Wie Apollo Tyres durch automatisierte Prozesse und zentralisierte Governance die interne strategische Transformation vorantrieb

Apollo Tyres Ltd. arbeitete mit unzusammenhängenden Tools und Prozessen. Das führte zu mangelnder Transparenz bei strategischen Initiativen und den einzelnen Projekten, die ihnen zugrunde lagen. Die Verwendung von E-Mails und Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Projekten führte zu verlängerten Projektlebenszyklen und der Unfähigkeit, einen zentralisierten Governance-Prozess zu etablieren. Außerdem fehlte dem Unternehmen eine IT-PMO-Lösung mit Berichtsfunktionen, die wichtige Erkenntnisse liefern würden.

Im Rahmen seines Modernisierungsprojekts verfolgte Apollo Tyres das Ziel, von manuellen Programm- und Projektmanagementprozessen auf eine zentralisierte Plattform überzugehen – mit automatisierten Arbeitsabläufen, lückenloser Transparenz und Berichtstools für strategische Hauptinitiativen. Der branchenführende Hersteller erreichte eine erhebliche Prozessoptimierung und expandierte von einem IT-PMO zu einem EPMO.

Apollo Tyres ist ein branchenführender Reifenhersteller, der 1972 gegründet wurde und inzwischen eine bedeutende Präsenz in Indien und Europa etabliert hat. Das umfangreiche Produktportfolio von Apollo Tyres umfasst Reifen für Personenkraftwagen, Nutzfahrzeuge sowie Zweirad- und landwirtschaftliche Fahrzeuge. Das multinationale Unternehmen arbeitet mit über 1.400 Vertriebspartnern in 100 Ländern zusammen. Mit der Vision, „den Fortschritt gemeinsam voranzutreiben“, etablierte das Unternehmen eine vertraute Marke, die einen Jahresumsatz von über3.1 Milliarden Dollar erwirtschaftet.

Apollo Tyres nutzte unzusammenhängende Tools und manuelle Prozesse, um den Projektstatus und die Genehmigungen in der weltweiten Produktion zu verfolgen. Dem IT-PMO fehlte eine robuste Programm- und Projektmanagementlösung zur Unterstützung einer zentralisierten Kommunikation und einer effektiven Projekt-Governance. Auch die manuelle Erfassung des Projektbedarfs und der Priorisierung war mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden.

Da Projektstatus und Genehmigungen über Hunderte von E-Mails und Tabellenkalkulationen getrackt wurden, kam es zu verlängerten Projektlebenszyklen, die die Effizienz minderten und die termingerechte Fertigstellung gefährdeten. Dieser manuelle Ansatz verlangsamte die kritische Entscheidungsfindung bei der Projektpriorisierung und -genehmigung, und der Führungsetage mangelte es an aussagekräftigen Berichten und Dashboards. Ohne Einblicke darin, welche Aktivität welche strategischen Initiativen unterstützte, fehlten demnach wichtige Einblicke, die für eine fundierte Entscheidungsfindung erforderlich wären.

„Der Hauptgrund für den Kauf einer Lösung war, dass es keine treibende Kraft für unsere strategischen Initiativen gab“, erklärt Prasuna Emani, Divisional Head, Global IT PMO, Apollo Tyres Ltd. „Wir hatten keine formale Governance oder eine Möglichkeit, Projekte zu verfolgen und deren Erfolg zu messen“, so Emani.

Als Apollo Tyres eine groß angelegte interne Transformation in Angriff nahm, erkannte das Unternehmen den Bedarf an einer robusten EPMO-Plattform, die seine Workflows automatisieren und eine zentralisierte Governance-Struktur einrichten würde. Eine kürzlich durchgeführte Prüfung machte zudem deutlich, dass das Tool strenge Datenschutzbestimmungen erfüllen muss.

Während des Beschaffungsprozesses erwies sich Planview AdaptiveWork als das einzige PPM-Tool, das die Compliance-Anforderungen des Unternehmens erfüllte, da es eine rollenbasierte Zugriffsverwaltung (Role-Based Access Management, RBAM) bot. Diese Funktion war erforderlich, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit für Apollo 2.0 zu unterstützen.

Eine weitere überzeugende Funktionalität von AdaptiveWork waren die robusten Berichts- und Dashboard-Funktionen, die mit Power BI integriert sind.

„Mit den KI-Integrationen, den sofort einsatzbereiten Lösungen und dem Support wies Planview AdaptiveWork eine Menge Vorteile gegenüber den anderen Optionen auf. Insbesondere die Berichtsfunktion und die Dashboards haben uns überzeugt“, so Emani.

Die Implementierung von AdaptiveWork ermöglichte es Apollo Tyres, die Kommunikation zu vereinfachen und einen zentralisierten Projekt-Governance-Prozess einzurichten. Dies reduzierte den Bedarf an langwierigem E-Mail-Austausch für Genehmigungen – ein Faktor, der sich als besonders entscheidend erwies, da die Teams und Produktionsstätten in ganz Indien und Europa verteilt sind.

Apollo Tyres nutzte auch die Workflow-Automatisierung von AdaptiveWork, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und eine konsistente Projektumsetzung sicherzustellen. Das Unternehmen implementierte fünf vordefinierte Gates in AdaptiveWork, mit rollenbasierten Aufgaben und Genehmigungen, die direkt in den Workflow integriert sind. Diese robusten, optimierten Workflows mit automatischen Erinnerungen verkürzten Projekt- und Bereitstellungszyklen deutlich.

