Bonfiglioli

Bonfiglioli entwickelt, fertigt und vertreibt weltweit ein komplettes Sortiment an Getriebemotoren, Antriebssystemen, Planetengetrieben und Umrichtern, die die komplexesten und höchsten Anforderungen in den Bereichen Industrieautomatisierung, mobile Maschinen und erneuerbare Energien erfüllen. Das Unternehmen mit Sitz in Bologna, Italien, hat drei Hauptgeschäftseinheiten: Discrete Manufacturing & Process Industries, Motion & Robotics und Mobile & Wind Solutions. Mit einem Netzwerk von 550 Vertragshändlern und mehr als 3.800 Mitarbeitern betreibt es 21 Niederlassungen und 14 Produktionsanlagen.

Bonfiglioli hat in den letzten drei Jahren ein Rekordwachstum verzeichnet und rechnet damit, dass sich diese Expansion in absehbarer Zukunft fortsetzen wird. Das Unternehmen hat auch auf Märkten außerhalb Europas, darunter China, Indien und die USA, weiter auf seinen Erfolgen aufgebaut. Als weltweit führender Anbieter von Planetengetrieben hat Bonfiglioli seinen Umsatz in diesen Märkten in den letzten zwei Jahren verdoppelt.

With continual product innovation and new production operations based on Industry 4.0 best practices, Bonfiglioli needed a more efficient and collaborative way to manage the hundreds of IT and R&D projects underway at any given moment. “While our headquarters is in Italy, less than 50 % of our employees are based here,” explains Bonfiglioli IT portfolio and resource manager Daniela Liparesi. “We are in 15 countries. We needed a cloud-based project and portfolio management (PPM) solution that would allow greater collaboration and provide a centralized view of available resources and project status.”

Liparesi und ihr Team sammelten mit Unterstützung der obersten Führungsebene wochenlang die wichtigsten Benutzeranforderungen und beauftragten dann einen externen Berater mit der Prüfung und Bewertung der verfügbaren PPM-Lösungen. Der Berater machte drei Vorschläge: MS Project, Project Objects und AdaptiveWork.

„Wir haben beschlossen, dass AdaptiveWork das Salesforce.com der PPM-Lösungen ist“, sagt Liparesi. „Wir waren sehr zufrieden mit SF.com und das hat uns die Einführung von AdaptiveWork erleichtert. Wir haben Project Objects in Betracht gezogen, weil es in Italien eine breite Benutzerbasis hat. Die Attraktivität der Benutzeroberfläche von AdaptiveWork und die Verfügbarkeit einer größeren Anzahl von Integrationen waren jedoch wichtig und ausschlaggebend für uns.“

Bonfiglioli hat Horsa Plan, eine Abteilung der Horsa Group, als Beratungspartner für die Systemimplementierung engagiert.

Dank mehr als zehn Jahren Erfahrung im Projekt- und Portfoliomanagement und einer ausgeprägten Kenntnis der Best Practices der Branche konnte Horsa Plan die Implementierung von AdaptiveWork bei Bonfiglioli von Anfang bis Ende unterstützen und das System entsprechend den geschäftlichen Anforderungen konfigurieren, wobei die unterschiedlichen Bedürfnisse der verschiedenen beteiligten Abteilungen berücksichtigt wurden.

Bonfiglioli und Horsa beschlossen gemeinsam, die Implementierung in Wellen aufzuteilen, die jeweils in weitere Phasen unterteilt wurden, angefangen bei den Geschäftsprozessen und der Anforderungsanalyse, über die Konfiguration der Plattform bis hin zur Schulung und Unterstützung der Benutzer.

Die funktionale Vollständigkeit und die benutzerfreundliche Oberfläche von AdaptiveWork waren der Schlüssel für eine reibungslose Einführung des Systems Anfang 2018 für die IT- und R&D-Projektplanung in Italien, Deutschland und Indien. „Als ich die Roadmap-Ansicht in AdaptiveWork zum ersten Mal während eines monatlichen IT-Meetings sah, war ich wirklich glücklich“, sagt Liparesi. „Es ist so intuitiv und vollständig, was die Benutzerkonfiguration angeht. Ich habe von Anwendern gehört, dass sie die Möglichkeit zur individuellen Anpassung der Benutzeroberfläche lieben. So können sie sie ganz nach Ihren Bedürfnissen und entsprechend ihrer Arbeitsweise gestalten.“

Heute wird AdaptiveWork in der gesamten IT- und R&D-Organisation von Bonfiglioli in Italien, Deutschland und zunehmend auch in Indien eingesetzt. Mehr als 260 Benutzer verwenden das System aktiv zur Überwachung von Fristen, zur Bereitstellung von PowerPoint-Folien an Kunden mit aktuellen Daten zum Projektstatus und zur Nutzung von Projekt-Widgets, um dynamische Informationen mit Kunden zu teilen, was die Qualität der Zusammenarbeit erhöht und verbessert hat.

Es gibt eine Reihe von Führungskräften im Unternehmen, die regelmäßige Statusberichte zu einzelnen Projekten und ganzen Projektportfolios benötigen. In der Vergangenheit verbrachten die Mitarbeiter jede Woche mehrere Stunden damit, aktuelle Projektinformationen zu sammeln und zusammenzustellen, um diese Berichte zu erstellen.

Die Zusammenarbeit mit Horsa Plan half Bonfiglioli bei der Implementierung von AdaptiveWork, wobei sowohl die geschäftlichen Anforderungen als auch die weit verbreiteten Best Practices der PPM-Welt berücksichtigt wurden. Dadurch konnten wichtige Ziele erreicht werden, wie z. B. das Schaffen einer zentralen Informationsquelle für das Projektportfolio. Dadurch wurde ein besserer Überblick über den Projektstatus geboten, weniger Zeit für Aktivitäten mit geringem Mehrwert aufgewendet und die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter erhöht. Nachdem Horsa die Implementierung von AdaptiveWork in verschiedenen Bereichen erleichtert hat, besteht ihre weitere Rolle darin, die Anwender zu unterstützen, Feedback zu sammeln und das Unternehmen bei der Nutzung der Lösung für weitere Bereiche unterstützen. Dies könnte beispielsweise die Erstellung von erweiterten Berichten und Dashboards sowie die Nutzung neu veröffentlichter Funktionen sein.

„Ich persönlich spare hochgerechnet 12 Tage pro Jahr, weil ich nicht mehr bis zu einem Tag pro Monat damit verbringen muss, den neuesten Projektupdates und anderen Informationen hinterherzujagen“, betont Liparesi. „Mit AdaptiveWork werden die Projektinformationen ständig aktualisiert. Wenn ich jemandem den Projektstatus übermitteln muss, kann ich ihm also einfach das Dashboard in AdaptiveWork mit den enstprechenden KPIs zeigen und regelmäßige Berichte mit minutengenauer Aktualität senden.“

Sie fügt hinzu: „Man muss die richtige Mentalität und Kultur in der Organisation entwickeln, um eine größere Lösung erfolgreich zu implementieren. Das galt auch für AdaptiveWork. Es ist wichtig, die Rollen und Bedürfnisse von Managern und Teammitgliedern zu verstehen und diese Bedürfnisse in dem Tool zu berücksichtigen. Wir haben viel Zeit und Energie investiert, um die Einführung von AdaptiveWork zu voranzutreiben.“