The Story

  • WILLIAM CHERNOCK

    Tufin Technologies, Director of PMO

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Die Herausforderung

Mit zunehmender Nachfrage nach mehr Netzwerksicherheit wuchs auch das Geschäft von Tufin – The Security Policy Company. Da die Projektmanager bei Tufin keinen Überblick über die Projekte hatten und nicht auf wiederholbare standardisierte Prozesse zurückgreifen konnten, mussten sie ihre Projekte auf der Grundlage individueller Heldentaten und Ad-hoc-Methoden durchführen, sodass die meisten Manager erst nach Abschluss des Projekts erkannten, welche Einnahmen erzielt wurden. Um sicherzustellen, dass das Unternehmen seinen Erfolg fortsetzen und mit der steigenden Nachfrage wachsen kann, wandte sich Tufin an Planview, um seine Prozesse zu vereinheitlichen und Kundenprojekte auf eine wiederholbare und flexible Weise umzusetzen.

Die Lösung

William Chernock, PMO-Leiter für die Regionen Nord-, Süd- und Mittelamerika sowie Asien-Pazifik innerhalb der Professional Services Group von Tufin, war verantwortlich für die Transformation von Tufin entlang einer Reihe von Meilensteinen. Das Ziel: Dinge sichtbar, wiederholbar und vorhersehbar machen. Durch die Implementierung der Professional-Services-Automation-Lösung von Planview gewann Tufin einen Einblick darin, wie die Teams Projekte aufsetzten und durchführten, sodass das Unternehmen Engpässe und Erfolgsmuster erkennen konnte. Mit der Planview Lösung konnte Tufin sein Geschäft umgestalten und durch aussagekräftige Insights eine maßgebliche Skalierbarkeit erreichen.

„Es gab viele Dinge, die zu Beginn des Projekts im Dunkeln lagen. Dass wir nun in der Lage sind, diese Dinge sichtbar zu machen und Managemententscheidungen auf der Grundlage von Daten und Fakten zu treffen, war eine großartige Veränderung. All das wurde durch unsere Partnerschaft mit Planview® ermöglicht.“

– William Chernock, PMO-Leiter für die Regionen Nord-, Süd- und Mittelamerika sowie Asien-Pazifik

Über Tufin

Tufin hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Art und Weise, wie Organisationen ihre Sicherheits- und Netzwerkinfrastruktur verwalten, grundlegend zu verändern. Das 2005 gegründete Unternehmen für Sicherheitsrichtlinien arbeitet inzwischen mit über 2.000 Kunden weltweit zusammen und verwaltet einige der größten Netzwerke der Welt, darunter mehr als die Hälfte der Fortune 50®-Unternehmen.

Die Herausforderung: Man kann nicht verwalten, was man nicht sehen kann

Unternehmensnetzwerke zeichnen sich zunehmend durch eine größere Komplexität und Fragmentierung aus. Zudem umfassen sie viele lokale, private und öffentliche Cloud-Umgebungen. Zusätzlich kam es aufgrund von digitalen Transformationsinitiativen und DevOps-Praktiken im Laufe der Zeit zu einer explosionsartigen Zunahme von Software-Releases, die häufig mit Änderungen der Konnektivität einhergingen. Mit jeder neuen Netzwerkverbindung steigt jedoch auch das Angriffspotenzial, da neue Angriffspunkte entstehen. Die steigende Nachfrage nach der Plattform zur Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien bei Tufin war Zeugnis für diese Art von Erfolg und schnellem Wachstum, das leicht im Chaos enden kann.

Die Führung eines wachstumsstarken Unternehmens erfordert sowohl Strategie als auch Anpassungsfähigkeit. „Wir wollten sicherstellen, dass wir unseren Erfolg aufrechterhalten und mit dem Unternehmen wachsen können“, sagt William Chernock, PMO-Leiter für die Regionen Nord-, Süd- und Mittelamerika sowie Asien-Pazifik. William Chernock arbeitet innerhalb der Professional-Services-Organisation, einem globalen Team, das Kunden dabei hilft, den Wert der Tufin-Plattform zu maximieren. „Das Unternehmen wuchs. Und obwohl unsere Projekte erledigt wurden, erkannten wir, dass, wenn wir den derzeitigen Skalierbarkeitspfad fortsetzen würden, die Dinge bald sehr unhandlich und nur schwer zu steuern sein würden“, fährt William Chernock fort.

