qui complexifiait la standardisation des opérations à l'échelle du groupe.

L'entreprise avait déployé une première solution dédiée aux services professionnels dès 2018, lorsque son équipe initiale de 60 à 80 utilisateurs avait atteint les limites des feuilles de calcul. Le besoin était clair : gagner en gouvernance, en structure et en capacité de montée en charge. Mais personne n'imaginait encore à quel point l'activité allait continuer à croître, ni à quel rythme.

Dans un premier temps, la plateforme était administrée par un responsable financier extérieur à l'organisation des services professionnels. Sa configuration s'est donc naturellement orientée vers les workflows financiers, au détriment des besoins liés à l'exécution des projets. Les équipes opérationnelles ne disposaient pas encore des tableaux de bord nécessaires pour suivre les heures, les revenus, les taux de facturation moyens ou le backlog en cours. À son arrivée, l'actuel Head of Delivery Operations a immédiatement priorisé la refonte du système afin de l'aligner sur les opérations réelles des services professionnels, et non plus uniquement sur les workflows financiers.

Mais le défi le plus structurant dépassait la simple question des outils. À mesure que l'entreprise poursuivait sa stratégie d'acquisitions, chaque équipe de services professionnels rejoignait le groupe avec sa propre plateforme, ses données historiques et ses habitudes opérationnelles. Les niveaux de maturité variaient fortement d'une équipe à l'autre. Certaines petites entités travaillaient encore avec des feuilles de calcul, tandis que des organisations plus importantes s'étaient déjà profondément structurées autour d'outils plus avancés. Avant l'adoption de Planview AdaptiveWork, les responsables des services professionnels changeaient régulièrement de système  – parfois au bout de seulement deux ans – faute de trouver une solution suffisamment configurable.

La situation s'est complexifiée lorsqu'une nouvelle acquisition a intégré une organisation de 200 consultants, qui venait tout juste de déployer FinancialForce. L'entreprise devait alors trancher : abandonner son environnement existant au profit de la plateforme entrante, ou intégrer cette nouvelle équipe dans AdaptiveWork.

Le choix s'est porté sur Planview AdaptiveWork, déjà éprouvé par les équipes en place et suffisamment configurable pour absorber de nouvelles entités. L'environnement FinancialForce de l'équipe acquise, encore récent, n'avait pas démontré sa capacité à soutenir des opérations de services professionnels à grande échelle. Plutôt que de repartir d'un système nouvellement déployé, l'entreprise a donc choisi de consolider les équipes dans son environnement existant – une approche plus pragmatique, plus rentable et plus cohérente avec sa trajectoire de croissance. La plateforme a été reconfigurée autour des besoins réels des services professionnels. Elle est ainsi devenue le lien entre la stratégie et l'exécution, en donnant à la direction une vision claire de la capacité des équipes, des engagements en cours et de leur alignement avec les priorités métier.

L'intégration de l'équipe nouvellement acquise a pris la forme d'une migration à l'identique, pensée pour limiter la désorganisation. En moins d'un an, 200 utilisateurs et leurs données historiques ont été transférés vers AdaptiveWork, évitant ainsi le renouvellement du contrat FinancialForce.

Une fois la migration achevée, l'entreprise a renforcé son écosystème avec plusieurs intégrations clés. Salesforce alimente automatiquement AdaptiveWork avec les données d'opportunités et de pipeline, supprimant les transferts manuels entre le CRM et la plateforme PSA. La plateforme Planview pilote désormais l'ensemble du cycle de prestation. Des modèles de projet standardisés garantissent une configuration homogène dès le démarrage, tandis que l'automatisation des workflows et les règles de validation réduisent les erreurs manuelles. Le suivi du temps alimente directement la gestion financière, notamment pour la facturation et la comptabilisation des revenus.

L'intégration de Workday a apporté davantage d'efficience. Auparavant, les collaborateurs saisissaient manuellement leurs congés payés dans AdaptiveWork, ce qui entraînait souvent des incohérences et une planification de la capacité peu fiable. Désormais, les congés approuvés et mis à jour sont synchronisés automatiquement depuis Workday chaque semaine. Cette synchronisation couvre 75 à 80 % de la base d’utilisateurs des services professionnels et évite plus de 10 500 saisies manuelles par an.

Toutes les équipes acquises n'avaient pas le même niveau de maturité. Les plus petites, souvent issues d'environnements basés sur des feuilles de calcul, ont été intégrées en mappant leurs champs de métadonnées existants et en créant des actions personnalisées pour simplifier la transition. Les équipes plus structurées ont nécessité une conduite du changement plus approfondie : verrouillage des feuilles de temps en fin de mois, garde-fous de gouvernance, harmonisation des données et adoption progressive de fonctionnalités prêtes à l'emploi pour renforcer la stabilité. Aujourd'hui, Planview AdaptiveWork sert de référentiel central pour toutes les lignes d'activité. Les consultants l'utilisent pour planifier, exécuter et suivre leurs prestations. Les données de temps et de dépenses alimentent directement les processus financiers. Les équipes finance peuvent produire les reportings de clôture sans multiplier les réunions de rapprochement.

Les données de la plateforme alimentent également un data lake centralisé, exploité dans Power BI pour créer des tableaux de bord transverses. Les dirigeants bénéficient ainsi d'une vue unifiée, interactive et à l'échelle du portefeuille sur la performance des services professionnels.

Grâce à l'intégration Workday, les congés approuvés sont automatiquement synchronisés dans AdaptiveWork chaque semaine. Cette automatisation élimine plus de 10 500 saisies manuelles par an et permet de planifier la capacité à partir de données fiables et actualisées pour 75 à 80 % des utilisateurs des services professionnels.

Depuis la mise en place de Planview AdaptiveWork, l'organisation est passée d'environ 70 utilisateurs à près de 600 licences, réparties dans plus de 10 lignes d'activité. Au lieu d'ajouter un nouvel outil à chaque acquisition, l'entreprise dispose désormais d'un modèle d'intégration reproductible. Les équipes acquises sont consolidées sur une plateforme commune, avec des processus mieux gouvernés et des données plus fiables. Les clôtures financières mensuelles, qui exigeaient auparavant des rapprochements manuels entre la finance et les responsables des services professionnels, reposent désormais sur des rapports automatisés. Les dirigeants accèdent en temps réel aux indicateurs clés : heures enregistrées, revenus comptabilisés, taux de facturation moyens, backlog, capacité disponible et performance du portefeuille.

Les équipes peuvent également mesurer des données auparavant difficiles à quantifier, comme le délai entre la création d'un projet et le premier contact client, ou encore la durée moyenne des différents types de projets. La direction dispose désormais plus rapidement de données qui nécessitaient auparavant un important travail manuel de consolidation.

L'entreprise entre désormais dans une nouvelle phase. Après avoir mené des migrations rapides et limité les perturbations, elle souhaite repenser plus stratégiquement l'utilisation de la plateforme à l'échelle de toutes ses lignes d'activité. L'objectif est désormais de standardiser les champs et d'harmoniser le suivi des revenus entre les différentes lignes d'activité. Cette étape doit permettre de concrétiser une ambition de longue date : produire des prévisions consolidées à l'échelle de l'entreprise. Une nouvelle acquisition est déjà en cours d'intégration. Cette fois, l'entreprise prévoit d'utiliser un connecteur Jira afin de permettre aux équipes R&D et services de conserver leurs systèmes respectifs, tout en partageant les données essentielles.