Portefeuilles de projets

Les outils de gestion de portefeuilles sont vitaux pour toutes les organisations qui recherchent une parfaite visibilité sur la totalité de leurs projets. Cette visibilité leur permet d'évaluer comment les membres de leur personnel assurent l'exécution et de favoriser des décisions plus pertinentes qui optimiseront les performances.

Les portefeuilles de projets de Projectplace vous permettent d'organiser des projets similaires au même endroit. Ils fournissent également à toutes les parties prenantes des rapports consolidés sur l'ensemble du portefeuille, de façon cohérente et simple. Les parties prenantes issues de tous les secteurs de l'organisation peuvent ainsi rapidement et facilement :

• Suivre les performances pour tous les projets qui les intéressent
• Prendre connaissance des projets qui peuvent exiger leur attention ou des goulets d’étranglement potentiels
• Identifier les ressources les plus performantes ou celles qui sont surutilisées

Cette capacité à organiser des projets dans des portefeuilles, et à suivre et gérer leurs performances de façon cohérente, débouche sur une optimisation accrue des projets, ainsi que des ressources budgétaires et en personnel dans toute l'organisation.

L'outil de gestion PPM Projectplace simplifie la création de rapports sur le statut des projets. Dans chaque projet, un onglet de reporting permet aux chefs de projet de fournir toutes les informations requises au moyen d'options simples et de zones de commentaires. Ainsi, toutes les personnes impliquées bénéficient d'une vision cohérente sur l'état de santé et la progression d'un projet, plutôt que de devoir parcourir des quantités astronomiques de données collectées à la dernière minute une fois par trimestre, lorsque la direction souhaite savoir où en sont les choses.

Les responsables de portefeuilles ont la possibilité de sélectionner la fréquence de ces actualisations de statut, ce qui facilite encore davantage la gestion de projets et de portefeuilles. Un simple e-mail rappelle aux chefs de projet qu'il est temps de procéder à ces mises à jour. Tous les rapports sur le statut des projets se combinent pour présenter l'état de santé de l'ensemble du portefeuille de projets, sous la forme de synthèses concises qui permettent une consultation aisée et une compréhension rapide.

Il est très facile d'examiner les données à la loupe d'un simple clic ou d'utiliser la puissante fonctionnalité de recherche pour identifier les projets qui pourraient poser des problèmes à l'avenir. Vous pouvez ainsi déterminer la date de la dernière mise à jour d'un portefeuille, le chef de projet concerné, la priorité des projets et les indicateurs clés de performance des projets.

Un simple clic suffit pour télécharger des rapports sur les projets et les portefeuilles sous la forme d'une synthèse au format Word offrant une grande lisibilité. Cette option est idéale dans le cadre de grandes réunions, pour des présentations à l'attention de la direction ou simplement pour conserver un journal d'historique.

Pour enrichir encore davantage les capacités de reporting sur les portefeuilles proposées par Projectplace, vous pouvez mettre à profit leur intégration avec Microsoft Power BI. Celle-ci vous permet de réaliser des analyses plus approfondies et d'en savoir plus sur vos projets et votre portefeuille. Grâce au pack de contenu Projectplace pour Power BI, vous pourrez afficher de façon interactive les statistiques clés d'un projet, déterminer qui sont les membres de l'équipe les plus actifs et les plus productifs, et identifier les projets et les portefeuilles à risque.

Vous pouvez également développer les tableaux et rapports prêts à l'emploi pour dégager les insights les plus importants à vos yeux, ou élaborer les rapports exacts dont vous avez besoin. Rien de plus simple avec Projectplace et Power BI. Power BI permet un examen à la loupe aisé des données chiffrées, depuis des vues générales jusqu'aux chiffres sur lesquels ces vues sont basées.

Puisqu'il s'agit d'un outil en ligne, vous pouvez consulter le tableau de bord Power BI absolument partout. Même les parties prenantes qui ne possèdent pas de compte Projectplace peuvent visualiser les données chiffrées.

Responsables de portefeuille de projets, administrateurs, chefs de projet, membres de la direction : chaque groupe a des besoins quotidiens différents mais vise les mêmes objectifs d'entreprise. Il convient de spécifier et de suivre des critères de mesure des performances des projets et des portefeuilles, ainsi que des échéances, pour faire en sorte que le succès soit à la fois défini et réalisable.

