L'administration fiscale lettone maîtrise la livraison de logiciels grâce à Planview Hub et AA Projekts

La société de conseil en informatique A.A. Projekts s'associe à Planview pour soutenir l'organisation de livraison de logiciels au sein de l'administration fiscale lettone (SRS), la principale autorité responsable de la collecte des impôts et des droits de douane. Le département informatique du SRS est responsable de plus de 30+ systèmes et services informatiques essentiels à l'activité, construits et en grande partie maintenus par des fournisseurs externes. La livraison des logiciels et la gestion des changements de ces systèmes sont gérées par un réseau complexe d'outils intégrés par Planview. Le SRS est capable de relier, de visualiser et de tracer automatiquement tous les éléments de travail interdépendants, de l'idéation à l'exploitation. Le service informatique peut extraire et combiner les principales données de performance de chaque outil dans une base de données centralisée, ce qui simplifie le processus d'établissement de rapports entre les outils et permet de transformer les données techniques en informations informatiques et commerciales en temps réel. Ce partenariat aide le gouvernement letton à innover dans le domaine des logiciels afin qu'il puisse soutenir efficacement les programmes fondamentaux du pays.

Le SRS cherche toujours à apporter de la valeur au gouvernement et au contribuable. Alors que l'organisation informatique joue un rôle clé dans le soutien des principaux programmes gouvernementaux, il y avait un manque de visibilité et de traçabilité automatisées et complètes dans le travail de livraison de logiciels qui couvrait un large portefeuille de produits et de services construits et maintenus par un grand nombre de fournisseurs internes et externes. Le processus d'obtention d'informations précieuses pour aider l'entreprise à prendre des décisions importantes était tout simplement trop lourd et trop lent.

Bien qu'il existe un système centralisé pour suivre le travail des portefeuilles, les exigences numériques de l'entreprise ont dépassé le système existant. Au fur et à mesure de l'ajout de cas d'utilisation, le système peu maniable s'est enrichi de plus de 1000 champs de données clients par ticket, ce qui le rendait difficile à utiliser et à mettre à jour. En outre, le système n'offrait pas les fonctionnalités spécialisées requises par les fournisseurs de l'ensemble du processus de livraison de logiciels, qui utilisaient plutôt leur propre outil spécifique à leur domaine pour réaliser et suivre leur part du flux de valeur. Cependant, ces outils - y compris Jama, un service d'assistance sur mesure, et Jira et Azure DevOps pour le développement - étaient déconnectés, offrant à l'équipe informatique une vision fragmentée de son travail.

"Nous avons réalisé qu'il était crucial d'améliorer la manière dont les informations circulaient à travers le réseau d'outils de manière efficace, opportune et précise", explique Kārlis Broders, directeur technique chez AA Projekts. "Il y avait trop d'étapes manuelles pour partager des données clés qui étaient sujettes à des erreurs, parfois inexactes et qui manquaient souvent de contexte. L'entreprise n'avait aucun moyen efficace de savoir ce qui se passait réellement. Il n'existe aucun moyen d'effectuer facilement une analyse des tendances historiques en vue d'une amélioration continue fondée sur les données".

Si l'externalisation présente des avantages évidents pour les organismes de service public, elle ajoute également une grande complexité lorsqu'il s'agit de tracer et d'analyser le travail, en particulier en ce qui concerne le processus de conformité visant à vérifier, évaluer et approuver les tickets pour les demandes des clients. "Comment savez-vous si les exigences sont correctement satisfaites, si les contrats sont respectés, si les équipes de développement externes ont la capacité d'effectuer de nouveaux travaux pour répondre aux initiatives clés du programme ? Sans moyen d'automatiser et de visualiser le flux de données entre les outils, il s'agit d'un champ de mines qui nécessite un travail manuel considérable".

AA Projekts cherchait un moyen de connecter le réseau d'outils du SRS afin d'améliorer la communication entre les équipes et l'efficacité des processus, ainsi que d'aider le département à devenir autonome dans la génération de rapports personnalisés pour l'analyse commerciale.

"C'est alors que nous avons découvert Planview, qui synchronise en permanence les énormes volumes de données entre les outils", explique Kārlis. "C'était la seule solution d'entreprise qui offrait la stabilité et la robustesse exigées par les grandes organisations. Planview résiste à toutes les conditions météorologiques, même lorsqu'elles sont un peu rudes. Même avec la lourde charge quotidienne de milliers d'éléments synchronisés chaque jour et les changements continus de configuration et d'outils en fonction des changements de fournisseurs, Planview ne s'arrête jamais de fonctionner."

AA Projekts a été en mesure d'intégrer l'ensemble de l'environnement de développement du SRS afin d'appréhender les flux de valeur du portefeuille de produits de 30+. En exploitant les capacités d'intégration et de flux de données faciles à utiliser, fiables et évolutives de Planviews, le SRS dispose d'un moyen rentable, peu contraignant et très performant pour accélérer le flux de travail, ainsi que pour simplifier, collecter, normaliser et centraliser la vaste mer de données en vue de produire des rapports d'une grande précision.

