Services professionnels Planification des capacités

Toute entreprise dispose d'une capacité de production, de livraison ou de stockage. La planification des capacités dans les services professionnels implique une méthode avancée d'optimisation des ressources - des employés permanents aux partenaires ou aux contractants selon les besoins - afin d'aligner la capacité optimale de l'entreprise sur la demande des clients. Pour ce faire, il convient d'identifier et d'utiliser uniquement les ressources nécessaires à la réalisation d'un projet. Il s'agit notamment d'affecter les employés possédant les compétences essentielles au bon projet, tout en tenant compte des possibilités de développement des employés. La planification idéale des capacités tient compte des résultats positifs pour les clients et les employés. Les entreprises utilisent la planification des capacités pour réconcilier stratégiquement leurs ressources actuelles avec la demande future afin de tenir leurs promesses et de protéger leur marque.

En termes simples, la planification des capacités est le processus qui consiste à déterminer les ressources et les compétences des services professionnels qui peuvent être nécessaires pour mener à bien un projet. La capacité est déterminée sur des périodes quotidiennes ou hebdomadaires à court terme, sur des périodes à moyen terme d'un à trois ans avec des variations saisonnières, et sur des périodes à long terme qui nécessitent des analyses prévisionnelles. Une planification précise des capacités permet aux entreprises de faire des promesses afin de pouvoir continuer à garantir la satisfaction des clients.

La gestion des ressources est devenue un synonyme de la planification des capacités. Plus ces modèles de capacité sont précis, moins il y a de ressources gaspillées, ce qui signifie que les entreprises ne peuvent pas se permettre de faire des suppositions, d'autant plus que les erreurs de planification des ressources peuvent être coûteuses. Une mauvaise planification des capacités a conduit 77% des entreprises à engager leurs ressources de manière excessive. Nombre de ces modèles dépendent de la capacité de l'entreprise à effectuer des prévisions efficaces pour déterminer les services qui seront demandés, ce qui permet d'améliorer la capacité de l'équipe à répondre à ces besoins.

L'un des principaux avantages de la planification des capacités est qu'elle permet aux entreprises d'être plus agiles dans leur prise de décision, puisqu'elle s'appuie sur des analyses en temps réel. En investissant dans le processus de planification des capacités, les entreprises peuvent constater une augmentation de l'utilisation des ressources de 30% et accélérer la prise de décision de 27%. Cette agilité conduit à une plus grande résilience, qui est plus importante que jamais après une économie turbulente qui se remet encore de la pandémie et de l'inflation.

La planification de la capacité des ressources permet de s'assurer qu'une entreprise dispose de toutes les ressources nécessaires pour mener à bien un projet et de savoir quand elle peut accepter davantage de travail. Le suivi des capacités des employés, ainsi que des sous-traitants avec lesquels ils travaillent, permet également d'éviter l'épuisement des employés, qui peut lui-même être un facteur de perte de productivité.

Lire la suite : Comment trouver le bon outil de PSA pour votre entreprise ?

Chaque méthode de planification des capacités présente des avantages et des inconvénients ; il s'agit simplement de choisir celle qui correspond le mieux à l'appétence de votre entreprise pour le risque.

1. Lag00: L'approche du décalage consiste à procéder à des ajustements réactifs, ce qui peut avoir pour effet de rattraper un projet. Cela peut signifier que les ressources ne sont pas utilisées de manière aussi efficace, ce qui peut également conduire à des opportunités manquées et à des retards par rapport à d'autres engagements du projet. Cette option peut bénéficier aux entreprises qui ont déjà mis en place un système de production agile, leur permettant de répondre rapidement à la demande lorsque le marché évolue.
2. Ajustement: Cette stratégie consiste à surveiller en permanence les exigences du projet et à procéder à des ajustements mineurs en fonction des besoins. Ce niveau de suivi peut nécessiter plus de travail et entraîner un nombre important d'ajustements pour les travailleurs qui ont besoin de plus de temps pour s'adapter à la routine. Malgré certains de ces défis, cette approche offre le meilleur équilibre entre la réduction des déchets et la capacité à se développer grâce à de nouvelles opportunités.
3. Lead: Les entreprises plus proactives peuvent préférer modifier les ressources avant toute augmentation ou réduction imminente des besoins en capacité. C'est ce qui exige le plus de précision lorsqu'il s'agit de faire des prévisions concernant la demande future, ce qui est considéré comme un risque plus important. Toutefois, cela peut également constituer un avantage pour les entreprises qui sont en mesure de pivoter plus tôt afin d'ajuster leur capacité et de permettre une croissance à long terme.

