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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des ressources ?

Les logiciels modernes de gestion des ressources ont pour objet d'aider les organisations à optimiser les ressources et leur utilisation de manière efficace et efficiente dans l'ensemble de leurs projets, programmes et portefeuilles. Plutôt que d'utiliser des processus manuels ou des systèmes déconnectés les uns des autres, un logiciel intégré automatise les affectations, le suivi et la gestion des ressources entre les différentes initiatives, tout en prenant en compte la demande, la capacité et les dépendances.

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Voici différents éléments à rechercher dans une solution logicielle moderne de gestion des ressources.
Voici différents éléments à rechercher dans une solution logicielle moderne de gestion des ressources.

Les ressources comprennent le personnel, les compétences, la technologie et le budget, qui sont tous étroitement liés. Plus les ressources sont nombreuses, plus le risque de perdre le contrôle de la situation est élevé. Et avec l'essor de la transformation numérique, les pratiques traditionnelles ne sont plus adaptées pour faire face à tant de changements. En raison de ces différents facteurs, il devient d'autant plus nécessaire de pouvoir s'appuyer sur un logiciel de gestion des ressources.

Dans un article intitulé « 6 Step Action Plan for Effective Portfolio Management » (Plan d'action en 6 étapes pour une gestion de portefeuilles efficace), Gartner déclare que « pour rester pertinents et apporter de la valeur dans un univers numérique en pleine mutation, les responsables PPM doivent faire évoluer la gestion de portefeuilles ». Parmi ses six bonnes pratiques essentielles, Gartner mentionne le besoin de visibilité sur les activités et les contraintes, ainsi que la gestion adaptative des ressources. Un logiciel de gestion des ressources est un outil précieux pour gagner en transparence et en agilité.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des ressources pour la planification de la capacité ?

Une des principales fonctionnalités des logiciels de gestion des ressources est la planification de la capacité. Les dirigeants de toute structure organisationnelle doivent savoir non seulement s'ils disposent des ressources nécessaires pour effectuer le travail souhaité, mais aussi s'ils disposent des bonnes ressources au bon moment.

À moins d'assurer un suivi actif des ressources et d'utiliser un outil moderne de gestion des ressources, vous n'avez aucun moyen de savoir si les compétences et les actifs fournis par vos ressources sont (et continueront d'être) adéquats pour répondre à la demande. Selon TechRepublic, une mauvaise planification de la capacité conduit à l'épuisement des ressources, à une baisse du moral, à des coûts incontrôlables et à l'impossibilité d'atteindre certains objectifs.

Heureusement, l'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources peut offrir différents avantages en matière de planification de la capacité :

Efficacité accrue

Il est extrêmement chronophage de suivre manuellement les activités sur lesquelles travaillent les membres du personnel et de comparer leur disponibilité aux cycles de vie des projets. Un logiciel de gestion des ressources assure automatiquement le suivi des compétences et de la disponibilité de chaque ressource par rapport aux projets en cours, prévus et proposés, en indiquant les employés qui sont disponibles, à quel moment ils le sont et pour combien de temps. Les dirigeants passent moins de temps à collecter des données et à faire en sorte que les ressources soient constamment optimisées.

Répartition homogène du travail

Le Forbes Human Resources Council a constaté que l'une des plaintes les plus couramment formulées par les ressources humaines était le fait d'avoir trop de travail et pas assez de temps pour le réaliser. On estime que pas moins de 82 % des employés se sentent surchargés de travail, un sentiment qui influe directement sur les performances et la fidélisation du personnel.

Lorsque les employés ont la quantité « adéquate » de travail à réaliser, ils peuvent mobiliser tout leur potentiel, se sentent respectés et apprécient d'apporter leur contribution, plutôt que de s'épuiser.

Les logiciels de gestion des ressources offrent aux managers une visibilité instantanée sur qui fait quoi et quand. Ils peuvent ainsi optimiser toutes les ressources sans surcharger ni sous-utiliser certaines personnes. Lorsque les employés ont la quantité « adéquate » de travail à réaliser, ils peuvent mobiliser tout leur potentiel, se sentent respectés et apprécient d'apporter leur contribution, plutôt que de s'épuiser.

Confiance accrue concernant la livraison

Lorsque vous bénéficiez d'un meilleur aperçu de votre capacité et des dépendances, vous pouvez gérer les projets plus efficacement et avoir confiance en votre capacité à assurer la livraison, et ce, avant même de commencer le travail, car vous disposez des personnes et des compétences adéquates. Les logiciels de gestion des ressources apportent de la visibilité sur les compétences les plus demandées, les personnes à votre disposition (ou non) qui possèdent ces compétences, et les dates auxquelles elles sont disponibles pour un projet spécifique. En identifiant par avance les lacunes et les dépendances, vous avez le temps de les traiter avec les parties prenantes avant qu'elles n'engendrent des problèmes. Cette capacité d'anticipation favorise un meilleur équilibre entre la capacité et la demande, ce qui vous permet de prioriser et de réorienter les projets et les ressources en fonction des besoins.

