Zumtobel Group améliore ses lancements de produits avec Planview Portfolios

Zumtobel Group est un leader international de solutions d'éclairage intégrées. Basée à Dornbirn, en Autriche, cette entreprise familiale développe et commercialise des solutions d'éclairage uniques et innovantes depuis plus de 50 ans. Aujourd'hui, le groupe compte 7 300 employés dans le monde entier, avec des usines sur quatre continents et des bureaux et agents commerciaux dans plus de 70 pays. En tant qu'acteur mondial de l'éclairage, Zumtobel développe des solutions qui créent un tout nouveau monde d'expérience visuelle, illuminent les espaces de travail et améliorent la communication et la sécurité – sans jamais perdre de vue sa responsabilité environnementale.

Depuis sa création il y a plus de 50 ans, Zumtobel Group est devenu l'un des principaux fournisseurs de solutions d'éclairage et continue de développer ses activités dans le monde entier. Comme beaucoup d'entreprises internationales, Zumtobel travaille sans relâche pour optimiser ses initiatives métiers stratégiques. Cela passe notamment par une gestion de projets bien structurée et planifiée dans les domaines du développement de produits et de l'innovation, seul levier de croissance sur un marché mondial de plus en plus concurrentiel.

L'entreprise gère une gamme de plus de 10 000 produits et mène à bien des centaines de projets d'innovation chaque année. D'où l'importance pour Zumtobel de parvenir à une structuration et à une répartition optimales de ses ressources mondiales. L'entreprise pourrait ainsi améliorer la gestion du cycle de vie de ses produits, à savoir la planification et le contrôle du développement et du lancement de nouveaux produits, ainsi que la gestion de tous les projets de développement.

Zumtobel souhaitait améliorer la capacité de son pôle innovation à lancer de nouveaux produits sur le marché, tant en termes de performance que de fiabilité. Pour cela, l'entreprise avait besoin d'une solution centralisée permettant de gagner en visibilité et en contrôle sur les projets, les activités, l'affectation des ressources et la gestion des capacités. Zumtobel a opté pour Planview Portfolios, la solution leader de la gestion de portefeuilles. « Planview est le partenaire idéal pour nous. L'entreprise propose une solution éprouvée et des années d'expérience et d'expertise qui nous permettent de relever les défis du marché actuel », déclare Paul Hoch, responsable informatique chez Zumtobel Group. « Il était particulièrement important pour nous de faire appel à une entreprise ayant une présence locale, afin d'éviter toute barrière linguistique et de bénéficier d'un support client sur site. »

Planview Portfolios aide Zumtobel à atteindre ses objectifs en lui permettant d'identifier et d'analyser les risques, de piloter les projets stratégiques prioritaires, d'optimiser ses KPI, d'évaluer des scénarios d'investissement alternatifs et bien plus encore.

Grâce à Planview Portfolios, Zumtobel peut optimiser l'efficience de ses projets et de ses ressources à l'échelle mondiale. Les chefs de projet et membres d'équipe peuvent définir avec efficacité l'étendue, le calendrier et l'exécution de tous les processus. Des tableaux de bord et des outils d'analyse flexibles permettent de connaître rapidement l'état des portefeuilles, des projets et des ressources.

Zumtobel utilise Planview Portfolios pour gérer plus de 200 projets dans le monde entier. Tous ces projets sont visibles en mode liste, avec possibilité d'obtenir un aperçu global ou une vue détaillée de chacun d'entre eux. Zumtobel dispose ainsi d'une vue d'ensemble sans précédent sur ses projets en cours dans le monde entier, ce qui lui permet d'accroître considérablement ses performances en améliorant la planification et l'exécution opérationnelles dans l'ensemble de l'entreprise.

« Avec Planview Portfolios, nous avons fait un véritable bond en avant en matière de planification et d'analyse. Il est désormais beaucoup plus simple de collaborer, de coordonner et de codifier les ressources, les budgets et le développement global d'un projet », poursuit M. Hoch.

Les utilisateurs de la solution Planview ont accès à une mine d'informations. Zumtobel souhaitait améliorer l'expérience des utilisateurs en leur offrant une interface claire et basée sur les rôles. L'entreprise a donc opté pour la création d'un « cockpit de gestion » permettant à ses collaborateurs de rester visuellement concentrés sur leurs tâches et objectifs principaux. Ces modifications ont été rapidement exécutées en collaboration avec Planview. Désormais, les utilisateurs peuvent planifier plus efficacement en accédant aux informations essentielles et en les saisissant directement à partir de la page d'aperçu du projet.

