Globales Unternehmen für Datenanalyse schafft nach zahlreichen Übernahmen eine zentrale Datenbasis

Durch zahlreiche Übernahmen wuchs dieses globale Unternehmen für Datenanalyse rasant – ebenso wie die Zahl der Professional-Services-Teams mit unterschiedlichen Tools, Prozessen und Datenstrukturen. Ohne eine einheitliche Plattform zur Standardisierung von Bereitstellungs- und Reporting-Prozessen wurde die Integration der neu hinzugekommenen Teams zu einer erheblichen koordinativen und operativen Herausforderung.

Das Unternehmen etablierte Planview AdaptiveWork als unternehmensweite Plattform für die Servicebereitstellung und setzte damit auf leistungsstarke Professional Services Automation (PSA). Zusätzlichen Mehrwert schufen die Integrationen mit Salesforce, Workday und dem intern entwickelten Abrechnungssystem. Dieses vernetzte Ökosystem beschleunigte das Onboarding neuer Teams, verschaffte dem Management Echtzeiteinblicke in alle Geschäftsbereiche und schuf ein skalierbares Modell für die Integration künftiger Teams.

In den vergangenen zehn Jahren ist dieses globale Datenanalyseunternehmen durch Fusionen und Übernahmen erheblich gewachsen. Die Organisation für Business Services and Consulting umfasst heute mehr als zehn Geschäftsbereiche in verschiedenen Branchen und Regionen. Die Integration der übernommenen Professional-Services-Teams, die jeweils über ihre eigenen Tools, historischen Daten und Arbeitsweisen verfügen, war dabei von entscheidender Bedeutung.

Das Unternehmen implementierte 2018 eine spezielle Professional-Services-Lösung, nachdem das Team mit 60 bis 80 Benutzer:innen den tabellenbasierten Tools entwachsen war. Es war klar, dass mehr Governance, Struktur und Skalierbarkeit erforderlich waren. Weniger offensichtlich war jedoch, wie stark und schnell das Unternehmen weiter wachsen würde.

Zu Beginn wurde die Plattform von einer Führungskraft aus dem Finanzbereich außerhalb der Professional-Services-Organisation verwaltet. Dadurch war die Konfiguration stärker auf Finanzprozesse als auf die eigentliche Projektumsetzung ausgerichtet. Dem System fehlten Dashboards, um Stunden, Umsatz, durchschnittliche Abrechnungssätze und den aktuellen Backlog zu verfolgen. Der:die heutige Head of Delivery Operations priorisiert nun den Neuaufbau des Systems entlang der tatsächlichen Anforderungen des Professional-Services-Betriebs.

Eine noch größere Herausforderung war jedoch struktureller Natur. Mit jeder weiteren Übernahme brachte jedes Professional-Services-Team eigene Plattformen und Prozesse mit. Einige Teams waren klein und arbeiteten noch immer mit Tabellen, während größere Teams bereits tief in etablierte Tools integriert waren. Vor der Einführung von AdaptiveWork wechselten die Professional-Services-Leiter:innen etwa alle zwei Jahre das System, da weniger flexibel konfigurierbare Lösungen regelmäßig an ihre Grenzen stießen.

Die Situation verschärfte sich erheblich, als das Unternehmen eine Professional-Services-Organisation mit 200 Berater:innen übernahm, die kurz zuvor das auf Salesforce basierende Certinia (ehemals FinancialForce) implementiert hatte. Das Unternehmen musste entscheiden, ob das neue Team in die bestehende Umgebung integriert oder die bisher aufgebaute Lösung zugunsten der übernommenen Plattform aufgegeben werden sollte.

Ausschlaggebend für die Entscheidung waren vor allem Reifegrad und Konfigurierbarkeit der Plattform. AdaptiveWork überzeugte mit etablierten Konfigurationsmöglichkeiten, bewährten Workflows und einer erfolgreichen Nutzung innerhalb bestehender Teams, während das Certinia-System des übernommenen Teams neu und noch nicht im großen Maßstab erprobt war. Die Konsolidierung auf der bestehenden Plattform erwies sich daher als die praktischere und wirtschaftlich sinnvollere Lösung. Nach der Anpassung der Plattform an die Professional-Services-Abläufe wurde sie zum Bindeglied zwischen Strategie und Umsetzung. Führungskräfte erhielten klare Einblicke darin, wie Teamkapazitäten und laufende Projekte mit den übergeordneten Unternehmenszielen zusammenhängen.

Innerhalb eines Jahres migrierte das Unternehmen 200 Benutzer:innen inklusive historischer Daten, um die Verlängerung des bestehenden Certinia-Vertrags zu vermeiden. Das Unternehmen und das Planview Implementierungsteam legten großen Wert auf Schnelligkeit: Durch ein umfangreiches Lift-and-Shift-Projekt über globale Teams hinweg konnten Unterbrechungen im Tagesgeschäft auf ein Minimum reduziert werden.