Diminution des conflits

Une des raisons pour lesquelles certains projets échouent est que les ressources sont affectées sans tenir compte des conflits qui peuvent exister ailleurs. Les logiciels de gestion des ressources révèlent les risques et les dépendances, permettant même de réaliser des simulations de scénarios. Ainsi, les utilisateurs peuvent réaffecter des ressources de manière avisée, sans interrompre les opérations, provoquer des retards, entraîner des dépassement de budget ou surcharger certains employés.

Collaboration accrue

Les organisations les plus agiles sont aujourd'hui celles qui ont recours à la collaboration entre différentes équipes. En fait, McKinsey indique que l'une des cinq marques de fabrique d'une organisation agile est sa capacité à accélérer la numérisation et la démocratisation de l'information. « L'accroissement des volumes, de la transparence et de la diffusion des informations oblige les organisations à mettre rapidement en place des canaux de communication multidirectionnelle. »

Un logiciel de gestion des ressources intégré à un système PPM permet aux employés et aux équipes de travailler ensemble en temps réel, même à distance, de partager des informations, de visualiser le travail affecté à chacun, de planifier des réunions et de suivre l'avancement des projets.

Fonctionnalités des logiciels de gestion des ressources

Tous les logiciels de gestion des ressources ne sont pas identiques, mais les fonctionnalités suivantes constituent un bon point de départ et la base d'une solution moderne de gestion des ressources.

Gestion des compétences et de la disponibilité

Le logiciel doit fournir des données en temps réel sur les différentes compétences recherchées et sur la disponibilité de ces compétences, afin de permettre une affectation plus précise des ressources. Les dirigeants doivent pouvoir visualiser facilement les déficits de compétences, les employés disponibles, les compétences qu'ils possèdent et les dates auxquelles ils seront disponibles, les activités sur lesquelles ils sont actuellement mobilisés, et s'il est stratégiquement pertinent de les réaffecter à d'autres activités en fonction de l'évolution des priorités.

Prévision de la capacité

L'un des objectifs de la gestion des ressources est de donner aux dirigeants la possibilité d'assurer la planification en ayant l'assurance que les ressources dont ils ont besoin à un moment donné seront disponibles. Les logiciels de gestion des ressources offrent cette visibilité, en mettant en lumière la capacité actuelle, la demande à venir, les conflits potentiels concernant certaines ressources, le tout en fonction des priorités stratégiques. La prévision des capacités permet aux responsables d'équilibrer les ressources de manière uniforme dans l'ensemble du portefeuille.

Automatisation des demandes

Les demandes ponctuelles/ad hoc, les projets sans intérêt et les processus non standardisés entraînent un mauvais alignement des projets sur les stratégies de l'entreprise. Le logiciel doit automatiser les demandes de ressources pour une priorisation adéquate, ce qui permet de définir les bonnes attentes avec les parties prenantes. Un workflow standardisé et automatisé de gestion des demandes de ressources permettra d'établir une meilleure gouvernance et de justifier plus efficacement l'allocation des ressources.

Gestion des feuilles de temps

Remplir des feuilles de temps ou demander aux chefs de projet de courir après les feuilles de temps constitue un fardeau constant qui entraîne continuellement des pertes de temps, alors que ce processus pourrait être simplifié ou automatisé. Un logiciel de gestion des ressources doit inclure des fonctionnalités de gestion des feuilles de temps permettant à chacun de consigner ses heures de travail rapidement et avec fiabilité. En matière de planification, les dirigeants disposent de références moyennes relatives aux différentes tâches et peuvent ainsi affiner la prévision de la chronologie et des livrables des projets. Ils bénéficient également d'une vue plus claire sur les opérations de facturation et de rétrofacturation, les taux des ressources et les activités auxquelles les ressources consacrent leur temps, pour assurer un équilibre approprié entre différents types d'activités.

Choisir le meilleur logiciel de gestion des ressources

Les logiciels modernes de gestion des ressources sont de puissants outils qui apportent transparence, organisation, standardisation et alignement aux entreprises qui cherchent à mieux gérer les ressources en fonction de la demande. Ces logiciels résolvent des problèmes réels communs aux organisations qui tentent de gagner en réactivité et en agilité face à l'évolution des demandes des clients et du marché.

Le besoin de données en temps réel

Sans données en temps réel, il est facile de dire oui à tout sans percevoir l'impact de ces décisions sur la capacité. Les meilleurs logiciels de gestion des ressources placent les données en temps réel au premier plan, via de multiples métriques présentées sur des tableaux de bord personnalisables. Les utilisateurs peuvent ainsi prendre connaissance des informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions plus éclairées, avec une confiance accrue.

