Bonfiglioli

Bonfiglioli est un concepteur, fabricant et distributeur mondial d'une gamme complète de motoréducteurs, systèmes de transmission, réducteurs épicycloïdaux et variateurs répondant aux exigences les plus pointues en matière d'automatisation industrielle, d'engins de chantier et d'énergies renouvelables. Basée à Bologne (Italie), l'entreprise emploie plus de 3 700 salariés répartis sur trois grandes business units (Industries de production et de transformation, Mécatronique et systèmes de mouvement, et Mobilité et industries éoliennes) et opère à travers un réseau de 21 filiales, 14 sites de production et 550 distributeurs.

Bonfiglioli a connu une croissance record au cours des trois dernières années et entend bien poursuivre sur cet élan à court terme. Sur la lancée de ses succès enregistrés en Europe, l'entreprise s'est étendue à d'autres marchés internationaux, notamment la Chine, l'Inde et les États-Unis. Leader mondial de la technologie de réducteurs épicycloïdaux, Bonfiglioli a doublé ses revenus sur ces marchés au cours des deux dernières années.

With continual product innovation and new production operations based on Industry 4.0 best practices, Bonfiglioli needed a more efficient and collaborative way to manage the hundreds of IT and R&D projects underway at any given moment. “While our headquarters is in Italy, less than 50 % of our employees are based here,” explains Bonfiglioli IT portfolio and resource manager Daniela Liparesi. “We are in 15 countries. We needed a cloud-based project and portfolio management (PPM) solution that would allow greater collaboration and provide a centralized view of available resources and project status.”

Forte de l'appui des hauts dirigeants de Bonfiglioli, Mme Liparesi et son équipe ont d'abord passé plusieurs semaines à recueillir les principales exigences des utilisateurs, avant de faire appel à un consultant externe pour évaluer les solutions PPM disponibles. Ce dernier proposa alors trois options : MS Project, Project Objects et Planview AdaptiveWork.

« Planview AdaptiveWork était à nos yeux le Salesforce.com des solutions PPM », explique Mme Liparesi. « Nous sommes très satisfaits de SF.com et cela a contribué à rendre notre adoption d'AdaptiveWork tout aussi facile. Nous avons également envisagé l'option Project Objects du fait de sa large base d'utilisateurs en Italie. Cependant, l'attrait de l'interface utilisateur de Planview AdaptiveWork et la disponibilité d'un plus grand nombre d'intégrations étaient importants pour nous ».

Bonfiglioli a également fait de Horsa Plan, une division du groupe Horsa, son partenaire consultant pour la mise en œuvre du système.

Horsa Plan a ainsi apporté plus d'une décennie d'expertise PPM et ses connaissances pointues des bonnes pratiques sectorielles pour assister Bonfiglioli du début à la fin de son implémentation de Planview AdaptiveWork. Le système a été configuré selon les exigences des métiers, tout en prenant en compte les besoins des diverses fonctions concernées.

D'un commun accord, Bonfiglioli et Horsa ont décidé de séquencer l'implémentation en plusieurs vagues, chacune d'elles étant ensuite subdivisée en différentes phases : 1) processus opérationnels et analyse des exigences, 2) configuration de la plateforme et 3) formation et accompagnement des utilisateurs.

Début 2018, Planview AdaptiveWork a été déployée auprès de planificateurs de projets IT et R&D en Italie, en Allemagne et en Inde. Grâce à l'exhaustivité fonctionnelle et à l'interface utilisateur conviviale de la solution, l'opération s'est déroulée en toute transparence. « La première fois que j'ai vu l'écran Roadmap d'AdaptiveWork lors d'une réunion IT mensuelle, j'ai vraiment été très satisfaite », se souvient Mme Liparesi. « Cette interface est tellement intuitive et complète du point de vue de la configuration par les utilisateurs. Ces derniers m'ont d'ailleurs dit qu'ils aimaient pouvoir personnaliser leur interface en fonction de leurs préférences, pour l'adapter à leur façon de travailler ».

Aujourd'hui, Planview AdaptiveWork est largement utilisée dans l'ensemble de la structure IT et R&D de Bonfiglioli en Italie, en Allemagne et, de plus en plus, en Inde. Plus de 260 collaborateurs utilisent activement le système pour suivre les calendriers, créer des présentations clients PowerPoint sur l'état d'avancement de leurs projets en temps quasi réel, et utiliser des widgets de projet pour partager des informations dynamiques avec les clients, ce qui a amélioré la qualité de la collaboration.

Certains dirigeants clés de l'organisation ont besoin de rapports réguliers sur l'état d'avancement de projets individuels et de portefeuilles de projets entiers. Pour leur livrer ces informations, des collaborateurs devaient autrefois passer des heures entières chaque semaine à essayer de collecter et de compiler manuellement des données sur les projets en cours.

La collaboration avec Horsa Plan a aidé Bonfiglioli à mettre en œuvre Planview AdaptiveWork en tenant compte à la fois des exigences métiers et des bonnes pratiques PPM les plus répandues. Cela a permis d'atteindre des objectifs importants, notamment la création d'un référentiel unique pour leur portefeuille de projets. Amélioration de la visibilité sur l'état des projets, gain de temps sur les activités à faible valeur ajoutée et amélioration de la productivité des contributeurs individuels… les résultats ont été au rendez-vous. Après avoir facilité la mise en œuvre de Planview AdaptiveWork dans différents domaines, Horsa continue d'accompagner les utilisateurs, de recueillir leurs retours d'expérience et d'aider l'entreprise à faire évoluer l'utilisation de la solution, par exemple en créant des rapports et des tableaux de bord avancés et en activant les nouvelles fonctionnalités disponibles.

« Personnellement, j'économise l'équivalent de 12 jours par an, soit une journée par mois que je devais autrefois passer à chercher des informations sur l'état d'avancement des projets et autres », souligne Mme Liparesi. « Avec AdaptiveWork, les informations sur les projets sont continuellement mises à jour, de sorte qu'à chaque fois que j'ai besoin d'informer quelqu'un sur l'état d'avancement d'un projet, je lui montre simplement le tableau de bord d'AdaptiveWork avec les KPI affichés et je peux lui envoyer des rapports réguliers sur la base de données en quasi temps réel".

Elle ajoute : « L'implémentation d'une solution majeure ne peut aboutir que si vous développez la bonne mentalité et la bonne culture. Il en a été de même pour AdaptiveWork. Il est important de comprendre les rôles et les besoins des managers et des membres de l'équipe, puis d'y répondre grâce à l'outil. Nous avons investi beaucoup de temps et d'énergie pour promouvoir l'adoption d'AdaptiveWork. »