The Story

  • WILLIAM CHERNOCK

    Tufin Technologies, Director of PMO

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Problématique

Force est de constater que la demande en sécurité réseau a explosé, tout comme l'activité de Tufin, entreprise de gestion des politiques de sécurité. Faute de visibilité sur les projets et de processus standardisés reproductibles, les chefs de projet de Tufin devaient compter sur leurs exploits individuels et des méthodologies ad hoc pour livrer leurs projets. En conséquence, les recettes ne rentraient généralement pas tant que les projets n'étaient pas terminés. Décidée à s'assurer de pouvoir poursuivre sa croissance et répondre à la demande en hausse, Tufin a misé sur le logiciel Planview pour unifier ses processus et livrer les projets des clients de manière répétable et flexible.

Solution

William Chernock, Directeur PMO pour les régions Amériques et APAC dans le groupe Services professionnels de Tufin, a conduit son entreprise sur la voie de la visibilité, de la répétabilité et de la prévisibilité : un parcours semé de jalons. La mise en œuvre de l'automatisation des services professionnels de Planview a permis à Tufin d'en savoir plus sur l'élaboration et l'exécution des projets par ses équipes, et d'identifier ainsi les goulots d'étranglement et les modèles de réussite. Transformation de son activité et évolutivité, voilà ce que la solution Planview et ses analyses pertinentes ont apporté à Tuffin.

« Au début du projet, le plus grand flou régnait. Avoir une vue d'ensemble claire et faire des choix de gestion à la lumière de ces données a totalement changé la donne. Et c'est le fruit de notre partenariat avec Planview®. »

 – William Chernock, Directeur PMO, Amériques et APAC

À propos de Tufin

Tufin a pour mission de réinventer la façon dont les organisations gèrent leur sécurité et leur infrastructure réseau. Fondée en 2005, l'entreprise de politiques de sécurité s'est développée pour atteindre plus de 2 000 clients dans le monde entier et gère certains des plus grands réseaux de la planète, dont plus de la moitié du Fortune50®.

Problématiques : on ne peut gérer que ce que l'on voit

Les réseaux d'entreprise sont devenus de plus en plus complexes et fragmentés, englobant une multitude d'environnements sur site, privés et dans le cloud public. Au fil du temps, la transformation digitale et les pratiques DevOps ont entraîné une prolifération des versions logicielles nécessitant des changements fréquents de connectivité. Le problème, c'est que chaque nouvelle connexion réseau crée un nouveau point d'entrée potentiel pour les cyberattaquants. Chez Tufin, la demande croissante pour sa plateforme de gestion des politiques de sécurité a suscité un succès et une croissance rapide susceptibles de vite engendrer le chaos.

Or, la gestion d'une organisation à forte croissance exige à la fois stratégie et adaptabilité. « Nous voulions nous assurer de pouvoir maintenir notre succès et continuer notre développement », poursuit-il M. Chernock travaille au sein des Services professionnels, une équipe mondiale qui aide les clients à maximiser la valeur de la plateforme Tufin. « Notre activité était en pleine croissance. Et même si nous menions nos projets à bien, nous avons commencé à réaliser que la voie de l'évolutivité sur laquelle nous étions engagés n'était pas tenable.», constate-t-il.

Fort de ses plus de 30 années d'expérience dans la constitution d'équipes et l'automatisation des processus, M. Chernock a vu tant d'organisations en pleine croissance courir à la catastrophe à force de vouloir régler des problèmes complexes avec des solutions de fortune. « Ce que nous devions faire, c'était apprendre à livrer des projets dans une optique de services professionnels », explique le Directeur PMO – Amériques et APAC de Tuffin. « Jusque-là, l'équipe livrait les projets de manière très individuelle. Nos outils n'étaient pas standardisés, ni la plupart de nos processus. Résultat, au sein de l'équipe, nous étions incapables de nous entraider durant la livraison des projets. »

Par ailleurs, le directeur PMO souhaitait pouvoir créer un ensemble de métriques. L'objectif : établir une base de référence de l'ensemble des méthodes de livraison de projet employées chez Tufin pour comparer la performance des équipes, fixer des objectifs réalisables et suivre les progrès. En matière de livraison, Tufin naviguait à l'aveugle. Sa transformation à venir passait donc par une meilleure visibilité.

Solution : conjuguer standardisation des processus de livraison de projet et approche flexible

William Chernock était convaincu qu'en commençant par renforcer la visibilité dans un domaine d'activité, cela ouvrirait la voie de l'amélioration et de la répétabilité. Cette répétabilité permettrait alors des prévisions plus précises. Une fois la prévisibilité en place, les objectifs et les résultats pourraient alors être atteints selon un modèle bien cadré. Sa stratégie consistait à se concentrer sur un domaine à améliorer, puis à passer au suivant.