Méthodes de travail différentes

L'époque où toutes les équipes d'une organisation utilisaient simplement la même méthodologie pour exécuter et livrer le travail est à présent révolue, en particulier dans les grandes entreprises. Même si l'un des fondements de l'agilité consiste à accorder une plus grande autonomie, il peut être difficile de maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde.

La plupart du temps, les livrables et les résultats attendus nécessitent de réaliser le travail à l'aide de différentes approches. Les organisations qui mettent en œuvre un logiciel de gestion des ressources avec des capacités de gestion de projet permettent aux dirigeants de maintenir une parfaite visibilité sur les ressources, la capacité et la demande, malgré des méthodologies de travail différentes entre les équipes.

Structures rigides

Les cloisonnements nuisent considérablement à la collaboration. Pourtant, de nombreuses organisations fonctionnent toujours selon des structures rigides qui mènent souvent à une affectation inappropriée des ressources et à une mauvaise gestion. Selon Harvard Business Review, « les innovations et les opportunités économiques les plus prometteuses nécessitent aujourd'hui une collaboration étroite entre les fonctions, les bureaux et les organisations. Pour les concrétiser, les entreprises doivent éliminer les cloisonnements et faire en sorte que leurs employés travaillent ensemble au-delà de leur périmètre respectif. »

Un logiciel de gestion des ressources peut être un outil très efficace pour abandonner une structure strictement verticale et adopter des relations de travail en équipe horizontales. Il aide les équipes de toute l'entreprise à mieux identifier ce que fait chaque ressources et le travail qui est en cours de réalisation, leur permettant ainsi d'établir des priorités, de planifier et de rester en phase avec les objectifs de l'entreprise.

Manque de visibilité

Les ressources ne sont pas infinies. La plupart des organisations doivent apprendre à utiliser des ressources partagées et limitées. Mais il s'agit d'une tâche impossible en l'absence de visibilité en temps réel sur la demande et la capacité, les compétences requises et disponibles, les calendriers et les délais, les activités, les budgets et l'alignement sur les stratégies. Une visibilité insuffisante se traduit par une mauvaise gestion des ressources et des opportunités manquées.

La complexité de tout cela nécessite une technologie sophistiquée, conçue pour la gestion des ressources. Mais un logiciel de gestion des ressources offre la visibilité nécessaire pour que les organisations puissent optimiser et prioriser correctement les ressources dans l'ensemble du portefeuille, afin d'en optimiser la valeur. Le résultat ? Des ressources équilibrées, réparties de manière avisée entre les initiatives stratégiques et les activités courantes.

Obtenir le soutien des dirigeants

Obtenir l'adhésion des dirigeants est une étape essentielle dans toute nouvelle initiative. Ils doivent comprendre l'impact qu'a l'absence de planification des ressources sur l'organisation, c'est à dire les effets négatifs des problèmes sur les ressources et sur l'entreprise, tels que des délais non respectés et l'incapacité à assurer une exécution conforme à la stratégie. Une bonne façon de choisir un logiciel de gestion des ressources consiste à déterminer les questions auxquelles cet outil peut répondre pour aider les dirigeants à analyser et à suivre les données de manière efficace afin de prendre de meilleures décisions.

  • Combien de projets sont retardés, échouent, dépassent le budget imparti ou mobilisent trop de ressources nécessaires sur d'autres activités, simplement parce qu'il n'existe aucun système pour déterminer la capacité et la demande ?
  • Nos équipes sont-elles utilisées efficacement ?
  • Quel est l'impact des perturbations ?
  • Combien de ressources déclarent se sentir surchargées de travail ?
  • Les équipes s'engagent-elles à réaliser un trop grand nombre de tâches durant la planification ?
  • Comment l'entreprise sait-elle si les ressources disponibles travaillent sur les projets les plus prioritaires ?
  • Combien de temps les ressources consacrent-elles à assurer des tâches courantes plutôt qu'à contribuer à la croissance de l'entreprise ?

Il ne s'agit là que de quelques-unes des questions auxquelles un logiciel de gestion des ressources peut répondre. Elles contribuent grandement à justifier l'investissement et l'instauration d'un changement culturel.

Une fois que les dirigeants sont convaincus, veillez à choisir une solution complète de gestion du portefeuille de projets et des ressources. Les outils intégrés offriront une visibilité illimitée sur les ressources et les activités. Les dirigeants disposeront ainsi d'une vue d'ensemble et d'une source unique et fiable de données.

N'oubliez pas que l'adoption et l'optimisation complète de toute solution prendra du temps. De nombreuses organisations choisissent d'adopter une approche en plusieurs phases, en déployant lentement la solution pour que certains employés puissent apprendre à maîtriser le produit avant d'encourager et de former d'autres personnes.

Vos efforts seront récompensés non seulement par une plus grande efficacité, une meilleure productivité et un meilleur alignement, mais aussi par un avantage concurrentiel pour votre organisation, qui pourra fidéliser ses talents et assurer une exécution plus efficace et cohérente d'activités à plus forte valeur ajoutée.