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Ressourcenplanung ist ein strategischer Ansatz, mit dem sichergestellt werden soll, dass Ressourcen für ein einzelnes Projekt oder ein Portfolio von Aktivitäten auf die effektivste Weise eingesetzt werden. Bei sachgerechter Umsetzung erzielen Unternehmen ein Maximum an Effizienz und optimieren den Ressourceneinsatz, ohne dass eine Ressource übermäßig oder nicht ausreichend beansprucht wird. Sie erhalten zudem Einblicke in laufende Projekte sowie zukünftige Ressourcenanforderungen und -mängel, um Informationen über Kapazität und potenzielle Projektengpässe zu erhalten.

Mit der Planung können Unternehmen flexibler auf sich verändernde Märkte und Projekte reagieren. Da immer schneller neue, disruptive Technologien auf den Markt kommen, ist es für Unternehmen von größter Bedeutung, im Handumdrehen einsatzbereit zu sein. Geschäftsziele, die gestern noch wichtig waren, haben morgen möglicherweise keinen oder nur noch geringen Wert. Unternehmen müssen alles in ihrer Macht Stehende tun, um die nötige Flexibilität zur Anpassung an sich ändernde Ziele und Strategien zu erreichen.

Der Leitfaden für Ressourcenplanung von PMO-Experten

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Die 5 wichtigsten Herausforderungen bei der Modernisierung der Ressourcenkapazitätsplanung

Erhalten Sie Antworten auf die Frage, wie Sie den Ansatz Ihres Unternehmens für die Ressourcenkapazitätsplanung modernisieren und verbessern können.

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Mit Ressourcen- und Kapazitätsplanung können Sie Prognosen für mehrere aktuelle und zukünftige Ressourcenpläne erstellen.
Mit Ressourcen- und Kapazitätsplanung können Sie Prognosen für mehrere aktuelle und zukünftige Ressourcenpläne erstellen.

Was ist ein Ressourcenplan?

Ein Ressourcenplan identifiziert, organisiert und listet die Ressourcen auf, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Da die meisten organisatorischen Ausgaben Ressourcen sind, ist es wichtig, dass sie so effizient wie möglich eingesetzt werden.

Ein Ressourcenplan legt fest, wie und wann Unternehmen ihre Ressourcen nutzen.

Ein Ressourcenplan dient als Entwurf, um sicherzustellen, dass Projekte und Arbeiten termingerecht und dem Budget entsprechend ausgeführt werden. Dies ist jedoch keine leichte Aufgabe – insbesondere, wenn die Ressourcen zahlreich sind und in einem Unternehmen verschiedene Projekte durchgeführt werden, die unterschiedliche Fähigkeiten erfordern.

Viele Projekt- und Programm-Manager nutzen Ressourcenplanungsfunktionen innerhalb der Lösungen für das Projektportfoliomanagement (PPM). Diese Tools helfen ihnen dabei, die im Unternehmen verfügbaren Ressourcen zu aggregieren, sie in Kategorien zu klassifizieren und spezifische Attribute wie Fähigkeiten, Erfahrung und Verfügbarkeit hinzuzufügen. Anhand dieser Daten und Merkmale können sie einzelnen Mitarbeitern und Teams Aufgaben zuweisen, während gleichzeitig die Ressourcenauslastung aufrechterhalten und überwacht wird und sichergestellt wird, dass sie zu einer Arbeit von höchstem Wert beitragen.

Bedeutung der Ressourcenplanung

Der effektive Einsatz von Ressourcen gehört zu den wichtigsten (und oft herausforderndsten) Aktivitäten von Unternehmen. Eine ordnungsgemäß durchgeführte und sorgfältig verwaltete Planung trägt zur Verbesserung des Gesamtzustands des Organisation bei, indem Folgendes sichergestellt wird:

Maximale Ressourcenauslastung

In der Vergangenheit wurden Mitarbeiter oft nur deshalb Teams zugeteilt, weil sie gerade verfügbar waren. Ihren Fähigkeiten oder der anderen Arbeit, die sie verrichten, wurde nur wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Das Ergebnis waren Kompetenzlücken, die zu Verzögerungen bei Projekten führten, selbst wenn die entsprechenden Fähigkeiten bereits im Unternehmen vorhanden waren. Und Projektverzögerungen führten oft zu weiteren Projektverzögerungen. Um dies zu vermeiden, haben Unternehmen einen strategischen Schwerpunkt auf die Maximierung der Ressourcenauslastung gelegt.

