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Ressourcenmanagement-Software und die Arbeitswelt im Wandel

Um den veränderten Kunden- und Marktanforderungen mit einer höheren Reaktions- und Anpassungsfähigkeit zu begegnen, müssen Unternehmen erkennen, dass es die Welt ist, die sich verändert. Die Arbeitsweise an sich verändert sich nicht. Es existieren viele Methoden für die Durchführung der Arbeit und die Verwaltung der Ressourcen. Die Verwendung einer Software für das Ressourcenmanagement ist eine davon. Der entscheidende Aspekt ist die Integration des Arbeits- und Ressourcenmanagements – ebenso wie die Akzeptanz, dass jede Organisation innerhalb des Unternehmens eigene Präferenzen für die Durchführung und die Lieferung der Arbeit haben wird.

Verschiedene Arbeitsmethoden haben jeweils eigene Vorteile. Falls jedoch im Unternehmen viele unterschiedliche Verfahren angewandt werden, können Probleme auftreten.
Verschiedene Arbeitsmethoden haben jeweils eigene Vorteile. Falls jedoch im Unternehmen viele unterschiedliche Verfahren angewandt werden, können Probleme auftreten.

Eine einzige Arbeitsmethode wäre aus Konsistenzgründen praktischer, die Merkmale von Arbeiten sind jedoch genauso vielfältig wie die Mitarbeiter, die diese Arbeiten durchführen. Unternehmen wenden eine Vielzahl von Arbeitsmethoden an, zum Beispiel das traditionelle Wasserfallmodell, Lean-Agile sowie kollaborative/unstrukturierte Ansätze. Obwohl jede Arbeitsmethode ihre Vorteile hat, wird das Ressourcenmanagement des Unternehmens durch die gleichzeitige Anwendung mehrerer Modelle erschwert.

Die Kapazität an den Bedarf anpassen

Die größte Arbeitsbeschränkung stellt die Ressourcenkapazität dar: Knapp 80 Prozent der Unternehmen, die Produkte entwickeln und deren Kapazitätsplanung einen niedrigen Reifegrad aufweist, überlasten regelmäßig ihre Ressourcen. Der eigentliche Grund ist darauf zurückzuführen, dass die Arbeit von überall kommen kann und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen selbst bei festen Teams üblich ist.

Dieses Problem verstärkt sich, wenn die Grenzen zwischen den einzelnen Organisationen des Unternehmen zu verschwinden beginnen. Unternehmen lösen Silos auf, um eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.

Der unternehmensweite Fokus, der als vorteilhaft für die Innovation und die Markteinführungszeit der Produkte gilt, offenbart jedoch die Nutzung zahlreicher verschiedener Tools innerhalb des Unternehmens – auch im Projekt- und Ressourcenmanagement. Selbst wenn die einzelnen Organisationen zusammenarbeiten sollten, sind ihre Daten fragmentiert, liefern keinen Gesamtüberblick und erfordern den Einsatz zahlreicher Datenmanagementtools, die sich zuweilen nicht in die Tools anderer Abteilungen integrieren lassen.

Infolgedessen sind die Ressourcenmanager und die Führungskräfte nicht wirklich in der Lage, die (begrenzte) Gesamtkapazität an einen steigenden Bedarf anzupassen oder Arbeiten mit der höchsten Wirkung, die von verschiedenen Quellen in Auftrag gegeben werden, zu priorisieren. Tatsächlich können sie sogar nur mit Schwierigkeiten feststellen, ob sie über ausreichende, für die Strategien geeignete Ressourcen verfügen, und häufig gelingt es ihnen kaum, den Bedarf nach zusätzlichen Arbeitskräften zu belegen. Unabhängig von der Art der Arbeit oder der Methode ist es eine enorme Herausforderung, all diese Aspekte zu berücksichtigen: Es müssen ausreichende Kapazitäten für die Leistungserbringung bereitgestellt und dafür gesorgt werden, dass Arbeiten mit der höchsten Priorität tatsächlich der Unternehmensstrategie entsprechen.

Diese Herausforderungen existieren nicht nur in der IT. Sie haben einen Welleneffekt, der sich auf die Innovationskraft und die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens auswirkt. Wird nichts unternommen, um die Situation zu verbessern, kann es schwerwiegende Folgen haben, zum Beispiel:

  • eine unzureichende Leistung der Abteilungen;
  • häufige, unerwartete Rückschläge;
  • kleinere Probleme, aus denen erhebliche finanzielle Probleme entstehen;
  • eine niedrigere Arbeitsmoral und eine höhere Fluktuation aufgrund der Ressourcenüberlastung.

