Choisir le meilleur logiciel de gestion des ressources

Ensuite, il faut tenir compte de la dynamique changeante de l'avenir du travail et de la prestation de travail - si les différentes méthodologies de travail ont leurs avantages, des problèmes de gestion des ressources peuvent survenir lorsque diverses méthodologies sont utilisées dans une organisation.

Il est tentant d'opter pour une méthodologie de travail unique, afin d'apporter de la cohérence. Cependant, les caractéristiques du travail à réaliser diffèrent autant que les personnes qui l'exécutent.

Les entreprises adoptent toute une série de méthodologies de travail, telles que la méthode traditionnelle en cascade, la méthode agile ou une approche hybride. Bien que chaque méthodologie de travail ait ses avantages, la variété qui fonctionne simultanément dans une entreprise ajoute aux défis de la gestion des ressources.

L'une des décisions les plus critiques et les plus permanentes que prennent toutes les entreprises est de savoir comment allouer des ressources limitées.

Les PMO et les gestionnaires de portefeuille sont chargés de mettre les bonnes ressources sur le bon travail au bon moment - et de les réaffecter si nécessaire. Les logiciels de gestion des ressources permettent de prendre les décisions complexes et d'obtenir les données nécessaires pour planifier, surveiller et optimiser les ressources d'un projet ou d'un portefeuille entier.

La transparence des données est une raison majeure pour laquelle les logiciels de gestion des ressources sont si importants. Il donne aux gestionnaires de projets et de portefeuilles un aperçu rapide et actualisé des données environnantes :

• Utilisation des ressources
• Calendrier des projets
• Statut des travaux en cours
• Budgétisation

L'accès à ces informations est déterminant pour la réussite de vos projets. Il aide à la planification et à l'allocation des ressources entre les projets de votre portefeuille. Utilisez ces informations pour identifier les manques de ressources, traiter les interdépendances et maintenir les projets de votre portefeuille sur la bonne voie.

Les informations au niveau du portefeuille permettent aux PMO de prendre des décisions dans le contexte des initiatives, des priorités et des stratégies de l'entreprise. Par exemple, la visibilité des performances du portefeuille et de la capacité des ressources permet au PMO de déterminer comment séquencer plusieurs investissements pour obtenir les résultats souhaités. En outre, les ressources peuvent être affectées en permanence aux projets les plus prioritaires qui apportent une valeur commerciale.

La recherche McKinsey a révélé que les entreprises les plus performantes réaffectent fréquemment les employés les plus performants aux priorités stratégiques les plus critiques. Ces organisations sont 2.2 fois plus susceptibles de surpasser leurs concurrents en matière de rendement total pour les actionnaires (RTA) que les entreprises plus lentes.

Un logiciel avancé de gestion des ressources permet de mettre en œuvre de tels changements avec rapidité et agilité. Les chefs de projet peuvent rapidement rééquilibrer les rôles, les personnes et les affectations d'équipe dans tous les travaux stratégiques, si nécessaire.

Par exemple, le fait de déplacer une équipe vers un travail nouvellement priorisé pourrait avoir un impact sur d'autres équipes, sur le financement et sur les initiatives stratégiques de l'organisation. Les PMO peuvent analyser les dépendances et les compromis liés au déplacement de l'équipe, faire des recommandations et mettre rapidement en œuvre le plan de ressources révisé.

Sans cette transparence, les gestionnaires de projets et de portefeuilles ne peuvent pas facilement savoir qui est disponible pour travailler sur quels projets, et quand. Les ressources sont plus susceptibles d'être sur- ou sous-utilisées. Les risques sont l'épuisement des employés, les retards dans les projets, la perte de productivité, les conflits sur les ressources, et plus encore.

Dans l'ensemble, l'utilisation d'un logiciel peut améliorer la capacité à programmer, planifier et gérer vos ressources. Les échéances, les engagements budgétaires et les résultats du projet ont plus de chances d'être réalisés. Les PMO deviennent de meilleurs conseillers pour les cadres, en fournissant des mises à jour de statut plus précises ainsi que des modélisations et des prévisions.

Équilibrer la capacité selon la demande

Pourquoi les logiciels de gestion des ressources sont-ils si importants ?

La contrainte la plus courante sur le travail est la capacité des ressources. Le travail peut venir de n'importe où, et même si l'on se dirige vers des équipes fixes, les ressources partagées sont une réalité.

Ce défi ne fait que s'amplifier à mesure que les frontières entre les différentes organisations d'une entreprise s'estompent. Les entreprises éliminent les cloisonnements au profit d'une collaboration inter-organisationnelle.

