PMO sorgt für Verbesserungen im Projekt- und Ressourcenmanagement eines globalen Halbleiterherstellers

Das neu gegründete PMO dieses globalen Halbleiterherstellers musste die Projektkosten und den Projektstatus verstehen sowie den Bedarf an Ressourcen, Kapazitäten und Lücken erkennen. Angesichts fragmentierter Daten und mehrerer Projektmanagement-Tools, die im gesamten Unternehmen verwendet wurden, war der PMO-Leiter entschlossen, Transparenz und Standardisierung für ein besseres Projekt- und Ressourcenmanagement zu schaffen.

Dieser Hersteller von analogen Hochleistungs-Halbleitern hat sich für Planview PPM Pro™ entschieden, um Daten zu sammeln und zu melden, um sie besser zu analysieren, Ressourcen zu optimieren und die Projektabwicklung zu verbessern. Das PMO hat jetzt volle Transparenz über konsolidierte Echtzeitdaten und nutzt das Tool zur Erstellung von Roadmaps und individuellen Dashboards für die Geschäftsleitung, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und den Zeitplan für den Projektabschluss um 200% zu verbessern.

Als der neue Vizepräsident und CIO dieses globalen Halbleiterherstellers in das Unternehmen eintrat, bat er die Führungskräfte, ihm die Projekte, Risiken und den Wert des Portfolios zu zeigen. Sie präsentierten sechs Kalkulationstabellen mit sich überschneidenden, fragmentierten Daten, die nicht in Echtzeit verfügbar waren. "Ich wollte ein PMO einrichten, das sich zu einem ePMO weiterentwickelt, um mehrere Projektmanagement-Tools zu rationalisieren, eine 3-5-Jahres-Roadmap zu erstellen, um festzulegen, wohin wir wollen, und eine bessere Kontrolle über Ressourcen und Projekte zu erhalten", sagt der VP und CIO. "Wir mussten alle IT-Projekte globalisieren, standardisieren und zentralisieren, von den Tabellenkalkulationen wegkommen und alles an einem Ort haben." Insbesondere konzentrierte er sich auf die Einführung von Prozessen und Investitionen in Technologien zur Unterstützung eines erstklassigen Projektmanagements, das dem Unternehmen einen Mehrwert bringt.

Der VP und der CIO stellten einen Senior Manager für das neu gegründete PMO ein. Aufgrund seiner früheren Erfahrungen mit Planview PPM Pro und der Unterstützung auf C-Level wählte dieser Senior Manager sofort das Tool für die neue Initiative des Halbleiterherstellers. Derzeit nutzt das PMO Planview PPM Pro, um seine Roadmaps und Dashboards zu erstellen, die es mit den Führungskräften teilt, und für das Project Financial Management, um Ausgaben zu prognostizieren, Ist-Zahlen zu erfassen, Arbeitskosten zu verfolgen und Projektbudgets zu verwalten. Sie verwenden PPM Pro auch für die Kapazitätsauslastung und das Nachfragemanagement. "Wenn jetzt jemand um eine neue Ressource bittet, ist meine Entscheidung objektiv und basiert auf Daten und nicht subjektiv auf Druck oder Emotionen", sagt der Senior Manager. "IT-Ressourcen sind nicht kostenlos. Wir können den Führungskräften sagen, wie viel die Dinge kosten, indem wir die Ressourcenzeit, die Kapazität und andere damit verbundene Kosten erfassen."

Das Berichtswesen ist ein wichtiger Schwerpunkt des PMO, da es Aufschluss darüber gibt, wo sie jetzt stehen und wie sie ihre Versprechen gegenüber dem Unternehmen einhalten. Das PMO erstellte ein CIO-Dashboard, entwickelte und veröffentlichte Geschäftsportfolio-Roadmaps und Dashboards, veröffentlichte Zeiterfassungsberichte zur Weitergabe an das Management, entwickelte Finanzplanungsberichte und integrierte Planview PPM Pro und Power BI, um KPIs zu verfolgen.

"Wir verlassen uns auf PPM Pro für unser Projekt- und Ressourcenmanagement für einen unserer drei Geschäftsbereiche und es könnte nicht besser laufen", sagt der Senior Manager.

"Wir waren in der Lage, das Tool an die speziellen Bedürfnisse dieser Abteilung anzupassen und es mit anderen Anwendungen zu integrieren. Wir sind in der Lage, alle PPM Pro-Daten in unseren Data Lake zu exportieren, um Geschäftsanalysen in Echtzeit und mit größerer Genauigkeit als zuvor durchzuführen und die Daten in Dashboards für die Führungskräfte zu reflektieren.

Mit Prozessen und Planview PPM Pro ist es viel einfacher, Ressourcen Aufgaben und Projekten zuzuweisen und ihnen einen Überblick über die ihnen zugewiesene Arbeit, Zieldaten und Projektprioritäten zu geben. "Wir haben das Gefühl, dass wir das Projektmanagement endlich im Griff haben", sagt der Senior Manager. "Wenn Sie erst einmal über das Tool verfügen, können Sie die Mitarbeiter und Prozesse um das Tool herum so gestalten, dass die Projekte pünktlicher abgeschlossen werden. Es gibt weniger Verzögerungen und einen besseren Überblick über den Status und die Risiken der einzelnen Projekte."

With consolidated, real-time data, bi-weekly meetings with executives are more productive, enabling leaders to speed decisions and adapt to change before it happens. The PMO tracks all metrics in Planview PPM Pro. Before PPM Pro, projects completed on time hovered around 50 %. They set a goal of 84% and have surpassed it, measuring at 96%. “PPM Pro has given us a constant, clear view of data that directors track, establishing accountability and transparency we never had before,” says the Senior Manager. The PMO has also rolled out Planview LeanKit™ with a business partner, going from one pilot digital Kanban board to 70 boards with 202 users and 2,685 cards. “We haven’t had to promote AgilePlace at all,” he says. “Its adoption has been solely by word of mouth and now everyone wants to use it.”

Der VP & CIO sagt, dass das PMO seine Reise fortsetzen wird, um es zu verfeinern, Integrationen hinzuzufügen und mehr der Planview®-Funktionen zu nutzen. Sie haben sich zum Ziel gesetzt, PPM Pro für die gesamte Planung zu verwenden, wenn sie das Tool im gesamten Unternehmen einführen. Es wird auch weiterhin daran arbeiten, alle anderen Projektmanagement-Tools zu eliminieren und alles in PPM Pro zu konsolidieren, die Daten in Dashboards zusammenzufassen, um einen klaren Überblick für die Führung in jedem Geschäftsbereich zu schaffen. "Planview hat uns sehr unterstützt", sagt er. "Wir haben die IT-Kultur und die Art und Weise, wie der Rest des Unternehmens die IT betrachtet, verändert. Wir sind von Torhütern zu Spielern geworden, aber wir sind auf dem Weg, ein Quarterback zu werden."

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