Introduction à la gestion de projet adaptative

Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser la gestion de projet adaptative pour rester à jour par rapport aux besoins des clients et aux demandes de l'industrie face aux technologies perturbatrices et autres incertitudes.

La gestion adaptative de projet est une approche qui privilégie l'apprentissage à partir des résultats et des décisions antérieurs afin d'améliorer les pratiques futures. Il s'agit d'une alternative à la gestion de projet traditionnelle, qui repose généralement sur une gouvernance inflexible, une livraison des résultats strictement en cascade, ainsi qu'une planification et un financement annuels.

La gestion de projet adaptative s'inspire de la philosophie Agile pour réagir aux changements au fur et à mesure qu'ils se produisent. Certains de ces indices comprennent :

• Activités itératives
• Planification et financement trimestriels
• Recueillir régulièrement les commentaires des clients et des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet

Le processus de prise de décision dans la gestion de projet adaptative est axé sur les données, ce qui signifie que les chefs de projet et de programme ont besoin d'outils pour recueillir et traiter les informations. Idéalement, ces fonctions sont automatisées et fournissent une livraison continue de données pour faciliter les décisions avec un maximum d'efficacité et de précision.

Investir dans les bons outils pour une gestion de projet adaptative est une priorité dans 2022.

Selon une 2022 PwC Pulse, 54% des cadres supérieurs déclarent que la transformation technologique pour l'efficacité est une priorité absolue pour leur entreprise cette année.

La gestion de projet adaptative se positionne comme un partenaire de la gestion stratégique de portefeuille (GSP), et les deux constituent un sous-marché de la GPP.

Ces deux processus sont essentiels pour créer de la valeur au sein de votre organisation. La gestion de projet adaptative permet une exécution solide des projets et la livraison du travail ; pendant ce temps, la gestion de portefeuille stratégique garantit que ces projets s'alignent sur la stratégie globale de l'entreprise. Ce sont les deux faces d'une même pièce.

Les entreprises doivent investir dans les outils qui constituent l'écosystème des solutions APMR et SPM.

According to a 2020 Gartner report, “by 2024, 50 % of all program and portfolio management leaders will integrate complementary technologies to enable portfolio decision making and adaptive work management for digital business transformation.”

Gartner souligne en outre l'importance du reporting dans le 2022 Gartner® Magic Quadrant™ for Adaptive Project Management and Reporting, prévoyant que 80% des entreprises numériques intégreront des fonctions de reporting entre la gestion de projet adaptative et la gestion de portefeuille stratégique.

La gestion de projet adaptative est la réponse tournée vers l'avenir pour les entreprises qui cherchent à maximiser leur succès.

Découvrez pourquoi Planview a été nommé leader dans le domaine de la gestion de projet et des rapports adaptatifs en accédant à une copie gratuite de l'étude 2022. Quadrant magique Gartner®™ pour la gestion de projet et le reporting adaptatifs

On pourrait croire que la gestion de projet adaptative n'est pas très éloignée de son homologue traditionnelle, mais il existe quelques différences essentielles.

Pour les travaux réalisés dans le cadre d'un cycle de gestion de projet traditionnel, il y a souvent une stratégie claire et immuable à respecter. Le projet est défini, les ressources sont planifiées et allouées dès le début, et le travail est revu une fois le projet terminé.

La gestion de projet adaptative est mieux adaptée aux environnements commerciaux actuels, où les demandes et les besoins évoluent rapidement.

Une approche adaptative exige des gestionnaires qu'ils modifient légèrement leur façon de penser, mais les gains potentiels en valent la peine.

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments essentiels de la gestion adaptative des projets.

Planification continue

Traditional project management undertakes planning as a one-off event at the beginning of a project, or plans projects annually. Adaptive project management sets aside time and resources for planning at the end of every increment – or, if it’s pinned to a more regulated cycle, quarterly planning. This allows forecasting and ideation to happen on an ongoing basis.

Allocation flexible des ressources

Comme la planification, l'allocation des ressources se fait à une cadence plus fréquente dans la gestion adaptative des projets. Les ressources sont programmées au début de chaque itération, au lieu d'être programmées une seule fois au début du projet. L'allocation des ressources peut changer tout au long du projet en fonction de facteurs internes et externes.

Teams can be cross-functional with a wide range of skill sets. They can also be fixed, rather than working on once-off projects, as seen in traditional project management.