Pünktliche Umsetzung

Unternehmen sind bestrebt, Projekte termingerecht abzuliefern. Dies trägt zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und -loyalität bei, stärkt die interne Arbeitsmoral und stellt sicher, dass zukünftige Projekte pünktlich beginnen. Die Projektressourcenplanung ist der Schlüssel zur termingerechten Umsetzung.

Umsetzung im Rahmen des Budgets

Unternehmen sind auch bestrebt, Projekte im Rahmen des Budgets abzuschließen. Mehrausgaben können zu Projektabbrüchen, Umsatzeinbußen und einer geringeren Rentabilität führen. Ohne ein klares Verständnis von Ressourcen und Ressourcenkapazität ist die Verwaltung von Budgets ein Schuss ins Blaue.

Vorhersehbare Projektzeitpläne

Ein umfassendes Verständnis der verfügbaren Ressourcen und Fähigkeiten ermöglicht es Unternehmen, den Zeitaufwand für die Durchführung einzelner Aufgaben und den Abschluss jedes Projekts abzuschätzen. Dieses Wissen ermöglicht es Unternehmen, weit in die Zukunft zu planen und Veränderungen, Störungen oder neue Chancen einzuplanen.

Verbesserter Projektablauf

Ein schneller Projektablauf ist das Ergebnis einer guten Ressourcenplanung. Wenn die richtigen Leute zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten, können Projekte mit maximaler Geschwindigkeit und mit weniger Fehlern vorangetrieben werden.

Die Planung sollte in Echtzeit Transparenz und Prognosen für Ausfälle und Engpässe bieten, um die Entscheidungsfindung bei der Ressourcenbeschaffung zu unterstützen.
Die Planung sollte in Echtzeit Transparenz und Prognosen für Ausfälle und Engpässe bieten, um die Entscheidungsfindung bei der Ressourcenbeschaffung zu unterstützen.

Kapazitätslücken schließen

Ressourcenknappheit oder -überschüsse können durch den Vergleich des Ressourcenbedarfs mit der vorhandenen Kapazität identifiziert werden. Das Erkennen eines Mangels an Fähigkeiten, die für ein zukünftiges Projekt erforderlich sind, ermöglicht es Managern, diese Lücke zu schließen. Auf diese Weise wird verhindert, dass Unternehmen neue Talente einstellen, wenn das Problem lediglich in der Fehlallokation von Ressourcen liegt. Es verhindert auch, dass Unternehmen ungeplante Produktionsausfälle erleiden.

Genauere Schätzungen

Ein sorgfältiges Management von Ressourcen und Fähigkeiten trägt dazu bei, Zeitpläne und Budgets für Projekte präziser zu gestalten. Dies kann Führungskräften auch dabei helfen, abzuschätzen, ab wann Projekte sich auf Umsatz, Kosten und sogar Rentabilität auswirken werden. Das Release einer neuen App kann beispielsweise erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Daher sind genaue Schätzungen unerlässlich.

Kernelemente eines Ressourcenplans

Das Ziel eines Ressourcenplans besteht darin, die zur Ausführung der Arbeit erforderlichen Ressourcen zu identifizieren und zuzuweisen. Der Schwerpunkt liegt hauptsächlich auf Humanressourcen und Zeit, kann aber je nach Art des Projekts oder Programms auch Ausstattung, Werkzeuge, Betriebsmittel, Produktionsmaterialien usw. einschließen. Die folgenden fünf Komponenten gehören praktisch zu jedem umfassenden Ressourcenplan:

Personen

Menschen sind das Herzstück Ihres Unternehmens und Ihr wertvollstes Asset. Sie gehören auch zu Ihren teuersten. Ein wichtiger Aspekt bei der Ressourcenplanung ist es daher, genau zu wissen, wer in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist, ob sie für Projekte, Programme und/oder laufende Arbeiten verfügbar sind und welche Talente sie haben.

Fähigkeiten, Kapazität, Verfügbarkeit und Auslastung

Sie identifizieren nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern müssen auch deren Stärken und Fähigkeiten genau kennen. Dies gilt insbesondere dann, wenn diese Fähigkeiten selten oder sehr gefragt sind. Experten in vielen Bereichen sind schwer zu finden und können sehr teuer werden.