Les portefeuilles de projets de Projectplace permettent aux administrateurs de portefeuilles de définir rapidement et facilement des indicateurs clés de performance pour tous les projets. L'application intègre des indicateurs conformes aux bonnes pratiques et prêts à l'emploi au sujet des éléments suivants :

• Statut du projet
• Budget
• Coûts réels par rapport aux coûts planifiés
• Économies potentielles
• Risque
• Qualité
• Heure
• étapes
• Main d'œuvre
• Etc.

De nombreuses organisations possèdent des indicateurs de performance personnalisés, souvent définis en fonction du secteur d'activité, de critères fiscaux et d’autres enjeux. C'est pourquoi Projectplace vous permet de créer facilement vos propres indicateurs clés de performance, axés uniquement sur les besoins spécifiques de votre organisation ou même d'un projet.

Une fois sélectionnés, les indicateurs prêts à l'emploi et personnalisés peuvent être facilement ajustés, ajoutés ou supprimés. Vous bénéficiez ainsi d'un ensemble d'indicateurs clés de performance qui aide les parties prenantes à se concentrer sur les critères essentiels. Il est aussi possible d'appliquer différents ensembles d'indicateurs selon les portefeuilles.

La tendance d'un indicateur clé de performance peut également être visualisée à mesure qu'un projet progresse. Vous avez ainsi la possibilité d'évaluer si un indicateur particulier nécessite une attention accrue, et d'identifier les changements, les risques et les urgences associés à chaque indicateur.

Les indicateurs clés de performances peuvent être classés selon six types différents :

• Basés sur des dates
• Économiques
• Numériques
• Statut
• Liste de sélection/choix
• Textuels/personnalisés

Ce classement permet de trier rapidement les indicateurs selon leur type lors de la consultation de rapports.

Les indicateurs clés de performances peuvent en outre être répartis dans l'une des trois catégories suivantes :

• Budget
• General
• Écarts

Cette répartition est associée à un code de couleurs et les récapitulatifs de statut indiquent rapidement les projets qui risquent de s'écarter du plan. Les couleurs définissent la gravité de cet écart, et les chefs de projet peuvent également ajouter des commentaires pour préciser le contexte et les raisons pour lesquelles un indicateur clé de performance est en-deçà des prévisions.

Il est essentiel de communiquer l'état d'avancement et les résultats finaux d'un projet à l'échelle de toute l'organisation. Toutes les parties prenantes n'ont cependant pas besoin du même niveau de détail. Projectplace propose trois vues différentes afin que chacun bénéficie des informations exactes requises :

• Une vue de l'ensemble du portefeuille portant sur la totalité des projets, des portefeuilles et des indicateurs clés de performance
• Une vue générale de la chronologie du portefeuille, avec les dates de début et de fin, ainsi que les jalons
• Une synthèse de l'état de santé du portefeuille, consultable en un coup d'œil

Toutes les composantes de Projectplace intègrent des fonctionnalités de collaboration similaires aux applications de messagerie instantanée, que vous pouvez également utiliser pour assurer l'optimisation du portefeuille de projets. Celles-ci vous permettent de participer à des discussions au sujet des projets et du portefeuille et d'obtenir rapidement des réponses aux questions épineuses, même lorsque les membres de l'équipe sont dispersés sur différents continents. Et puisque toutes les discussions dans Projectplace sont horodatées, vous disposez d'un historique de vos interactions de collaboration consultable sans avoir à effectuer des recherches dans des chaînes d'e-mails longues et complexes.

Android ou iOS ? Peu importe : Projectplace intègre des applis compatibles avec ces deux environnements et qui sont conçues pour que toutes les personnes concernées par vos projets et portefeuilles restent parfaitement informées et impliquées, où qu'elles se trouvent.

Associant des fonctionnalités robustes à une interface intuitive, les applis mobiles de Projectplace vous permettent de vous connecter depuis n'importe où. Consultez les mises à jour de statut en temps réel, laissez des commentaires, analysez les écarts mis en lumière... Vous disposez ainsi des outils nécessaires pour rester parfaitement informé et impliqué où que vous vous trouviez.