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La planification des ressources est une approche stratégique dont l'objectif est de faire en sorte que les ressources soient utilisées de la manière la plus efficace possible, pour un seul projet ou un portefeuille d'activités. Lorsqu'elle est correctement exécutée, les organisations bénéficient d'une efficacité et d'une optimisation maximales concernant leur utilisation des ressources, sans qu'aucune ne soit surchargée ou sous-utilisée. Elles profitent également d'une parfaite visibilité sur les projets en cours ainsi que sur les besoins et les pénuries de ressources à venir. Elles peuvent ainsi prendre des décisions avisées concernant les affectations de capacité et les goulets d'étranglement susceptibles d'impacter des projets.

La planification des ressources permet aux organisations de réagir avec une plus grande flexibilité à l'évolution des marchés et aux changements apportés aux projets. Alors que de nouvelles technologies de rupture apparaissent toujours plus rapidement sur le marché, la capacité des organisations à s'adapter en un éclair devient primordiale. Les objectifs opérationnels qui étaient importants hier n'auront peut-être plus qu'une valeur limitée ou nulle demain. Les entreprises doivent faire tout leur possible afin d'acquérir la flexibilité nécessaire pour changer de cap lorsque les objectifs et les stratégies évoluent.

Planification des ressources – le guide du PMO avisé

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Moderniser son approche de la planification de la capacité en ressources : les 5 principaux défis

Découvrez comment moderniser et améliorer l'approche de votre organisation en matière de planification de la capacité en ressources.

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Utilisez la planification des ressources et la planification de la capacité pour établir des prévisions tenant compte de multiples calendriers de ressources actuels et futurs.
Utilisez la planification des ressources et la planification de la capacité pour établir des prévisions tenant compte de multiples calendriers de ressources actuels et futurs.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des ressources ?

Un plan de gestion des ressources identifie, organise et répertorie les ressources nécessaires pour réaliser un projet. La plupart des dépenses d'une organisation étant liées aux ressources, il est essentiel qu'elles soient utilisées aussi efficacement que possible.

Un plan de gestion des ressources décrit comment et quand les ressources de l'entreprise seront utilisées.

Un plan de gestion des ressources fait office de feuille de route pour veiller à ce que les projets et les activités soient exécutés dans les délais et le budget impartis. Mais il ne s'agit pas d'une tâche aisée, surtout lorsque les ressources sont nombreuses et que différents projets nécessitant des compétences variées sont en cours dans l'entreprise.

De nombreux chefs de projets et responsables de programmes utilisent des fonctionnalités de planification des ressources fournies par des solutions de gestion de portefeuilles de projets (PPM). Ces outils les aident à agréger les ressources disponibles au sein de l'organisation, à les classer en différentes catégories et à ajouter des attributs spécifiques tels que leurs compétences, leur niveau d'expérience et leur disponibilité. Ces données leur permettent d'affecter des tâches à des personnes et équipes spécifiques en fonction de ces attributs, tout en gérant et en surveillant l'utilisation des ressources, et en veillant à ce qu'elles soient mobilisées sur les activités les plus porteuses de valeur.

Importance de la planification des ressources

L'utilisation efficace des ressources figure parmi les activités les plus importantes (et souvent les plus difficiles) des entreprises. Une planification des ressources exécutée correctement et gérée avec soin permettra d'améliorer la santé globale de l'organisation en favorisant les facteurs suivants :

Utilisation maximum des ressources

Par le passé, il arrivait souvent que des employés soient affectés à une équipe simplement parce qu'ils étaient disponibles à ce moment. Une attention minime était accordée à leurs compétences ou aux autres tâches qu'ils effectuaient. Il en résultait des lacunes en matière de compétences qui aggravaient les retards des projets, alors même que ces compétences existaient pourtant au sein de l'entreprise. Et les retards de projets entraînaient souvent d'autres retards de projets. Pour éviter cette situation, les entreprises ont adopté une approche stratégique visant à maximiser l'utilisation des ressources.

Livraison dans les délais impartis

Les entreprises s'efforcent de livrer les projets dans les délais prévus, ce qui leur permet de satisfaire et fidéliser les clients, d'influer positivement sur le moral de leur personnel et de garantir que les projets futurs débuteront dans les temps. La planification des ressources des projets est essentielle pour respecter les délais de livraison.

