NASCO utilise Planview Portfolios pour passer d'une facturation au temps à une facturation aux livrables

NASCO fournit des solutions IT aux assureurs santé Blue Cross® et Blue Shield® dans tous les États-Unis, ces derniers étant à la fois ses propriétaires et clients exclusifs. La mission de NASCO : aider les « Blues », comme on les surnomme, à s'imposer sur un marché de plus en plus concurrentiel. La plateforme de services partagés de NASCO permet ainsi à ses deux clients d'éliminer les redondances et de partager les coûts de développement et de maintenance, tout en accélérant le time-to-market.

Pour répondre aux exigences de ses clients et à l'évolution de son environnement commercial, NASCO a dû créer un nouveau modèle de paiement. Plutôt que d'être facturés sur la base des cumuls de temps et de matériels, les clients souhaitaient être facturés au terme de la réalisation de livrables prédéterminés.

Pour respecter cet engagement, l'équipe NASCO a mis au point une méthodologie budgétaire basée sur les livrables (DBBM) comprenant trois points de paiements et des critères prédéfinis d'autorisation de la facturation. Si la nouvelle méthodologie répondait aux exigences des clients, elle n'en soulevait pas moins certaines questions pour les processus opérationnels internes de NASCO. Comment la fonction finance pouvait-elle déterminer si les livrables avaient bien été réalisés et pouvaient à être facturés ? Comment savoir si le règlement des services devait être effectué à chaque point de paiement ? Et comment les flux de trésorerie allaient-ils influer sur les dépenses courantes en main-d'œuvre ?

Une équipe d'experts en systèmes et en processus opérationnels de NASCO a alors été chargée de concevoir et de mettre en œuvre la méthode DBBM et de résoudre les problèmes liés aux processus opérationnels. Au moment d'établir le cahier des charges, il est apparu que NASCO avait besoin d'une solution pour ses systèmes et processus dans les domaines de la planification de projets, du suivi financier des activités et des points de paiement, et du reporting.

NASCO a alors étendu l'usage de sa solution Planview Portfolios existante à la gestion de projets, à la gestion financière et au reporting Business Objects (BO), afin de donner corps à sa méthodologie DBBM.

NASCO a configuré Planview Portfolios et créé deux structures personnalisées sur l'écran du gestionnaire d'activité, permettant ainsi trois niveaux d'agrégation (livrables, pièces jointes au cahier des charges et programme complet) servant de filtres pour définir leurs portefeuilles d'activités. Grâce à cette configuration, le portefeuille d'activités contient toujours des informations correctes et à jour, à mesure que des activités sont ajoutées et supprimées, fournissant ainsi des données exactes à la gestion financière et pour la création de rapports BO.

« En capitalisant sur les capacités de gestion de projet de Planview Portfolios, un minimum de configuration a suffi pour créer et maintenir des visuels clairs sur des quantités massives d'activités. Sheri Millar, analyste système Planview, NASCO.

En outre, NASCO a modifié ses modèles de structure de répartition des activités (SRT) en ajoutant trois jalons financiers aux points de paiement, qui inscrivent à la fois les dates prévues et les dates d'achèvement des livrables. Pour ce faire, ses équipes ont intégré la DBBM aux différents jalons, critères de paiement compris, ce qui leur permet de facturer les clients une fois que les livrables convenus ont été réalisés.

Pour séparer la nouvelle méthodologie de son modèle traditionnel de facturation au temps, NASCO a fait appel à la capacité de gestion financière de Planview Portfolios. Faire ce faire, ses équipes ont créé un modèle de planification financière des activités qui a défini de nouvelles versions des budgets et établi un historique des bases de référence (baselines), y compris le budget original du cahier des charges, les demandes de changement ainsi que le plan global du projet pour chaque point de paiement. Elles ont également exploité les capacités de sécurité pour protéger les différentes versions de budgets contre les modifications non autorisées.

NASCO a paramétré la fonctionnalité de cycle de vie de Planview Portfolios de manière à concevoir la planification financière sur des critères de travail et de livrables à fournir. Pour chaque nouveau livrable, une séquence d'étapes a permis de s'assurer que les bonnes exigences de base ont été saisies, approuvées par la fonction finance, sauvegardées et verrouillées pour éviter toute modification.

Pour maintenir l'exactitude des données, NASCO a configuré Planview Portfolios de manière à transférer automatiquement les données du gestionnaire d'activité dans les prévisions, établissant ainsi l'intégrité des données tout en exploitant les informations les plus récentes pour prendre de meilleures décisions.

NASCO voulait des fonctionnalités de reporting dépassant le cadre des tableaux de bord Planview Portfolios. Pour répondre à ce besoin, ses équipes ont pu utiliser Business Objects en natif dans Planview Portfolios pour créer quatre nouveaux rapports entrant dans le cadre de son initiative DBBM.

Par ces rapports :

• Le rapport de validation de la gestion financière offre une visibilité sur chaque version du budget, permettant aux utilisateurs de visualiser des livrables individuels ou tous les livrables à la fois.
• Le rapport de suivi des points de paiement affiche la date à laquelle un livrable devrait être réalisé. Les chefs de projets s'en servent comme mécanisme de communication pour informer le service financier que la facture peut être émise.

Depuis qu'elle a mis en place Planview Portfolios pour implémenter sa nouvelle méthode DBBM, l'entreprise a bénéficié d'un ensemble d'avantages, notamment :

• Réduction des processus manuels et chronophages, avec à la clé une rationalisation et un développement de l'activité
• Accès en temps réel à des informations pertinentes, garant d'une meilleure transparence entre les fonctions finance et gestion de projets pour le recouvrement des créances
• Amélioration de la gestion fiscale des programmes
• Renforcement de la gestion et de la performance des projets et des programmes pour améliorer le retour sur investissement et la satisfaction client