« Nous pensions qu'il était important que les utilisateurs ne se perdent pas dans la richesse des données offertes par Planview Portfolios. Nous voulions donc que les informations supplémentaires soient affichées dans des fenêtres séparées, sans que les utilisateurs n'aient à quitter la page d'aperçu », se souvient M. Hoch. « Nous avons défini nos besoins et Planview les a réalisés ».

Zumtobel utilise également Planview OpenSuite™ pour permettre l'échange de données et l'intégration entre Planview Portfolios et d'autres systèmes d'entreprise, tels que SAP®, Microsoft® SharePoint® et les systèmes de planification IT des labs de test. L'échange de données SAP, par exemple, permet de déterminer les coûts réels du projet dans Planview Portfolios et de les transmettre automatiquement à SAP, ce qui évite aux chefs de projet d'avoir à la faire sur deux systèmes différents. Grâce à l'interfaçage avec le système du lab de test, les chefs de projets n'ont qu'à saisir les dates de tests produits souhaitées dans ce système, qui les envoie ensuite aux labs répartis dans le monde entier. La réponse est renvoyée automatiquement à Planview Portfolios. Selon la capacité du lab en question, la date est automatiquement confirmée ou une autre date est proposée, ce qui simplifie l'ensemble du processus. En outre, Zumtobel travaille actuellement sur une interface dans SharePoint afin d'améliorer la coopération et la collaboration au sein de l'entreprise et avec les partenaires externes.

Les avantages de la solution Planview sont déjà visibles chez Zumtobel.

« L'intégration de la stratégie et de la gestion de projet dans une plateforme unique nous permet d'allouer efficacement et de gérer dynamiquement les ressources de manière optimale. Cependant, l'introduction d'un nouveau système représente toujours un défi, dont le plus important est la gestion du changement. Il est donc logique de se concentrer dans un premier temps sur les domaines de projet classiques, c'est-à-dire sur l'aspect quotidien et routinier des projets », souligne M. Hoch. « Il est impératif que notre direction soutienne l'introduction de la solution et définisse clairement les objectifs à atteindre. »

Après avoir solidement établi Planview Portfolios au sein du pôle d'innovation produits, M. Hoch et son équipe poursuivent l'intégration de Planview dans le domaine de la gestion de portefeuilles de projets IT. « Nous devons démontrer les avantages de la solution pour les utilisateurs. C'est la meilleure façon d'accélérer l'adoption et d'ancrer la solution dans le système d'exécution », poursuit M. Hoch. « Heureusement, Planview Portfolios est extrêmement intuitif et la courbe d'apprentissage est faible. Au sein de la DSI, nous avons créé une formation méthodologique sur le thème de la planification de projets, qui démontre tous les avantages de la solution. C'est un grand succès ».

Le responsable informatique est ravi de Planview Portfolios et voit de grands avantages à l'étendre à d'autres divisions à l'avenir. « Nous n'avons pas encore pleinement exploité le potentiel de la solution Planview dans l'ensemble de notre entreprise. De nombreuses autres divisions de Zumtobel peuvent également bénéficier des multiples avantages offerts par cette solution.

Zumtobel Group se réjouit de sa collaboration future avec Planview à travers sa gamme de produits de gestion de portefeuille. « Les portefeuilles Planview sont rentables. Cette solution nous a déjà permis d'améliorer et de rationaliser la gestion de nos projets et de nos processus, rendant l'ensemble du processus plus facile et plus convivial », se félicite M. Hoch. « C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons à cœur de l'étendre dès que possible à d'autres fonctions de notre entreprise, notamment la comptabilité-finance.

Pour M. Hoch, l'avenir de la gestion de portefeuilles passe par une évolution de la gestion de projet vers un outil de planification. « En augmentant la visibilité des projets et en corrélant ces informations avec d'autres données de l'entreprise, nous sommes en mesure d'analyser les tendances et les développements, ce qui nous permet d'établir des feuilles de route efficaces pour notre portefeuille. Climat économique, cadre réglementaire, conditions du marché… tous ces facteurs de changement exigent de l'agilité, c'est-à-dire la capacité à réagir rapidement et efficacement, ce qui n'est possible qu'avec une visibilité des processus transverse à toute l'entreprise ».