Livraison dans le respect du budget

Les entreprises s'efforcent également de mener à bien les projets en respectant leur budget. Des dépenses excessives peuvent entraîner des annulations de projets, des manques à gagner et une réduction de la rentabilité. Sans une visibilité claire sur les ressources et la capacité en ressources, la gestion des budgets devient très aléatoire.

Calendriers de projet prévisibles

Une connaissance approfondie des ressources et des compétences disponibles permet aux organisations d'estimer le temps nécessaire à l'exécution de tâches spécifiques et à la réalisation de chaque projet. Grâce à ces données, les organisations peuvent établir une planification longtemps à l'avance, ainsi qu'anticiper les changements, les perturbations ou les nouvelles opportunités.

Amélioration du flux de projets

Une bonne planification des ressources se traduit par une accélération du flux de projets. Lorsque les bonnes personnes travaillent sur les bons projets au bon moment, les projets progressent à une vitesse maximum et avec un nombre réduit d'erreurs.

La planification des ressources doit procurer une visibilité et des prévisions en temps réel sur les pénuries et les goulets d'étranglement afin d'éclairer les décisions d'affectation de ressources.
La planification des ressources doit procurer une visibilité et des prévisions en temps réel sur les pénuries et les goulets d'étranglement afin d'éclairer les décisions d'affectation de ressources.

Élimination des déficits de capacité

Une pénurie ou un excès de ressources peut être identifié en comparant la demande en ressources à la capacité existante. Le fait de pouvoir détecter une pénurie de compétences requises pour un projet futur permet aux managers de combler ce manque. Cette capacité évite aux organisations de recruter de nouveaux talents lorsque le problème relève simplement d'une mauvaise allocation des ressources, mais aussi de subir des interruptions imprévues de la production.

Estimations plus fiables

Une gestion rigoureuse des ressources et des compétences permet d'établir des calendriers de projet et des budgets plus précis. Elle aide également les dirigeants à estimer dans quels délais les projets commenceront à avoir un impact sur le chiffre d'affaires, les coûts et même la rentabilité. Le lancement d'une nouvelle application, par exemple, peut avoir un impact significatif sur le chiffre d'affaires d'une entreprise. Des estimations précises sont donc essentielles.

Éléments essentiels d'un plan de gestion des ressources

L'objectif d'un plan de gestion des ressources est d'identifier et d'affecter les ressources nécessaires à l'exécution du travail. Bien qu'il soit principalement axé sur les ressources humaines et le temps, il peut également concerner les équipements, les outils, les fournitures, les matériaux de production, etc., selon la nature du projet ou du programme. Quasiment tous les plans exhaustifs de gestion des ressources intègrent les cinq composants suivants :

People

Le personnel est absolument indispensable à votre entreprise et représente votre atout le plus précieux. Il figure également parmi vos ressources les plus coûteuses. Par conséquent, une partie importante de la planification des ressources consiste à connaître précisément les membres du personnel de votre organisation, leur disponibilité pour assurer l'exécution des projets, des programmes et/ou des tâches courantes, ainsi que leurs talents.

Compétences, capacité, disponibilité et utilisation

En plus de savoir qui sont vos collaborateurs, vous devez connaître parfaitement leurs forces et leurs compétences, en particulier lorsque ces compétences sont rares ou très demandées. Dans de nombreux domaines, il est difficile de trouver des experts, et ceux-ci peuvent être très coûteux.

De ce fait, la capacité totale des personnes possédant des compétences spécifiques doit être clairement déterminée. Par exemple, si vous ne disposez que de deux développeurs ayant des compétences très recherchées, vous devez savoir exactement quand et comment ces compétences seront utilisées. Vous devez connaître leurs disponibilités et déterminer si le travail qu'ils effectuent peut être réaffecté à d'autres personnes.

Vous pouvez envisager de répartir des charges de travail entre des équipes, plutôt qu'entre des collaborateurs. Quels sont les compétences nécessaires à l'équipe pour mener à bien le travail ? Il est généralement plus facile de mobiliser des compétences réparties entre plusieurs équipes que de trouver un seul collaborateur possédant toutes les compétences requises.