Le travail est confié à des équipes, de sorte que la capacité de l'ensemble de l'équipe est prise en compte - et non la capacité des membres individuels. Des ressources partagées possédant des compétences spécifiques peuvent être allouées pour travailler avec les équipes selon les besoins.

Plusieurs séries de commentaires des clients

Dans la gestion de projet traditionnelle, le feedback des clients est généralement recueilli à la toute fin du processus. Avec la gestion de projet adaptative, les clients donnent des commentaires itératifs après chaque sprint. Cela permet aux équipes d'apporter les changements nécessaires avant de consacrer des ressources à un produit défectueux.

La gestion de projet adaptative est souvent associée au cadre de projet adaptatif. Ce cadre définit des lignes directrices pour effectuer des ajustements rapides en réponse aux changements, ainsi que pour donner la priorité aux commentaires des clients.

Quelques caractéristiques fondamentales composent l'approche de gestion de projet adaptative, telles que :

• Prospérer dans le changement : Les besoins des entreprises changent constamment, et la gestion de projet adaptative est prête à répondre à un avenir incertain. Les besoins des clients, les demandes du secteur et la stratégie de l'entreprise peuvent tous changer sans faire dérailler le projet, car être un chef de projet adaptatif signifie supposer que le changement et les perturbations se produiront.
• Flexibilité accrue : Parce qu'elle s'adapte aux changements rapides, la gestion de projet adaptative est très flexible dans ses réponses. L'une de ses caractéristiques est d'aider les équipes à fournir le travail de la manière qui leur convient le mieux, qu'il s'agisse d'une équipe traditionnelle en cascade, d'une équipe agile ou d'une équipe hybride.
• Itérations axées sur le client : Les équipes de gestion de projet adaptatives donnent la priorité aux besoins du client. Cela leur impose d'être en contact fréquent avec les clients et de mettre en œuvre des moyens de transformer leurs commentaires en mesures exploitables.
• Accès aux données : Il est impératif que votre PMO et les chefs de projet aient accès à des données et des rapports continus au niveau du projet et du portefeuille. Après tout, il est impossible de mesurer le changement ou les réactions des clients sans points de données.

Maintenant que nous avons abordé les bases, voici comment vous pouvez infuser l'approche de gestion de projet adaptative dans votre propre travail.

Veiller à ce que le travail soit aligné sur les objectifs de l'entreprise

Comme chaque entreprise possède un portefeuille unique de buts et d'objectifs, quelqu'un doit équilibrer le travail et veiller à ce que les priorités soient correctement organisées. Ainsi, le PMO doit utiliser les principes de la gestion de projet adaptative pour prioriser les projets, les ressources et le financement en fonction des gains stratégiques que chaque projet apporte à l'entreprise.

Dans ce rôle, le PMO agit en tant que moteur de valeur de l'organisation en s'assurant que le portefeuille reste aligné sur la stratégie et les objectifs de l'entreprise.

Que faire si un projet ne s'aligne pas sur les objectifs stratégiques d'une entreprise ? Dans ce cas, il incombe au PMO d'approcher les parties prenantes et les décideurs avec des informations étayées par des données, ce qui leur permet de s'adapter et de changer rapidement - ou dans certains cas, de priver le projet de toute priorité.

Concentrez-vous sur la valeur fournie

Du point de vue de la gestion de projet adaptative, le PMO devrait poser une question primordiale : Quelle est la valeur que ce projet (ou ces projets) apporte à l'organisation ?

Au lieu de s'intéresser uniquement à la production d'un projet et de mesurer le succès par des chiffres (par exemple, le nombre de projets terminés à temps et dans le respect du budget), un PMO orienté vers l'adaptation s'intéresserait plutôt à des mesures plus nuancées du succès, comme la croissance, les revenus ou la fidélité des clients.

Devenez un PMO adaptatif

Que vous gériez une équipe ou une centaine, vous pouvez passer à un PMO de gestion de projet adaptatif en offrant plus de flexibilité.

Different project teams function better with different processes. Once they know what works best for them, support them in their decision.

Donnez aux équipes l'autonomie de choisir la façon dont elles veulent livrer le travail, que ce soit en adhérant à un processus en cascade, agile ou hybride.

En outre, les besoins des projets individuels au sein des équipes peuvent différer en fonction de la nature du projet. Ne restez pas bloqué sur une seule méthodologie.

Soyez flexible. Préconisez aux équipes d'utiliser la gestion de projet adaptative pour adapter leurs processus à leurs besoins spécifiques, et regardez-les s'épanouir grâce à une flexibilité accrue.