Im Detail: Die Kosten von schlechtem Ressourcenmanagement

Erfahren Sie mehr darüber, weshalb Projekte fehlschlagen und wie das Ressourcenmanagement für Stabilität sorgen kann.


Eine Ressourcenmanagementsoftware bringt Ordnung ins Chaos

Eine funktionale und gut angepasste Ressourcenmanagementsoftware gibt Unternehmen neuen Auftrieb für eine effiziente Leistungserbringung trotz des Wandels, in dem die Arbeitswelt sich befindet, und der Herausforderungen, die damit einhergehen. Bevor Sie mit der Suche nach der passenden Software beginnen, müssen Sie bedenken, dass es keine Lösungen gibt, die alles abdecken. Der beste Ansatz ist das Kombinieren einer Ressourcenmanagementsoftware mit Tools für das Projektmanagement oder das Collaborative Work Management. Auf diese Weise können Sie die Arbeit und die Ressourcen gleichzeitig verwalten.

Eine Ressourcenmanagementsoftware ist nur ein Tool

Eine Ressourcenmanagementsoftware allein ist nicht ausreichend. Damit sie erfolgreich implementiert und angewandt werden kann, muss sie von Prozessänderungen begleitet werden. Wird dem Unternehmen jedoch ein solches Tool zur Verfügung gestellt, unterstützt es die Einführung von Änderungen für eine bessere Priorisierung der Arbeit, eine höhere Transparenz und ein effizientes Management der Ressourcennutzung.

Der primäre Zweck einer Ressourcenmanagementsoftware ist es, für Transparenz zu sorgen: Mit ihrer Hilfe lässt sich feststellen, ob die vorhandenen Kapazitäten den priorisierten Bedarf erfüllen können, es können die Kosten für den Zeitaufwand der Ressourcen ermittelt werden und die Frage, ob sich damit ein Gewinn erwirtschaften lässt, kann beantwortet werden.

Die Integration von Arbeiten und Ressourcen für die Zwecke des Kapazitätenmanagements stellt die Priorisierung von Arbeiten mit einem hohen Wert sicher. Schließlich muss das Unternehmen eine umfassende Bandbreite an Arbeitsmethoden unterstützen, damit die Strategie umgesetzt werden kann.

Wahl der geeigneten Ressourcenmanagementsoftware

Mit Best Practices beginnen

Beginnen Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung mit den Best Practices und prüfen Sie anschließend die speziellen Funktionen: Die Ressourcen (Mitarbeiter) müssen „in vollem Umfang genutzt und jederzeit den jeweils höchsten Prioritäten zugewiesen werden“. Zu diesem Zweck muss das PMO zunächst die Ziele des Unternehmens verstehen und die Software-Capabilities danach ausrichten.

In einigen Fällen können Sie von der Erfahrung des Anbieters profitieren, wenn er Ihnen Unterstützung bereitstellt und zeigt, wie Sie die Software optimieren können. Sie können vom Anbieter viel lernen und erfahren, wie er die vorkonfigurierten Funktionen aufgebaut hat. Für Ihr PMO sind solche Informationen eine wertvolle Hilfe, um in Zukunft einen Neustart aufgrund zu hoher Komplexität und/oder Individualisierung vermeiden zu können.

Zentrale Funktionen bewerten

Jede Ressourcenmanagementsoftware muss drei zentrale Funktionen bereitstellen:

1. Transparenz

Der wichtigste Aspekt jeder Softwarelösung für das Ressourcenmanagement ist die Transparenz, die sie bietet. Die Software muss einen Überblick über die Kapazitäten und den Bedarf ermöglichen, insbesondere über knapp gewordene Ressourcen und Kompetenzen. Ist die richtige Kombination aus Kompetenzen im Team nicht verfügbar oder sogar nicht vorhanden, werden Projektverzögerungen auftreten.

Des Weiteren muss eine Zeitachse den Ressourcenmanagern die Verfügbarkeit der Ressourcen auf Basis einer flexiblen Auswahl an Attributen wie Rolle, Kompetenz, Organisation, Standort, Kostenstelle und Art der Ressource anzeigen. Diese Angaben sowie etwaige konfigurierbare Attribute ermöglichen die Erfüllung individueller Anforderungen und stellen sicher, dass die Manager planen, Prognosen erstellen und die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt den passenden Projekten zuweisen können.