Nach der Migration integrierte das Unternehmen Salesforce, sodass Chancen- und Pipeline-Daten automatisch aus dem CRM-System in die Plattform übernommen werden. Manuelle Übergaben zwischen Teams entfielen vollständig. Die Planview Plattform verwaltet nun den gesamten Bereitstellungszyklus: Standardisierte Projektvorlagen sorgen für eine konsistente Einrichtung, Workflow-Automatisierung und Validierungsregeln reduzieren manuelle Fehler und Zeiterfassungsdaten fließen direkt in das Finanzmanagement für Abrechnung und Umsatzrealisierung ein.

Die Integration von Workday steigerte die Effizienz zusätzlich. Zuvor mussten Mitarbeiter:innen ihren Urlaub manuell in AdaptiveWork eintragen, was oft zu Inkonsistenzen und unzuverlässiger Kapazitätsplanung führte. Jetzt werden die genehmigten und aktualisierten Urlaubsdaten wöchentlich automatisch mit Workday synchronisiert, wodurch 75 bis 80 % der Professional-Services-Benutzer:innen abgedeckt sind. Durch diese Automatisierung entfallen jährlich mehr als 10.000 manuelle Eingaben.

Kleinere neue Teams, die bislang mit Tabellen arbeiteten, wurden integriert, indem bestehende Metadatenfelder übernommen und individuelle Aktionen für einen möglichst einfachen Übergang entwickelt wurden. Größere Organisationen mit etablierten Prozessen erforderten dagegen ein strukturiertes Change Management – darunter gesperrte Zeitnachweise zum Monatsende, Governance-Richtlinien zur Sicherung konsistenter Datenqualität sowie die stärkere Nutzung standardisierter Funktionen für mehr Stabilität und Skalierbarkeit. Die Planview Plattform dient nun als zentrales System für alle Geschäftsbereiche. Berater:innen nutzen es zur Planung und Nachverfolgung von Bereitstellungsaktivitäten, während Zeit- und Aufwandsdaten direkt für Umsatzrealisierung und Rechnungsstellung an das Finanzmanagementteam übermittelt werden. Finanzteams können Monatsberichte erstellen, ohne dass unnötige Abstimmungsgespräche geführt werden müssen.

Für maximale Transparenz auf Führungsebene werden die Plattformdaten zusätzlich in einen zentralen Data Lake überführt. Über Power BI entstehen bereichsübergreifende Dashboards, sodass Führungskräfte einen interaktiven Gesamtüberblick über alle Geschäftsbereiche erhalten.

Durch die Integration mit Workday entfallen jährlich mehr als 10.000 manuelle Urlaubseinträge, sodass die Kapazitätsplanung für 75–80 % der Professional-Services-Benutzer:innen auf der Grundlage präziser Echtzeitdaten erfolgen kann.

Seit der Implementierung von AdaptiveWork ist die Anzahl an Lizenzen von 70 auf fast 600 in mehr als zehn Fachabteilungen gestiegen. Neu akquirierte Teams werden heute konsequent auf derselben Plattform integriert, statt zusätzliche Systeme verwalten zu müssen. Die monatlichen Finanzabschlüsse, die früher manuelle Abstimmungsgespräche zwischen der Professional-Services-Leitung und den Finanzteams erforderten, werden jetzt durch automatisierte Berichte erledigt. Führungskräfte haben in Echtzeit Zugriff auf wichtige Kennzahlen wie protokollierte Stunden, realisierte Umsätze, durchschnittliche Abrechnungssätze und den aktuellen Backlog – ganz ohne Meetings oder manuell gepflegte Tabellen.

Teams können heute Kennzahlen auswerten, die früher kaum zuverlässig messbar waren, etwa die Zeitspanne zwischen Projekterstellung und erstem Kundenkontakt oder die durchschnittliche Dauer verschiedener Projekttypen. Das Management hat jetzt schnelleren Zugriff auf Daten, die zuvor nur durch einen erheblichen manuellen Aufwand ersichtlich waren.

Das Unternehmen befindet sich inzwischen in Phase 2: dem Übergang von der Lift-and-Shift-Migration hin zu einer strategischen Neugestaltung der Plattformnutzung über alle Geschäftsbereiche hinweg. Im Fokus steht die abteilungsübergreifende Standardisierung von Datenfeldern und Umsatzverfolgung, um unternehmensweite Prognosen zu ermöglichen – ein Ziel, das intern seit Langem als zentraler strategischer Meilenstein gilt. Bereits jetzt läuft die nächste Übernahme. Die Integration des neuen Teams soll über einen Jira-Konnektor erfolgen, sodass R&D- und Bereitstellungsteams weiterhin in ihren jeweiligen Systemen arbeiten können, gleichzeitig aber auf dieselben relevanten Daten zugreifen.