Parkview Health automatise la gestion des événements pour fluidifier le processus et diminuer le nombre d'erreurs

Le laboratoire de simulation médicale avancée de Parkview Health planifiait et traitait les nouvelles demandes du laboratoire de simulation par e-mail, par téléphone ou en personne. L'utilisation de calendriers Outlook pour gérer les demandes et allouer les différentes ressources était à la fois inefficace et chronophage.

Avec Planview PPM Pro™ et Planview ProjectPlace™, Parkview Health dispose aujourd'hui d'une plateforme consolidée de gestion des événements. L'automatisation des processus et les tableaux de bord personnalisés remplacent les efforts manuels. Le laboratoire de simulation a pu rationaliser l'ensemble de son processus pour optimiser le contrôle et l'efficacité.

Le laboratoire de simulation médicale du Parkview Mirro Center for Research and Innovation est une infrastructure ultramoderne dotée de technologies de simulation médicale parmi les plus avancées. Parkview Health propose une formation clinique avancée aux médecins, aux équipes cliniques et aux autres professionnels de la santé.

L'absence de processus formel ou standardisé obligeait le laboratoire à gérer les nouvelles demandes de simulation par e-mail, par téléphone ou en personne avant de les relayer au personnel du laboratoire par e-mail, par SMS ou via une note manuscrite. Pour connaître la disponibilité des nombreuses ressources sur chacun des sites, l'équipe avait recours aux calendriers Outlook. Il lui fallait ainsi ouvrir manuellement chaque événement du calendrier pour identifier les membres du personnel, les mannequins médicaux et les équipements disponibles, et ceux qui étaient affectés à tel ou tel événement pour la durée indiquée. Parkview Health n'avait aucun moyen simple de planifier ou d'anticiper les périodes de disponibilité, ce qui conduisait souvent à des erreurs humaines. Sans reporting sur le statut des activités ou la disponibilité des ressources, la direction n'avait pas accès aux demandes, aux tendances d'utilisation ou aux coûts.

La direction du laboratoire de simulation utilise désormais Planview PPM Pro comme plateforme de gestion administrative des événements pour allouer et gérer les ressources, tandis que le personnel a fait de Planview ProjectPlace son espace de travail en ligne. Dans PPM Pro, la direction a créé un formulaire de demande standard qui liste l'ensemble des informations nécessaires liées à un événement, éliminant de cette manière toute saisie manuelle. Les équipes du laboratoire peuvent à présent organiser, attribuer et planifier les nouvelles demandes pour un événement en fonction des ressources disponibles depuis une plateforme unique.

L'équipe de direction peut visualiser la disponibilité de l'ensemble des personnes et des ressources : formateurs, sites, camions, articles à usage unique, mannequins, sacs d'équipement, etc. Ainsi, elle est capable d'évaluer son efficacité dans l'affectation de ces ressources aux différentes demandes pour des événements. Par ailleurs, les modèles personnalisés et les tableaux de bord des ressources lui permettent de planifier et de programmer rapidement et en toute confiance des événements 60 jours à l'avance.

« Nous avons beaucoup de ressources à suivre, et nous devons savoir en permanence où l'ensemble de nos équipements et de notre personnel se trouve », explique Cortney Webb, Surgical Simulation Specialist & Coordinator à Parkview Health. « Outlook ne nous permettait pas de gérer tout ça efficacement. Avec les rapports personnalisés de PPM Pro, nous bénéficions maintenant d'une visibilité complète sur chaque actif et sa disponibilité. »

Après avoir planifié les événements dans PPM Pro, la direction attribue les tâches au personnel dans ProjectPlace, qui est parfaitement intégré. Avec les tableaux Kanban digitaux de ProjectPlace, les équipes et la direction peuvent facilement attribuer des listes de contrôle et visualiser l'évolution du travail tout au long de son cycle de vie pour toujours être sur la même longueur d'onde. Si des projets arrivent à échéance, n'importe quel membre de l'équipe peut réaliser les tâches et déplacer la carte associée dans la colonne des projets terminés. À tout moment, les équipes peuvent visualiser l'avancement exact d'un projet, avec les réalisations et le travail restant.

Les capacités de reporting de Planview se sont avérées très bénéfiques pour Parkview Health. « Nous attribuons une valeur en dollars à chacune des ressources que nous ajoutons dans PPM Pro », explique Cortney Webb. « Nous générons les factures en fonction des heures travaillées et nous pouvons voir la demande, les ressources assignées et celles qui ont été réellement utilisées pour évaluer le coût total de chaque événement. Les tableaux de bord nous montrent les affectations de ressources des semaines à l'avance, les prévisions hebdomadaires, les tâches en attente et l'efficacité avec laquelle la demande est traitée. Grâce au tableau complet des coûts, des revenus, des ressources et de l'évolution des travaux dont nous disposons, nous sommes en mesure d'optimiser la gestion et l'efficacité. »

Le laboratoire de simulation utilise les produits intégrés PPM Pro et ProjectPlace comme plateforme de gestion des événements, avec des tableaux de bord personnalisés pour offrir la visibilité requise sur la gestion, les opérations et la structure de répartition du travail. Cette solution consolidée renforce la cohérence, l'efficacité et la transparence pour aider le laboratoire à respecter ses engagements. « Ce qui nous a le plus impressionnés, ce sont les précieuses informations que nous livrent nos tableaux de bord et nos rapports personnalisés », déclare Cortney Webb. « Fini les efforts manuels, les reprogrammations ou les doubles réservations. PPM Pro et ProjectPlace ont supprimé le facteur humain, ce qui nous a permis de rendre le processus plus fluide et de réduire le nombre d'erreurs. Notre solution Planview a simplifié tout ce que nous faisons et ajouté une valeur significative à notre workflow quotidien. »

Le laboratoire de simulation prévoit de continuer à utiliser les deux produits Planview ensemble afin de maintenir une connexion fluide entre la gestion et le travail. Actuellement, tous les départements de Parkview Health System travaillent avec PPM Pro et environ 1 000 personnes utilisent ProjectPlace pour gérer les activités de manière transparente et collaborative. Le laboratoire entend partager son expérience avec le reste de l'organisation de façon proactive pour que tout le monde puisse profiter des avantages de l'intégration des deux systèmes dans une plateforme unique.