Wie ein internationaler Marktführer für Schönheitsprodukte die Entwicklung neuer Produkte durch die Verbesserung funktionsübergreifender Fähigkeiten beschleunigt hat

Der Prozess der Entwicklung neuer Produkte für einen weltweit führenden Hersteller von Schönheitsprodukten erforderte ein hohes Maß an Zusammenarbeit, da er in jeder Phase des Produktlebenszyklus auf den Beitrag funktionsübergreifender Interessengruppen angewiesen war. Die globale Ausrichtung war entscheidend für die Markteinführung neuer Produkte, aber dem Unternehmen fehlte es an durchgängiger Transparenz für sein komplexes Produktportfolio im gesamten globalen Unternehmen. Sie standen auch vor Herausforderungen mit ihrem Gate-Management-Prozess, der auf losen Methoden zur Bewertung, Identifizierung und Priorisierung neuer Produkte beruhte. Um die Abstimmung mit den Interessengruppen bei der Einführung neuer Produkte zu erreichen, waren außerdem benutzerdefinierte Ad-hoc-Berichte erforderlich, deren Erstellung äußerst komplex und manuell aufwändig war.

Um die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu erweitern, die funktionsübergreifende Kommunikation zu verbessern und eine globale Ausrichtung der Prozesse zur Entwicklung neuer Produkte zu erreichen, implementierte der Hersteller von Schönheitsprodukten die Planview Product Portfolio Management-Lösung. Planview ersetzte isolierte Tools und manuelle Arbeitsabläufe durch eine zentralisierte Plattform, die den Beteiligten einen durchgängigen Überblick über das gesamte Produktportfolio bietet. Der Marktführer für Schönheitsprodukte verbesserte die Kommunikation mit den Stakeholdern und straffte den Gate-Review-Prozess mit Hilfe des algorithmischen Bewertungssystems von Planview, das die Projektbewertung automatisierte und den Status aller Projekte in einer konsolidierten Ansicht darstellte. Außerdem wurde Planview in Anaplan integriert, so dass die Stakeholder bei jeder Überprüfung einen direkten Einblick in kritische finanzielle KPIs erhalten und die Risikominderung verbessert wird.

Ursprünglich in den frühen 1900er Jahren als Parfumhaus in Paris gegründet, hat sich dieses Unternehmen für Schönheitsprodukte im Laufe des letzten Jahrhunderts zu einem weltweiten Konzern entwickelt, der Produkte in mehr als 130 Ländern herstellt und vertreibt. Als internationaler Marktführer hat das Unternehmen das Ziel, zukunftsorientierte Schönheit durch Produkte zu fördern, die neue, innovative und wissenschaftlich fundierte Lösungen bieten. Seit seiner Gründung hat dieses Unternehmen die Schönheitsindustrie durch sein kontinuierlich innovatives Produktportfolio geprägt, das sich aus über 50 ikonischen Schönheitsmarken zusammensetzt, darunter lizenzierte und eigene Produkte, deren Preissegment von Luxus bis hin zum Massenmarkt reicht.

Als globaler Kosmetikkonzern, der für ein komplexes Produktportfolio mit über 50 Marken verantwortlich ist, verließ man sich auf einen hochgradig kooperativen, funktionsübergreifenden Prozess, um Produkte erfolgreich auf den Markt zu bringen. Die Einführung neuer Produkte erforderte in jeder Phase des Produktlebenszyklus die Mitwirkung der Interessengruppen und eine funktionsübergreifende Abstimmung. Die Zusammenarbeit erstreckte sich über mehrere Funktionsbereiche wie R&D Verpackung, R&D Rezeptur, Markenmanager, Marketingmanager, Finanzen und Lieferkette.

Die Abhängigkeit des Kosmetikunternehmens von der Zusammenarbeit und der Kommunikation zwischen den Beteiligten im gesamten Unternehmen führte zu erheblichen Herausforderungen aufgrund der Komplexität des Gate-Management-Prozesses. Die Erstellung und Pflege ihres "Innovations-Masterplans" - ein internationaler Ausrichtungskalender, der die Produkteinführungen über einen Zeitraum von fünf Jahren verfolgt - hat den ohnehin schon komplizierten Prozess noch weiter verkompliziert.

Zunächst fehlte dem Unternehmen eine zentrale Quelle der Wahrheit, die den Beteiligten einen Überblick über alle Produkteinführungen und deren Status im gesamten Unternehmen verschaffte. Aufgrund dieser Wissenslücke waren die Beteiligten gezwungen, sich auf isolierte Tools, E-Mails und manuelle Aktualisierungen zu verlassen, um den Status jeder Produkteinführung zu verstehen.

Eine funktionsübergreifende globale Ausrichtung und eine effektive Zusammenarbeit waren für die Einführung neuer Produkte von entscheidender Bedeutung. Dennoch hatte das Schönheitsunternehmen Probleme mit den komplexen manuellen Prozessen, die für die Erstellung seines Innovations-Masterplans erforderlich waren.

Sie sahen auch eine große Chance, ihr Prüfungs- und Genehmigungsverfahren zu verbessern, das darauf beruhte, dass die Beteiligten die Projekte manuell bewerteten. Darüber hinaus fehlte den Beteiligten der Zugang zu den wichtigen finanziellen Kennzahlen, die für die Entscheidungsfindung und die Risikominderung bei jeder Projektprüfung benötigt wurden.

Um einen ganzheitlichen Überblick über die Produkteinführungen im gesamten Unternehmen zu erhalten, mussten sich die Führungskräfte auf benutzerdefinierte Ad-hoc-Berichte verlassen, deren Erstellung viel Handarbeit erforderte.

