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Le suivi des ressources est essentiel pour mener à bien les initiatives avec efficacité. Les entreprises qui ne parviennent pas à assurer le suivi de leurs ressources finissent par le payer de plusieurs manières, et le coût d'une mauvaise gestion des ressources peut être énorme.

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Vos ressources sombrent dans l'abîme

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Les divergences concernant les ressources économiques, la main-d'œuvre et le matériel constituent une des principales raisons de l'échec des projets.
Les divergences concernant les ressources économiques, la main-d'œuvre et le matériel constituent une des principales raisons de l'échec des projets.

L'une des principales raisons de l'échec des projets est due à des divergences concernant les ressources économiques, la main-d'œuvre et le matériel. Les organisations qui ne sont pas en mesure de gérer correctement leurs ressources rencontrent de nombreux problèmes qui affectent leurs opérations quotidiennes et leurs stratégies à long terme, ainsi que leur situation financière.

Voici des informations supplémentaires sur les conséquences néfastes que peuvent avoir des techniques inappropriées de gestion des ressources pour votre organisation.

Performances insuffisantes des départements

Une des méthodes les plus simples pour déterminer si la gestion des ressources est inappropriée consiste à examiner les performances des départements. Les organisations qui ne gèrent pas correctement les ressources ne peuvent pas établir de prévisions précises sur la capacité lorsqu'elles sélectionnent et priorisent les projets.

Dans ce cas, elles ignorent quels sont leurs actifs disponibles. Les ressources sont alors trop dispersées, ce qui engendre un manque de personnel et de moyens sur certains projets, et crée un système inefficace aux répercussions multiples :

  • Les équipes mettent plus longtemps pour atteindre les objectifs du projet
  • Des délais serrés et des charges de travail importantes mettent les équipes sous pression inutilement.
  • Les risques d'erreurs humaines augmentent en raison de la surcharge du personnel.

Des revers imprévus fréquents

Un processus adéquat de gestion des ressources est essentiel pour planifier les projets et faire en sorte qu'ils se déroulent efficacement et sans accroc. Des cadres dirigeants aux chefs de projets et aux responsables des ressources, les décisionnaires d'une organisation doivent savoir quelles ressources disponibles peuvent être affectées à différents projets avant d'élaborer un plan d'action. Une mauvaise gestion des ressources empêche les directeurs de départements de prendre des décisions éclairées et d'exécuter des stratégies bien planifiées, créant ainsi un environnement de travail inefficace et instable.

Une gestion inadéquate des ressources conduit à :

  • Des erreurs logistiques durant la coordination avec des fournisseurs externes : sans une visibilité exacte sur les ressources, les managers ne savent pas quels matériaux ou équipements commander.
  • Une utilisation inappropriée du personnel : s'il est impossible d'identifier les membres disponibles, les équipes peuvent être affectées incorrectement à des projets qui ne correspondent pas à leurs compétences.
  • Des dépenses inutiles : dépenser trop d'argent pour payer des heures supplémentaires et des achats de dernière minute auprès de fournisseurs tiers peut facilement conduire à des dépassements de budget sur les projets concernés, parfois de 50 % ou plus.
Dépenser trop d'argent pour des achats de dernière minute auprès de fournisseurs tiers peut facilement conduire à des dépassements de budget sur les projets concernés.
Dépenser trop d'argent pour des achats de dernière minute auprès de fournisseurs tiers peut facilement conduire à des dépassements de budget sur les projets concernés.

Au final, ces revers provoquent des contraintes financières qui peuvent sérieusement nuire au workflow et aux revenus de l'entreprise lorsque des projets sont retardés ou complètement abandonnés. Ces écueils sont particulièrement probables dans les situations où plusieurs départements s'appuient sur des ressources partagées, car leur mauvaise gestion peut conduire à encore plus d'inefficacités et de contretemps entre les départements.

Difficultés mineures se transformant en problèmes financiers majeurs

Comme vous le savez déjà, une mauvaise gestion des ressources peut entraîner de nombreux problèmes qui ont un impact sur les performances et le budget d'une organisation. Si certains deviennent des problèmes majeurs qui doivent être résolus et corrigés pour que le projet puisse se poursuivre, d'autres sont moins évidents.

Dans de nombreux cas, une gestion inefficace des ressources ne crée pas de catastrophe, mais une série de petits problèmes qui semblent mineurs, mais qui créent une crise budgétaire significative.

La dérive de la portée se produit lorsque plusieurs décisions non planifiées affectent les objectifs, les résultats et l'exécution d'un projet. D'un point de vue financier, cela peut conduire à des dépassements de budget sur certains projets. Les dépenses en personnel excèdent le budget imparti en raison d'une mauvaise gestion du temps, de l'obligation de réaffecter des ressources et d'objectifs qui s'écartent de la voie définie, tout cela en raison de changements imprévus.

Mais quel est le lien avec la gestion des ressources ?

En cas de mauvaise gestion des ressources, il est plus difficile pour les départements de rester dans les limites budgétaires d'un projet. Lorsqu'une organisation n'est pas en mesure d'assurer le suivi de ses ressources, elle ne peut pas informer les responsables d'équipe du statut actuel du budget. Les chefs de département ne sont alors pas conscients des dépenses de l'entreprise et ne peuvent pas adopter une approche proactive pour réduire les coûts.

Une dérive de la portée est particulièrement dangereuse parce qu'il est facile de passer à côté. Chaque problème semble minime, mais collectivement, ils peuvent épuiser un budget et interrompre brutalement des projets. En fait, près de 65 % des organisations interrogées en 2016 ont admis que la dérive de la portée était leur plus grande source de perte de revenus. Parmi ce même groupe, environ 40 % ont affirmé que la dérive de la portée était la cause du dépassement budgétaire de leurs projets.

Une bonne gestion des ressources apporte de la stabilité

Une mauvaise gestion des ressources crée un système d'inefficacités qui compromet la stabilité et la réussite du workflow organisationnel. Elle peut affecter tous les aspects d'une entreprise, des relations entre les départements jusqu'à la planification et à l'exécution au plus haut niveau.

L'utilisation d'une solution efficace de gestion des ressources fournit aux entreprises les outils nécessaires pour identifier les risques, organiser la main-d'œuvre et adapter la planification en conséquence. Élément essentiel d'un environnement de travail organisé, la gestion des ressources permet d'optimiser les compétences, de veiller à la disponibilité des équipements et d'assurer le bon déroulement des projets.