„Alle Workflows sind im Tool vordefiniert. Wäre kein Workflow im Tool integriert, müssten wir mindestens 100 E-Mails hin- und herschicken, weil der Prozess so viele Beteiligte hat“, so Emani.

Als Hizmy Hassen, Chief Digital Officer (CDO) von Apollo Tyres, dazu verpflichtete, die gesamte Berichterstattung direkt über die Plattform zu verwalten, war für die Teams klar: Die Transformation ist nicht verhandelbar. Der erfolgreiche Einsatz der Lösung für das Berichtswesen führte zu einer organisationsweiten Akzeptanz und machte die Erstellung von PowerPoint- oder E-Mail-Berichten überflüssig.

„Dank der Capabilitys von Planview AdaptiveWork können wir unseren Ansatz für das Projektmanagement modernisieren und umfangreiche Prozessoptimierungen für das Unternehmen einleiten“, so Hassen.

Emani führt die erfolgreiche Benutzerakzeptanz auch auf die Durchführung regelmäßiger Sessions zur Sensibilisierung der Benutzer:innen für bestimmte Probleme zurück und bezeichnete die University of Planview, das kostenlose Lernportal von Planview, dabei als unverzichtbare Ressource.

Die anfängliche Einführung von Planview AdaptiveWork begann mit 75 Benutzer:innen in der IT-Funktion und wurde dann zur Unterstützung von Apollo 2.0 auf fünf Portfolios und 150 Benutzer:innen aus verschiedenen Geschäftsfeldern ausgeweitet. Die RBAM-Funktionalität der Plattform ermöglicht allen Benutzer:innen aufgrund der konformen Risikomanagementkontrollen einen sicheren Zugriff auf die Plattform. Auf diese Weise wurde sichergestellt, dass bestimmte private Daten nicht an Benutzer:innen weitergegeben wurden, die keine entsprechende Berechtigung oder Beteiligung an den Projekten hatten.

Durch die Nutzung der robusten Capabilitys von AdaptiveWork konnte Apollo Tyres ein wichtiges Unternehmensziel erreichen: Top-Down-Transparenz bei strategischen Initiativen. Nach der zweiten Implementierung von AdaptiveWork in fünf weiteren Geschäftsbereichen begann das Unternehmen, die Plattform auch für die Erfassung nicht strategischer Initiativen zu nutzen, vor allem für die Durchführung von Projekten.

„100 % unserer strategischen Initiativen befinden sich jetzt in AdaptiveWork. Darüber hinaus haben wir auch 50 % unserer anderen Initiativen in die Plattform verlagert, weil wir Einblick in die Anzahl der nicht strategisch priorisierten Vorhaben der Organisation benötigen“, fügt Emani hinzu.

Innerhalb von nur zwei Wochen nach der zweiten Implementierung von AdaptiveWork erreichte das Unternehmen eine beeindruckende Akzeptanzrate von 100 % unter den Benutzer:innen. Emani führt dies auf die starke Unterstützung durch die Geschäftsleitung und die Einbindung der gewonnenen Erkenntnisse aus der ersten Einführung zurück. Auch die University of Planview trug entscheidend zur außergewöhnlich hohen Erfolgsquote bei. Das Schulungsportal erleichtert das Erlernen des neuen Tools und dessen nahtlose Anwendung im Arbeitsalltag durch praxisnahe E-Learning-Inhalte und schnelle Hilfestellungen.

Auch die KPIs von Apollo Tyres spiegeln den Erfolg der Implementierung von AdaptiveWork wider: Sie stiegen von einem anfänglichen Ziel von 75 % auf 95 % und übertrafen damit die Zielvorgaben des Unternehmens für Governance und Projekttransparenz.

Ein weiterer zentraler Meilenstein wurde durch die Integration von AdaptiveWork in die Low-Code-Anwendungsplattform des Unternehmens erreicht. Diese nahtlose Verbindung ermöglichte es Apollo Tyres, wichtige Finanzkennzahlen zu erfassen, die die Finanzabteilung benötigt. Die Automatisierung des Stage-Gate Prozesses des Projekts stellte die konsistente Nachverfolgung und die genaue Berichterstattung der Stage-Gate-5-Finanzdaten sicher, einschließlich präziser CAPEX- und OPEX-Finanzdaten.

Nach der erfolgreichen Implementierung besteht ein unmittelbares Ziel der Organisation darin, die Integrationen des Systems zu vertiefen, insbesondere mit Power BI und Teams. Dies würde es dem Unternehmen ermöglichen, die kritischen Berichtsanforderungen von Apollo 2.0 zu erfüllen und den Projektmanager:innen einen einfachen Zugriff zu bieten.

Mit zunehmender Reife der Governance erkundet Apollo Tyres auch die sofort einsatzbereiten Funktionen zur Ressourcenplanung von AdaptiveWork, um die Ressourcenkapazität weiter zu optimieren. Durch das Hinzufügen wichtiger Ressourceninformationen zu Projekten wie Ressourcennamen gewinnt der globale Hersteller Transparenz in die Ressourcenkapazität und -zuteilung über Projekte hinweg und steigert so die Kosteneffizienz im gesamten Unternehmen weiter.

Mit Blick auf die Zukunft möchte Emani sicherstellen, dass die Plattform die dynamischen Geschäftsanforderungen im Zuge der Ausweitung auf das gesamte Unternehmen unterstützt.