Lettlands skattemyndighet hanterar programvaruleveranser med Planview Hub och AA Projekts

IT-konsultföretaget AA Projekts samarbetar med Planview för att stödja mjukvaruleveransorganisationen vid Lettlands skattemyndighet State Revenue Service (SRS), den myndighet som ansvarar för indrivning av skatter och tullavgifter. SRS IT-avdelning ansvarar för 30+ affärskritiska IT-system och tjänster som byggts och till stor del underhålls av externa leverantörer. Programvaruleverans och ändringshantering av dessa system hanteras genom ett komplext nätverk av verktyg som integreras av Planview. SRS kan koppla samman, visualisera och automatiskt spåra alla inbördes relaterade arbetsmoment från idé till drift. IT-avdelningen kan extrahera och kombinera nyckeldata från varje verktyg i en centraliserad databas, vilket förenklar rapporteringsprocessen mellan verktygen och omvandlar tekniska data till IT- och affärsinformation i realtid. Partnerskapet hjälper den lettiska regeringen att bli en mjukvaruinnovatör så att den effektivt kan stödja kärnprogram för landet.

SRS strävar alltid efter att leverera värde till regeringen och skattebetalarna. IT-organisationen spelar en viktig roll för att stödja viktiga statliga program, men det saknades automatiserad och omfattande synlighet och spårbarhet i mjukvaruleveransarbetet som sträckte sig över en stor produkt- och tjänsteportfölj som byggdes och underhålls av en mängd interna och externa leverantörer. Processen för att få fram värdefull information för att stödja verksamheten i viktiga beslut var helt enkelt för omständlig och långsam.

Det fanns ett centraliserat system för att spåra portföljarbete, men de digitala kraven från verksamheten hade överträffat det gamla systemet. När användningsfall lades till med tiden hade det otympliga systemet vuxit till mer än 1000 kunddatafält per ärendepost, vilket gjorde det svårt att använda och uppdatera. Dessutom tillhandahöll systemet inte de specialfunktioner som krävs av leverantörer i hela programvaruleveransprocessen, som istället använde sitt eget domänspecifika verktyg för att utföra och spåra sin del av värdeflödet. Men dessa verktyg - inklusive Jama, en skräddarsydd helpdesk, och Jira och Azure DevOps för utveckling - var inte sammankopplade, vilket gav IT en fragmenterad bild av deras arbete.

"Vi insåg att det var viktigt att förbättra informationsflödet i verktygsnätverket på ett effektivt, snabbt och exakt sätt", förklarar Kārlis Broders, CTO på AA Projekts. "Det fanns för många manuella steg för att dela nyckeldata som var felbenägna, ibland felaktiga och ofta saknade sammanhang i arbetet. Verksamheten hade inget effektivt sätt att se vad som verkligen pågick. Inget sätt att enkelt bygga historisk trendanalys för datadriven kontinuerlig förbättring."

Även om outsourcing har tydliga fördelar för public service-organisationer innebär det också en enorm komplexitet när man försöker spåra och analysera arbete, särskilt när det gäller efterlevnadsprocessen för att kontrollera, utvärdera och godkänna ärenden för kundförfrågningar. "Hur vet du om kraven uppfylls på rätt sätt, att avtalen följs, om de externa utvecklingsteamen har kapacitet för nytt arbete för att uppfylla viktiga programinitiativ? Utan ett sätt att automatisera och visualisera dataflödet mellan verktygen är det ett minfält som kräver otroligt mycket manuellt arbete."

AA Projekts sökte ett sätt att koppla samman SRS verktygsnätverk för att förbättra kommunikationen mellan olika team och processeffektiviteten, samt hjälpa avdelningen att bli självförsörjande när det gäller att generera anpassade rapporter för affärsanalys.

"Det var då vi hittade Planview, som kontinuerligt synkroniserar de enorma datanivåerna mellan verktygen", förklarar Kārlis. "Det var den enda företagsanpassade lösningen som gav den stabilitet och robusthet som storskaliga organisationer kräver. Planview tål alla väderförhållanden, även när det blir lite tufft. Trots den tunga dagliga belastningen med tusentals objekt som synkroniseras varje dag - och de ständiga förändringarna av konfigurationen och verktygslandskapet i takt med att leverantörerna byts ut - slutar Planview aldrig att fungera."

AA Projekts kunde integrera SRS hela utvecklingsmiljö för att se in i värdeflödena i den 30+ starka produktportföljen. Genom att utnyttja Planviews lättanvända, tillförlitliga och skalbara integrations- och datastreamingfunktioner har SRS ett kostnadseffektivt, enkelt och högpresterande sätt att påskynda arbetsflödet samt att förenkla, samla in, normalisera och centralisera den enorma mängden data för knivskarp rapportering.

