Comment un leader international des produits de beauté a accéléré le développement de nouveaux produits en renforçant les capacités interfonctionnelles

Le processus de développement de nouveaux produits pour un leader mondial des produits de beauté grand public a nécessité un haut degré de collaboration, s'appuyant sur la contribution de parties prenantes interfonctionnelles à chaque étape du cycle de vie du produit. L'alignement mondial était essentiel pour lancer de nouveaux produits sur le marché, mais l'organisation manquait de visibilité de bout en bout pour son portefeuille complexe de produits dans l'ensemble de l'entreprise. Ils ont également rencontré des difficultés avec leur processus de gestion des guichets, qui reposait sur des méthodes peu rigoureuses pour évaluer, identifier et classer les nouveaux produits par ordre de priorité. En outre, l'alignement des parties prenantes sur les lancements de nouveaux produits nécessitait des rapports personnalisés et ad hoc dont la production était extrêmement complexe et exigeait beaucoup de travail manuel.

Afin de renforcer les capacités de collaboration, d'améliorer la communication interfonctionnelle et de parvenir à un alignement global de ses processus de développement de nouveaux produits, le fabricant de produits de beauté grand public a mis en œuvre la solution Planview Product Portfolio Management. Planview a remplacé les outils cloisonnés et les flux de travail manuels par une plateforme centralisée, offrant aux parties prenantes une visibilité de bout en bout sur l'ensemble du portefeuille de produits. Le leader des produits de beauté a amélioré la communication avec les parties prenantes et rationalisé le processus d'examen des portes en utilisant le système de notation algorithmique de Planview, qui a automatisé la notation des projets et fourni l'état de tous les projets en une seule vue consolidée. Ils ont également intégré Planview à Anaplan, ce qui permet aux parties prenantes d'avoir une visibilité directe sur les indicateurs financiers clés à chaque étape de la révision, améliorant ainsi l'atténuation des risques.

Fondée au début des années 19001990 en tant que maison de parfums à Paris, cette organisation de produits de beauté s'est développée au cours du siècle dernier pour devenir une entreprise mondiale qui fabrique et distribue des produits dans plus de 130 pays. En tant que leader international sur son marché, elle vise à promouvoir une beauté avant-gardiste grâce à des produits qui offrent des solutions nouvelles, innovantes et fondées sur la science. Depuis son origine, cette organisation a contribué à façonner l'industrie de la beauté grâce à ses portefeuilles de produits toujours innovants, composés de plus de 50 marques de beauté emblématiques, y compris des produits sous licence et des produits exclusifs, avec des prix allant du luxe au marché de masse.

En tant qu'entreprise mondiale de produits de beauté responsable d'un portefeuille de produits complexe de plus de 50 marques, elle s'est appuyée sur un processus hautement collaboratif et interfonctionnel pour lancer ses produits avec succès. Les lancements de nouveaux produits nécessitaient la contribution des parties prenantes et un alignement interfonctionnel à chaque étape du cycle de vie du produit, et la collaboration s'étendait à de multiples domaines fonctionnels tels que l'emballage R&D, la formule R&D, les responsables de la marque, les responsables du marketing, les finances et la chaîne d'approvisionnement.

La dépendance de l'entreprise de produits de beauté à l'égard de la collaboration et de la communication entre les parties prenantes dans l'ensemble de l'entreprise a créé des défis importants en raison de la complexité de son processus de gestion des points de contrôle. La création et la mise à jour de leur "plan directeur de l'innovation" - un calendrier d'alignement international qui suit les lancements de produits sur un horizon de cinq ans - n'ont fait qu'alourdir un processus déjà complexe.

Tout d'abord, l'organisation ne disposait pas d'une source unique de vérité permettant aux parties prenantes d'avoir une vue d'ensemble de tous les lancements de produits et de leur état d'avancement dans l'ensemble de l'entreprise. Ce manque de connaissances obligeait les parties prenantes à s'appuyer sur des outils cloisonnés, des courriels et des mises à jour manuelles pour comprendre l'état d'avancement de chaque lancement de produit.

L'alignement global interfonctionnel et la collaboration efficace ont été essentiels pour soutenir le lancement de nouveaux produits. Pourtant, le géant de la beauté a été confronté à des difficultés liées aux processus manuels complexes nécessaires à l'élaboration de son plan directeur en matière d'innovation.

Ils ont également constaté qu'il était possible d'améliorer leur processus d'examen et d'approbation, qui reposait sur une notation manuelle des projets basés sur l'état de préparation par les parties prenantes. En outre, les parties prenantes n'ont pas eu accès aux indicateurs financiers clés indispensables pour éclairer la prise de décision (oui ou non) et atténuer les risques à chaque examen du projet.

Enfin, pour obtenir une vision globale de bout en bout des lancements de produits dans l'ensemble de l'entreprise, les dirigeants devaient s'appuyer sur des rapports personnalisés et ad hoc dont la production nécessitait une grande quantité de travail manuel.