Bien qu'elle soit considérée comme bénéfique pour l'innovation et l'accélération de la mise sur le marché des produits, l'attention portée à l'échelle de l'entreprise permet de découvrir les nombreux outils disparates utilisés dans l'ensemble de l'organisation - y compris ceux destinés à la gestion de projet et à la gestion des ressources. Les données deviennent fragmentées, ne fournissent pas de vue d'ensemble et nécessitent une gestion des données sur un certain nombre d'outils qui peuvent ne pas s'intégrer aux outils utilisés dans d'autres départements.

Les responsables de ressources et les dirigeants n'ont par conséquent aucun moyen réel d'équilibrer la capacité globale (limitée) en fonction de la demande croissante, ni de prioriser les activités à fort impact provenant de plusieurs demandeurs.

En fait, ils ont du mal à déterminer s'ils disposent des ressources appropriées en quantité suffisante pour mettre en œuvre les stratégies. Bien souvent, ils ont aussi peu d'éléments tangibles pour justifier des effectifs supplémentaires.

Rassembler tout cela pour s'assurer qu'il y a suffisamment de capacité à fournir, et que le travail le plus prioritaire est aligné sur la stratégie, est un énorme défi.

Ces difficultés ne sont pas propres au service IT. Leurs répercussions affectent en effet la capacité de l'ensemble de l'organisation à innover et à rester compétitive. Ne rien faire pour améliorer la situation peut avoir des conséquences graves :

• Performances insatisfaisantes du service
• Contretemps imprévus fréquents
• Difficultés mineures se transformant en problèmes financiers majeurs
• Baisse de moral et taux plus élevé de rotation du personnel en raison d'une surutilisation des ressources

Découvrez les raisons pour lesquelles les projets échouent et comment la gestion des ressources assure la stabilité. Lisez le guide The Cost of Poor Resource Management pour en savoir plus.

Des logiciels de gestion des ressources fonctionnels et bien alignés donnent aux organisations le coup de pouce dont elles ont besoin pour fournir des prestations efficaces, malgré l'évolution du monde du travail et les défis qu'elle entraîne.

La meilleure pratique consiste à choisir une solution qui combine la gestion des ressources avec des outils de gestion adaptative des projets ou de gestion du travail collaboratif, de sorte que le travail et les ressources puissent être gérés simultanément.

N'oubliez pas : Le logiciel de gestion des ressources n'est qu'un outil

Les logiciels de gestion des ressources ne sont pas une panacée. Elle doit s'accompagner de changements de processus pour que sa mise en œuvre et son adoption soient réussies.

Toutefois, en dotant votre organisation d'une telle technologie, vous pourrez favoriser ces changements pour une meilleure hiérarchisation des tâches, une meilleure visibilité et une gestion efficace de l'utilisation des ressources.

L'objectif premier d'un logiciel de gestion des ressources est de fournir la visibilité nécessaire pour déterminer si la capacité existante peut répondre à la demande priorisée, identifier le coût du temps de mobilisation des ressources et évaluer s'il peut être capitalisé.

L'intégration du travail et des ressources pour gérer la capacité garantira la priorisation de votre travail de grande valeur. Enfin, l'organisation doit soutenir une gamme complète de méthodologies de travail pour réaliser la stratégie.

Le bon logiciel de gestion des ressources dépend des besoins et des défis uniques de votre organisation, ainsi que de la sophistication de vos capacités de gestion des ressources. Les chefs de projet peuvent avoir besoin d'aide pour hiérarchiser les demandes entrantes afin de ne pas dire oui à tout. Idéalement, la sélection d'une solution qui peut évoluer avec les besoins et la maturité de votre organisation est la meilleure pour la durabilité de votre pratique de gestion des ressources.

Un autre problème peut être d'obtenir une visibilité sur la capacité des équipes, ou de centraliser tous les projets, le travail et les ressources pour faciliter la gestion à l'échelle de l'entreprise.

Si la décision d'investir dans une solution n'a pas encore été prise, considérez ce qui suit : les logiciels de gestion des ressources offrent des capacités et des avantages que les feuilles de calcul et autres méthodes manuelles ne peuvent pas offrir.

Les PMO et les gestionnaires de portefeuille obtiennent plus d'informations sur les projets et la livraison. C'est parce qu'un logiciel de gestion des ressources efficace offre une meilleure visibilité sur les taux d'utilisation des ressources, l'état des projets, la disponibilité, les budgets, et plus encore. Cela se traduit pour les entreprises par une réduction significative des coûts des ressources de projet et une amélioration de l'efficacité, ainsi que par une atténuation des risques afin de livrer rapidement les projets et la valeur aux clients.