SRS är nu självgående när det gäller att hantera förändringar och skapa nya integrationer mellan team och verktyg, automatisera arbetsflödet och extrahera live-data från sina verktygskedjor till en gemensam datalagring. "De interna IT-teamen kan ställa in sin egen integration med bara några få klick", säger Kārlis. "Den här förmågan är avgörande eftersom störningar ofta kommer i form av avtalsförändringar och en föränderlig miljö med nya leverantörer och verktyg och så vidare."

SRS kunde automatisera en direkt dataström över hela verktygskedjan, internt och externt, för automatiserad spårbarhet och snabbare rapportering mellan verktygen. "SRS verktygsteam kunde se hela systemet, inte bara en enda del, för att analysera processer för datadriven kontinuerlig förbättring", tillägger han.

Genom att låsa upp data från verktygen kunde SRS äga sina data; många verktygsleverantörer rensar sina data regelbundet för att spara lagringsutrymme, vilket begränsar tillgången till historiska data som kan användas för trendanalys. "Tack vare Planview samlas data in från många olika verktyg och är redan strukturerade och redo att omvandlas till kraftfulla insikter. SRS kan ta dessa värdefulla data och rikta sina BI- och datavisualiseringsverktyg mot dem för att generera meningsfulla rapporter. Deras team kan enkelt skapa, återskapa, uppdatera, analysera och hitta på nya datavisualiseringar, inklusive att fastställa aktuella och historiska trender och rapporter."

Den sofistikerade dataströmmen möjliggör noggrann kontroll av driften. "SRS kan plocka ut datafält från vilken plats som helst i verktygsnätverket och snabbt visualisera data för att presentera värdefulla insikter för ledning och chefer på begäran. Planview-teamet var också en enorm hjälp, och de är verkligen de som är ansvariga för att det här hände. Alla de nya och banbrytande idéerna till lösningarna kom från Planview, inklusive den djupgående expertis som var avgörande för att göra detta initiativ till en framgång."

SRS resa fortsätter och de fortsätter att betraktas som ledande i landet inom den statliga sektorn och Enterprise IT. AA Projekts arbetar nära sin kund för att utforska fler möjligheter att analysera deras data för att förbättra affärsresultatet och ge det till vanliga användare på ett insiktsfullt och lätt att konsumera sätt.

"Vi tittar också på hur Flow Framework® och Flow Metrics kan skapa ännu mer affärsnytta för våra kunder", avslutar Kārlis. "Det här är en specifik typ av utmaning eftersom vi vill överbrygga de klyftor som finns mellan en kund och ett outsourcat företag som utvecklar skräddarsydd programvara. Dessa avtalsbrister finns inte inom ett företag som har sina utvecklare in-house.

Med Planview visar vi och SRS att det är möjligt att ha snabba och exakta leveransflöden tillsammans med nödvändiga feedbackcykler i den här typen av miljöer - vilket motbevisar påståendet att det är absolut nödvändigt att ha utvecklare på plats. Precis som den lettiska regeringen med SRS i spetsen och den större teknikgemenskapen här, letar vi alltid efter de senaste lösningarna inom programvaruutveckling för att ge oss själva och våra kunder det avgörande försprånget."

Lita Marnauza, biträdande chef för avdelningen för informationsteknik på State Revenue Service, delar med sig av sina erfarenheter så här långt: "State Revenue Service är en av de största lettiska leverantörerna och utvecklarna av statliga informationssystem. Att kunna automatisera och visualisera flödet av mjukvaruutvecklingsarbete är avgörande för att vi ska kunna mäta våra framsteg och hantera processen mer effektivt.

Tidigare var vi tvungna att manuellt hantera och spåra arbetet med Microsoft Word, Excel och en skräddarsydd standardlösning. Det innebar att vi ägnade hundratals timmar åt att samla in projektinformation från SRS avdelningar, leverantörer, revisorer och andra institutioner för att förstå statusen på kraven, samordna projekt, spåra budgetar och så vidare.

Nu med Planview och Jama kan vi spåra allt arbete på ett ställe och kan vara mycket mer flexibla i vårt tillvägagångssätt. Det gör det mycket enklare och snabbare att spåra arbete, justera medel och resurser, anpassa sig till nytt arbete som kommer in, införliva nya processer och byta leverantörer. Den stora tidsbesparingen i manuellt arbete gör att vi kan fokusera vår energi på att komma med nya idéer och innovativa lösningar för att förbättra det värde vi levererar till regeringen och landet."

The Flow Framework Community provides a professional, inclusive, and supportive environment for learning, questioning, and networking on all topics related to the Flow Framework, Flow Metrics, and value stream management (VSM). flowframework.org/community