Certaines organisations de services professionnels peuvent avoir besoin de mettre en œuvre à la fois des stratégies de dotation en personnel variable et de dotation en personnel flexible.

Effectifs variables

Un partenariat avec une entreprise externe bien située peut aider à combler les lacunes en matière de compétences rapidement, au fur et à mesure qu'elles sont nécessaires, plutôt que de maintenir inutilement une masse salariale pour ces fonctions spécialisées à plein temps, ce qui peut nuire à la rentabilité.

Dotation flexible

Cette méthode consiste à établir un réseau de sous-traitants qui correspondent simplement aux compétences de la main-d'œuvre existante dans l'entreprise et sur lesquels on peut compter comme source supplémentaire de main-d'œuvre lorsque la demande dépasse la capacité interne. Cela permet d'éviter l'épuisement des employés en cas de pic de la demande.

Les entreprises qui veulent rester compétitives doivent prévoir d'adapter leurs opérations à leur croissance, ce qui implique inévitablement une planification des capacités. L'expansion d'une entreprise avec des ressources insuffisantes entraînera des problèmes de performance et de livraison. Ce niveau de planification future exige plus qu'une simple compréhension des niveaux de demande actuels, en particulier lorsqu'il s'agit de services qui défient les calculs de la demande. La clé d'une stratégie de capacité réussie est de faire correspondre l'offre à long terme avec la prévision des niveaux de demande futurs afin d'éviter des retards coûteux dans les projets et des clients mécontents.

Grâce à une planification adéquate des capacités, toute entreprise peut accélérer l'innovation et la croissance afin d'augmenter les marges bénéficiaires tout en réduisant les risques. Cela permet également aux entreprises de continuer à fournir un service à la clientèle de qualité tout en se développant.

La planification des capacités peut présenter des défis uniques lorsqu'il s'agit de fournir des services professionnels. Dans ce secteur d'activité, la demande est basée sur ce qui est vendu, alors que dans un PMO traditionnel, la demande est priorisée en fonction de la capacité et du financement existants. Lorsqu'il s'agit de services professionnels, les clients n'attendent pas longtemps avant d'aller voir ailleurs. C'est la principale raison pour laquelle les prestataires de services professionnels doivent gérer rigoureusement leurs ressources, ce qui nécessite des prévisions précises et une bonne visibilité de la demande anticipée.

Une autre difficulté liée à la planification des capacités réside dans le fait que les niveaux de productivité supposés des travailleurs peuvent fluctuer en fonction du temps passé à s'éloigner des objectifs du projet pour suivre une formation ou effectuer d'autres tâches administratives. Les employés auront également des compétences et des niveaux de productivité variés qu'il faudra gérer. Certains postes spécialisés peuvent être très demandés, ce qui crée des goulets d'étranglement dans le projet et la possibilité de taux de rémunération différents qui doivent être pris en compte.

Tendances historiques

L'adage dit que l'histoire a tendance à se répéter et il en va de même pour les gestionnaires de ressources qui étudient les données passées pour comprendre les tendances futures afin d'éclairer leurs décisions en matière de planification des capacités. Cela permet aux gestionnaires de planifier longtemps à l'avance en fonction de la croissance attendue ou des périodes de ralentissement.

Type de projet

Les entreprises qui ont des modèles d'entreprise multiples et des types de projets variés seront confrontées à un environnement de prévision plus complexe. Cette complexité peut facilement devenir une force plutôt qu'une faiblesse lorsque les entreprises sont équipées des bons outils qui transforment les données en informations. La prise en compte des besoins en ressources de certains types de projets peut permettre d'affecter la main-d'œuvre qualifiée là et au moment où elle est nécessaire, afin d'éviter les retards ou les embauches prématurées.

