Lettlands staatliche Steuerbehörde meistert Softwarebereitstellung mit Planview Hub und AA Projects

Das IT-Beratungsunternehmen AA Projekt arbeitet mit Planview zusammen, um die Softwarelieferanten der lettischen Steuerbehörde SRS (State Revenue Service), der wichtigsten Behörde für die Erhebung von Steuern und Zöllen, zu unterstützen. Die IT-Abteilung von SRS ist für 30+ geschäftskritische IT-Systeme und -Dienste verantwortlich, die von externen Anbietern entwickelt und größtenteils gewartet werden. Die Softwarebereitstellung und das Änderungsmanagement dieser Systeme werden über ein komplexes Netzwerk von Tools verwaltet, die von Planview integriert werden. Das SRS ist in der Lage, alle zusammenhängenden Arbeitsschritte von der Idee bis zum Betrieb zu verbinden, zu visualisieren und automatisch zu verfolgen. Die IT-Abteilung kann wichtige Leistungsdaten aus jedem Tool extrahieren und in einer zentralen Datenbank zusammenführen. Dies vereinfacht den toolübergreifenden Berichtsprozess, um technische Daten in Echtzeit in IT- und Business Intelligence zu verwandeln. Die Partnerschaft hilft der lettischen Regierung dabei, als Software-Innovator aufzutreten, damit sie die Kernprogramme des Landes effektiv unterstützen kann.

Die SRS ist immer bestrebt, der Regierung und dem Steuerzahler einen Mehrwert zu bieten. Die IT-Organisation spielt zwar eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung wichtiger Regierungsprogramme, aber es fehlte an automatisierter und umfassender Transparenz und Rückverfolgbarkeit der Softwarelieferungen, die ein großes Produkt- und Dienstleistungsportfolio umfassten, das von einer Vielzahl interner und externer Anbieter erstellt und gepflegt wurde. Der Prozess der Beschaffung wertvoller Informationen zur Unterstützung des Unternehmens bei wichtigen Entscheidungen war einfach zu umständlich und langsam.

Es gab zwar ein zentrales System zur Verfolgung der Portfolioarbeit, aber die digitalen Anforderungen des Unternehmens hatten das Altsystem überholt. Da im Laufe der Zeit immer mehr Anwendungsfälle hinzukamen, war das unhandliche System auf mehr als 1000 Kundendatenfelder pro Ticketposten angewachsen, was die Nutzung und Aktualisierung erschwerte. Darüber hinaus bot das System nicht die speziellen Funktionen, die von den Anbietern im gesamten Softwareentwicklungsprozess benötigt wurden. Diese verwendeten stattdessen ihr eigenes domänenspezifisches Tool, um ihren Teil des Value Stream auszuführen und zu verfolgen. Diese Tools - darunter Jama, ein maßgeschneiderter Helpdesk, sowie Jira und Azure DevOps für die Entwicklung - waren jedoch nicht miteinander verbunden, so dass die IT-Abteilung einen fragmentierten Überblick über ihre Arbeit hatte.

"Wir erkannten, dass es von entscheidender Bedeutung war, die Art und Weise zu verbessern, in der Informationen effizient, zeitnah und präzise über das Tool-Netzwerk fließen", erklärt Kārlis Broders, CTO bei AA Projekts. "Es gab zu viele manuelle Schritte, um wichtige Daten auszutauschen, die fehleranfällig und manchmal ungenau waren und bei denen oft der Kontext der Arbeit fehlte. Das Unternehmen hatte keine effiziente Möglichkeit zu sehen, was wirklich vor sich ging. Es gibt keine Möglichkeit, auf einfache Weise historische Trendanalysen für datengesteuerte kontinuierliche Verbesserungen zu erstellen."

