PMO améliore la gestion des projets et des ressources pour un fabricant mondial de semi-conducteurs

Le nouveau PMO de ce fabricant mondial de semi-conducteurs avait besoin de comprendre les coûts et l'état d'avancement du projet, ainsi que d'identifier la demande, la capacité et les lacunes en matière de ressources. Face à la fragmentation des données et à la multiplicité des outils de gestion de projet utilisés dans l'entreprise, le responsable du PMO était déterminé à établir une visibilité et une normalisation pour une meilleure gestion des projets et des ressources.

Ce fabricant de semi-conducteurs analogiques haute performance a choisi Planview PPM Pro™ pour collecter des données et en rendre compte afin de mieux les analyser, d'optimiser les ressources et d'améliorer la réalisation des projets. Le PMO dispose désormais d'une transparence totale sur les données consolidées en temps réel, et utilise l'outil pour produire des feuilles de route et des tableaux de bord personnalisés afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et que les délais d'achèvement des projets soient améliorés de 200%.

Lorsque le nouveau vice-président et directeur informatique de ce fabricant mondial de semi-conducteurs a rejoint l'entreprise, il a demandé aux dirigeants de lui montrer les projets, les risques et la valeur du portefeuille. Ils présentaient six feuilles de calcul avec une grande partie du travail qui se chevauchait, des données fragmentées qui n'étaient pas en temps réel. "Je voulais créer un PMO qui évoluerait vers un ePMO pour rationaliser les multiples outils de gestion de projet, créer une feuille de route sur 3-5 ans pour définir notre objectif, et mieux contrôler les ressources et les projets", explique le vice-président et DSI. "Nous devions mondialiser, normaliser et centraliser tous les projets informatiques en un seul endroit, nous éloigner des feuilles de calcul et tout regrouper en un seul lieu. Plus précisément, il s'est attaché à mettre en place des processus et à investir dans la technologie pour soutenir une gestion de projet de classe mondiale qui apporterait de la valeur à l'entreprise.

Le vice-président et le directeur des systèmes d'information ont engagé un cadre supérieur pour rejoindre le PMO nouvellement créé. Fort d'une expérience antérieure avec Planview PPM Pro et d'un soutien au niveau de la direction, ce cadre supérieur a immédiatement choisi l'outil pour la nouvelle initiative du fabricant de semi-conducteurs. Actuellement, le PMO utilise Planview PPM Pro pour élaborer les feuilles de route et les tableaux de bord qu'il partage avec les cadres et pour la gestion financière du projet afin de prévoir les dépenses, d'enregistrer les données réelles, de suivre les coûts de la main-d'œuvre et de gérer les budgets du projet. Ils utilisent également PPM Pro pour l'utilisation de la capacité et la gestion de la demande. "Maintenant, si quelqu'un demande une nouvelle ressource, ma décision est objective, basée sur des données, et non subjective, basée sur la pression ou l'émotion", déclare le cadre supérieur. "Les ressources informatiques ne sont pas gratuites. Nous pouvons dire aux dirigeants combien les choses coûtent, en saisissant le temps des ressources, la capacité et d'autres coûts connexes".

Le PMO a accordé une grande importance à l'établissement de rapports, qui lui permettent de savoir où il en est et comment il tient ses promesses à l'égard de l'entreprise. Le PMO a créé un tableau de bord pour le DSI, élaboré et publié des feuilles de route et des tableaux de bord pour les portefeuilles d'activités, publié des rapports sur les feuilles de temps à partager avec la direction, élaboré des rapports de planification financière et intégré Planview PPM Pro et Power BI pour assurer le suivi des indicateurs clés de performance.

"Nous nous appuyons sur PPM Pro pour la gestion des projets et des ressources de l'une de nos trois unités d'affaires et cela ne pourrait pas mieux se passer", déclare le directeur général.

"Nous avons pu personnaliser l'outil pour répondre aux besoins spécifiques de cette unité, en l'intégrant à d'autres applications. Nous sommes en mesure d'exporter toutes les données de PPM Pro dans notre lac de données pour des analyses commerciales plus précises et en temps réel qu'auparavant, et de refléter les données dans des tableaux de bord destinés aux dirigeants".

Grâce aux processus et à Planview PPM Pro, il est beaucoup plus simple d'affecter des ressources à des tâches et à des projets, tout en leur permettant de voir le travail qui leur est attribué, les dates cibles et les priorités du projet. "Nous avons l'impression d'avoir enfin mis en place une gestion de projet", déclare le directeur général. "Une fois que vous disposez de l'outil, la mise en place des personnes et des processus qui l'accompagnent permet de réaliser les projets dans les délais impartis avec une plus grande précision. Il y a moins de retards et une meilleure visibilité de l'état et des risques de chaque projet".

With consolidated, real-time data, bi-weekly meetings with executives are more productive, enabling leaders to speed decisions and adapt to change before it happens. The PMO tracks all metrics in Planview PPM Pro. Before PPM Pro, projects completed on time hovered around 50 %. They set a goal of 84% and have surpassed it, measuring at 96%. “PPM Pro has given us a constant, clear view of data that directors track, establishing accountability and transparency we never had before,” says the Senior Manager. The PMO has also rolled out Planview LeanKit™ with a business partner, going from one pilot digital Kanban board to 70 boards with 202 users and 2,685 cards. “We haven’t had to promote AgilePlace at all,” he says. “Its adoption has been solely by word of mouth and now everyone wants to use it.”

Le VP & CIO déclare que le PMO poursuivra son voyage, en l'affinant, en ajoutant des intégrations et en utilisant davantage de fonctionnalités de Planview®. L'objectif est d'utiliser PPM Pro pour l'ensemble de la planification lorsque l'outil sera déployé dans toute l'entreprise. Elle continuera également à travailler sur l'élimination de tous les autres outils de gestion de projet et à tout consolider dans PPM Pro, en regroupant les données dans des tableaux de bord afin de créer une vue claire pour les dirigeants de chaque secteur d'activité. "Planview nous a apporté un soutien considérable", explique-t-il. "Nous avons changé la culture de l'informatique et la façon dont le reste de l'entreprise considère l'informatique. Nous sommes passés du rôle de marqueur à celui de joueur, mais nous sommes en passe de devenir un quart-arrière.

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