Des Weiteren benötigen Manager einen dynamischen Überblick über die Ressourcennutzung auf Basis der aktuellen Arbeiten und Zuweisungen. Nur dann können sie feststellen, ob eine Überlastung oder eine nicht ausreichende Auslastung vorliegt und ob der Einsatz ihrer Teammitglieder in vollem Umfang optimiert wurde. „Genau die richtige“ Menge an Arbeit ist entscheidend, damit Ihre Mitarbeiter motiviert bleiben und weiterhin hohe Leistung erbringen.

2. Planung und Priorisierung

Eine Ressourcenmanagementsoftware, deren Anschaffung sich lohnen soll, muss eine detaillierte Planung und Priorisierung für gemeinsam genutzte Ressourcen ermöglichen. Die Software sollte die Evaluierung und Bewertung potenzieller Ressourcen unterstützten, sodass die an die Ressourcen gestellten Anforderungen erfüllt werden können. Das Bewertungssystem muss dabei schnell und einfach aufzeigen, welche Ressourcen für ein bestimmtes Projekt am besten geeignet sind.

Die Software muss flexibel sein und jede Art des Überblicks generieren, die ein bestimmter Stakeholder benötigt. Beispielsweise sollte die Lösung sowohl verbindliche als auch vorläufige Buchungen sowie die Differenzierung zwischen der Zuständigkeit des Teams und den Zuweisungen an Einzelpersonen unterstützen.

Finden Sie mithilfe einer Ressourcenmanagementsoftware für jede Arbeit die passenden Ressourcen.
Finden Sie mithilfe einer Ressourcenmanagementsoftware für jede Arbeit die passenden Ressourcen.

Des Weiteren sollte das System ausreichend flexibel sein, um eine übergeordnete Planung sowie eine detaillierte Bottom-up-Planung zu ermöglichen. Es sollte auch Optionen für die kurz- und langfristige Planung unterschiedlicher Granularitäten bieten.

3. Ist- und Finanzdaten

Moderne Softwarelösungen für das Ressourcenmanagement können dem Unternehmen helfen, die Abweichungen zwischen den geplanten Daten und den Istdaten zu verstehen. Auch wenn die Führungskräfte und die Finanzteams Wert auf die Erfassung der Istdaten und der Kosten legen, sind solche Kenndaten selten mehr als Mutmaßungen und Schätzungen.

Mit der richtigen Ressourcenmanagementsoftware ist das PMO jedoch in der Lage, dieselbe Sprache wie die Finanzteams zu sprechen und die benötigten Daten bereitzustellen – zum Beispiel dazu, wie viel Zeit eingeplant war, was tatsächlich geschah, welche Kosten der Zeitaufwand verursacht hat und wie die Kosten zwischen den Kapitalaufwendungen und den Betriebsausgaben aufgeteilt wurden. In einem Fall meldete ein Unternehmen Kapitaleinsparungen in Höhe von mehr als 2 Millionen US-Dollar und Kosteneinsparungen in Höhe von 2,6 Millionen US-Dollar dank einer Verbesserung der Prozesse und der Planung.

Um eine korrekte Ermittlung der Ressourcenkosten sicherzustellen, ist es wichtig, den Funktionsumfang der assoziierten Ressourcensätze zu kennen, der häufig etwas komplex ist. Für die Kostenermittlung werden in Ergänzung zu individuellen Ressourcensätzen meistens auch zeitlich abgegrenzte Sätze benötigt, die auf einer flexiblen Auswahl an Ressourcenattributen wie der Rolle oder dem Standort basieren. In Abhängigkeit von der jeweiligen Arbeit wird vermutlich auch eine Funktion erforderlich sein, die ein Überschreiben der Standardsätze mit Projektsätzen/Sätzen für die Aktionsebene ermöglicht.

Die Zeiterfassung liefert granulare Details, die für die Ermittlung der Ressourcenkosten erforderlich sind. In zahlreichen Unternehmen wird die Zeit nicht genau erfasst, meistens weil die Mitarbeiter eine ihrer Ansicht nach unnötige Mehrarbeit ablehnen, ohne zu verstehen, weshalb eine Zeiterfassung relevant ist.

Die Zeiterfassung hat sich jedoch erheblich weiterentwickelt und bietet nun Unternehmen eine hocheffiziente Unterstützung bei der Feststellung, wie viel Zeit die jeweilige Arbeit erfordert. Auf diese Weise können die Kapazitäten in Zukunft richtig eingeschätzt und entsprechend geplant werden. Solche Daten erleichtern nicht nur eine angemessene Zuweisung der Ressourcen an die Projekte, sondern rechtfertigen bei Bedarf auch die Anforderung zusätzlicher Arbeitskräfte. Wenn die Mitarbeiter erkennen, wie die Zeiterfassung ihre Arbeitsauslastung reduzieren kann, sind sie eher geneigt, sie anzuwenden.

