Shiji libère la visibilité, rationalise les flux de travail et modernise la prestation de services avec Planview

Shiji avait besoin de rationaliser les processus et la technologie afin d'avoir une meilleure visibilité sur l'état de l'entreprise. Ils travaillaient avec des outils redondants et sans intégration, ce qui obligeait les employés à passer des heures sur des activités qui n'étaient pas efficaces pour les clients ou l'entreprise.

La solution PSA de Planview a permis à Shiji d'accroître la visibilité, de simplifier les flux de travail et de mieux comprendre la réussite du projet. Grâce à une meilleure visibilité et à de meilleurs flux de travail, Shiji a pu facilement automatiser l'analyse de ses données, ce qui lui a permis d'économiser du temps et des ressources qui étaient consacrés à des processus manuels.

Fondée en 1998, Shiji est une société technologique multinationale qui fournit des solutions logicielles et des services aux entreprises dans les secteurs de l'hôtellerie, de la restauration, de la vente au détail et du divertissement. Ils desservent plus de 91,000 hôtels, 200,000 restaurants et 600,000 points de vente dans le monde entier. Ses principaux clients sont Hilton, IHG, Hyatt, Mandarin Oriental, Peninsula Hotels, Kempinski Hotel et MGM Grand.

L'équipe Global Services PMO de Shiji est le principal organe de livraison pour les comptes mondiaux, assurant le maintien d'un modèle de livraison cohérent lorsqu'elle travaille avec des comptes qui couvrent plusieurs régions et produits.

Shiji disposait de plusieurs outils redondants et de peu d'intégrations utilisables. Cette situation a créé un décalage entre l'entreprise et la technologie et a rendu difficile l'optimisation des flux de travail en raison de la déconnexion des équipes, des logiciels et des systèmes, ce qui a entraîné une fragmentation des outils, des processus et des données. Ils recherchaient une solution pour les aider à consolider et à rationaliser leurs processus dans un seul système afin d'équilibrer l'utilisation de leurs ressources et d'assurer la visibilité des ressources et des compétences nécessaires pour les projets futurs.

L'amélioration de la transparence de l'utilisation permettrait d'éclairer les objectifs de l'organisation et de donner à Shiji les moyens de mieux équilibrer la charge des ressources globales, en particulier lorsque le flux et le reflux des activités varient d'une région à l'autre.

"Auparavant, avec plusieurs systèmes, les employés utilisaient Excel pour rendre compte manuellement de leur utilisation. Les informations étaient inexactes et ne pouvaient pas être remontées de l'équipe, au département, à la région ou au niveau mondial", explique Annie Moseanko, directrice principale de Global Services PMO chez Shiji Group.

Annie Moseanko a rejoint l'organisation pour s'attaquer aux lacunes critiques des entreprises :

• Visibilité
• Optimiser les flux de travail
• Obtenir la transparence sur l'utilisation
• Comprendre les facteurs de réussite d'un projet

"Ces quatre éléments ont constitué pour nous le puzzle de base qui nous a permis de commencer à utiliser Planview au début de notre parcours dans le domaine de la PSA", explique M. Moseanko.

La visibilité du leadership a également été un défi pour Shiji. Il était important pour les dirigeants de voir ce qui se passait dans l'ensemble du portefeuille, y compris toutes les données et tous les indicateurs clés de performance qui pouvaient être rapportés au niveau individuel, de l'équipe, du département, du programme, de la région et du monde. "L'accès à toutes ces données a été un facteur clé pour nous", déclare Moseanko.

Enfin, l'organisation souhaitait définir les facteurs de réussite du projet de manière plus large. En plus de répondre à des questions telles que "Comment examinons-nous l'état de santé des projets ? et "Comment évaluons-nous si un chef de projet fait du bon travail ?", Shiji voulait s'assurer qu'ils pouvaient identifier quand un projet est à risque afin d'intervenir rapidement et de prendre des mesures correctives.

Shiji avait besoin d'atteindre le potentiel de revenus le plus élevé pour ses ressources. Ils ont choisi la solution PSA de Planview parce qu'elle leur permettait d'optimiser de manière proactive l'utilisation des ressources et l'exécution des livraisons à partir du même système.