Das bedeutet, dass die Kapazität von Personen mit bestimmten Fähigkeiten genau erfasst werden muss. Wenn Sie beispielsweise nur zwei Entwickler mit den gefragtesten Fähigkeiten haben, müssen Sie genau wissen, wie und wann diese Fähigkeiten eingesetzt werden. Sie müssen wissen, wann diese Entwickler verfügbar sind und ob die von ihnen ausgeführten Aufgaben anderen zugewiesen werden könnten.

Es empfiehlt sich, die Workloads zwischen Teams und Einzelpersonen zu verteilen. Welche Fähigkeiten braucht das Team, um die Arbeit zu erledigen? Es ist in der Regel einfacher für die Arbeit, Fähigkeiten auf mehrere Teams zu verteilen, als ein einzelnes Team mit allen erforderlichen Fähigkeiten zu finden.

Sie können auch in Erwägung ziehen, zu agileren, funktionsübergreifenden Teams zu wechseln, um den Bedarf an spezialisierten Fähigkeiten zu verringern. Ein engagiertes, funktionsübergreifendes Team, das langfristig zusammenhält und stets das angestrebte Ergebnis im Fokus hat, ist oft effektiver, als ständig neue Teams zusammenzustellen, die alle Anforderungen an Fähigkeiten und Verfügbarkeiten erfüllen. Kleine Änderungen an der Zusammensetzung der Teams können nach Bedarf vorgenommen werden.

Zeit

Zeiterfassung ist ein Mechanismus zur Messung des Fortschritts und geht Hand in Hand mit der Ressourcenplanung. Sie hilft Unternehmen dabei, realistische Erwartungen zu formulieren, Ergebnisse zu antizipieren und Fristen einzuhalten. Die Erfassung zeigt auch, wie die Teams im Hinblick auf Budgets und Zeitpläne abschneiden.

Da die Teammitglieder die für Projekte aufgewendete Zeit aufzeichnen, können Manager sehen, wie die Arbeit voranschreitet, und die verbleibende Zeit, die bis zum Abschluss erforderlich ist, abschätzen. Auf diese Weise können Anpassungen früher im Projektverlauf vorgenommen werden und nicht erst am Ende, wenn weniger getan werden kann, um Probleme zu beheben.

Data

Daten sind der Schlüssel zum Projekterfolg. Sie können verwendet werden, um die Ressourcenauslastung zu maximieren und sicherzustellen, dass Projekte termin- und budgetgerecht verlaufen. Daten aus vergangenen Projekten können verwendet werden, um die Kosten und den Zeitbedarf zukünftiger Arbeiten zu prognostizieren. Es ist wichtig, dass die richtigen Daten gesammelt und vollständig genutzt werden, um verwertbare Informationen bereitzustellen.

Genaue Prognosen

Eine effektive Ressourcenplanung setzt voraus, dass Sie Prognosen erstellen können. Sie müssen in der Lage sein, die Fähigkeiten, die Zeit und das Budget, die für die Durchführung der Arbeit erforderlich sind, vorherzusehen. Ohne diese Elemente kann Ihr Unternehmen nicht die Transparenz erreichen, die für eine maximale Effizienz erforderlich ist. Dies hängt davon ab, dass die richtigen Tools die richtigen Daten sammeln und Ihnen ermöglichen, diese Daten bestmöglich zu nutzen.

Prognostizieren Sie den Ressourcenbedarf für mehrere Projekte unter Berücksichtigung der benannten Ressource, Rolle, Teams, Fähigkeiten und anderen Merkmalen.
Prognostizieren Sie den Ressourcenbedarf für mehrere Projekte unter Berücksichtigung der benannten Ressource, Rolle, Teams, Fähigkeiten und anderen Merkmalen.

