Parkview Health automatisiert das Eventmanagement für einen reibungsloseren Prozess mit weniger Fehlern

In der Vergangenheit nutzte das Advanced Medical Simulation Lab von Parkview Health E-Mails, Telefonate und schnelle Gespräche auf dem Gang, um eingehende Anfragen für das Simulationslabor zu planen und zu bearbeiten. Outlook-Kalender erwiesen sich jedoch bei der Verwaltung der Nachfrage und der Zuweisung verschiedener Ressourcen als ineffizient und zeitaufwändig.

Durch die Kombination von Planview PPM Pro® und Planview ProjectPlace® verfügt Parkview Health über eine konsolidierte Plattform für das Eventmanagement, die den manuellen Aufwand durch Automatisierung und benutzerdefinierte Dashboards ersetzt. Das Simulation Lab hat seinen gesamten Prozess optimiert, um eine bessere Kontrolle zu erhalten und die Effizienz zu steigern.

Das Medical Simulation Lab im Parkview Mirro Center for Research and Innovation ist eine hochmoderne Einrichtung, die über einige der fortschrittlichsten heutzutage erhältlichen medizinischen Simulationstechnologien verfügt. Parkview Health bietet klinische Schulungen für Ärzte, Klinikteams und andere Fachleute aus dem Gesundheitswesen an.

Da es keinen formellen oder standardisierten Prozess für das Management eingehender Simulationsanfragen gab, griff das Labor auf E-Mails, Anrufe und Gespräche auf dem Gang zurück, die dann per E-Mail, Textnachricht oder auf Papier an die Labormitarbeiter weitergeleitet wurden. Um die Verfügbarkeit der verschiedenen Ressourcen an den vielen verschiedenen Standorten zu sehen, verwendete das Team Kalender in Microsoft Outlook. Jedes Kalenderereignis musste einzeln geöffnet werden, um einzusehen, welche Mitarbeiter, Modelle und Geräte verfügbar waren und wann und für welche Dauer diese für Events zugeteilt waren. Es gab keine einfache Möglichkeit, die Verfügbarkeit zu prognostizieren oder zu planen, was häufig zu menschlichen Fehlern wie Doppelbuchungen und Umplanungen von Assets und Events führte. Ohne jegliche Berichterstattung über den Arbeitsstatus oder die Verfügbarkeit von Ressourcen war es für die Geschäftsleitung unmöglich, den Bedarf, die Auslastungstrends oder die Kosten nachzuvollziehen.

Die Führungsteams des Simulation Lab nutzen Planview PPM Pro als administrative Plattform für das Eventmanagement, um Ressourcen zuzuteilen und zu verwalten, und die Mitarbeiter des Labors setzen auf Planview ProjectPlace als Online-Arbeitsbereich. Die Führungskräfte haben in PPM Pro ein Standard-Anfrageformular erstellt, in dem alle notwendigen Informationen zu einer Veranstaltung abgefragt werden, sodass die manuelle Erfassung vollständig entfällt. Sie können eingehende Anfragen für eine Veranstaltung jetzt mit den verfügbaren Ressourcen auf einer einzigen Plattform organisieren, abgleichen und planen.

Das Führungsteam ist in der Lage, die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter und Ressourcen zu visualisieren, einschließlich Räumlichkeiten, Lkw, Trainern, Einwegartikeln, Modellen und Ausrüstungstaschen, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie effektiv sie diese Ressourcen für verschiedene Eventanfragen einsetzen. Individuelle Vorlagen und Ressourcendashboards ermöglichen den Führungskräften eine schnelle und zuverlässige Planung und Terminierung von Veranstaltungen 60 Tage im Voraus.

„Wir müssen eine Menge Ressourcen im Auge behalten und wissen, wo sich alles und jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet“, sagt Cortney Webb, Spezialistin und Koordinatorin für chirurgische Simulation bei Parkview Health. „In Outlook konnten wir all das nicht effektiv verwalten. Mit PPM Pro ist nun alles in benutzerdefinierten Berichten zusammengefasst, sodass wir jedes Asset und die entsprechende Verfügbarkeit auf einen Blick sehen können.“

Sobald die Führungskräfte Ereignisse in PPM Pro planen, teilen sie den Mitarbeitern in ProjectPlace, das nahtlos integriert ist, Arbeit zu. Die digitalen Kanban-Boards in ProjectPlace halten Mitarbeiter und Führungskräfte auf dem gleichen Stand und bieten eine einfache Möglichkeit, Checklisten zuzuweisen und den Arbeitsfortschritt während des gesamten Lebenszyklus zu visualisieren. Wenn Projekte fällig werden, kann jeder Mitarbeiter die Aufgaben erledigen und die Karte in die Spalte für abgeschlossene Arbeit verschieben. Alle Stakeholder können einfach erkennen, wie weit ein Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt fortgeschritten ist, was bald ansteht und was erfolgreich abgeschlossen wurde.

Die Berichtsfunktionen von Planview haben sich für Parkview Health als extrem nützlich erwiesen. „Wir weisen jeder Ressource, die wir in PPM Pro hinzufügen, einen Geldbetrag zu“, erklärt Webb. „Auf der Grundlage unserer tatsächlichen Stunden erstellen wir eine Rechnung und können die Nachfrage, die zugewiesenen Ressourcen sowie die tatsächlich genutzten Ressourcen sehen, um die Gesamtkosten für jede Veranstaltung zu überblicken. Andere Dashboards zeigen uns die Ressourcenzuteilungen Wochen im Voraus sowie wöchentliche Prognosen, ausstehende Aufgaben und wie gut wir den Bedarf decken. Wir haben einen vollständigen Überblick über unsere Kosten, Einnahmen, Ressourcen und den Arbeitsfortschritt im Laufe der Zeit und können so das Management verbessern und die Effizienz steigern.“

Das Simulation Lab nutzt die integrierten Produkte PPM Pro und ProjectPlace als Plattform für das Eventmanagement und erhält dank benutzerdefinierter Dashboards Einblicke in die Verwaltung, den Betrieb und die Projektstrukturpläne. Die konsolidierte Plattform sorgt für Konsistenz, Effizienz und Transparenz, damit das Labor seine Verpflichtungen zuverlässig erfüllen kann. „Das Wichtigste für uns sind die benutzerdefinierten Dashboards und Berichte, die uns einen unglaublichen Einblick geben“, sagt Webb. „Kein manueller Aufwand, keine Umplanung und keine Doppelbuchungen mehr – PPM Pro und ProjectPlace haben den Faktor Mensch an vielen Stellen eliminiert und uns einen reibungsloseren Prozess mit weniger menschlichen Fehlern ermöglicht. Die Implementierung hat unsere gesamte Arbeit vereinfacht und meinen täglichen Workflow erheblich bereichert.“

Das Simulation Lab plant, weiterhin beide Planview Produkte gemeinsam zu nutzen, um Verwaltung und Arbeit nahtlos miteinander zu vernetzen. Derzeit verwenden alle Abteilungen von Parkview Health System PPM Pro und etwa 1.000 Mitarbeiter nutzen ProjectPlace, um ihre Arbeit auf transparente und kollaborative Weise zu verwalten. Das Simulation Lab beabsichtigt, seine Erfahrungen proaktiv mit dem Rest der Organisation zu teilen, damit auch andere die Vorteile der Integration der beiden Systeme und somit einer konsolidierten Plattform erkennen.