De flesta som känner till Kanban vet vilket kraftfullt verktyg det är på gruppnivå. Kanban-tavlor hjälper grupper att visualisera, hantera och förbättra sina arbetsflöden samtidigt som de samlar in ovärderliga data som möjliggör kontinuerliga förbättringar. För chefer ger Kanban-tavlor för grupper värdefull insyn i status, kapacitet, problem som blockerar framsteg, med mera. Med denna inblick kan cheferna bli effektivare ledare, och de hjälper dem att addera mer värde till sina grupper.

Vad många kanske inte inser är att Kanban kan ha en lika omvälvande effekt på utbudsnivå.

A well-designed portfolio of Kanban boards, connected in strategic ways, can equip stakeholders at every level of the organization with the insight they need to deliver on key initiatives.

Att använda Kanban kan hjälpa organisationer att synkronisera insatser på alla nivåer så att medarbetarna fortsätter att fokusera på att maximera kundvärdet. LeanKit by Planview har utvecklats speciellt för hantering av projektutbud med Lean.

Läs mer om hur du lär dig använda LeanKit-tavlor på grupp-, projekt- och utbudsnivå så att alla får de inblickar som de behöver.

2019 Gartner Magic Quadrant for Project and Portfolio Management

Gartner har utsett Planview till en Ledare i May 2019 Gartner “Magic Quadrant for Project and Portfolio Management” och positionerat dem högst för sin genomföringsförmåga och längst fram för sin fulländade vision för andra året i rad.

Hämta rapporten: Gartner Magic Quadrant för projekt- och portföljhantering 2019

2019 Gartner Magic Quadrant for Project and Portfolio Management’

Hämta rapporten
 LeanKit multi-board connections
LeanKit multi-board connections

Statusuppdateringar på rätt nivå med kopplingar mellan kort

Företagsledare, mellanchefer och gruppmedlemmar behöver Kanban-tavlor med olika nivåer av insyn. På utbudsnivå behöver företagsledare förstå hur organisationen levererar när det gäller de centrala initiativen. Chefer behöver insyn i framstegen på den strategiska utbudsnivån och inom individuella grupper. Grupper behöver en tavla som de kan använda för att aktivt dela upp och hantera det dagliga arbetet.

Att försöka hålla alla tre tavelnivåer uppdaterade skulle kunna vara en både besvärlig och ohållbar uppgift. Det är osannolikt att en organisation skulle kunna uppmuntra varje chef att till exempel uppdatera tavlorna på grupp-, projekt- och utbudsnivå varje gång deras grupper levererar en viktig arbetsinsats.

Med LeanKit kan dock alla som arbetar i organisationen få tillgång till status på rätt nivå – utan att ytterligare manuella insatser krävs. Detta blir möjligt genom kopplingarna mellan kort i LeanKit by Planview.

Team-level boards

Kanban-tavlor på gruppnivå hanterar de enskilda gruppmedlemmarnas dagliga arbete. Gruppmedlemmarna flyttar kort över tavlan, från vänster till höger, varje gång de slutfört ett steg i gruppens arbetsförlopp. Banorna i gruppens tavlor återspeglar de enskilda stegen. En marknadsföringsgrupp kan till exempel ha banor på sin tavla för eftersläpande arbete, arbete som står på tur, planer, skisser, redigering, design, uppbyggnad, frågor och svar, distribution och utfört arbete.

 LeanKit kanban board
LeanKit kanban board

Gruppen kanske väljer att använda korttyper för att skilja mellan olika typer av leverabler: startsida, faktablad, blogginlägg, kampanj i sociala medier, etc.

Grupper är mycket beroende av LeanKit by Planviews flexibla redigeringsprogram för tavlor när de ska skapa tavlor som på ett korrekt sätt illustrerar deras framsteg. Detta är en central punkt för alla kanbantavlor – om de inte återspeglar verkligheten sjunker sannolikheten rejält för att medarbetarna kommer att använda dem för att hantera arbetet.

