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Les logiciels de gestion des ressources et l'univers évolutif du travail

Afin de gagner en réactivité et de s'adapter plus efficacement à l'évolution des demandes des clients et du marché, les entreprises reconnaissent que le monde lui-même évolue. Pourtant, le travail n'est pas réalisé différemment. Il existe de nombreuses façons d'exécuter le travail et de gérer les ressources, notamment en utilisant un logiciel de gestion des ressources. La clé est d'intégrer la gestion du travail et des ressources tout en acceptant que chaque organisation au sein de l'entreprise a probablement une préférence sur la manière dont elle exécutera et livrera le travail.

Si différentes méthodologies de travail ont chacune leurs avantages, des difficultés liées à la gestion des ressources peuvent survenir lorsque plusieurs sont utilisées dans une organisation.
Si différentes méthodologies de travail ont chacune leurs avantages, des difficultés liées à la gestion des ressources peuvent survenir lorsque plusieurs sont utilisées dans une organisation.

Il est tentant d'opter pour une méthodologie de travail unique, afin d'apporter de la cohérence. Cependant, les caractéristiques du travail à réaliser diffèrent autant que les personnes qui l'exécutent. Les entreprises adoptent diverses méthodologies de travail, telles que les méthodologies Waterfall traditionnelles, les méthodologies Lean-Agile et les activités collaboratives/non structurées. Si chacune a ses avantages, la diversité des méthodes utilisées simultanément dans une entreprise ajoute aux difficultés inhérentes à la gestion des ressources.

Équilibrer la capacité selon la demande

En ce qui concerne le travail, la contrainte la plus courante est la capacité en ressources. En effet, près de 80 % des organisations de développement de produits avec un faible niveau de maturité en matière de planification de la capacité surchargent régulièrement leurs ressources. Le vrai problème est que le travail peut provenir de n'importe où et que, même si l'on se tourne vers des équipes fixes, les ressources partagées sont bel et bien une réalité.

Ce défi ne fait que s'amplifier à mesure que les frontières entre les différentes organisations d'une entreprise s'estompent. Les entreprises éliminent les cloisonnements au profit d'une collaboration inter-organisationnelle.

Considérée comme bénéfique pour l'innovation et la réduction des délais de commercialisation des produits, l'orientation définie à l'échelle de toute l'entreprise met cependant en lumière la grande disparité des outils utilisés dans toute l'organisation, y compris pour la gestion des projets et des ressources. Même si les organisations collaborent, leurs données sont fragmentées, ne fournissent pas une vue d'ensemble et exigent d'assurer la gestion des données sur différents outils qui ne s'intègrent pas forcément à ceux utilisés dans d'autres départements.

Les responsables de ressources et les dirigeants n'ont par conséquent aucun moyen réel d'équilibrer la capacité globale (limitée) en fonction de la demande croissante, ni de prioriser les activités à fort impact provenant de plusieurs demandeurs. En fait, ils ont du mal à déterminer s'ils disposent des ressources appropriées en quantité suffisante pour mettre en œuvre les stratégies. Bien souvent, ils ont aussi peu d'éléments tangibles pour justifier des effectifs supplémentaires. Tout cela mis bout à bout, il est extrêmement difficile de s'assurer que la capacité est suffisante pour exécuter le travail et que les activités hautement prioritaires sont alignées sur la stratégie, quel que soit le type d'activité ou la méthodologie.

Ces difficultés ne sont pas propres au service IT. Leurs répercussions affectent en effet la capacité de l'ensemble de l'organisation à innover et à rester compétitive. Ne rien faire pour améliorer la situation peut avoir des conséquences graves :

  • Performances insatisfaisantes du service
  • Contretemps imprévus fréquents
  • Difficultés mineures se transformant en problèmes financiers majeurs
  • Baisse de moral et taux plus élevé de rotation du personnel en raison d'une surutilisation des ressources

Analyse approfondie : Les conséquences d'une mauvaise gestion des ressources

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Un logiciel de gestion des ressources pour mettre fin au chaos

Un logiciel de gestion des ressources fonctionnel et bien adapté donne aux organisations le coup de pouce dont elles ont besoin pour assurer une exécution efficace, malgré l'évolution de l'univers du travail et les défis qu'elle entraîne dans son sillage. Le premier élément à prendre en compte avant de choisir une solution logicielle est qu'il n'existe pas de solution universelle. La meilleure pratique consiste à combiner la gestion des ressources avec des outils de gestion de projets ou de gestion du travail collaboratif afin de pouvoir gérer simultanément le travail et les ressources.

Un logiciel de gestion des ressources n'est qu'un outil

Un logiciel de gestion des ressources ne fait pas tout. Il doit s'accompagner de modifications des processus afin que sa mise en œuvre et son adoption soient couronnées de succès. Toutefois, la mise en place d'un tel outil aidera l'organisation à opérer ces changements pour améliorer la priorisation des activités, renforcer la visibilité et gérer efficacement l'utilisation des ressources.