Vous pouvez également envisager de former des équipes pluridisciplinaires plus agiles afin de limiter le besoin en compétences spécialisées. Il est souvent plus efficace de s'appuyer sur une équipe pluridisciplinaire dédiée, qui reste en place à long terme et est focalisée sur un résultat ciblé, que de créer constamment de nouvelles équipes intégrant toutes les compétences et la disponibilité dont vous avez besoin. Vous pourrez apporter de petites modifications à la composition de l'équipe si nécessaire.

Heure

Le suivi temporel est un mécanisme qui mesure l'avancement et qui va de pair avec la planification des ressources. Il aide les organisations à définir des attentes réalistes, à anticiper les livrables et à respecter les délais. Il met également en lumière les performances des équipes par rapport aux budgets et aux délais.

À mesure que les membres de l'équipe enregistrent le temps consacré aux projets, les managers peuvent visualiser la progression du travail et estimer le temps restant nécessaire pour le terminer. Il est ainsi possible d'effectuer des ajustements dès les premières étapes du projet plutôt qu'à la fin, lorsque les possibilités de résoudre les problèmes sont moindres.

Data

Les données sont la clé du succès continu des projets. Elles peuvent être utilisées pour maximiser l'utilisation des ressources et faire en sorte que les projets respectent les délais et le budget. Les données recueillies dans le cadre de projets passés peuvent être utilisées afin de prévoir les coûts et le temps requis pour la réalisation de tâches futures. Il est important de collecter les données adéquates et de les exploiter pleinement pour qu'elles fournissent des informations utilisables.

Prévisions fiables

Pour que la planification des ressources soit efficace, vous devez avoir la capacité d'établir des prévisions. Vous devez être en mesure d'anticiper les compétences, le temps et le budget requis pour exécuter le travail. Sans ces éléments, votre entreprise ne peut pas obtenir la visibilité nécessaire pour bénéficier d'une efficacité optimale. Une fois encore, cela implique de disposer des bons outils pour collecter les données appropriées et vous permettre de les exploiter au mieux.

Prévoyez la demande en ressources sur de nombreux projets, en fonction de l'identité des ressources, de leur rôle, de leur équipe, de leurs compétences et d'autres attributs.
Prévoyez la demande en ressources sur de nombreux projets, en fonction de l'identité des ressources, de leur rôle, de leur équipe, de leurs compétences et d'autres attributs.

Gestion temporelle et budgétaire

Votre plan de gestion des ressources doit inclure les éléments suivants :

  • Le taux salarial des personnes prévues pour travailler sur le projet
  • Le temps estimé requis pour exécuter chaque tâche (ou groupe de tâches)
  • Le budget global

Un logiciel performant de planification des ressources vous permettra de capturer les données réelles au fur et à mesure de l'avancement du projet. Ces données pourront alors être utilisées pour suivre et évaluer la progression du projet en termes de budget et de livraison. Lorsque des problèmes surviennent, il est possible d'apporter des modifications au plan. Si une partie du projet dépasse les prévisions, les employés qui y sont affectés peuvent être remplacés par d'autres avec des taux salariaux inférieurs. Si le projet est en retard sur le calendrier, il est possible d'évaluer la possibilité d'intégrer des ressources supplémentaires et l'impact que cette mesure aura sur le budget.

Étapes d'un plan de gestion des ressources

Un plan de gestion des ressources peut être divisé en cinq étapes. Celles-ci ne doivent cependant pas être considérées comme des activités autonomes ou purement consécutives. En fait, bon nombre des étapes suivantes doivent être gérées et actualisées via un processus de planification continue.

1. Identification des ressources

En supposant que les membres de l'équipe, leurs compétences et leur expérience sont déjà identifiés et entrés dans votre logiciel de planification des ressources, commencez par définir les compétences qui seront nécessaires pour le projet que vous planifiez actuellement. Cette démarche vous aidera à déterminer de quelles ressources vous aurez besoin, avec quels niveaux d'expertise, et pour quelle durée.

2. Affectation des ressources

Une fois que vous aurez défini les besoins du projet, vous devrez affecter des ressources spécifiques. Pour ce faire, les managers utilisent leur outil de gestion des ressources pour vérifier la disponibilité des collaborateurs qui répondent aux exigences et les affecter au projet. Les petits projets sont planifiés intégralement, tandis que les projets de plus grande ampleur peuvent être divisés et planifiés par trimestre.