Zeit- und Budgetmanagement

Ihr Ressourcenplan sollte Folgendes umfassen:

  • Die Lohntarife der Personen, die für das Projekt eingeplant sind
  • Die geschätzte Zeit, die für die Durchführung jeder Aufgabe (oder Aufgabengruppe) erforderlich ist
  • Das Gesamtbudget

Mit einer guten Ressourcenplanung können Sie Ist-Werte im Verlauf des Projekts erfassen. Diese Daten können dann verwendet werden, um den Fortschritt des Projekts in Bezug auf Budget und Umsetzung zu verfolgen und zu bewerten. Wenn Probleme auftauchen, können Änderungen am Plan vorgenommen werden. Wenn ein Teil des Projekts die Prognosen überschreitet, können Arbeitskräfte gegen Mitarbeiter mit niedrigeren Gehältern ausgetauscht werden. Wenn das Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt, können die Möglichkeiten der Einbindung zusätzlicher Ressourcen und die daraus resultierenden Auswirkungen auf das Budget bewertet werden.

Phasen eines Ressourcenplans

Ein Ressource kann in fünf Phasen unterteilt werden, die jedoch nicht als eigenständige oder aufeinander folgende Aktivitäten betrachtet werden sollten. Stattdessen sollten viele der folgenden Phasen in einem kontinuierliche Planungsprozess verwaltet und aktualisiert werden.

1. Ressourcen identifizieren

Angenommen, die Fähigkeiten und Erfahrungen der Teammitglieder sind bereits bekannt und wurden in Ihre Software zur Ressourcenplanung eingebunden, dann machen Sie sich zunächst klar, welche Fähigkeiten für das aktuell geplante Projekt erforderlich sind. So können Sie ermitteln, welche Ressourcen Sie mit welchem Know-how und für welchen Zeitraum benötigen.

2. Ressourcen beschaffen

Sobald Sie die Anforderungen an das Projekt verstanden haben, müssen Sie ihm bestimmte Ressourcen zuweisen. Dafür prüfen Manager mit ihrem Ressourcenmanagement-Tool die Verfügbarkeit von Personen, die den Anforderungen entsprechen, und weisen sie dem Projekt zu. Kleinere Projekte werden vollständig durchgeplant, während umfangreichere Projekte nach Quartalen aufgeschlüsselt und geplant werden können.

In jedem Fall ist der Plan flexibel und kann sich ändern, wenn sich persönliche Zeitpläne oder die Umstände ändern und einige Ressourcen für Aufgaben mit höherer Priorität verwendet oder funktionsübergreifenden Teams zugewiesen werden. Die Anpassung des Plans ist ein kontinuierlicher Prozess.

3. Ressourcen visualisieren

Die Möglichkeit, Ressourcen zu visualisieren, erleichtert die Ressourcenplanung. Während viele Manager noch immer auf Excel-Tabellen zurückgreifen, vereinfacht ein Ressourcenmanagement-Tool den Prozess, indem es die Informationen an einem leicht zugänglichen und leicht einsehbaren Ort speichert. Von dort aus können Manager nähere Details zu den einzelnen Ressourcen abrufen, um die aktuellen Rollen, Fähigkeiten, Tarife und Verfügbarkeiten zu verstehen.

4. Ressourcen verwalten

Die Möglichkeit, Ressourcen und ihre Eigenschaften zu visualisieren, erleichtert deren Verwaltung. Ein Teil der Verwaltung dieser Ressourcen kann eine Neupositionierung sein, wenn hochrangige Projekte mit hoher Priorität anstehen, für die bereits gebuchte Personen eingesetzt werden müssen. Dieser Prozess stellt sicher, dass die beste Person für das Projekt zur Verfügung steht.

Da diese Phase des Ressourcenmanagements fließend ist, erstreckt sie sich über die gesamte Projektlaufzeit. Ein weiterer Grund, warum ein Tool, das die erforderlichen Fähigkeiten identifiziert, die Verfügbarkeit anzeigt und es Ihnen ermöglicht, Aufgaben mit einem Klick zuzuweisen, von unschätzbarem Wert ist.

5. Ressourcen überwachen

Sobald die Ressourcen in einem Team für die Projektdurchführung zusammengestellt wurden, wechseln die Ressourcenmanager in den Überwachungs- und Anpassungsmodus. In dieser Phase reagieren sie auf Änderungen der Ressourcenanforderungen und behalten Kapazität und Auslastung im Auge.

Darüber hinaus lernen sie aus dem Plan und stellen fest, welche Änderungen aus welchem Grund und zu welchem Zeitpunkt im Prozess erforderlich waren. Diese Informationen werden verwendet, um zukünftige Ressourcenpläne zu erstellen, damit jeder Plan im Laufe der Zeit genauer wird.