Outsourcing hat zwar klare Vorteile für öffentliche Einrichtungen, aber es erhöht auch die Komplexität, wenn es darum geht, die Arbeit nachzuverfolgen und zu analysieren, insbesondere im Hinblick auf den Compliance-Prozess zur Prüfung, Bewertung und Genehmigung von Tickets für Kundenanfragen. „Woher wissen Sie, ob die Anforderungen ordnungsgemäß erfüllt werden, ob die Verträge eingehalten werden, ob die externen Entwicklungsteams Kapazitäten für neue Arbeiten haben, um wichtige Programminitiativen zu erfüllen? Ohne eine Möglichkeit, den Datenfluss zwischen den Tools zu automatisieren und zu visualisieren, ist dies ein Minenfeld, das erstaunlich viel manuelle Arbeit erfordert.“

AA Projects suchte nach einer Möglichkeit, das Tool-Netzwerk der SRS zu verbinden, um die teamübergreifende Kommunikation und die Effizienz der Prozesse zu verbessern und der Abteilung zu helfen, eigenständig benutzerdefinierte Berichte für die Geschäftsanalyse zu erstellen.

"Da stießen wir auf Planview, das die riesigen Datenmengen zwischen den Tools kontinuierlich synchronisiert", erklärt Kārlis. "Es war die einzige unternehmenstaugliche Lösung, die die Stabilität und Robustheit bot, die große Organisationen benötigen. Planview hält allen Wetterbedingungen stand, auch wenn es mal etwas rauer wird. Selbst bei der hohen täglichen Belastung durch Tausende von Artikeln, die täglich synchronisiert werden, und den ständigen Änderungen an der Konfiguration und der Tool-Landschaft, wenn sich die Lieferanten ändern, funktioniert Planview immer noch."

AA Projekts war in der Lage, die gesamte Entwicklungsumgebung von SRS zu integrieren, um einen Einblick in die Wertströme des 30+ starken Produktportfolios zu erhalten. Mit den benutzerfreundlichen, zuverlässigen und skalierbaren Integrations- und Datenstreaming-Funktionen von Planviews verfügt das SRS über ein kostengünstiges, wenig aufwändiges und leistungsstarkes Mittel zur Beschleunigung des Arbeitsablaufs sowie zur Vereinfachung, Sammlung, Normalisierung und Zentralisierung der riesigen Datenmengen für messerscharfe Berichte.

Das SRS ist jetzt in der Lage, Änderungen selbständig zu bearbeiten und neue Integrationen zwischen Teams und Tools einzurichten, den Arbeitsfluss zu automatisieren und Live-Daten aus den Toolchains in einen gemeinsamen Datenspeicher zu extrahieren. „Die internen IT-Teams können ihre eigene Integration mit wenigen Klicks einrichten“, strahlt Kārlis. „Diese Fähigkeit ist von entscheidender Bedeutung, da Unterbrechungen oft in Form von Vertragsänderungen und einem sich entwickelnden Umfeld mit neuen Anbietern und Tools usw. auftreten.

SRS war in der Lage, einen Live-Datenstrom über die gesamte Werkzeugkette zu automatisieren, sowohl intern als auch extern, um eine automatische Rückverfolgbarkeit und schnellere werkzeugübergreifende Berichte zu ermöglichen. "Das SRS-Toolteam konnte das gesamte System sehen, nicht nur einen einzelnen Teil, um die Prozesse für eine datengesteuerte kontinuierliche Verbesserung zu analysieren", fügt er hinzu.

Durch die Freigabe der Daten aus den Tools war das SRS in der Lage, über seine Daten zu verfügen. Viele Tool-Anbieter löschen ihre Daten in regelmäßigen Abständen, um Speicherplatz zu sparen, und schränken so den Zugriff auf historische Daten ein, die bei der Trendanalyse helfen. "Dank Planview werden die Daten aus zahlreichen verschiedenen Tools gesammelt, sind bereits strukturiert und warten darauf, in aussagekräftige Erkenntnisse umgewandelt zu werden. Die SRS kann diese wertvollen Daten nutzen und ihre BI- und Datenvisualisierungstools darauf ausrichten, um aussagekräftige Berichte zu erstellen. Ihr Team kann auf einfache Weise neue Datenvisualisierungen erstellen, neu erstellen, aktualisieren, analysieren und erfinden, einschließlich der Erstellung von aktuellen und historischen Trends und Berichten."

