Cuatrecasas transformiert das Management von Rechtsfällen durch Agile-Methoden

Hier lesen Sie, wie eine führende Anwaltskanzlei durch die Einführung von Agile-Methoden mit Planview AgilePlace das Fallmanagement rationalisiert und die Teamzusammenarbeit verbessert hat.

Cuatrecasas, eine führende internationale Anwaltskanzlei, erhielt eine klare Anweisung von der Geschäftsleitung: die erfolgreiche Weiterentwicklung mit Technologie. Das PMO erkannte den Mehrwert eines innovativen Work-Managements und suchte nach einer Lösung, die Anwält:innen bei der Verwaltung komplexer Rechtsfälle unterstützt und gleichzeitig hilft, den Widerstand gegen den technologischen Wandel im Rechtssektor zu überwinden. Ziel war es, die Workflows der Jurist:innen zu optimieren, die Priorisierung zu erleichtern und die abteilungsübergreifende Transparenz zu verbessern – ohne die traditionellen Besonderheiten juristischer Arbeitsprozesse zu vernachlässigen.

Das PMO von Cuatrecasas wählte Planview® AgilePlace als Grundlage für seinen neuen Ansatz für das Management von Rechtsfällen. „AgilePlace überzeugte uns mit seiner intuitiven Oberfläche und einem durchdachten Design. Das System ließ sich an unsere Arbeitsweise anpassen und nicht andersherum – uns war klar, dass dies die Akzeptanz fördern würde“, sagt Leo Tilie, Projektspezialist bei Cuatrecasas. „Die Implementierung begann im Kleinen und wurde nach und nach skaliert, als die Teams den Nutzen erkannten und ihren positiven Eindruck mit ihren Kolleg:innen teilten.“

Cuatrecasas wurde 1917 in Barcelona gegründet und ist eine führende Anwaltskanzlei mit mehr als 1.200 Anwält:innen und 800 Mitarbeiter:innen in mehreren internationalen Büros. Die Kanzlei ist spezialisiert auf die Bereiche Fusionen und Übernahmen, Rechtsstreitigkeiten, Steuerrecht, Arbeitsrecht und Finanzrecht. Unter einer visionären Führung ist Cuatrecasas im Laufe der Jahrzehnte erheblich gewachsen und verbindet juristische Spitzenleistungen mit einem starken Engagement für Innovation und unternehmerische Verantwortung.

Mit einer wachsenden internationalen Präsenz benötigte Cuatrecasas eine Möglichkeit, komplexe juristische Fälle abteilungs-, team- und länderübergreifend zu koordinieren, ohne die langjährig bewährten Praktiken aufzugeben. Ihre technologische Entwicklung begann mit der Vision der Geschäftsleitung, frühzeitig Technologien zur Maximierung der Produktivität und Transparenz sowie zur Optimierung des Fallmanagements einzuführen. Bis dahin war es noch ein weiter Weg. Der Großteil der Arbeit wurde noch immer mit Haftnotizen, Tabellen, Notizbüchern und E-Mails erledigt – je nachdem, welche Methode die einzelnen Anwält:innen und Mitarbeiter:innen bevorzugten.

„Wir setzen Innovation in allen Bereichen ein und nutzen technologische Prozesse und Ressourcen, um unsere juristische Tätigkeit zum Nutzen unserer Mandant:innen zu ergänzen“, erklärt Tilie. „Aber wenn es um das Fallmanagement ging, hatten wir keinen wirklichen Überblick. Die analoge Arbeitsweise erschwerte die Aufgabenverteilung und die Koordination zahlreicher Mitarbeiter:innen erheblich. Wir erkannten: Die Einführung eines Projektportfolios sowie von Standardmethoden, Regeln und einem Managementtool war längst überfällig.“

Um Silos aufzubrechen und eine bessere Abstimmung und mehr Transparenz zu erreichen, beauftragte der CIO sein PMO, Maßnahmen zu ergreifen und den Jurist:innen die notwendigen Tools bereitzustellen. Das PMO machte sich auf die Suche nach einer visuell ansprechenden, attraktiven und leicht zu bedienenden Anwendung, die in der gesamten Organisation zum Standard werden sollte.

Cuatrecasas testete bereits 2012 den Einsatz von Lean- und Agile-Methoden innerhalb der IT-Abteilung, zunächst mit manuellen Kanban-Boards und visuellen Managementpraktiken. Mit der Etablierung standardisierter PMO-Prozesse und dem sichtbaren Erfolg agiler Methoden entstand die Vision, diesen Ansatz auch auf die Workflows der Anwält:innen auszuweiten. Im Jahr 2018 entschied sich das Unternehmen für die Einführung von Planview® AgilePlace aufgrund seiner Einfachheit, Nutzungsfreundlichkeit und geringen Kosten für die Digitalisierung und Skalierung dieser Verfahren. Zunächst wurde es für ein mittelgroßes Rechtsteam mit etwa 15 Mitarbeiter:innen eingesetzt. Von da an wurde die Nutzung allmählich auf weitere Abteilungen ausgeweitet, da die Geschäftsführung einen strukturierten Einsatz des Systems in der gesamten Kanzlei wünschte und die Anwält:innen von seinen Vorteilen überzeugt waren.