Quoi qu'il en soit, il est important de garder en tête que ce plan sera flexible et pourra faire l'objet de changements si les emplois du temps personnels changent, si les circonstances évoluent et si certaines ressources sont mobilisées sur une activité plus prioritaire ou sont affectées à des équipes pluridisciplinaires. L'ajustement du plan est un processus continu.

3. Visualisation des ressources

La possibilité de visualiser les ressources facilite leur planification. Alors que de nombreux managers s'appuient encore sur des feuilles de calcul Excel, un outil de gestion des ressources simplifie le processus en stockant les informations en un seul endroit facilement accessible et consultable. De là, les managers peuvent examiner des ressources spécifiques pour connaître leurs rôles actuels, leurs compétences, leurs taux salariaux et leur disponibilité.

4. Gestion des ressources

La possibilité de visualiser les ressources et leurs attributs simplifie leur gestion. Une partie de la gestion de ces ressources peut impliquer de les réaffecter lorsque des projets prioritaires et à forte valeur nécessitent l'utilisation de collaborateurs déjà mobilisés sur d'autres activités. Ce processus permet de s'assurer que la meilleure personne est disponible pour le projet.

En raison de sa fluidité, cette étape de la gestion des ressources perdure tout au long du cycle de vie du projet – une autre raison pour laquelle il est précieux de pouvoir s'appuyer sur un outil qui identifie les compétences requises, met en évidence les disponibilités et vous permet d'assigner des tâches en un clic.

5. Suivi des ressources

Une fois que les ressources ont été réunies dans une équipe chargée de l'exécution du projet, le rôle des responsables de la gestion des ressources devient alors d'assurer le suivi et l'ajustement du projet. Au cours de cette phase, ils réagissent à toutes les modifications qui affectent les besoins en ressources, en surveillant de près la capacité et l'utilisation des ressources.

Par ailleurs, ils s'attachent à tirer des enseignements du plan en notant précisément les changements qui ont été nécessaires, pour quelle raison et à quel stade du processus. Ces informations seront utilisées pour créer de futurs plans de gestion des ressources, sachant que chaque plan gagnera en fiabilité au fil du temps.

L'impact positif d'un logiciel de planification des ressources sur les performances de gestion de projets

Les outils de planification des ressources donnent aux organisations les moyens d'exécuter plus de projets, plus rapidement et avec la meilleure affectation possible des ressources.

12 fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion des ressources

La plupart des organisations optent pour un logiciel de planification des ressources intégré à une solution PPM de plus grande portée. Vous devez donc faire particulièrement attention aux capacités de planification des ressources du logiciel de gestion PPM que vous évaluez. Vérifiez que la solution globale est capable de résoudre les problèmes que vous rencontrez et qu'elle est en mesure d'exécuter facilement les fonctions suivantes de gestion des ressources.

Définissez et actualisez les ensembles de compétences, c'est-à-dire les profils de compétences, qui pourront être utilisés dans le cadre du processus d'affectation des ressources.
Définissez et actualisez les ensembles de compétences, c'est-à-dire les profils de compétences, qui pourront être utilisés dans le cadre du processus d'affectation des ressources.

Définition et actualisation des ensembles de compétences

Un élément essentiel de la gestion des ressources consiste à ajouter et actualiser les ensembles de compétences. Il est important de pouvoir entrer et mettre à jour ces informations facilement. Des données complètes et actualisées permettent aux responsables de la gestion des ressources d'identifier des ressources potentielles pour un projet sur la base des compétences qu'elles ont acquises.

Affectation de noms et de rôles à des projets et des tâches

Une autre fonctionnalité de base d'un logiciel de planification des ressources est la possibilité d'affecter des collaborateurs, des équipes ou des rôles spécifiques aux projets et aux tâches. Les managers affectent et planifient des ressources via un processus de filtrage qui permet d'identifier des employés en fonction de différents attributs : ensembles de compétences, rôles, disponibilité, appartenance à un groupe, localisation géographique, etc.

Puissantes capacités de recherche

Trouver la ressource adéquate peut nécessiter un véritable travail de prospection. C'est pourquoi vous devez opter pour une solution dotée d'un puissant mécanisme de recherche, capable de traiter un ou plusieurs attributs, tels que « Java » + « basé aux États-Unis » + « disponible en avril ». Les meilleurs moteurs de recherche renverront une liste d'options qualifiées, associées à un score défini sur la base des critères de recherche saisis.

