SoCura: Effiziente Planung und Steuerung von Ressourcen – ein strukturierter Ansatz

SoCura bietet IT-, Finanz- und professionelle Dienstleistungen für Malteser – eine internationale Hilfsorganisation, die in über 120 Ländern Gesundheits- und Sozialdienste erbringt. SoCura unterstützt Malteser, seinen Mehrheitsgesellschafter, maßgeblich bei der Digitalisierung und bietet seine IT-Dienstleistungen inzwischen auch anderen sozialen und kirchlichen Organisationen an.

Das IT-PMO von SoCura managed mit seinen Projektmanager:innen jährlich über 30 Projekte, die von der Entwicklung von Notruf-Apps über Compliance-Beratung bis hin zu groß angelegten Infrastrukturmigrationen und IT-Governance-Implementierungen reichen.

Die Verwaltung dieses dynamischen Portfolios ging einst mit einigen Herausforderungen in der Projektplanung einher:

• häufige Änderungen des Umfangs mit Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Risiko
• phasenbasierte Planung, bei der der Arbeitsaufwand erst nach der Initiierungsphase feststeht
• Projekte, die mit Abschluss der Initiierungsphase wieder beendet werden
• ungeplante Projekte, die aufgrund von rechtlichen oder technischen Zwängen erforderlich werden

Zusätzlich erschwerte ein fragmentiertes Toolset – Excel für die Ressourcenplanung, Microsoft Project für Zeitpläne usw. – die Arbeit, da manuelle Datenübertragungen erforderlich waren und sich Prozesse unnötig verkomplizierten:

• mangelnde Einblicke in Ressourcenverfügbarkeit und -kapazität
• Schwierigkeiten bei der Berücksichtigung von Faktoren wie Urlaub oder Teilzeitbeschäftigung
• mangelnde Fähigkeit, über kurzfristige Bedürfnisse hinaus zu planen

Ferner mussten Informationen manuell über Tools hinweg synchronisiert werden. Die Datenkonsolidierung erwies sich daher als zeitaufwendig und unzuverlässig.

SoCura gründete sein PMO vor einem Jahrzehnt, um das Management von Projekten zu professionalisieren.

Die zentralen Ziele lauteten:

• transparente und jederzeit abrufbare Projektdaten
• vereinfachte und einheitliche Planungstools
• vorausschauende Kapazitätsplanung
• umfassende Einblicke in Fortschritte und Auslastung
• retrospektive Erkenntnisse

Das PMO implementierte die Projektmanagementmethode PRINCE2 und entwickelte daraufhin ein internes Projektmanagement-Framework. Excel-basierte Tools behinderten jedoch weiterhin den Fortschritt. Um die nächste Stufe zu erreichen, entschied sich SoCura nach einer gründlichen Markteinschätzung für Planview ProjectAdvantage (ehemals Sciforma) als PPM-Lösung.

Die zentralen Unterscheidungsmerkmale von ProjectAdvantage:

• sofort einsatzbereite Funktionen für dynamische Updates, Übersichten und Ressourcenverfolgung
• schnellere Bereitstellung (acht Monate bis zum Go-live)
• niedrigere Beratungskosten im Konkurrenzvergleich
• intuitive Benutzeroberfläche und betreute Schulungen

Die Implementierung berücksichtigt das spezifische Betriebsmodell und die besonderen Anforderungen des Unternehmens, einschließlich des spezifischen Ansatzes für das Ressourcenmanagement der eingesetzten Projektmanager:innen.

Während viele Unternehmen in ihrem PPM-Tool alle Ressourcen abbilden und nachverfolgen, hat SoCura sich bewusst zunächst auf seine 13 Projektmanager:innen beschränkt. Andere Mitarbeiter:innen wie Entwickler:innen oder Fachexpert:innen werden nicht über die Lösung verwaltet. Stattdessen erfolgt ihre Einsatzplanung und Koordination durch direkte Kommunikation und Gespräche mit der Abteilungsleitung. Die Zeiterfassungsdaten von Mitarbeiter:innen, die nicht im Projektmanagement tätig sind, werden lediglich zu Abrechnungszwecken genutzt.

Wenn Ressourcenkonflikte oder Überlastungen auftreten, werden die Daten aus ProjectAdvantage in den monatlichen Planungsmeetings herangezogen, um:

• die Ressourcenauslastung zu prüfen
• überlastete Projektmanager:innen zu identifizieren
• Projektprioritäten zu besprechen und Zuweisungen anzupassen
• Ressourcen mit freien Kapazitäten zu überwachen und ihnen neue Projekte aus der Ideen-Pipeline zuzuweisen.

„Wir besprechen Ressourcen nur dann, wenn jemand überlastet ist. Andernfalls findet kein Meeting statt.“Viola Esch, Projektmanagerin

Zudem nutzt SoCura die Budgetierungsfunktionen von ProjectAdvantage mit zwei unterschiedlichen Tracking-Methoden:

• zeitplanbasierte Budgets zur finanziellen Steuerung und Planung
• auftragsbasierte Budgets zur Überwachung der Einhaltung von Kundenvereinbarungen

Der Übergang von manuellen Prozessen zu ProjectAdvantage hat in vielerlei Hinsicht zu greifbaren Vorteilen geführt.

Erhebliche Zeitersparnisse durch Automatisierungen

Die unmittelbarste Auswirkung war die Beseitigung des Bedarfs an manueller Datenkonsolidierung. Früher war ein zeitaufwendiges Kopieren zwischen verschiedenen Tools erforderlich. Heute erfolgt dieser Prozess automatisch innerhalb eines einzigen Systems.

Zentrale Informationsquelle

Alle Projekte werden nun vollständig in ProjectAdvantage ausgeführt – von der Idee bis zur Umsetzung. Dies ermöglicht eine zuverlässige, mehrdimensionale Analyse.

Realistische Ressourcenplanung

Die Basisfunktionalität, die einen frühen Einblick in die Ressourcenkapazität ermöglicht, hat sich als besonders wertvoll erwiesen und dient als Grundlage für die Kapazitätsauslastung, indem sie wiederkehrende Aufgaben berücksichtigt.

Umfassende Strategieplanung

Der wahrscheinlich wichtigste Vorteil der Implementierung: SoCura kann nun bis zu einem Jahr im Voraus planen. Diese Vorausschau unterstützt:

• eine proaktive Ressourcenzuteilung
• eine optimierte Planung und umfassendere Kontrolle des Projektportfolios,
• einen Überblick über alle Projekte und ihre KPIs,
• sowie eine rückblickende Überprüfung der Planung zur kontinuierlichen Verbesserung der Ressourcenplanung.

Nach der erfolgreichen Kernimplementierung hat SoCura ehrgeizige Pläne für die Ausweitung der Nutzung von ProjectAdvantage:

• breitere Benutzerbasis: Einführung für Nicht-PMO-Funktionen bei SoCura und Malteser
• Systemintegration: Synchronisierung mit SAP zur Finanzdatenautomatisierung
• Kundenportal: Echtzeitzugriff für Kund:innen auf Projektberichte und -updates