Der ausgeklügelte Datenstrom ermöglicht eine genaue Kontrolle des Betriebs. "Das SRS kann Datenfelder von jedem beliebigen Ort innerhalb des Tool-Netzwerks auswählen und die Daten schnell visualisieren, um dem Management und der Geschäftsführung bei Bedarf wertvolle Einblicke zu geben. Eine große Hilfe war auch das Team von Planview, das wirklich für dieses Ereignis verantwortlich ist. Alle neuartigen und bahnbrechenden Ideen für die Lösungen kamen von Planview, einschließlich des fundierten Fachwissens, das für den Erfolg dieser Initiative entscheidend war."

Der Weg von SRS ist noch nicht zu Ende, denn das Unternehmen gilt weiterhin als führend im Land im Regierungssektor und in der Unternehmens-IT. AA Projekts arbeitet eng mit seinem Kunden zusammen, um mehr Möglichkeiten zur Analyse seiner Daten zu erkunden, um die Unternehmensleistung zu verbessern und diese Daten aufschlussreich und leicht zu konsumieren für die täglichen Benutzer bereitzustellen.

"Wir prüfen auch, wie das Flow Framework® und Flow Metrics noch mehr Geschäftswert für unsere Kunden schaffen können", schließt Kārlis. "Dies ist eine besondere Art von Herausforderung, da wir versuchen, die Kluft zwischen einem Kunden und einem ausgelagerten Softwareentwicklungsunternehmen zu überbrücken. Diese Vertragslücken gibt es in einem Unternehmen, das seine Entwickler intern beschäftigt, nicht.

Mit Planview beweisen wir und SRS, dass es möglich ist, in einer solchen Umgebung schnelle und präzise Lieferabläufe und die notwendigen Feedback-Zyklen zu gewährleisten. Damit widerlegen wir gewissermaßen das Gebot, dass Entwickler unbedingt vor Ort sein müssen. Wie die lettische Regierung mit dem SRS an der Spitze und die größere Tech-Community hier, sind wir immer auf der Suche nach den neuesten Lösungen in der Softwareentwicklung, um uns und unseren Kunden den entscheidenden Vorteil zu verschaffen."

Lita Marnauza, stellvertretende Direktorin der Abteilung für Informationstechnologie bei der staatlichen Steuerbehörde, berichtet über ihre bisherigen Erfahrungen: "Die staatliche Steuerbehörde ist einer der größten Anbieter und Entwickler staatlicher Informationssysteme in Lettland. Die Möglichkeit, den Ablauf der Softwareentwicklung zu automatisieren und zu visualisieren, ist für uns von entscheidender Bedeutung, um unseren Fortschritt zu messen und den Prozess effektiver zu verwalten.

Zuvor mussten wir die Arbeit manuell mit Microsoft Word, Excel und einer angepassten Standardlösung verwalten und verfolgen. Das bedeutete, dass wir Hunderte von Stunden damit verbrachten, Projektinformationen über die SRS-Abteilungen, Lieferanten, Prüfer und andere Institutionen zu sammeln, um den Status der Anforderungen zu verstehen, Projekte zu koordinieren, Budgets zu verfolgen und so weiter.

Mit Planview und Jama können wir jetzt alle Arbeiten an einem Ort verfolgen und sind viel flexibler in unserer Vorgehensweise. Dies macht die Verfolgung der Arbeit, die Anpassung von Mitteln und Ressourcen, die Anpassung an neue Aufgaben, die Integration neuer Prozesse und den Wechsel von Lieferanten viel einfacher und schneller. Die enorme Zeitersparnis bei der manuellen Arbeit ermöglicht es uns, unsere Energie auf neue Ideen und innovative Lösungen zu konzentrieren, um den Wert, den wir für die Regierung und das Land liefern, zu verbessern."

Die Flow Framework Community bietet ein professionelles, integratives und unterstützendes Umfeld, um über alle Themen im Zusammenhang mit dem Flow Framework, Flow Metrics und Value Stream Management (VSM) auf dem Laufenden zu bleiben, Fragen zu stellen und Kontakte zu knüpfen. flowframework.org/community