Répartition de la charge de travail entre différentes ressources

Les managers doivent être en mesure de répartir les charges de travail entre les ressources en utilisant n'importe quel attribut configuré. L'outil de gestion des ressources doit également leur permettre de simuler l'impact de tout changement avant de l'appliquer de manière permanente, ainsi que de modifier directement et en temps réel les affectations des ressources si nécessaire.

Gestion des ressources externes

Si votre organisation emploie des ressources externes, leur gestion doit également être intégrée à vos activités de planification des ressources. Sélectionnez un outil permettant d'affecter des tâches aux collaborateurs internes et externes. Assurez-vous qu'aucune restriction de licence ne s'applique concernant le nombre ou les types de ressources qui peuvent être gérées afin de pouvoir correctement configurer les ressources externes en tant qu'utilisateurs sous licence. L'outil doit également les empêcher d'accéder à des modules et des données qui ne les concernent pas.

Demandes et substitutions de ressources

Les managers qui souhaitent pourvoir des rôles doivent pouvoir demander une autorisation avant de planifier des ressources. D'autres managers doivent avoir la possibilité d'approuver, de refuser ou de proposer un remplaçant, le tout depuis le système.

Seuils d'utilisation

Le fait de pouvoir contrôler la « disponibilité maximum sur un projet » permet de déterminer le travail alloué aux ressources lorsqu'elles sont affectées à une tâche, ce qui évite de les surcharger et aide les managers à gérer les affectations budgétaires.

Prise en charge de plusieurs méthodologies

Un outil flexible et compatible avec n'importe quelle méthodologie permettra de configurer, de gérer et d'ajuster facilement les workflows, les rôles et le travail quelle que soit l'approche appliquée en matière d'exécution. Il s'agit d'un point important lorsque les organisations choisissent parmi différentes techniques (Agile, Scrum, Kanban, etc.) celle qui est la plus adaptée au travail réalisé. Les intégrations qui permettent la récupération de données sont essentielles lorsque les équipes d'exécution réalisent des activités dans des outils de livraison tiers, car elles sont indispensables pour mettre en place un référentiel unique.

Gestion collaborative des ressources

Les workflows de demande de personnel doivent être conçus pour permettre la collaboration entre les demandeurs et les responsables des affectations. Ils doivent notamment prendre en charge un rôle de responsable des ressources (distinct des responsables opérationnels) chargé de la planification des ressources, de la centralisation des fonctions d'affectation de personnel et d'approbation, et de la gestion des pools de ressources.

Gestion de la capacité globale

Les outils de gestion des ressources doivent collecter des données et des calendriers de ressources de haut niveau par nom, rôle et organisation, permettant ainsi aux managers d'effectuer des calculs selon une approche descendante ou ascendante. Ceci permet à la fois de planifier la demande (notre équipe peut-elle prendre en charge ce travail ?) et la capacité (avons-nous assez de ressources pour prendre en charge ce travail ?).

Idéalement, les fonctionnalités de planification de la capacité et de la demande doivent fonctionner de concert pour identifier les équipes qui acceptent trop de tâches. Elles doivent donner la priorité aux activités ou aux projets sur lesquels les équipes se sont déjà engagées, et mettre en évidence les lacunes relatives aux formations, à la maintenance, aux congés, au travail administratif et aux autres tâches non liées à des projets, ainsi qu'aux périodes et événements non travaillés.

Prévisions étendues

Un module de planification de la capacité procure une visibilité et des prévisions en temps réel sur les pénuries et les goulets d'étranglement en termes de ressources. Les besoins futurs en ressources peuvent être définis par organisation, rôle, compétence, localisation géographique ou tout autre attribut au niveau du programme, du projet, du produit ou du service.

Grâce à ces données, les managers peuvent comparer la capacité actuelle en ressources aux besoins des projets planifiés. Ils sont ainsi informés des éventuels goulets d'étranglement à venir et peuvent réagir avant que la vitesse de réalisation du projet ne soit impactée.

Au moment de choisir un logiciel de planification des ressources, assurez-vous que l'outil est capable de prévoir les besoins en ressources pour l'ensemble des projets ou pour tout un portefeuille de projets ou de programmes, si nécessaire. Les managers doivent pouvoir visualiser la demande future et les besoins à venir en matière de capacité, et ce, par projet, rôle, compétence ou tout autre attribut nécessaire.