En outre, les logiciels de gestion des ressources permettent d'optimiser les ressources pendant les périodes de volatilité ou de changement rapide. Lorsqu'une nouvelle demande arrive ou que les dirigeants changent de stratégie, le bon logiciel peut aider l'entreprise à prendre de meilleures décisions et à s'adapter plus rapidement - sans gaspiller de ressources.

Les capacités de prévision sont tout aussi précieuses. Les données des projets terminés peuvent permettre de faire des prévisions précises sur les capacités, les délais et les budgets futurs. Les cadres peuvent également vouloir des capacités de planification et de modélisation de scénarios. Cela les aidera à choisir les bons investissements en fonction de la capacité des ressources et des priorités.

Quels que soient vos objectifs, une solution de qualité aura certaines caractéristiques et capacités communes. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir la bonne solution logicielle de gestion des ressources pour votre organisation.

Commencer par les bonnes pratiques

Lors du choix d'une solution logicielle, , commencez par les meilleures pratiques et approfondissez ensuite les fonctionnalités spécifiques. Pour ce faire, le PMO doit d'abord comprendre les objectifs de l'organisation et les aligner sur les capacités du logiciel.

Dans certains cas, il est avantageux de demander des conseils au fournisseur qui, d'après son expérience, pourra présenter les possibilités d'optimisation du logiciel. Le fournisseur et les fonctionnalités prêtes à l'emploi intégrées peuvent donner de nombreuses indications. Le PMO pourra ainsi adopter la solution sans délai, en évitant de devoir repartir de zéro ultérieurement en raison d'une complexité et/ou d'une personnalisation excessives.

Évaluer les fonctionnalités clés

Quel que soit le logiciel de gestion des ressources que vous choisissez, il doit offrir trois fonctions essentielles :

1. Visibilité et utilisation

L'aspect le plus important de toute solution logicielle de gestion des ressources est la visibilité qu'elle apporte. Elle doit offrir des insights sur la capacité et la demande, en particulier sur les ressources et les compétences en quantité limitée. Si la bonne combinaison de compétences n'est pas disponible ou même présente au sein de l'équipe, les retards sur les projets seront inévitables.

Les gestionnaires de ressources doivent également être en mesure de voir la disponibilité des ressources sur une période donnée en fonction d'un ensemble flexible d'attributs, tels que :

• Rôle
• Compétence
• Location
• Centre de coûts
• Type de ressource

Ces détails, ainsi que tout attribut configurable permettant de répondre à des exigences uniques, permettront aux gestionnaires de planifier, de prévoir et d'affecter les bonnes ressources aux bons projets au bon moment.

Les gestionnaires ont également besoin de vues dynamiques de l'utilisation des ressources en fonction du travail et des affectations en cours. Ce n'est qu'alors qu'ils seront en mesure de déterminer la sur- et la sous-utilisation, et si les membres de leur équipe sont pleinement optimisés. Une quantité de travail "juste suffisante" contribue grandement à maintenir l'engagement et les performances de votre personnel.

2. Allocation, planification et priorisation

Pour justifier l'investissement, tout logiciel de gestion des ressources doit offrir des fonctionnalités détaillées de planification et de priorisation pour toutes les ressources partagées. Le logiciel doit permettre d'évaluer les ressources potentielles et de leur attribuer un score en vue de répondre aux demandes de ressources. Grâce à ce système de notation, il sera rapide et simple d'identifier les ressources sont les plus adaptées à un projet particulier.

Le logiciel doit être flexible et s'adapter à la vue qu'une partie prenante particulière souhaite le plus voir. Par exemple, il doit permettre la réservation ferme et souple, ainsi que la gestion des affectations en équipe ou individuelles.

Le système doit être suffisamment souple pour permettre une planification de haut niveau, ainsi qu'une planification détaillée, de bas en haut. Il doit permettre des options de planification à différentes gammes de granularité sur des échéances à court et à long terme.

3. Données réelles et données financières

Un logiciel moderne de gestion des ressources peut aider l'organisation à mieux comprendre les données planifiées par rapport aux données réelles. Les cadres et les responsables financiers s'intéressent à la saisie des chiffres réels et des coûts. Pourtant, traditionnellement, ces mesures ne sont guère plus que des suppositions et des estimations.

Cependant, avec le bon logiciel de gestion des ressources, le PMO peut parler le même langage que les finances et leur donner les données qu'ils veulent. Ces données pourraient être :

• Combien de temps était-il prévu ?
• Que s'est-il réellement passé ?
• Quel a été le coût en temps et comment a-t-il été réparti entre le capital et les dépenses opérationnelles ?

Une entreprise a ainsi déclaré avoir économisé plus de 2 millions de $ de dépenses d'investissement et 2,6 millions de $ de dépenses opérationnelles grâce à l'amélioration des processus et de la planification.

Pour garantir un calcul précis du coût des ressources, il est important de connaître la fonctionnalité de taux de ressources associée, qui est souvent complexe. Généralement, l'établissement des coûts nécessite des taux délimités dans le temps, basés sur un ensemble flexible d'attributs de ressources, tels que le rôle ou l'emplacement, ainsi que des taux de ressources individuelles. En fonction du travail, il est probablement nécessaire de pouvoir remplacer les taux standard par des taux au niveau du projet ou de l'activité.

Le suivi temporel permet une capture granulaire des détails nécessaires pour établir le coût des ressources.

De plus, le suivi du temps a considérablement évolué. Il est très efficace pour aider les organisations à savoir combien de temps prend un travail spécifique - afin qu'elles puissent estimer la capacité future et planifier de manière appropriée.

Ces données facilitent la bonne allocation des ressources pour les projets et justifient la demande d'effectifs supplémentaires en cas de besoin. Lorsque les gens voient comment le suivi de leur temps peut potentiellement réduire leur charge de travail, ils sont plus enclins à s'y conformer.

Le suivi du temps peut être utilisé pour des projets traditionnels ou des pratiques Lean-Agile plus légères et itératives. À mesure que les entreprises procèdent à des transformations agiles, certains fournisseurs commencent à coupler la planification de haut niveau avec l'agilité au niveau de l'équipe et le Kanban qui calcule automatiquement le temps en fonction du flux naturel du travail sur un tableau Kanban. Cela permet aux services financiers d'obtenir leurs chiffres réels et leurs ressources sans avoir à se référer à une feuille de temps.

Plongez plus profondément en accédant à Les défis de la capitalisation du développement logiciel agile eBook. Apprenez comment le suivi du temps et le calcul des coûts agiles sont importants pour la capitalisation, et comment la capitalisation a un impact sur le financement et l'effectif des équipes agiles.

Soutien aux fournisseurs pour les accompagner dans leur démarche

Enfin, le soutien des fournisseurs est essentiel. Les logiciels de gestion des ressources offrent une gamme de fonctionnalités qui peuvent être décourageantes sans le soutien du bon fournisseur. Évaluez le fournisseur qui répondra le mieux aux besoins de l'organisation, qui possède l'expérience et les connaissances acquises en aidant d'autres clients dans leur propre parcours, et qui aidera le PMO à atteindre au mieux ses objectifs stratégiques pour fournir de la valeur avec rapidité.

Les PMO, quel que soit leur niveau, peuvent améliorer la planification et la gestion de la capacité des ressources afin d'accélérer la croissance de l'entreprise. Obtenez le livre électronique The Savvy PMO's Guide to Resource Planning pour apprendre comment.

Une fois que le PMO connaît les objectifs de l'organisation, l'étape suivante consiste à déterminer si les ressources sont gérées efficacement. Vous devez alors veiller à identifier les risques connus qui apparaissent lorsque ces ressources ne sont pas correctement affectées à des projets qui correspondent aux initiatives stratégiques de l'entreprise. Il s'agit d'un exercice très utile, qui dévoile immanquablement des lacunes et des opportunités d'amélioration.

Lorsque le bon logiciel de gestion des ressources est mis en œuvre en partenariat avec le fournisseur, un grand nombre de bénéfices apparaissent rapidement :

• Une vision réaliste de la demande et de la capacité d'exécution, avec la possibilité de détecter les problèmes dès le début du processus
• Une capacité considérablement améliorée à exécuter la stratégie en concentrant les ressources sur les travaux à forte valeur ajoutée.
• Une capacité accrue d'adaptation à la nature dynamique de l'activité économique en fonction de l'évolution de la portée et des priorités, favorisant ainsi l'agilité de l'organisation
• Une gestion des travaux et des ressources entièrement intégrée, fournissant des informations détaillées sur les coûts afin d'éclairer les décisions des principales parties prenantes.
• Des équipes plus heureuses, ce qui entraîne une plus grande fidélisation, une plus grande efficacité et une plus grande capacité à apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise.

Le PMO doit se transformer pour relever les défis d'un nouveau monde du travail. L'intégration du travail et la modernisation de la gestion des ressources sont essentielles pour permettre au PMO de faire plus que dicter des processus et appliquer la gouvernance. Grâce à un logiciel de gestion des ressources robuste et intégré, votre PMO peut faciliter la croissance par l'innovation et l'efficacité.

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