Während seiner mehr als 30 Jahre Erfahrung im Bereich Teambildung und Prozessautomatisierung hatte William Chernock zu viele wachsende Organisationen gesehen, die mit dem Kopf durch die Wand laufen wollten und versuchten, komplexe Probleme mit unzureichenden Mitteln zu überdecken. „Wir mussten lernen, wie man Projekte aus der Professional-Services-Perspektive durchführt“, sagt William Chernock. „Die Teams führten ihre Projekte nahezu im Alleingang durch. Es gab keine Standardisierung unserer Tools, wir hatten nicht viele standardisierte Prozesse. All das führte dazu, dass wir uns als Team bei der Durchführung von Projekten nicht gegenseitig helfen konnten.“

William Chernock wünschte sich außerdem die Möglichkeit, Metriken aufzustellen, mit denen die Teams ihre Bereitstellungsmethoden mit den allgemeinen von Tufin vergleichen, erreichbare Ziele festlegen und den Fortschritt überwachen konnten. Im Hinblick auf die Bereitstellung tappte Tufin bis dato eher im Dunkeln, und um die Weichen für die Zukunft zu stellen, war es notwendig, mehr Transparenz zu erlangen.

Die Lösung: standardisierte Projektabwicklungsprozesse mit einem flexiblen Ansatz

William Chernock war überzeugt, dass eine verbesserte Transparenz und somit Einblicke in zunächst einen bestimmten Aspekt des Geschäfts eine Gelegenheit zur Verbesserung und Wiederholbarkeit schaffen würde. Wenn die Wiederholbarkeit sichergestellt ist, dann bietet dies auch die Möglichkeit, genauere Vorhersagen zu treffen. Und wenn erst einmal Vorhersehbarkeit erreicht ist, können Ziele und Ergebnisse konsequent erfolgreich umgesetzt werden. Die Strategie bestand darin, sich auf einen bestimmten Bedarfsbereich zu konzentrieren und dann zum nächsten überzugehen.

„Wir beurteilten die PSA-Lösung von Planview unter dem Gesichtspunkt, wie sie uns auf unserem Weg helfen könnte“, erinnert sich Chernock. Die Professional-Services-Automation-Lösung von Planview ermöglicht es Unternehmen, die Auslastung zu optimieren und die Sichtbarkeit und Transparenz zu verbessern, sodass Aufträge besser vorhersehbar und profitabler werden. Die Planview Lösung würde William Chernock und seinem Team Zugriff auf Echtzeitdaten über den gesamten Servicelebenszyklus hinweg und somit den notwendigen Impuls für eine kontinuierliche Verbesserung geben.

Mit der Planview® Lösung als standardisiertes Projektmanagementtool konnte William Chernock nun definieren, wo die Organisation und das Unternehmen erfolgreich waren, wo nicht, und welche Ergebnisse er wiederholen wollte. „Wir wollten herausfinden, wie die Teams Projekte aufsetzen und planen, wie sie den Umfang festlegen und ob wir aus den Mustern des Erfolgs oder der Schwierigkeiten etwas ableiten können“, sagt William Chernock.

Nachdem immer mehr Benutzer Planview verwendeten, war William Chernock in der Lage, die mit der Lösung gewonnenen umfangreichen Daten zu nutzen, um besser zu verstehen, warum es bei bestimmten Projekten zu Verzögerungen kam, während andere den erwarteten Zeitrahmen einhielten oder sogar schneller abgeschlossen wurden. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse wurden wiederverwendbare Vorlagen im Planview Tool erstellt, um den Projektabwicklungsprozess zu standardisieren. „Wir haben unsere Vorlagen und Tools verbessert, damit die Engineers die Projektarbeit schneller erledigen können und mehr Zeit haben, sich auf den Kunden zu konzentrieren“, erklärt William Chernock.