Wie eine Software für die Ressourcenplanung das Projektmanagement verbessert

Ressourcenplanungs-Tools ermöglichen es Unternehmen, mehr Projekte schneller und mit der bestmöglichen Zuweisung von Ressourcen durchzuführen.

12 wichtige Funktionen von Ressourcenplanungs-Software

Die meisten Unternehmen wählen Ressourcenplanung als Komponente einer größeren PPM-Lösung. Achten Sie daher genau auf die Ressourcenplanungsfunktionen der PPM-Software, die Sie bewerten. Ermitteln Sie, inwieweit die Lösung die bei Ihnen auftretenden Probleme lösen kann sowie die folgenden Funktionen für das Ressourcenmanagement bietet.

Erstellen und pflegen Sie Ressourcen-Kompetenzprofile, welche bei der Ressourcenverteilung genutzt werden können.
Einrichtung und Pflege von Ressourcen-Kompetenzprofilen, welche bei der Ressourcenverteilung genutzt werden können.

Kompetenzprofile einrichten und pflegen

Das Hinzufügen und Pflegen von Kompetenzprofilen für Ressourcen ist ein Hauptelement des Ressourcenmanagements. Die Möglichkeit, diese Informationen einfach einzugeben und zu aktualisieren, ist wichtig. Umfassende, aktuelle Daten ermöglichen es Ressourcenmanagern, Projektkandidaten anhand der erworbenen Fähigkeiten zu auszuwählen.

Projekten und Aufgaben Namen und Rollen zuordnen

Ein weiteres grundlegendes Feature einer Software für die Ressourcenplanung ist die Möglichkeit, Projekten und Aufgaben bestimmte Personen, Teams oder Rollen zuzuweisen. Manager weisen Ressourcen zu und planen sie mithilfe eines Prozesses ein, der Belegschaften basierend auf einer beliebigen Anzahl von Merkmalen wie Fähigkeiten, Rollen, Verfügbarkeit, Gruppenmitgliedschaft, Standort usw. einteilen kann.

Leistungsstarke Suchfunktion

Die Suche nach der perfekten Ressource kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Schauen Sie daher nach einem zuverlässigen Suchmechanismus, der ein oder mehrere Merkmale verarbeiten kann, z. B. „Java“ + „Mit Sitz in den USA“ + „Verfügbar im April“. Die besten Suchmaschinen geben eine Liste mit qualifizierten Optionen zurück, die gemäß den eingegebenen Suchkriterien bewertet wurden.

Workload-Verteilung auf eine Reihe von Ressourcen

Manager sollten in der Lage sein, Workloads auf Ressourcen zu verteilen, indem sie jedes konfigurierte Attribut verwenden. Das Tool für das Ressourcenmanagement sollte es ihnen auch ermöglichen, die Auswirkungen von Änderungen zu simulieren, bevor sie dauerhaft übernommen werden, und die Aufgaben einer Ressource gegebenenfalls in Echtzeit direkt zu aktualisieren.

Externes Ressourcenmanagement

Wenn Ihr Unternehmen externe Ressourcen einsetzt, muss Ihre Ressourcenplanung auch deren Verwaltung umfassen. Wählen Sie ein Tool, mit dem internen und externen Mitarbeitern Arbeit zugewiesen werden kann. Stellen Sie sicher, dass es keine Lizenzbeschränkungen in Bezug auf die Anzahl oder die Arten von Ressourcen gibt, die verwaltet werden können, damit externe Ressourcen ordnungsgemäß als lizenzierte Benutzer konfiguriert werden können. Das Tool sollte sie auch daran hindern, auf Module und Daten zuzugreifen, die außerhalb ihres Geltungsbereichs liegen.

Anfragen und Ersetzen von Ressourcen

Manager, die Rollen besetzen möchten, sollten in der Lage sein, vor der Einplanung von Ressourcen um Erlaubnis zu fragen. Anderen Managern sollte ermöglicht werden, innerhalb des Systems zu genehmigen, abzulehnen oder einen Ersatz anzubieten.

Schwellenwerte für die Auslastung

Die Kontrolle über die „maximale Projektverfügbarkeit“ bestimmt die Verteilung von Aufwand an Ressourcen, wenn diese einer Aufgabe zugewiesen werden. Dies trägt dazu bei, eine Überplanung der Ressource zu vermeiden, und hilft Managern, die Budgetzuweisungen einzuhalten.