Le SRS est désormais autonome dans la gestion des changements et la mise en place de nouvelles intégrations entre les équipes et les outils, l'automatisation du flux de travail et l'extraction de données en direct de ses chaînes d'outils dans un entrepôt de données commun. "Les équipes informatiques internes peuvent mettre en place leur propre intégration en quelques clics", explique Kārlis. "Cette capacité est essentielle car les perturbations surviennent souvent sous la forme de changements de contrats et d'un environnement en évolution avec de nouveaux fournisseurs, de nouveaux outils, etc.

Le SRS a été en mesure d'automatiser un flux de données en direct sur l'ensemble de la chaîne d'outils, interne et externe, pour une traçabilité automatisée et des rapports plus rapides entre les outils. "L'équipe chargée des outils SRS a pu voir l'ensemble du système, et pas seulement une partie, afin d'analyser les processus en vue d'une amélioration continue fondée sur les données", ajoute-t-il.

En déverrouillant les données des outils, le SRS a pu s'approprier ses données ; de nombreux fournisseurs d'outils purgent périodiquement leurs données pour économiser sur le stockage, ce qui limite l'accès aux données historiques pour faciliter l'analyse des tendances. "Grâce à Planview, les données sont collectées à partir de nombreux outils différents, elles sont déjà structurées et ne demandent qu'à être transformées en informations puissantes. Le SRS peut prendre ces précieuses données et les utiliser avec ses outils de BI et de visualisation des données pour générer des rapports significatifs. Leur équipe peut facilement créer, recréer, mettre à jour, analyser et inventer de nouvelles visualisations de données, y compris l'établissement de tendances et de rapports actuels et historiques".

Le flux de données sophistiqué permet un contrôle étroit des opérations. "Le SRS peut sélectionner des champs de données à partir de n'importe quel endroit du réseau d'outils et visualiser rapidement les données pour présenter à la demande des informations précieuses à la direction et aux responsables. L'équipe de Planview a également été d'une aide précieuse, car c'est elle qui est à l'origine de ce projet. Toutes les idées novatrices et avant-gardistes des solutions sont venues de Planview, y compris l'expertise approfondie qui a été cruciale pour faire de cette initiative un succès".

Le parcours du SRS se poursuit, car il continue d'être considéré comme le leader du pays dans le secteur gouvernemental et de l'informatique d'entreprise. AA Projekts travaille en étroite collaboration avec son client pour explorer davantage d'opportunités d'analyser leurs données afin d'améliorer les performances de l'entreprise et de les mettre à la disposition des utilisateurs quotidiens d'une manière compréhensible et facile à consommer.

"Nous cherchons également à déterminer comment le Flow Framework® et les Flow Metrics peuvent apporter encore plus de valeur ajoutée à nos clients", conclut M. Kārlis. "Il s'agit d'un défi particulier, car nous cherchons à combler les lacunes qui existent entre un client et une société de développement de logiciels personnalisés externalisés. Ces lacunes contractuelles n'existent pas dans une entreprise qui emploie ses développeurs en interne.

Avec Planview, le SRS et nous-mêmes prouvons qu'il est possible d'avoir des flux de livraison rapides et précis ainsi que les cycles de retour d'information nécessaires dans ce type d'environnement - ce qui réfute en quelque sorte l'idée qu'il est absolument essentiel d'avoir des développeurs sur place. À l'instar du gouvernement letton, avec le SRS en tête, et de l'ensemble de la communauté technologique, nous sommes toujours à la recherche des dernières solutions en matière de développement de logiciels pour nous donner, à nous et à nos clients, un avantage décisif".

Lita Marnauza, directrice adjointe du département des technologies de l'information de l'administration fiscale, nous fait part de son expérience : "Le State Revenue Service est l'un des plus grands fournisseurs et développeurs de systèmes d'information de l'État letton. La possibilité d'automatiser et de visualiser le flux des travaux de développement de logiciels est essentielle pour nous aider à évaluer nos progrès et à gérer le processus plus efficacement.

Auparavant, nous devions gérer et suivre manuellement le travail avec Microsoft Word, Excel et une solution personnalisée prête à l'emploi. Cela signifie que nous avons passé des centaines d'heures à recueillir des informations sur les projets auprès des départements du SRS, des fournisseurs, des auditeurs et d'autres institutions afin de comprendre l'état des besoins, de coordonner les projets, de suivre les budgets, etc.

Aujourd'hui, avec Planview et Jama, nous pouvons suivre tout le travail en un seul endroit et être beaucoup plus flexibles dans notre approche. Cela facilite et accélère le suivi des travaux, l'ajustement des fonds et des ressources, l'adaptation aux nouveaux travaux, l'intégration de nouveaux processus et le changement de fournisseurs. Le gain de temps considérable réalisé sur le travail manuel nous permet de concentrer notre énergie sur la recherche de nouvelles idées et de solutions innovantes afin d'améliorer la valeur que nous apportons au gouvernement et au pays".

La communauté Flow Framework offre un environnement professionnel et inclusif propice à l'apprentissage et aux échanges autour de tous les sujets liés au Flow Framework, aux Flow Metrics et au Value Stream Management (VSM). flowframework.org/community