L'objectif premier d'un logiciel de gestion des ressources est de fournir la visibilité nécessaire pour déterminer si la capacité existante peut répondre à la demande priorisée, identifier le coût du temps de mobilisation des ressources et évaluer s'il peut être capitalisé.

Intégrer le travail et les ressources afin de gérer la capacité permettra de veiller à la priorisation des activités à forte valeur ajoutée. En fin de compte, l'organisation doit prendre en charge tout un éventail de méthodologies de travail pour mettre en œuvre la stratégie.

Choisir le bon logiciel de gestion des ressources

Commencer par les bonnes pratiques

Au moment de choisir une solution logicielle, commencez par les bonnes pratiques puis examinez les fonctionnalités spécifiques : les ressources (le personnel) « doivent être pleinement utilisées et mobilisées sur les priorités les plus élevées à l'instant T ». Pour ce faire, le PMO doit d'abord comprendre les objectifs de l'organisation et les mettre en corrélation avec les capacités du logiciel.

Dans certains cas, il est avantageux de demander des conseils au fournisseur qui, d'après son expérience, pourra présenter les possibilités d'optimisation du logiciel. Le fournisseur et les fonctionnalités prêtes à l'emploi intégrées peuvent donner de nombreuses indications. Le PMO pourra ainsi adopter la solution sans délai, en évitant de devoir repartir de zéro ultérieurement en raison d'une complexité et/ou d'une personnalisation excessives.

Évaluer les fonctionnalités clés

Quel que soit le logiciel de gestion des ressources, il doit fournir trois fonctionnalités essentielles :

1. Visibilité

L'aspect le plus important de toute solution logicielle de gestion des ressources est la visibilité qu'elle apporte. Elle doit offrir des insights sur la capacité et la demande, en particulier sur les ressources et les compétences en quantité limitée. Si la bonne combinaison de compétences n'est pas disponible ou même présente au sein de l'équipe, les retards sur les projets seront inévitables.

Les responsables des ressources doivent également être en mesure de visualiser la disponibilité des ressources sur une période donnée en fonction d'un ensemble flexible d'attributs, tels que le rôle, les compétences, l'organisation, la localisation géographique, le centre de coûts et le type de ressource. Ces types de détails, ainsi que tous les attributs configurables pour définir des critères spécifiques, permettront aux responsables de planifier, prévoir et affecter les ressources adéquates aux projets appropriés, au bon moment.

Les managers ont aussi besoin de vues dynamiques sur l'utilisation des ressources en fonction des activités et des affectations en cours. Ce n'est qu'à ce stade qu'ils seront en mesure d'identifier les situations de surcharge ou de sous-utilisation, et de déterminer si les membres de leur équipe sont pleinement optimisés. Des charges de travail parfaitement calibrées contribuent grandement à préserver la motivation et les performances élevées du personnel.

2. Planification et priorisation

Pour justifier l'investissement, tout logiciel de gestion des ressources doit offrir des fonctionnalités détaillées de planification et de priorisation pour toutes les ressources partagées. Le logiciel doit permettre d'évaluer les ressources potentielles et de leur attribuer un score en vue de répondre aux demandes de ressources. Grâce à ce système de notation, il sera rapide et simple d'identifier les ressources sont les plus adaptées à un projet particulier.

Le logiciel doit être flexible et fournir toutes les vues auxquelles une partie prenante spécifique souhaite accéder. Il doit par exemple permettre d'effectuer des réservations fermes ou provisoires, ainsi que de gérer les affectations d'équipe par rapport aux affectations individuelles.

Trouvez les ressources adéquates pour exécuter des activités grâce à un logiciel de gestion des ressources
Trouvez les ressources adéquates pour exécuter des activités grâce à un logiciel de gestion des ressources

Le système doit être suffisamment souple pour permettre aussi bien une planification générale qu'une planification détaillée et ascendante. Il doit offrir des options de planification à différents niveaux de granularité, à court et à long terme.

3. Données réelles et données financières

Les logiciels modernes de gestion des ressources peuvent aider l'organisation à mieux comprendre les données planifiées et les données réelles. Il est important pour les dirigeants et les responsables financiers de capturer les données réelles et les coûts. Pourtant ces mesures n'ont toujours été guère plus que des suppositions et des estimations.

Cependant, avec un logiciel adéquat de gestion des ressources, le PMO peut parler le même langage que les membres du service financier et leur fournir les données qu'ils souhaitent concernant, par exemple, le temps planifié, les activités effectivement réalisées, les coûts associés à ce temps planifié et leur répartition entre des dépenses d'investissement et des dépenses opérationnelles. Une entreprise a ainsi déclaré avoir économisé plus de 2 millions de $ de dépenses d'investissement et 2,6 millions de $ de dépenses opérationnelles grâce à l'amélioration des processus et de la planification.

Pour assurer le calcul exact des coûts des ressources, il est important de connaître la fonctionnalité associée de taux des ressources, qui est souvent quelque peu complexe. En général, le calcul des coûts nécessite des taux délimités dans le temps, basés sur un ensemble flexible d'attributs de ressources, tels que le rôle ou la localisation, ainsi que des taux de ressources individuels. En fonction des activités, il sera probablement nécessaire de pouvoir remplacer les taux standard par des taux spécifiques au projet ou à l'activité.

Le suivi temporel permet une capture granulaire des détails nécessaires pour établir le coût des ressources. De nombreuses organisations ne parviennent pas à assurer un suivi temporel fiable, principalement parce que leur personnel est réticent face à ce qu'il considère comme un surcroît de travail dont il ne comprend pas la pertinence.

Pourtant, le suivi temporel a considérablement évolué et est très efficace pour aider les organisations à savoir combien de temps prend une activité spécifique, afin de pouvoir estimer la capacité future et établir un calendrier approprié. Ces données facilitent non seulement l'affectation adéquate des ressources sur les projets, mais elles fournissent également les justifications nécessaires pour demander des effectifs supplémentaires en cas de besoin. Lorsque les employés constatent que le suivi temporel peut potentiellement réduire leurs charges de travail, ils sont plus enclins à s'y conformer.

Améliorez l'utilisation des équipes et des ressources grâce à un logiciel de gestion des ressources.
Améliorez l'utilisation des équipes et des ressources grâce à un logiciel de gestion des ressources.

Le suivi temporel peut être utilisé pour des projets traditionnels ou des pratiques Lean-Agile itératives plus légères. Alors que les entreprises procèdent à la transformation Agile, certains fournisseurs commencent à associer la planification de haut niveau à des outils Kanban Lean-Agile au niveau de l'équipe, le temps étant automatiquement calculé sur la base du flux naturel du travail sur un tableau Kanban. Le service financier peut ainsi obtenir les données réelles et les informations sur les ressources sans devoir se reporter à une feuille de temps.


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Assistance du fournisseur

Enfin, l'assistance délivrée par le fournisseur est essentielle. Les logiciels de gestion des ressources offrent une gamme de fonctionnalités qui peuvent être déroutantes sans une assistance appropriée de la part du fournisseur. Évaluez le fournisseur qui répondra le mieux aux besoins de l'organisation et qui aidera le PMO à atteindre ses objectifs stratégiques de manière optimale pour générer rapidement de la valeur.


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Résumé des étapes suivantes et des bénéfices

Une fois que le PMO connaît les objectifs de l'organisation, l'étape suivante consiste à déterminer si les ressources sont gérées efficacement. Vous devez alors veiller à identifier les risques connus qui apparaissent lorsque ces ressources ne sont pas correctement affectées à des projets qui correspondent aux initiatives stratégiques de l'entreprise. Il s'agit d'un exercice très utile, qui dévoile immanquablement des lacunes et des opportunités d'amélioration.

Lorsque le bon logiciel de gestion des ressources est mis en œuvre en partenariat avec le fournisseur, un grand nombre de bénéfices apparaissent rapidement :

  • Une vision réaliste de la demande et de la capacité d'exécution, avec la possibilité de détecter les problèmes dès le début du processus
  • Une amélioration considérable de la capacité à mettre en œuvre les stratégies grâce à la mobilisation des ressources sur les activités à haute valeur
  • Une capacité accrue d'adaptation à la nature dynamique de l'activité économique en fonction de l'évolution de la portée et des priorités, favorisant ainsi l'agilité de l'organisation
  • Une gestion entièrement intégrée des activités et des ressources, avec la capacité de fournir aux parties prenantes clés des informations détaillées permettant la prise de décisions avisées
  • Des équipes et des employés plus heureux et plus productifs, ce qui améliore la rétention du personnel, l'efficacité et la capacité à apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise

Le PMO doit se transformer pour relever les défis qu'impose l'évolution de l'univers du travail. L'intégration de la gestion du travail et des ressources est essentielle pour permettre au PMO de ne plus se cantonner à dicter des processus et appliquer la gouvernance. Grâce à un logiciel de gestion des ressources performant et intégré, le PMO peut favoriser la croissance par l'innovation et l'efficacité.

Notre auteur


Scott Townsend

Scott Townsend

Directeur produit pour Enterprise One – Gestion des portefeuilles et des ressources

Scott Townsend travaille en étroite collaboration avec les clients de Planview depuis plus de 18 ans. Après avoir passé 6 ans dans le domaine du conseil au sein de Planview, il a mis toute l'attention qu'il porte au client au service de l'équipe Customer Success, avant de rapidement rejoindre le groupe Gestion de projets, où il soutient l'innovation afin d'améliorer le composant Gestion des portefeuilles et des ressources d'Enterprise One. Scott Townsend est titulaire d'une licence en ingénierie système obtenue à l'Université de Virginie et d'un MBA décerné par l'Université du Texas.


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