Tavlor på gruppnivå används främst av gruppmedlemmar för att hantera sitt arbete. Chefer använder också denna tavla, för att lägga till, prioritera, och delegera arbete, för att få en förståelse av gruppens aktuella fokus och övervaka eventuella problem som blockerar framsteg. I idealfallet resulterar arbete på denna tavla i strategiska initiativ på projekt- och utbudsnivå som möjliggör hantering av projektutbud i ordens rätta bemärkelse.

Tavlor på projektnivå

Projekttavlor används för att hantera tvärfunktionellt strategiskt arbete som utvecklas till centrala initiativ. Dessa tavlor används sannolikt av chefer och företagsledare som vill skapa sig en förståelse av hur väl grupperna levererar inom de projekt som maximerar värdet för kunden.

Om till exempel ett centralt initiativ består av att implementera en ny metod inom försäljningsavdelningen kan projektet kräva att försäljningsledningen tar fram ett utbildningsprogram som ska användas över hela avdelningen. Utbildningsprogrammet kan behöva bidrag från marknadsförings- och kundframgångsfunktionerna, i nära samarbete med försäljningen. En försäljningschef som leder projektet kan till exempel skapa ett kort på projekttavlan som representerar detta projekt, och sedan skapa kopplade kort på olika försäljnings-, marknadsförings- och kundframgångstavlor för att delegera uppgifter när man skapar utbildningsprogrammet.

Connected cards gallery

När gruppmedlemmarna slutför sina uppgifter uppdateras projektkortet automatiskt med projektets övergripande status (t.ex. 6 av 12 kort är slutförda). För att få mer information om arbete som inte har utförts än kan chefer som använder projekttavlan granska galleriet med kopplade kort för att få en överblick över arbetet som återstår.

 Cards view
Cards view

Företagsledare kan också använda projekttavlor. Rapporter som baseras på aktivitet i projekttavlan kan ge dem en förståelse av fördelningen av projekttyper. Med denna information kan man få svar på frågor som: "hur många procent av våra projekt bidrar till nya förmågor, och hur många procent av projekten ser bara till att vår produkt fungerar?"

Portfolio-level boards

Hantering av projektutbud i LeanKit by Planview ger företagsledare ett fågelperspektiv av hur organisationen utvecklas mot centrala initiativ. Arbete inom tavlor på projekt - och gruppnivå utvecklas till kort på utbudstavlan. Denna tavla ger företagsledare och andra berörda parter en snabb överblick över hur organisationen presterar mot sina mål.

Om man vill kan man välja att använda tavlor på utbudsnivå som traditionella Kanban-tavlor (vilket innebär att arbetet kanske inte flödar genom en process från vänster till höger), men det är inte obligatoriskt. Istället kan banor ge avdelningar ansvaret för att leverera specifika initiativ, eller så väljer man andra typer av visualiseringar som är användbara för företagsledare. Denna tavla kan också användas som en instrumentpanel för att få en snabb överblick över framstegen vad gäller kvartalsvisa eller årliga mål, i form av en kalender med banor som representerar kvartal eller månader.

Avslutande reflektioner

Genom att koppla samman Kanban-tavlor från olika nivåer i en organisation kan alla få vad de behöver: företagsledare får ett fågelperspektiv över framsteg inom centrala initiativ, chefer kan ägna sig åt att leda verksamheten, prioritera och delegera arbete på projektnivå, och enskilda medarbetare kan aktivt hantera sina dagliga arbetsuppgifter.

Med Leankit by Planview kan alla vara överens om prioritet, status och andra parametrar, och därmed skapar man ett effektivare, mer kollaborativt och mer målinriktat arbetssätt över hela organisationen. Se till att alla fokuserar skarpt på att maximera kundvärdet genom att utnyttja den inneboende kraften i hanteringen av projektutbud inom din organisation.