En 2014, le leader international des produits de beauté a étendu son instance de la solution Planview Project Portfolio Management avec une intégration bidirectionnelle dans ServiceNow en tant que solution de gestion de projet informatique préférée utilisée par 120 utilisateurs pour gérer 150 projets.

Pour rationaliser la complexité de leurs processus de développement de nouveaux produits et éliminer les flux de travail manuels nécessaires pour parvenir à un alignement global, ils ont déployé Planview une seconde fois. Cette mise en œuvre de la solution Product Portfolio Management de Planview a permis d'améliorer trois domaines clés : les revues de projet et la communication, la gestion des points d'accès, ainsi que les rapports et les analyses. Dans ce déploiement, l'entreprise de produits de beauté a ajouté 800 utilisateurs à la plateforme pour gérer 2000 projets de développement de nouveaux produits.

Grâce aux jeux de colonnes personnalisables de Planview, le fabricant de produits de beauté a pu configurer une vue agrégée de tous les lancements de produits dans tous les domaines fonctionnels de l'organisation mondiale. Cette source unique de vérité a permis de rationaliser l'alignement global des parties prenantes et de jeter les bases de l'automatisation d'un système d'évaluation du lancement d'un nouveau produit et de l'établissement d'une liste de contrôle de la feuille de route de l'état de préparation.

Pour comprendre rapidement le statut des produits en fonction de leur état de préparation à l'examen, l'entreprise de produits de beauté a utilisé le système de notation algorithmique de Planview, qui classe automatiquement les projets de 0à100 en fonction des données fournies par les parties prenantes. Les gestionnaires de portefeuille pouvaient alors exploiter ces données sur l'état de préparation des projets pour générer des rapports de synthèse sur l'ordre du jour, qui extrayaient une liste de tous les projets prêts à être examinés et étaient utilisés pour structurer les réunions interfonctionnelles d'examen des points de contrôle.

Le fabricant mondial de produits de beauté a également réussi l'intégration de Planview avec la plateforme financière Anaplan, ce qui a permis aux parties prenantes de disposer d'indicateurs de performance financière essentiels pour chaque produit et d'éclairer la prise de décision à chaque point de contrôle. Cette intégration a permis de renforcer l'atténuation des risques, d'améliorer la confiance dans les décisions d'investissement et d'éliminer la duplication des tâches liées à l'accès aux données financières sur plusieurs plateformes.

L'utilisation de Planview comme source centralisée de données sur les produits leur a également permis de remplacer le processus manuel compliqué qui était auparavant nécessaire pour générer leur plan directeur d'innovation. Ils ont également été en mesure de générer un rapport personnalisé solide pour les lancements de nouveaux produits sur un horizon de cinq ans, sur la base des données collectées dans l'ensemble de l'entreprise. Ce rapport peut être facilement personnalisé pour mettre en évidence des paramètres essentiels tels que le type d'innovation, la maison, la marque, l'année fiscale, le trimestre ou le mois. Le plan directeur de l'innovation pourrait ensuite être intégré aux feuilles de route de collaboration pour montrer l'impact du développement de nouveaux produits sur les résultats de l'entreprise.

La solution de gestion de portefeuille de produits de Planview a permis d'adopter une approche plus efficace de la collaboration interfonctionnelle dans le développement de nouveaux produits, en alignant les parties prenantes mondiales à chaque étape du cycle de vie du produit.

En éliminant les flux de travail manuels, l'entreprise de produits de beauté a pu maintenir et suivre plus efficacement les lancements de produits à l'échelle mondiale, générer des rapports complexes et personnalisés pour l'alignement mondial et gérer les données financières sur plusieurs plates-formes.

En outre, en remplaçant les tâches manuelles fastidieuses et redondantes, Planview a fourni aux parties prenantes une plateforme centralisée permettant d'effectuer des examens et des approbations, de noter automatiquement les projets en fonction de leur état de préparation, d'accéder aux indicateurs clés de performance des produits et de générer des rapports globaux robustes basés sur les données de lancement des produits.

Ces capacités ont permis de rationaliser le processus de développement de nouveaux produits, d'améliorer la collaboration et la communication au sein de l'entreprise mondiale et de réduire la durée du cycle.

Après avoir déployé Planview en 2017 pour gérer son processus de développement de nouveaux produits, le leader international des produits de beauté a poursuivi sa croissance stratégique. En 2020, ils ont étendu la mise en œuvre de Planview pour soutenir les utilisateurs de commandes internes sur 1000 projets avec la fonctionnalité bidirectionnelle de SAP.

Fort de ses dix années d'expérience dans la mise en œuvre des solutions Planview pour optimiser la gestion des portefeuilles de produits, le directeur mondial de la gouvernance informatique et du PMO de l'entreprise de produits de beauté partage ses idées clés avec les entreprises qui s'engagent dans une démarche similaire :