« Pour nous accompagner dans notre démarche, nous nous sommes intéressés à Planview PSA », se souvient M. Chernock. La solution d'automatisation des services professionnels (PSA) de Planview permet aux organisations d'optimiser leur visibilité et l'utilisation de leurs ressources, pour des missions plus prévisibles et rentables. Elle fournirait ainsi au directeur PMO et à son équipe des données en temps réel sur l'ensemble du cycle de vie des missions et les leviers nécessaires pour les améliorer en continu.

Suite à l'instauration de Planview® comme l'outil de gestion de projet standard, William Chernock avait toutes les cartes en main pour déterminer où le succès était au rendez-vous, où il ne l'était pas, et ce qu'il souhaitait pouvoir répéter. « Nous voulions comprendre comment les équipes élaboraient les projets, comment elles en définissaient le périmètre, pour tirer les enseignements de nos difficultés et de nos réussites », explique-t-il.

Avec l'adoption croissante de Planview, M. Chernock a pu se plonger dans les riches données fournies par la solution pour mieux comprendre pourquoi certains projets subissaient des retards alors que d'autres parvenaient mieux à respecter les délais, voire à les dépasser. Fort de ces informations, il a pu créer des modèles réutilisables dans Planview afin de standardiser le processus de livraison de projet. « L'amélioration de nos modèles et de nos outils a permis à nos ingénieurs de livrer plus rapidement leur travail et de se concentrer davantage sur les clients », se réjouit-il.

Une fois les modèles en place, la créativité des chefs de projet de Tufin a pu s'harmoniser avec la flexibilité de la solution Planview. Comme il le remarque : « Dès que ces composants sont intégrés à un projet particulier, les responsables de projet ont la possibilité de changer et de redéfinir les priorités en fonction de l'expérience du client. Ils bénéficient d'une certaine marge de manœuvre au sein même du projet. »

« Par la suite, les rapports de Planview nous ont permis de prévoir le suivi des principaux jalons de projet et l'impact qu'ils avaient sur l'ensemble de la reconnaissance des sources de revenus (revenue recognition) », relate le directeur PMO.

Résultats : La visibilité mène à la répétabilité, puis à la prévisibilité

Planview a fourni à Tufin des outils capables de documenter et de suivre les workflows ; de standardiser la livraison de projet ; de définir des métriques et des paramètres de reporting, et d'offrir une grande visibilité sur les données. C'est grâce à ces éclairages pertinents que l'entreprise a pu se transformer. L'aptitude à cerner les déclencheurs internes et externes, puis à standardiser ces étapes a conduit aux améliorations les plus conséquentes. « Nous pouvions mieux prédire le cours des évènements, les points de blocage. En réglant ces derniers à la racine, nous facilitions le bon déroulement des projets », se félicite M. Chernock.

Parmi les autres avancées majeures, citons la reconnaissance des revenus. Comme l'explique le directeur PMO : « Plutôt que d'envisager les revenus à la toute fin d'un projet, nous avons pu aborder ce point en amont, et facturer le client à chaque étape clé du projet. Une véritable révolution d'un point de vue business », déclare-t-il. « Ainsi, nous avons été en mesure d'améliorer nos capacités globales de prévision. Nous voyons désormais à 90 jours, au lieu de 5 semaines !"

Et William Chernock de conclure : « Au début du projet, le plus grand flou régnait. Avoir une vue d'ensemble claire et faire des choix de gestion à la lumière de ces données a totalement changé la donne. C'est le fruit de notre partenariat avec Planview. »

L'avenir : améliorations progressives au service d'une croissance soutenue

« Cette première phase de succès n'est qu'un début. Nous envisageons à l'avenir d'ajouter d'autres parcours », annonce William Chernock. « La première étape consistait à amener les ingénieurs à utiliser Planview au quotidien pour qu'ils voient l'avantage d'utiliser des flux de travail standardisés. »

L'une des prochaines étapes qu'il a hâte de mettre en place avec son équipe porte sur la planification des ressources. « La dernière phase nous a apporté certaines métriques et données sur l'utilisation des ressources. Nous avons désormais une bonne visibilité sur tout un pipeline de projets. Nous aimerions donc étendre cela à la planification des ressources », ajoute-t-il.

Il est également prévu de mettre en place des rapports d'état d'avancement destinés aux clients afin de leur donner un aperçu en direct des projets. Enfin, le directeur PMO Amériques et APAC de Tufin entend bien intégrer certains concepts Kanban dans la solution pour les ingénieurs.

flowframework.org/community

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