Toute organisation peut bénéficier des principes de la gestion de projet adaptative.

Mais pour récolter les bénéfices de cette approche, les équipes doivent investir du temps dans :

• Évaluer leurs besoins
• Recueillir les commentaires
• Effectuer des changements itératifs

Quels sont les avantages qui justifient le temps et les efforts nécessaires pour le faire ?

Dans un sens global, la gestion de projet adaptative permet aux organisations de gérer et de suivre efficacement le travail aligné sur leurs objectifs stratégiques.

Mais à un niveau plus granulaire, il permet aux équipes d'apporter les changements dont elles ont besoin sans subir de retards inutiles en cours de route.

Pour suivre et répondre aux commentaires, les équipes ont besoin d'une solution de gestion de projet et de rapports adaptatifs efficaces. Cela leur permettra de rester agiles et capables de s'adapter rapidement aux changements qui se présentent.

Voici quelques caractéristiques clés à rechercher lors de la recherche d'une solution adaptative de gestion de projet et de reporting :

• Des outils de collaboration qui aident les équipes à travailler efficacement et à fournir le travail de la manière qui leur convient le mieux en fonction de l'équipe et du type de projet.
• Centralisation de toutes les informations relatives au projet en un seul endroit, garantissant que les données sont à jour, précises et faciles à suivre.
• Rendre compte des métriques des projets au niveau du portefeuille afin que le PMO et les chefs de projet puissent évaluer avec précision la santé des projets et prendre des décisions éclairées, fondées sur des données, concernant la priorisation du travail et le financement des projets en fonction des besoins et de la valeur fournie.
• Fournir des outils de gestion de projet et de travail pour soutenir les différentes méthodes de livraison du travail (en particulier les structures de répartition du travail telles que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban), ainsi que des outils de cartographie routière.

En réponse à la pandémie mondiale, de nombreuses organisations se sont davantage appuyées sur des équipes distantes et distribuées. Et certains dirigeants ont eu du mal à suivre le travail lorsque les employés n'étaient pas physiquement présents.

C'est pourquoi les chefs de projet doivent utiliser une solution efficace de gestion de projet et de rapports adaptatifs pour gérer avec succès le travail, les ressources et les capacités dans un nouveau monde du travail. De cette façon, les équipes restent connectées et les chefs de projet ont une vision descendante du travail fourni - et si ce travail s'aligne sur les buts et objectifs de l'entreprise.

Transformez votre travail en résultats qui comptent

Vous pouvez tirer parti de la gestion de projet adaptative et du reporting pour mieux connaître votre portefeuille de projets, accélérer la valeur et stimuler l'innovation.

Les mesures importantes du projet peuvent être rassemblées et analysées dans un endroit central, et facilement traduites en informations exploitables. Et des rapports continus et à jour permettent aux décideurs et aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées qui s'alignent sur la stratégie globale de l'entreprise. Les chefs de projet, le PMO et les parties prenantes peuvent facilement visualiser les rapports au niveau du portefeuille pour comprendre ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui doit être modifié.

La planification et l'allocation des ressources se déroulent sur une base itérative, plutôt qu'au début d'un projet. Cela permet de s'assurer que l'entreprise tire le meilleur parti de ce dont elle dispose.

La gestion adaptative des projets est essentielle pour aider les organisations à suivre le rythme des affaires. Elle prépare les équipes et les chefs de projet à des défis inattendus, et leur donne les moyens de répondre à ces défis et de s'adapter en conséquence.

À un moment ou à un autre, toute entreprise est confrontée à l'inconnu, que ce soit à petite ou à grande échelle. La gestion de projet adaptative offre une ligne directrice qui ne se contente pas de s'accommoder de l'incertitude, mais qui en fait une occasion de placer l'entreprise dans une position plus forte à long terme.

Toute entreprise désireuse d'utiliser ses ressources de la manière la plus efficace et efficiente possible pourrait bénéficier d'un certain degré de gestion adaptative des projets - surtout si ces ressources sont rares. Les entreprises qui mettent en œuvre une solution adaptative de gestion de projet et de reporting peuvent obtenir une meilleure vision et une plus grande réactivité dans leurs pratiques de gestion de projet et de ressources, afin de mieux utiliser ce dont elles disposent.

Le changement ne s'arrête jamais. Mais la capacité d'y répondre avec rapidité, confiance et souplesse est à portée de main. La gestion adaptative des projets peut vous aider à maintenir le cap, quoi qu'il arrive ensuite.

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