Désormais, les dirigeants peuvent facilement voir quelles équipes sont performantes dans un large éventail de mesures, ce qui leur donne les données nécessaires pour célébrer les succès. Les données centralisées et la visibilité en temps réel de Planview ont également aidé la direction à être plus proactive dans la planification de la capacité et l'allocation des ressources, ce qui a permis d'accélérer la dotation en personnel et d'équilibrer l'utilisation.

Grâce à la solution PSA de Planview, l'équipe PMO de Shiji Global a pu exploiter plus efficacement des informations et des rapports exploitables. Des données exactes ont été fournies plus souvent aux responsables financiers et aux chefs d'entreprise. Leurs équipes ont pu automatiser l'analyse d'un grand nombre de données et obtenir des résultats en temps voulu, ce qui a permis d'améliorer la précision et de réduire le travail manuel.

Les équipes peuvent concentrer leurs efforts sur les travaux facturables et bénéficier d'une plus grande transparence en matière d'utilisation. L'organisation a ainsi pu gagner du temps et des ressources en automatisant ce qui aurait été un processus fastidieux.

"En raison de la multiplicité des systèmes et des méthodes de reporting manuelles utilisées précédemment, les données manquaient de précision et ne pouvaient pas être agrégées à différents niveaux internes," explique Moseanko.

Shiji a également mis l'accent sur l'élimination des outils multiples et l'optimisation des flux de travail. Des outils tels que Smartsheet, Saviom, Excel et le stockage sur site ont été abandonnés au profit de la solution PSA de Planview. Ils ont intégré leur Zoho CRM à la solution de Planview pour rationaliser la mise en place des projets, et ont intégré Project Outcomes à travers Zoho pour réorganiser les activités de comptes à recevoir en fonction des étapes et de la clôture des projets.

L'équipe a même utilisé la solution de Planview comme principal moteur de l'examen annuel du portefeuille global, au cours duquel elle analyse la performance globale d'une région par rapport à des indicateurs de performance clés définis.

En travaillant avec Planview, Shiji a pu relever des défis commerciaux essentiels.

Shiji a donné de la visibilité aux dirigeants en exploitant les données de l'organisation, ce qui a permis à l'équipe dirigeante de prendre de meilleures décisions. Ils ont également économisé des centaines d'heures en intégrant leurs systèmes pour automatiser et simplifier les flux de travail. En outre, l'organisation a amélioré sa visibilité sur la réussite du projet et peut désormais évaluer plus facilement les performances et les risques du projet.

L'équipe de Shiji a constaté une amélioration massive de l'utilisation. "Notre utilisation totale a augmenté d'environ 0 35% pour la gestion des ressources et des projets dans le monde entier, ce qui nous a permis de remporter une victoire éclatante d'un point de vue organisationnel", a déclaré M. Moseanko.

Le succès de ce partenariat a ouvert la voie à une nouvelle collaboration entre Planview et Shiji.

"Après avoir obtenu ces premiers résultats clés, nous avons pris du recul et nous nous sommes demandé quel serait le prochain niveau d'évolution de notre organisation de prestation de services", a déclaré M. Moseanko. "C'est alors que notre Customer Success Manager a proposé l'atelier sur le parcours PSA."

L'atelier PSA journey de Planview est conçu pour aider les clients de Planview à continuer à mûrir et à générer plus de valeur commerciale. Il permet à l'équipe chargée de la réussite des clients d'en apprendre davantage sur ces derniers et d'évaluer l'état actuel de leur activité, leurs objectifs et la manière dont ils peuvent les atteindre.

"Nous commençons maintenant à adapter ces tableaux de bord aux prévisions futures - prévisions de capacité, prévisions de revenus," dit Moseanko. "C'est un domaine dans lequel nous avons beaucoup progressé, en passant d'un regard rétrospectif sur ce que nous faisons actuellement à un regard sur l'ensemble du cycle. Ces données sont ensuite transmises à plusieurs équipes dans l'ensemble de l'entreprise afin d'optimiser nos prestations."

Planview a aidé Shiji à cartographier les capacités de sa solution Planview, ce qui l'aidera à atteindre ses objectifs, tels que la prévision de la capacité et des revenus à l'aide de tableaux de bord en temps réel.

"Nous allons continuer à collaborer avec Planview et notre responsable de la réussite des clients sur les plans stratégiques et de croissance de Shiji", a déclaré M. Moseanko.