Algorithmes d'optimisation des ressources

Certains outils de gestion des ressources utilisent des algorithmes pour optimiser automatiquement les ressources. Ces algorithmes peuvent être appliqués pour établir des scénarios de planification en fonction des priorités et de la capacité disponible, afin d'identifier les activités pouvant être prises en charge.

La modélisation de scénarios d'affectation des ressources permet aux chefs de projet de replanifier et de reprioriser des projets sans perturber le travail en cours. Des fonctionnalités de recherche doivent proposer des ressources nominatives pour répondre à la demande en fonction de leur adéquation et de leur disponibilité.

Outils de planification des ressources

Avec des conseils appropriés, l'acquisition d'un logiciel de planification des ressources n'a rien de compliqué. Pour obtenir un guide détaillé sur la sélection des outils adéquats de gestion des ressources pour votre organisation, consultez l'article « Logiciels de gestion des ressources : les éléments clés d'une solution performante ».

Bénéficiez d'une parfaite visibilité sur les ressources, corrigez les problèmes de suraffectation et réaffectez des missions pour augmenter le rendement de l'ensemble de l'entreprise.
Bénéficiez d'une parfaite visibilité sur les ressources, corrigez les problèmes de suraffectation et réaffectez des missions pour augmenter le rendement de l'ensemble de l'entreprise.

Quels sont les difficultés résolues en matière de gestion de projets ?

Des outils de planification et de gestion des ressources dotés des caractéristiques et des fonctions détaillées ci-dessus permettent de résoudre un grand nombre des difficultés associées à la gestion de projets. Voici des exemples de problèmes rencontrés par certaines entreprises, des informations sur les réponses qu'elles y ont apportées et les avantages dont elles ont bénéficié par la suite.

Réduction des retards, visibilité accrue, utilisation optimisée

De nombreuses organisations sont confrontées à un manque de visibilité sur les projets. Un organisme de services financiers subissait d'importants retards dans ses projets. Ses dirigeants étaient conscients que le problème provenait de la sous-utilisation des ressources, mais puisqu'ils ne disposaient pas de la visibilité nécessaire pour corriger le problème, leur seule option était de réduire le nombre de projets et d'allonger les délais de développement.

Après avoir mis en œuvre des outils de planification des ressources, l'entreprise a constaté des résultats immédiats : les retards des projets ont été réduits de 92 %, tandis que la capacité de prise en charge de projets a augmenté de 50 %. Elle a ainsi bénéficié d'une augmentation significative de son efficacité organisationnelle. Et la réputation de l'équipe de développement s'est considérablement améliorée.

Les retards des projets ont été réduits de 92 %, tandis que la capacité de prise en charge de projets a augmenté de 50 %.

Gestion exhaustive et flexible des ressources

En raison des pénuries actuelles de main-d'œuvre, les organisations ont de grandes difficultés à trouver des ressources rares (ou très recherchées). Blue Cross Blue Shield (BCBS) of North Carolina ne bénéficiait pas de la visibilité requise pour comprendre pourquoi il lui manquait les ressources nécessaires à l'exécution de projets, alors que l'organisation disposait d'un personnel au complet et de financements adéquats.

Blue NC a choisi d'améliorer le rendement en restructurant fondamentalement sa façon d'aborder les projets, d'organiser les ressources et de planifier, financer et définir le travail. Grâce à un outil complet de planification et de gestion des ressources, l'entreprise a pu accélérer la livraison des produits, respecter les délais et atteindre ses objectifs stratégiques, le tout sans s'exposer à des coûts additionnels.

Prévision fiable de la capacité

La possibilité de prévoir la capacité est essentielle pour une planification efficace des ressources. Une société d'édition médicale et éducative qui utilisait des feuilles de calcul pour établir des prévision de capacité avait des difficultés à réunir les ressources nécessaires sur ses projets. En outre, l'approche basée sur des feuilles de calcul était fastidieuse et complexe (sans oublier qu'elle était obsolète en permanence).

Souhaitant intégrer les éléments « planification » et « exécution » du processus de livraison des produits, l'entreprise a choisi une solution de gestion des portefeuilles et des ressources assurant la planification de la capacité. Aujourd'hui, elle est capable d'établir des prévisions fiables en matière de capacité, de prioriser facilement les projets et d'identifier aisément les projets à venir pour lesquels les ressources sont insuffisantes.