Unterstützung mehrerer Methoden

Ein flexibles, methodenunabhängiges Tool ermöglicht es, Workflows, Rollen und Aufgaben einfach zu konfigurieren, verwalten und an jede Umsetzung anzupassen. Dies ist wichtig, wenn Unternehmen abhängig von der umzusetzenden Arbeit verschiedene Techniken (Agile, Scrum, Kanban usw.) nutzen. Integrationen, die den Abruf von Daten ermöglichen, sind von entscheidender Bedeutung, wenn Delivery-Teams ihre Arbeit mit Tools von Drittanbietern ausführen, da sie für die Aufrechterhaltung einer zentralen Informationsquelle (Single Source of Truth) erforderlich sind.

Kollaboratives Ressourcenmanagement

Workflows für Personalanfragen sollten so gestaltet sein, dass sie die Zusammenarbeit zwischen Anfragenden und Mitarbeitern unterstützen. Dies sollte die Rolle eines Ressourcenmanagers (getrennt vom Linienmanager) einschließen, der mit der Ressourcenplanung, der Zentralisierung der Personalbesetzungs- und Genehmigungsfunktionen sowie der Verwaltung von Ressourcenpools beauftragt ist.

Kapazität

Tools für das Ressourcenmanagement sollten allgemeine Ressourcendaten und -kalender auf Namens-, Rollen- und Organisationsebene erfassen, damit Manager entweder von oben nach unten oder von unten nach oben kalkulieren können. Dies ermöglicht sowohl die Bedarfsplanung (Kann unser Team diese Arbeit übernehmen?) als auch die Kapazitätsplanung (Verfügen wir über genügend Ressourcen für diese Arbeit?).

Im Idealfall sollten Funktionen für die Kapazitäts- und Bedarfsplanung verbunden sein, um zu erkennen, wann Teams zu viele Aufgaben übernehmen. Aufgaben und Projekte sollten priorisiert und Lücken für Trainings, Pflege, Urlaub, administrative und andere nicht projektbezogene Aufgaben sowie freie Zeit und Events vorgemerkt werden können.

Umfangreiche Prognosen

Ein Kapazitätsplanungsmodul bietet Echtzeittransparenz und Prognosen zu Ressourcenausfällen und -engpässen. Zukünftige Ressource können nach Unternehmen, Rolle, Fähigkeiten, Standort oder anderen Merkmalen auf der Programm-, Projekt-, Produkt- oder Serviceebene definiert werden.

Anhand dieser Daten können Manager die aktuelle Ressourcenkapazität mit den geplanten Projektanforderungen vergleichen. Auf diese Weise werden Manager vor möglichen zukünftigen Engpässen gewarnt und können reagieren, bevor die Projektgeschwindigkeit gebremst wird.

Wenn Sie eine Software für die Ressourcenplanung in Betracht ziehen, sollten Sie sicherstellen, dass das Tool den Ressourcenbedarf für Projekte oder für ein Portfolio von Projekten oder Programmen wenn nötig prognostizieren kann. Manager sollten in der Lage sein, künftigen Bedarf und Kapazitätsanforderungen nach Projekt, Rolle, Qualifikation oder anderen erforderlichen Merkmalen eingeteilt zu überblicken.

Algorithmen zur Ressourcenoptimierung

Einige Tools für das Ressourcenmanagement verwenden Algorithmen, um Ressourcen automatisch zu optimieren. Diese können auf Arbeitsplanungsszenarien angewendet werden, indem Rangfolge und verfügbare Kapazität genutzt werden, um zu ermitteln, was zugesagt werden kann.

Die Modellierung von Was-wäre-wenn-Szenarien für Ressourcen ermöglicht es Projektmanagern, Projekte neu zu planen und zu priorisieren, ohne die laufende Arbeit zu unterbrechen. Suchfunktionen sollten benannte Ressourcen anzeigen, um den Bedarf basierend auf der optimalen Anpassung und Verfügbarkeit zu decken.