Sobald die Vorlagen für die Projektmanager verfügbar waren, wurde auch ersichtlich, wie gut die Kreativität der Projektmanager bei Tufin mit der Flexibilität der Planview Lösung harmonisiert. So merkt William Chernock an: „Sobald diese Komponenten in ein bestimmtes Projekt integriert sind, haben die PMs die Möglichkeit, sie anzupassen, zu verschieben und die Priorität zu ändern, je nachdem, wie das Kundenerlebnis am Ende aussehen soll. Sie haben Flexibilität innerhalb des Projekts selbst.“

„Dann konnten wir mithilfe der Planview Berichte vorhersagen, wie wir die einzelnen Projektmeilensteine verfolgen und wie sich diese auf die Umsatzrealisierung insgesamt auswirken“, erläutert William Chernock.

Das Ergebnis: Transparenz sorgt für Wiederholbarkeit und letztendlich für Vorhersagbarkeit

Planview gab Tufin die Tools an die Hand, die zum Dokumentieren und Nachverfolgen der Workflows, zum Standardisieren der Projektumsetzung, zum Definieren von Metriken und Berichten und für Einblicke in Daten erforderlich waren. Auf diese Weise war es dem Unternehmen möglich, das Geschäft auf der Basis von aussagekräftigen Einblicken zu verändern. Einige der wichtigsten Verbesserungen wurden durch die Möglichkeit erzielt, interne und externe Kickoffs zu definieren und diese Schritte zu standardisieren. „Wir konnten besser vorhersagen, was passieren würde, wenn es bei Projekten zu Problemen kommen würde, und diese im Vorfeld im Keim ersticken, damit die Projekte besser laufen“, erläutert William Chernock.

Weitere wichtige Verbesserungen betrafen die Umsatzrealisierung. „Anstatt nur die Einnahmen am Ende eines Projekts zu betrachten, sprich dann, wenn es vollständig abgeschlossen ist, können wir dies nun im Vorfeld tun und die Umsatzrealisierung und Rechnungsstellung auf Meilensteinbasis vornehmen“, erläutert William Chernock. „Aus geschäftlicher Sicht ist dies eine enorme Umstellung. Wir waren in der Lage, unsere Gesamtprognosefähigkeiten auf ein 90-Tage-Fenster zu verbessern, im Gegensatz zu einem 5-Wochen-Fenster, das wir vorher hatten!“

William Chernock folgert daraus: „Es gab viele Dinge, die zu Beginn des Projekts verschwommen und nicht greifbar waren. Dass wir nun in der Lage sind, diese Dinge sichtbar zu machen und Managemententscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen, war eine großartige Veränderung, die durch unsere Partnerschaft mit Planview ermöglicht wurde.“

Die Zukunft: inkrementelle Verbesserungen für nachhaltiges Wachstum

„Unsere Transformationsreise ist mit diesem ersten Erfolg noch nicht zu Ende. Wir wollen weitermachen und weitere Transformationen planen“, so Chernock. „Die erste Phase bestand darin, die Engineers dazu zu bringen, Planview täglich zu nutzen, um von den Vorteilen standardisierter Arbeitsabläufe zu profitieren.“

Einer der nächsten Schritte, auf den Chernock und sein Team besonders gespannt sind, ist die Ressourcenplanung. „Während der letzten Phase konnten wir einige Kennzahlen und Daten zur Ressourcennutzung abrufen. Es steht eine Reihe von Projekten in der Pipeline, die wir im Blick haben. Wir würden die Nutzung dieser Informationen jetzt gerne auf die Ressourcenplanung ausweiten“, sagt er.

Für zukünftige Phasen ist außerdem die Implementierung von Statusberichten für Kunden geplant, damit diese ebenfalls einen direkten Einblick in die Projekte erhalten. Darüber hinaus plant William Chernock, einige Kanban-Konzepte in die Engineering-Lösung zu integrieren.

flowframework.org/community

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