Verbessern Sie mithilfe einer Ressourcenmanagementsoftware die Zuweisung von Teams und Ressourcen.
Verbessern Sie mithilfe einer Ressourcenmanagementsoftware die Zuweisung von Teams und Ressourcen.

Die Zeiterfassung kann für traditionelle Projekte oder einfachere, iterative Lean-Agile-Verfahren verwendet werden. Da viele Unternehmen nun eine Agile-Transformation vornehmen, haben einige Anbieter begonnen, die übergeordnete Planung mit den Kanban-Tools der Team-Ebene für Lean und Agile zu kombinieren. Hierbei wird die Zeit automatisch auf Basis des natürlichen Workflows auf dem Kanban Board berechnet. Auf diese Weise werden den Finanzteams die Istdaten und die Ressourcen bereitgestellt, ohne dass auf Zeiterfassungsbögen zurückgegriffen werden muss.


Im Detail: Herausforderungen bei der Kapitalisierung der Agile-Softwareentwicklung

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Unterstützung durch den Anbieter

Schließlich spielt auch die vom Anbieter bereitgestellte Unterstützung eine kritische Rolle. Die Ressourcenmanagementsoftware beinhaltet eine Bandbreite an Funktionen, die ohne den richtigen Support des Anbieters abschreckend sein kann. Wägen Sie ab, welcher Anbieter die Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllen würde und dem PMO am besten helfen könnte, seine strategischen Ziele für eine schnelle Wertschöpfung zu erreichen.


Im Detail: Der Leitfaden für Ressourcenplanung von PMO-Experten

Erfahren Sie, welche fünf Richtlinien PMOs auf jeder Ebene einsetzen können, um die Planung und das Management der Ressourcenkapazitäten zu verbessern und auf diese Weise das Wachstum des Geschäfts zu beschleunigen.


Zusammenfassung der nächsten Schritte und Vorteile

Kennt das PMO die Ziele und die Vorgaben des Unternehmens, muss es im nächsten Schritt ermitteln, wie gut die Ressourcen aktuell verwaltet werden. Identifizieren Sie die bekannten Risiken für den Fall, dass solche Ressourcen den Projekten, die mit den strategischen Initiativen des Unternehmens übereinstimmen, nicht angemessen zugewiesen wurden. Diese Übung ist nützlich, um die vorhandenen Lücken und Verbesserungsmöglichkeiten zuverlässig aufzudecken.

Wenn die richtige Ressourcenmanagementsoftware in Zusammenarbeit mit dem Anbieter implementiert wurde, manifestieren sich schon bald erhebliche Vorteile:

  • ein realistischer Überblick über den Bedarf und die bereitzustellende Kapazität einschließlich der Möglichkeit, Probleme bereits in den frühen Prozessphasen zu erkennen;
  • eine erheblich bessere Umsetzung von Strategien durch die Fokussierung der Ressourcen auf Arbeiten mit hohem Wert;
  • eine höhere Fähigkeit, auf die durch neue Aufgaben und neue Prioritäten veränderte Geschäftsdynamik zu reagieren und das Unternehmen zur Agilität zu führen;
  • ein voll integriertes Arbeits- und Ressourcenmanagement mit der Möglichkeit, Stakeholdern in Schlüsselpositionen detaillierte Kosteninformationen für eine fundierte Entscheidungsfindung bereitzustellen;
  • höhere Zufriedenheit und Produktivität bei Teams und Mitarbeitern, die zu einer höheren Mitarbeiterbindung, mehr Effizienz und besseren Kapazitäten für eine echte Wertschöpfung für das Unternehmen führen.

Das PMO muss sich verändern, um den Herausforderungen der veränderten Arbeitswelt gerecht zu werden. Die Integration des Arbeits- und Ressourcenmanagements ist entscheidend, damit das PMO mehr bewirken kann, als nur die Prozesse vorzugeben und die Governance durchzusetzen. Mit einer robusten, integrierten Ressourcenmanagementsoftware kann das PMO durch Innovation und Effizienz Wachstum fördern.

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Scott Townsend

Scott Townsend

Senior Product Manager

Scott Townsend has worked closely with customers at Planview for more than 13 years. After spending six years on the consulting side of Planview, he took this customer-driven focus to the Product Management group where he drives innovation to enhance the execution side of Planview Enterprise and Planview Enterprise One. Scott holds a Bachelor of Science in Systems Engineering from The University of Virginia and an MBA from The University of Texas.


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