Location

Certains projets peuvent comporter des éléments virtuels, tandis que d'autres nécessitent de nombreux déplacements sur place. Aucun de ces facteurs ne devrait empêcher la conclusion d'un accord, mais ils doivent certainement être pris en considération car ils auront un impact sur la planification de la présence des ressources ou du personnel sur le site.

Calendrier

L'un des principaux objectifs de la planification des capacités est de respecter les contraintes budgétaires et temporelles. Démontrer un sentiment d'urgence ne doit pas signifier faire des promesses excessives, car cela n'aboutira qu'à une livraison insuffisante. Les gestionnaires devront surveiller leurs objectifs en matière de délais pour s'assurer qu'ils restent dans les clous tout au long du projet, car les retards entraînent généralement une augmentation des coûts de main-d'œuvre par rapport au budget prévu.

Probabilités pondérées

Les gestionnaires de projet peuvent fonder leurs décisions sur des scénarios simulés afin de mieux prévoir les résultats futurs. Tous les résultats possibles n'ont pas de précédent dans l'histoire qui puisse être étudié en vue d'applications ou de prédictions futures. Grâce à l'accès de plus en plus large à des outils financiers incroyablement puissants basés sur des données, il n'est plus nécessaire de fonder ses décisions sur des suppositions peu fiables.

Lire la suite : Logiciel PSA vs logiciel de gestion de projet : Quelle est la différence ?

1. Nommez un responsable de la planification des capacités - Une personne occupant un poste de direction et possédant de solides compétences en matière de communication doit être en mesure de prendre en charge et de superviser les détails de la planification des capacités afin d'assurer la cohérence entre les équipes de vente et d'exécution.
2. Intégrer le CRM & Systèmes PSA - Il est important d'avoir une visibilité précoce de la demande commerciale. L'intégration des systèmes de gestion de la relation client (CRM) aux services professionnels permettra d'améliorer encore l'adaptabilité des entreprises.
3. Déterminer le meilleur modèle de capacité - Décidez du modèle de capacité qui conviendra le mieux à votre entreprise et construisez autour de ce modèle.
4. Choisissez le(s) bon(s) partenaire(s) - Il est important de préparer à l'avance les partenaires dont votre organisation aura besoin pour soutenir un modèle de dotation variable.
5. Créez un réseau de sous-traitants - Les entreprises peuvent compter sur des sous-traitants pour des tâches qu'elles n'ont peut-être pas besoin de conserver à temps plein pour économiser sur la masse salariale, mais elles doivent s'assurer que ces relations sont bien établies. Cela leur permet de répondre rapidement aux scénarios de demande de pointe.
6. Établir des prévisions de la demande future - Les entreprises doivent évaluer leurs données pour établir des prévisions de la demande future avant de pouvoir espérer aligner correctement leurs ressources.
7. Contrôlez l'utilisation réelle des ressources - Veillez à contrôler fréquemment les progrès et la productivité, non seulement pour identifier les possibilités d'amélioration, mais aussi pour prévenir l'épuisement de l'équipe.

Dans un marché qui a subi des changements incessants et imprévisibles au cours des deux dernières années, il n'est pas surprenant que la correction du marché implique de mettre l'accent sur une forme d'analyse prédictive pour améliorer la planification de la capacité. De nombreuses entreprises qui ont survécu à la pandémie ont dû s'engager à être impitoyablement efficaces pour rester à flot. Une meilleure gestion des ressources n'est plus seulement une bonne chose, c'est une nécessité pour assurer la pérennité d'une entreprise dans un marché de plus en plus instable.

Une planification réussie des capacités offrira toujours un avantage concurrentiel grâce à la réduction des délais de mise sur le marché et à la croissance rentable qui est la plus compatible avec l'augmentation d'échelle. En suivant le guide en 7 étapes de la planification des capacités, toute entreprise peut commencer à tirer parti des avantages d'une meilleure gestion des ressources.

En bref, un logiciel PSA digne de ce nom joue un rôle déterminant en contribuant à rendre les missions plus prévisibles et rentables, les clients plus satisfaits et fidèles, et les organisations de services professionnels plus performantes et compétitives.

Pour en savoir plus sur la solution logicielle PSA de Planview, demandez une démo.