Je mehr Anklang AgilePlace fand, desto deutlicher wurde dem PMO bewusst, dass traditionelle Team-Boards Herausforderungen bei der Zusammenarbeit und Vertraulichkeit mit sich brachten. „Einige Rechtsteams bestehen aus mehr als 200 Personen, sodass es unpraktisch war, die gesamte Arbeit auf einem einzigen gemeinsamen Board zu verwalten – insbesondere wenn es um vertrauliche fallbezogene Informationen ging“, sagt Jaume Echevarría, Projektleiter bei Cuatrecasas. „Wir sind zu einem Modell übergegangen, bei dem alle Anwält:innen ein persönliches Board haben, das auf ihre eigenen Fälle und Prioritäten zugeschnitten ist.“ Diese Struktur bietet ihnen mehr Autonomie und fördert den Datenschutz, ermöglicht aber gleichzeitig eine umfassendere Koordination innerhalb der Kanzlei.

Um persönliche Arbeitsorganisation mit Teamtransparenz in Einklang zu bringen, implementierte das PMO automatisierte Prozesse. Diese ermöglichen es den Benutzer:innen, Karten von persönlichen Boards auf fachspezifische oder abteilungsweite Boards zu kopieren. So entsteht ein zentraler Überblick über den Fortschritt und die Arbeitsverteilung, ohne dass vertrauliche Daten der Mandant:innen preisgegeben werden. Darüber hinaus implementierten sie spezielle Kartentypen für die einzelnen Fachbereiche und nutzten die Anpassungsfähigkeit von AgilePlace, um die Plattform exakt auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden – nicht andersherum. „Die Agile-Methodik und das Tool sind für uns sehr wichtig geworden“, sagt Tilie. Gemeinsam unterstützen sie alle Arbeitsprozesse – von der Aufgabenverteilung und Terminkoordination bis hin zur Fallüberwachung, Kapazitätsplanung und Verwaltung des Workloads.

Während Lösungen für das Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) in Branchen mit komplexen Workflows bereits lange gang und gäbe sind, erfreuen sie sich in der Rechtsbranche erst seit kurzem großer Beliebtheit, angetrieben von Firmen wie Cuatrecasas. Planview AgilePlace ist zu einem integralen Bestandteil von Cuatrecasas Arbeitsabläufen geworden und hilft dem PMO, einheitliche Praktiken in allen Niederlassungen durchzusetzen. So führt das wachsende PMO weiterhin die digitale Transformation des Unternehmens an und bringt Technologieinvestitionen mit den Geschäftsanforderungen und Managementprozessen in Einklang.

Die Rechtsteams von Cuatrecasas fangen an, die in der Rechtsbranche seltene Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung zu verinnerlichen. Die Einführung des Tools hat zu größerer Effizienz und einer besseren Übersicht über alle Fälle geführt und zeigt: PPM funktioniert auch jenseits der klassischen Anwendungsfelder. Automatisierungen optimieren die Zusammenarbeit und helfen bei der sicheren Verwaltung der Workflows von Hunderten von Anwält:innen. Juristische Projektmanager:innen verwenden AgilePlace, um Arbeitsaufgaben klarer zuzuordnen, zu verfolgen und zu managen. Diese Initiative war zwar technologiegetrieben, aber steht auch im Zusammenhang mit der Erfahrung der Mandant:innen: Bessere Aufgabenpriorisierung und Ressourcenzuteilung bedeuten besseres Fallmanagement, was in einigen Fällen die Zufriedenheit der Mandant:innen erhöht hat.

Der kulturelle Wandel war ein unerwartetes, aber willkommenes Ergebnis, denn die IT hat sich von einer reinen Supportfunktion zu einem strategischen Geschäftsbereich entwickelt. „Wir sind nun näher an den Geschäftsprozessen dran und bieten Lösungen, mit denen Anwält:innen ihre beste Arbeit leisten können", sagt Tilie. Dieses Ergebnis steht im Einklang mit dem Ziel der Kanzlei, juristische Dienstleistungen von höchster Qualität zu erbringen, Innovationen im Rechtsbereich voranzutreiben und einen positiven Beitrag zur Gesellschaft zu leisten.

Auf Basis der erfolgreichen Pilotphase und mit überzeugenden Ergebnissen implementiert Cuatrecasas AgilePlace nun flächendeckend in allen Anwaltsteams weltweit. Im Zuge der Expansion nach Lateinamerika und der Weiterentwicklung ihrer juristischen Abläufe bleibt AgilePlace das zentrale Element für Standardisierung, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung. „Ein solches System ist für unsere Anwält:innen heute notwendiger denn je“, so Jaume Echevarría. „Wir wollen Silos aufbrechen und Teams bilden, die unterschiedliche Funktionen, Regionen und Fachgebiete vereinen. Kurz gesagt: Wir stecken mitten im Transformationsprozess und müssen jetzt aktiv werden.“