Amélioration de la priorisation grâce à la visibilité

Un grand détaillant avait du mal à mettre en œuvre des plans de groupe de travail permettant aux managers d'apporter régulièrement des mises à jour afin de refléter les données réelles. Sans cette capacité, ils avaient du mal à mesurer les performances par rapport au plan. Ils ne pouvaient pas réaffecter des ressources à des projets plus prioritaires, car ils ne pouvaient pas visualiser l'impact des changements sur les activités en cours. De plus, ils ne parvenaient pas à établir des prévisions fiables sur les projets futurs car ils ne savaient pas quand des projets donnés seraient terminés.

Après avoir mis en œuvre un logiciel adéquat de planification des ressources, l'entreprise a pu améliorer l'ensemble du processus de priorisation des activités. Aujourd'hui, lorsque des changements sont appliqués, leur impact sur le travail effectué en parallèle est parfaitement connu. L'entreprise bénéficie désormais d'une vision précise des travaux en cours et de leur état actuel, ainsi que d'une visibilité détaillée sur les projets et les activités planifiés pour les trimestres à venir.

Favoriser l'adoption d'un logiciel de planification des ressources dans le cadre des objectifs des projets

Les gens sont généralement réticents au changement. Même lorsque vous leur présentez de nouvelles technologies qui simplifieront leur travail et contribueront à leur réussite, ils ont tendance à utiliser les outils et les processus qu'ils connaissent déjà. Pour favoriser une adoption généralisée, évaluez les solutions envisagées en tenant compte des critères suivants :

Sélectionner une solution qui répond aux besoins de votre organisation

Avant toute chose, vous devez identifier les défis spécifiques que votre organisation tente de résoudre. La plupart de ces difficultés porteront sur la capacité à changer rapidement de cap lorsque les besoins de l'entreprise évoluent. L'environnement économique actuel est très dynamique. Les objectifs et les stratégies des entreprises changent régulièrement. Si votre solution ne répond pas de manière exhaustive aux problématiques clés, les utilisateurs seront moins disposés à l'adopter.

Prêter attention aux possibilités de configuration

Chaque collaborateur, équipe, groupe ou département est unique. Ils sont tous confrontés à des défis différents. Par conséquent, plus la solution sera configurable, plus elle sera efficace pour tous. Les équipes qui pourront personnaliser des champs, ajouter des sections si nécessaire et adapter l'outil de gestion des ressources en fonction de leurs besoins spécifiques seront plus susceptibles de l'adopter. Et vos démarches de planification des ressources seront ainsi plus efficaces.

Se focaliser sur la flexibilité

Les équipes utilisent les méthodologies et les approches de livraison qui leur permettent d'atteindre leurs objectifs au mieux, rapidement et efficacement. Il s'agit d'une approche Agile pour certaines, d'une méthodologie plus traditionnelle en cascade pour d'autres, voire d'une approche hybride avec différents niveaux d'agilité et de gouvernance. Plutôt que de forcer les équipes à changer et de courir le risque d'engendrer des perturbations, sélectionnez une solution prenant en charge plusieurs méthodologies.

Évaluer la simplicité d'utilisation

Les utilisateurs d'aujourd'hui connaissent très bien les technologies. Leurs attentes en matière de simplicité d'utilisation sont beaucoup plus élevées qu'il y a encore quelques années. La solution doit être intuitive. Les informations doivent être faciles à consigner et à consulter, et l'expérience d'utilisation globale doit être optimale.

Rejoignez les rangs du PMO moderne

Utilisez-vous toujours des feuilles de calcul pour la planification des ressources ? Utilisez-vous le courrier électronique pour communiquer avec les membres de votre équipe et collaborer avec les responsables du personnel ? Ou envisagez-vous de moderniser votre outil existant de gestion des ressources afin de disposer d'une solution complète ?

Quels que soient vos objectifs, Planview peut vous aider. Commencez par télécharger notre eBook gratuit intitulé « Planification des ressources : le guide du PMO avisé ». Cette ressource précieuse vous permettra d'approfondir les sujets abordés ci-dessus et vous fournira des directives importantes qui vous aideront à maximiser la capacité, à identifier et combler les lacunes en matière de compétences, et à livrer les projets dans les délais et les budgets impartis.