In 2014 erweiterte der internationale Marktführer für Schönheitsprodukte seine Instanz der Planview Project Portfolio Management-Lösung mit bidirektionaler Integration in ServiceNow als bevorzugte IT-Projektmanagementlösung, die von 120 Benutzern zur Verwaltung von 150 Projekten genutzt wird.

Um die Komplexität ihrer neuen Produktentwicklungsprozesse zu rationalisieren und die manuellen Arbeitsabläufe zu eliminieren, die für eine globale Ausrichtung erforderlich sind, setzten sie Planview ein zweites Mal ein. Durch die Implementierung der Produktportfolio-Management-Lösung von Planview wurden drei Schlüsselbereiche verbessert: Projektüberprüfungen und -kommunikation, Gate-Management sowie Berichte und Analysen. Bei dieser Implementierung fügte das Unternehmen für Schönheitsprodukte der Plattform 800 Benutzer hinzu, um 2000 neue Produktentwicklungsprojekte zu verwalten.

Mit den anpassbaren Spaltensätzen von Planview konnte der Hersteller von Schönheitsprodukten eine aggregierte Ansicht aller Produkteinführungen in allen Funktionsbereichen des globalen Unternehmens konfigurieren. Diese einzige Quelle der Wahrheit vereinfachte die globale Abstimmung mit den Interessengruppen und legte den Grundstein für die Automatisierung eines Bewertungssystems für neue Produkteinführungen und die Erstellung einer Checkliste für die Bereitschaftsplanung.

Um einen schnellen Überblick über den Status der Produkte zu erhalten, nutzte das Unternehmen für Schönheitsprodukte das algorithmische Bewertungssystem von Planview, das Projekte auf der Grundlage der Angaben von Interessengruppen automatisch von 0-100 bewertet. Die Portfoliomanager konnten dann diese Projektbereitschaftsdaten nutzen, um Agenda-Zusammenfassungsberichte zu erstellen, die eine Liste aller Projekte enthielten, die zur Überprüfung bereit waren, und die zur Strukturierung funktionsübergreifender Gate-Review-Meetings verwendet wurden.

Der weltweit tätige Hersteller von Schönheitsprodukten schloss auch eine erfolgreiche Integration von Planview mit der Finanzplattform Anaplan ab, die den Stakeholdern wichtige finanzielle Leistungskennzahlen für jedes Produkt lieferte und die Entscheidungsfindung bei jeder Überprüfung des Gates unterstützte. Diese Integration stärkte die Risikominderung, verbesserte die Sicherheit bei der Anlageentscheidung und beseitigte den doppelten Aufwand für den Zugriff auf Finanzdaten auf verschiedenen Plattformen.

Der Einsatz von Planview als zentraler Datenspeicher für Produktdaten ermöglichte es ihnen auch, den komplizierten, manuellen Prozess zu ersetzen, der zuvor für die Erstellung ihres Innovationsmasterplans erforderlich war. Sie waren auch in der Lage, auf der Grundlage der unternehmensweit gesammelten Daten einen robusten, benutzerdefinierten Bericht für die Einführung neuer Produkte über einen Zeitraum von fünf Jahren zu erstellen. Dieser Bericht kann leicht angepasst werden, um wichtige Parameter wie Innovationstyp, Haus, Marke, Geschäftsjahr, Quartal oder Monat hervorzuheben. Der Innovations-Masterplan könnte dann mit kollaborativen Roadmaps integriert werden, um die Auswirkungen der Entwicklung neuer Produkte auf die Geschäftsergebnisse aufzuzeigen.

Die Produktportfolio-Management-Lösung von Planview hat dazu beigetragen, einen effizienteren Ansatz für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Entwicklung neuer Produkte zu entwickeln und die globalen Interessengruppen an jedem Punkt des Produktlebenszyklus zu koordinieren.

Durch die Abschaffung der manuellen Arbeitsabläufe konnte das Unternehmen für Schönheitsprodukte globale Produkteinführungen effizienter pflegen und verfolgen, komplexe, benutzerdefinierte Berichte für die globale Ausrichtung erstellen und Finanzdaten über mehrere Plattformen hinweg verwalten.

Darüber hinaus ersetzte Planview zeitaufwändige und doppelte manuelle Aufgaben und stellte den Beteiligten eine zentrale Plattform zur Verfügung, mit der sie Gate-Reviews und Genehmigungen durchführen, Projekte automatisch nach Gate-Readiness bewerten, auf Produktleistungs-KPIs zugreifen und robuste globale Berichte auf der Grundlage von Produkteinführungsdaten erstellen konnten.

Diese Funktionen haben dazu beigetragen, den Prozess der Entwicklung neuer Produkte zu rationalisieren, die Zusammenarbeit und Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern und die Zykluszeit zu verkürzen.

Nach dem Einsatz von Planview in 2017 zur Verwaltung des Entwicklungsprozesses für neue Produkte konnte das strategische Wachstum des internationalen Marktführers für Schönheitsprodukte fortgesetzt werden. In 2020 haben sie ihre Planview-Implementierung erweitert, um interne Auftragsnutzer in 1000 Projekten mit bidirektionaler SAP-Funktionalität zu unterstützen.

Mit zehn Jahren Erfahrung in der Implementierung von Planview-Lösungen zur Optimierung des Produktportfolio-Managements teilt der Global Director for IT Governance and PMO des Unternehmens für Schönheitsprodukte seine wichtigsten Erkenntnisse für Unternehmen, die einen ähnlichen Weg einschlagen: