Une grande entreprise de produits chimiques numérise les tableaux Kanban, ce qui se traduit par une réduction massive des temps de cycle et du carnet de commandes.

Afin d'adopter les principes Lean dans son approche de l'exécution du travail, cette grande entreprise de raffinage et de produits chimiques a reconnu les limites des tableaux Kanban physiques pour gérer ses flux de travail complexes, ses processus et ses options en matière de personnel. Avec des temps de cycle supérieurs à 100 jours, des arriérés croissants et des coûts en hausse, le groupe de maintenance de l'organisation a cherché une solution qui rationaliserait la gestion du travail et moderniserait la façon dont il visualise le travail.

La solution Enterprise Kanban de Planview (AgilePlace) permet à cette organisation de visualiser et d'optimiser ses processus de maintenance et est devenue essentielle à la gestion de nombreux secteurs de l'entreprise. Depuis la mise en œuvre des tableaux Kanban numériques, le groupe de maintenance a enregistré une réduction considérable des temps de cycle et des arriérés, car il est en mesure de réagir plus rapidement, d'identifier les problèmes avant qu'ils n'entraînent des retards et de réduire les coûts en livrant le travail dans les délais avec davantage de ressources internes.

Après avoir connu les montagnes russes de l'industrie pétrolière et gazière au cours de la dernière décennie, ce fabricant de tout, des biocarburants aux polymères, a lancé une initiative pour continuer à améliorer ses processus Lean afin de rester agile. Des processus de travail rigides ont subsisté, entraînant des temps de cycle longs, des arriérés importants et des contraintes en matière de ressources. La gestion visuelle du travail est devenue une priorité pour ajouter des contrôles et réduire les retards, mais leur "War Room" consistait en quatre murs couverts du sol au plafond d'un ensemble vertigineux de notes adhésives multicolores qui tombaient souvent. À moins d'être physiquement présents dans la salle de crise, les gens ne connaissaient pas l'état d'avancement des travaux. Les appels de demande de statut nécessitaient que quelqu'un localise le travail spécifique sur le mur et fasse un rapport, ce qui créait une atmosphère d'inefficacité et de frustration.

Un groupe au sein de l'organisation avait utilisé avec succès les tableaux Kanban d'AgilePlace pour gérer son travail et ses processus. Un spécialiste du flux de travail dans le groupe de maintenance a évalué AgilePlace avec son superviseur direct pour voir s'il répondrait à ses besoins spécifiques et l'aiderait à réaliser pleinement les avantages de l'allègement. Ils ont créé des tableaux AgilePlace pour leurs équipes en tant que projet pilote avant d'adopter la même structure de base pour les cinq domaines de maintenance. Alors que les dirigeants avaient l'habitude d'utiliser des tableaux Kanban physiques pour visualiser le travail, ils ont immédiatement vu les avantages de la numérisation des tableaux pour voir comment le travail progresse.

"Toutes les demandes de travail reçues par la maintenance sont mises à jour quotidiennement", explique le spécialiste régional des flux de travail. "Les opérations peuvent consulter le tableau numérique pour voir ce qu'elles doivent planifier pour le lendemain au lieu d'attendre un rapport. Nous affectons des techniciens à différentes tâches et chacun peut voir où en est chaque projet dans son cycle de vie, qui a fait quoi et quand, ce qui est à venir, et bien d'autres choses encore - tout cela sans mettre les pieds dans la War Room".

Le spécialiste régional des flux de travail et l'équipe Lean ont défini le processus de flux de travail du groupe de maintenance, en le simplifiant par rapport à ce qu'il était auparavant.

Bien que les tableaux soient personnalisables par groupe ou équipe, les utilisateurs peuvent voir les tableaux de travail dans toute l'entreprise pour plus de clarté, d'alignement et de compréhension des autres activités et de la manière dont leur travail contribue aux objectifs de l'entreprise.

Le groupe de maintenance utilise une API pour extraire des données d'AgilePlace et de leur système de gestion des ordres de travail et les transférer dans Power BI afin de créer des tableaux de bord et des rapports personnalisés pour suivre les performances et identifier les risques. "Les rapports et les analyses dont nous disposons désormais grâce aux données intégrées d'AgilePlace stimulent notre quête d'amélioration continue", déclare le spécialiste des flux de travail de la région. "Des membres de l'équipe aux managers et aux dirigeants, nous disposons des informations en temps réel dont nous avons tous besoin pour travailler au plus haut niveau.

Depuis la mise en œuvre de Planview AgilePlace, l'équipe de maintenance a réduit les temps de cycle de 180 jours à seulement 27, et les arriérés de commandes sont passés d'environ 9,000 à environ 3,000. Les ordres de travail commencent toujours sur le tableau au lieu de nécessiter plusieurs courriels et appels, et l'équipe a été en mesure de réduire considérablement le nombre de demandes de travail "urgentes". Elles ont réduit le nombre de leurs sous-traitants et les ont remplacés par des sous-traitants internes, ce qui a permis de réduire les coûts et de tirer parti des compétences des membres talentueux de leur équipe. "Nous gagnons en efficacité parce que nous pouvons voir le travail effectué dans l'ensemble de l'usine et visualiser notre processus afin de l'améliorer en permanence", explique le spécialiste du flux de travail de la région. "Le travail qui prenait deux semaines prend maintenant quatre jours, avec une meilleure qualité et moins de retouches. Nous réagissons plus rapidement et nous nous concentrons davantage sur ce qui est important pour notre groupe et notre entreprise".

D'autres groupes au sein de l'entreprise ont adopté ou explorent la solution Enterprise Kanban de Planview pour tout ce qui concerne la gestion de projet et l'idéation. Alors que l'industrie reste volatile, ce producteur de carburants et de produits chimiques dispose d'un nouvel outil qui l'aide à s'adapter, à modifier les priorités et les ressources en fonction des besoins, avec une visibilité totale sur les flux de travail, les dépendances et les progrès. "Même si nos différents groupes ont des processus légèrement différents, AgilePlace leur permet à tous de visualiser leur travail d'une manière standardisée sans se conformer à un processus ou à une méthodologie homogène", explique le spécialiste du flux de travail de la région. "Cela nous aidera à adhérer au principe de l'amélioration continue (Lean).