Führendes Chemieunternehmen digitalisiert Kanban-Tafeln, was zu einer massiven Verringerung der Durchlaufzeit und des Rückstands führt

In dem Bestreben, die Lean-Prinzipien bei der Arbeitserledigung zu übernehmen, erkannte dieses führende Raffinerie- und Chemieunternehmen die Grenzen der physischen Kanban-Tafeln zur Verwaltung seiner komplexen Arbeitsabläufe, Prozesse und Personaloptionen. Angesichts von Zykluszeiten von mehr als 100 Tagen, wachsenden Rückständen und steigenden Kosten suchte die Wartungsgruppe des Unternehmens nach einer Lösung, die das Arbeitsmanagement rationalisieren und die Arbeitsvisualisierung modernisieren würde.

Die Enterprise Kanban-Lösung von Planview (AgilePlace) hilft diesem Unternehmen bei der Visualisierung und Optimierung seiner Wartungsprozesse und ist für viele Bereiche des Unternehmens unverzichtbar geworden. Seit der Einführung der digitalen Kanban-Tafeln konnte die Wartungsgruppe die Durchlaufzeiten und Rückstände drastisch reduzieren, da sie schneller reagieren, Probleme erkennen, bevor sie zu Verzögerungen führen, und die Kosten senken kann, indem sie die Arbeit mit mehr eingekauften Ressourcen pünktlich ausführt.

Nachdem der Hersteller von Biokraftstoffen und Polymeren in den letzten zehn Jahren die Achterbahnfahrt der Öl- und Gasindustrie miterlebt hatte, rief er eine Initiative ins Leben, um seine Lean-Prozesse weiter zu verbessern und so beweglich zu bleiben. Die starren Arbeitsabläufe blieben bestehen und führten zu langen Durchlaufzeiten, großen Rückständen und Ressourcenbeschränkungen. Visuelles Arbeitsmanagement wurde zu einer Priorität, um die Kontrolle zu verbessern und Rückstände zu reduzieren, aber ihr "War Room" bestand aus vier Wänden, die vom Boden bis zur Decke mit einer schwindelerregenden Anzahl von bunten Haftnotizen bedeckt waren, die oft herunterfielen. Wenn die Leute nicht im War Room waren, wussten sie nicht, wie der Stand der Arbeit war. Bei Anrufen zur Statusabfrage musste jemand die betreffende Arbeit an der Wand ausfindig machen und zurückmelden, was eine Atmosphäre der Ineffizienz und Frustration schuf.

Eine Gruppe innerhalb der Organisation hatte erfolgreich die Kanban-Boards von AgilePlace eingesetzt, um ihre Arbeit und Prozesse zu verwalten. Ein Area Workflow Specialist in der Wartungsgruppe evaluierte AgilePlace zusammen mit seinem direkten Vorgesetzten, um herauszufinden, ob es seinen speziellen Bedürfnissen entspricht und ihm helfen würde, die Vorteile von Lean voll auszuschöpfen. Sie erstellten AgilePlace-Board-Layouts für ihre Teams als Pilotprojekt, bevor sie alle fünf Wartungsbereiche auf dieselbe grundlegende Board-Struktur umstellten. Die Führungskräfte waren es zwar gewohnt, physische Kanban-Tafeln zu verwenden, um die Arbeit zu visualisieren, aber sie erkannten sofort die Vorteile der Digitalisierung der Tafeln, um zu sehen, wie die Arbeit voranschreitet.

"Alle Arbeitsanfragen, die bei der Wartung eingehen, werden täglich aktualisiert", erklärt der Area Workflow Specialist. "Die Mitarbeiter können auf der digitalen Tafel sehen, was sie für den nächsten Tag planen müssen, anstatt auf einen Bericht zu warten. Wir weisen den Technikern verschiedene Aufgaben zu und jeder kann sehen, wo sich jedes Projekt in seinem Lebenszyklus befindet, wer was wann gemacht hat, was ansteht und vieles mehr - und das alles, ohne einen Fuß in den War Room zu setzen."

Der Bereichs-Workflow-Spezialist und das Lean-Team haben den Arbeitsablauf der Wartungsgruppe neu gestaltet und ihn gegenüber der Vergangenheit vereinfacht.

Die Tafeln sind zwar pro Gruppe oder Team anpassbar, aber die Benutzer können die Arbeitstafeln im gesamten Unternehmen sehen, um mehr Klarheit, Abstimmung und Verständnis für andere Aktivitäten und den Beitrag ihrer Arbeit zu den Unternehmenszielen zu erhalten.

Die Wartungsgruppe verwendet eine API, um Daten aus AgilePlace und dem System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen in Power BI zu ziehen und benutzerdefinierte Dashboards und Berichte zu erstellen, um die Leistung zu verfolgen und Risiken zu erkennen. "Die Berichte und Analysen, die uns jetzt mit den integrierten AgilePlace-Daten zur Verfügung stehen, treiben unser Streben nach kontinuierlicher Verbesserung voran", sagt der Area Workflow Specialist. "Von einzelnen Teammitgliedern bis hin zu Managern und Führungskräften haben wir die Echtzeitinformationen, die wir alle brauchen, um auf höchstem Niveau zu arbeiten."

Seit der Implementierung von Planview AgilePlace hat das Wartungsteam die Zykluszeiten von 180 Tagen auf nur 27Tage reduziert, und die Rückstände bei den Arbeitsaufträgen sind von etwa 9,000 auf etwa 3,000zurückgegangen. Arbeitsaufträge beginnen immer auf dem Board, anstatt mehrere E-Mails und Anrufe zu erfordern, und das Team konnte die Anzahl der "Notfall"-Arbeitsanfragen drastisch reduzieren. Sie haben die Anzahl der Auftragnehmer reduziert und beauftragen stattdessen Insourcing, um Kosten zu senken und die Fähigkeiten ihrer talentierten Teammitglieder zu nutzen. "Wir werden effizienter, weil wir die Arbeit im gesamten Werk sehen und unseren Prozess visualisieren können, um ihn kontinuierlich zu verbessern", sagt der Area Workflow Specialist. "Die Arbeit, die zwei Wochen dauerte, dauert jetzt vier Tage bei besserer Qualität und weniger Nacharbeit. Wir reagieren schneller und konzentrieren uns mehr auf die Dinge, die für unsere Gruppe und das Unternehmen wichtig sind."

Andere Gruppen innerhalb des Unternehmens haben die Enterprise Kanban-Lösung von Planview für alle Bereiche vom Projektmanagement bis zur Ideenfindung übernommen oder erkunden sie gerade. Angesichts der anhaltenden Schwankungen in der Branche verfügt dieser Hersteller von Kraftstoffen und Chemikalien über ein weiteres Tool in seinem Arsenal, das ihm hilft, sich anzupassen, Prioritäten und Ressourcen nach Bedarf zu verschieben und dabei volle Transparenz über Arbeitsabläufe, Abhängigkeiten und Fortschritte zu erhalten. "Auch wenn unsere verschiedenen Gruppen leicht unterschiedliche Prozesse haben, ermöglicht AgilePlace ihnen allen, ihre Arbeit auf eine standardisierte Weise zu visualisieren, ohne sich an einen homogenen Prozess oder eine Methodik zu halten", sagt der Area Workflow Specialist. "Dies wird uns helfen, das Lean-Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung einzuhalten."