Ressourcenplanungs-Tools

Mit der richtigen Beratung muss der Kauf einer Software für die Ressourcenplanung kein Problem darstellen. Eine ausführliche Anleitung zur Auswahl des richtigen Ressourcenmanagement-Tools für Ihr Unternehmen finden Sie unter „Software für das Ressourcenmanagement: Worauf Sie bei einer Lösung achten sollten“.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ressourcen, korrigieren Sie Zuteilungen und weisen Sie Aufgaben neu zu, um den Durchsatz im gesamten Unternehmen zu steigern.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ressourcen, korrigieren Sie Zuteilungen und weisen Sie Aufgaben neu zu, um den Durchsatz im gesamten Unternehmen zu steigern.

Welche Herausforderungen im Projektmanagement werden gelöst?

Viele der mit dem Projektmanagement verbundenen Herausforderungen wurden durch Ressourcenplanungs- und Ressourcenmanagement-Tools angegangen, die die oben genannten Merkmale und Funktionen bieten. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Probleme, mit denen einige Unternehmen konfrontiert waren, sowie Informationen dazu, wie sie reagierten und welche Vorteile sie dadurch hatten.

Weniger Verzögerungen, mehr Transparenz, bessere Auslastung

Viele Unternehmen haben mit mangelnder Projekttransparenz zu kämpfen. In einem Finanzdienstleistungsunternehmen kam es zu erheblichen Projektverzögerungen. Sie waren sich bewusst, dass das Problem an der unzureichenden Auslastung der Ressourcen lag, aber ohne die Transparenz zur Behebung des Problems blieb ihnen nur die Reduzierung der Projektanzahl und die Verlängerung der Entwicklungszeiten.

Das Unternehmen führte Ressourcenplanung ein und erzielte sofort Ergebnisse: Projektverzögerungen wurden um 92 Prozent reduziert und die Projektkapazität um 50 Prozent erhöht. Das Ergebnis war eine deutliche Steigerung der organisatorischen Effizienz. Und der Ruf des Entwicklungsteams verbesserte sich erheblich.

Projektverzögerungen wurden um 92 Prozent reduziert und die Projektkapazität um 50 Prozent erhöht.

Flexibles, umfassendes Ressourcenmanagement

Aufgrund des Arbeitskräftemangels haben Unternehmen heute Schwierigkeiten, knappe (oder stark nachgefragte) Ressourcen zu finden. Das Blue Cross Blue Shield (BCBS) in North Carolina hatte nicht die nötige Transparenz, um zu verstehen, warum es an den Ressourcen mangelte, die für die Durchführung von Projekten erforderlich waren, obwohl es voll besetzt und mit ausreichenden Mitteln ausgestattet war.

BCBS North Carolina beschloss, den Durchsatz zu verbessern, indem es die Art und Weise, wie Projekte angegangen, Ressourcen organisiert und Aktivitäten geplant, finanziert und definiert wurden, grundlegend umstrukturierte. Mithilfe eines umfassenden Tools für Ressourcenplanung und -management war das Unternehmen in der Lage, die Geschwindigkeit von Produktreleases zu erhöhen, Zeitpläne einzuhalten und strategische Ziele zu erreichen – und das alles ohne zusätzliche Kosten.

Präzise Kapazitätsprognosen

Die Fähigkeit, Kapazität zu prognostizieren, ist für eine effektive Ressourcenplanung von entscheidender Bedeutung. Ein Medizin- und Bildungsverlag, der Kalkulationstabellen zur Kapazität verwendet, konnte die erforderlichen Projektressourcen nicht ohne weiteres aufstellen. Und der Ansatz der Tabellenkalkulation war mühsam und komplex (ganz zu schweigen davon, dass er immer veraltet war).

Um die Planung und Durchführung der Produktbereitstellung zu integrieren, entschied man sich für eine Lösung für das Portfolio- und Ressourcenmanagement mit Kapazitätsplanung. Heute können sie Kapazität präzise prognostizieren, Projekte problemlos priorisieren und anstehende Projekte mit Ressourcenengpässen leicht identifizieren.

Verbesserte Priorisierung durch Transparenz

Ein großer Einzelhändler hatte Probleme bei der Implementierung von Arbeitsgruppenplänen, die die Manager regelmäßig aktualisieren konnten, um den Ist-Werten Rechnung zu tragen. Ohne diese Funktion hatten sie Schwierigkeiten, die Leistung am Plan zu messen. Sie konnten Ressourcen nicht Projekten mit höherer Priorität zuweisen, da sie nicht erkennen konnten, wie sich die Änderungen auf die laufenden Aktivitäten auswirken würden. Darüber hinaus konnten sie zukünftige Projekte nicht genau vorhersagen, da sie nicht wussten, wann ein Projekt abgeschlossen sein würde.

Nach der Implementierung der richtigen Softwarelösung für die Ressourcenplanung konnte das Unternehmen den gesamten Prozess der Arbeitspriorisierung verbessern. Änderungen werden heute mit einem vollständigen Verständnis der Auswirkungen auf parallel durchgeführte Aktivitäten vorgenommen. Das Unternehmen hat nun einen klaren Überblick über die laufenden Arbeiten und den aktuellen Status sowie detaillierte Einblicke in die für die kommenden Quartale geplanten Projekte und Arbeiten.

So stellen Sie sicher, dass Ressourcenplanungs-Software in die Projektziele integriert wird

Menschen verändern sich in der Regel ungern. Selbst wenn sie mit neuen Technologien konfrontiert werden, die ihnen die Arbeit erleichtern und ihren Erfolg sichern, nutzen sie in der Regel die Tools und Prozesse, mit denen sie bereits vertraut sind. Um eine breite Akzeptanz zu fördern, sollten Sie Lösungen anhand der folgenden Kriterien bewerten:

Wählen Sie eine Lösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht

Zuallererst müssen Sie die spezifischen Herausforderungen verstehen, die Ihr Unternehmen zu lösen versucht. Zu diesen Herausforderungen gehört für die meisten die Fähigkeit, sich schnell an die sich ändernden geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Das Geschäft von heute ist sehr dynamisch. Unternehmensziele und -strategien ändern sich regelmäßig. Wenn Ihre Lösung die wichtigsten Probleme nicht umfassend angeht, ist die Bereitschaft der Leute geringer, sie anzunehmen.

Auf Konfigurierbarkeit achten

Keine zwei Personen, Teams, Gruppen oder Abteilungen sind gleich. Alle stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen. Je besser die Lösung konfigurierbar ist, desto besser funktioniert sie für alle. Teams, die Felder anpassen, Abschnitte nach Bedarf hinzufügen und das Ressourcenmanagement-Tool an ihre spezifischen Anforderungen anpassen können, werden eher darauf zurückgreifen. Und umso effektiver ist Ihre Ressourcenplanung.

Flexibilität im Fokus

Teams verwenden die Methoden und Umsetzung, die ihnen am besten helfen, ihre Ziele schnell und effizient zu erreichen. Für manche ist das Agile; bei anderen kann es sich um einen eher traditionellen Wasserfall- oder sogar um einen hybriden Ansatz mit unterschiedlichen Agilitäts- und Governance-Ebenen handeln. Anstatt Teams zu Veränderungen zu zwingen und Störungen zu riskieren, sollten Sie eine Lösung wählen, die mehrere Methoden unterstützt.

Benutzerfreundlichkeit bewerten

Die Benutzer von heute sind technisch clever. Ihre Erwartungen an die Benutzerfreundlichkeit sind viel höher als noch vor einigen Jahren. Die Lösung muss intuitiv sein. Die Informationen müssen leicht einzugeben und leicht zugänglich sein, und die Benutzererfahrung muss insgesamt erstklassig sein.

Werden Sie Teil des modernen PMO

Verwenden Sie immer noch Tabellenkalkulationen für die Ressourcenplanung? Verwenden Sie E-Mails, um mit Teammitgliedern zu kommunizieren und mit Personalverantwortlichen zusammenzuarbeiten? Oder möchten Sie Ihr vorhandenes Ressourcenmanagement-Tool auf eine Lösung mit allen Funktionen umstellen?

Was auch immer Ihre Ziele sind, Planview kann Ihnen helfen. Laden Sie zunächst unser kostenloses E-Book „The Savvy PMO’s Guide to Resource Planning“ herunter. Diese wertvolle Ressource geht auf die oben genannten Themen ein und enthält wichtige Richtlinien, die Ihnen dabei helfen, die Kapazität zu maximieren, Qualifikationsdefizite zu erkennen und darauf zu reagieren sowie Projekte termin- und budgetgerecht abzuschließen.