Globale Versicherungsvermittlung schafft skalierbares Modell für Agilität und Wachstum

Erfahren Sie, wie eine der weltweit größten Versicherungsvermittlungen ihre Arbeitsabläufe modernisiert hat – und dabei auch in einem Umfeld kontinuierlicher Veränderung erfolgreich skaliert.

Im Zuge häufiger Fusionen und Übernahmen erkannte der:die CIO eines global tätigen Unternehmens für Versicherungsvermittlung und Risikomanagement-Services die Chance, die Planung, Umsetzung und Priorisierung von Arbeit unternehmensweit neu zu strukturieren. Fragmentierte Tools, eingeschränkte Transparenz und ein noch wenig ausgereiftes Ressourcenmanagement erschwerten es, Kapazitäten realistisch einzuschätzen, Arbeit strategisch auszurichten und Veränderungsphasen effizient zu bewältigen. Ohne eine gemeinsame operative Sicht auf die Organisation verlangsamten sich Entscheidungsprozesse – genau zu einem Zeitpunkt, an dem das Unternehmen mehr Geschwindigkeit und Abstimmung denn je benötigte.

Das Unternehmen implementierte Planview als vernetzte Plattform für die Portfolioplanung, die Arbeitsausführung und die Zusammenarbeit. Führungskräfte erhielten dadurch einen unternehmensweiten Überblick über Prioritäten, Fortschritte und Kapazitäten. „Besonders beeindruckt hat uns, wie schnell es gelungen ist, in einem hochkomplexen und dynamischen Umfeld klare Strukturen zu schaffen“, sagt ein:e Account Manager:in von Planview. „Durch die Konsolidierung der Tools entstand unternehmensweite Transparenz – von der Strategie über die Umsetzung bis zu den Ressourcen.“

Mit einer langjährigen Unternehmensgeschichte unterstützt das globale Unternehmen für Risikoberatung und Versicherungsvermittlung Kund:innen aus einer Vielzahl von Branchen und internationalen Märkten. Die Organisation ist insbesondere für seine erfolgreichen Fusionen und Übernahmen bekannt. Parallel zum kontinuierlichen Wachstum investiert das Unternehmen gezielt in Technologien und Betriebsmodelle, die Effizienz, Transparenz und nachhaltige Wertschöpfung fördern.

Mit dem Wachstum des Unternehmens nutzten Teams in unterschiedlichen Ländern und Geschäftsbereichen eine Vielzahl voneinander unabhängiger Tools zur Steuerung ihrer Arbeit – darunter Tabellen, Work-Management-Software sowie abteilungsspezifische Lösungen. Diese Systeme ermöglichten zwar ein hohes Maß an Eigenständigkeit, schränkten jedoch die Zusammenarbeit ein und erschwerten es der Führungsebene, Arbeit ganzheitlich zu überblicken, Ressourcenkapazitäten realistisch einzuschätzen oder neue Initiativen sicher zu priorisieren.

Fusionen und Übernahmen erhöhten die Komplexität zusätzlich. Neu übernommene Organisationen brachten jeweils eigene Systeme und Arbeitsweisen mit, wodurch Integrationsprozesse zeitaufwendig und ressourcenintensiv wurden. Die langwierige Zusammenführung unterschiedlicher Systeme und Workflows verzögerte die erwarteten Synergieeffekte aus Akquisitionen und setzte Teams zusätzlich unter Druck, die bereits an ihrer Kapazitätsgrenze arbeiteten.

Gleichzeitig erkannte die EPMO-Leitung die Chance, die Art der Arbeitsumsetzung grundlegend zu modernisieren. Große Teile der Versicherungsbranche arbeiten weiterhin nach einem traditionellen, projektzentrierten Ansatz – geprägt von fest definierten Umfängen, sequenziellen Abläufen sowie Initiativen mit klarem Start- und Endpunkt. Das Unternehmen wollte dieses Modell hinter sich lassen und zu einer flexibleren, ergebnisorientierten Arbeitsweise wechseln, die sich dynamisch an veränderte Geschäftsprioritäten und Strategien anpassen lässt.

Um dieses Ziel zu erreichen, benötigte die Organisation eine umfassende Lösung, die eine einheitliche Umsetzung über Methoden und Geschäftsbereiche hinweg ermöglicht, das Ressourcenmanagement verbessert und Veränderung auf Unternehmensebene nachhaltig unterstützt.

Das Unternehmen führte Planview als zentrales System of Record für das Management der gesamten Arbeit ein. Seitdem haben Portfolioverantwortliche dank Planview Portfolios einen umfassenden Überblick über Initiativen, Prioritäten und Investitionen. Teams arbeiten heute enger zusammen, priorisieren Ergebnisse, identifizieren Engpässe frühzeitig und passen ihre Ausrichtung flexibel an sich verändernde Geschäftsanforderungen an.

Anstatt eine einheitliche Arbeitsweise vorzuschreiben, behalten Teams die Freiheit, klassisch, agil oder hybrid zu arbeiten – während sämtliche Aktivitäten gleichzeitig in eine konsistente unternehmensweite Gesamtsicht einfließen. Diese Flexibilität unterstützt den Wandel von einem projektzentrierten Ansatz hin zur Steuerung kontinuierlicher Produktwertströme.

Im Rahmen einer großen Übernahme stiegen innerhalb von nur zwei Wochen alle Nutzer:innen von der bisherigen Umgebung auf Planview um – mit nahtlosem Zugriff auf sämtliche Daten. Die KI-gestützte Plattform für Collaborative Work Management diente von da an als standardisierte Ausführungsumgebung zur Nachverfolgung jedes einzelnen Prozessschritts. Die gesamte Umstellung, einschließlich der ERP-Integration, dauerte weniger als sechs Monate, was weitaus effizienter war als in der Branche üblich. Dadurch konnte das Unternehmen schneller einen Mehrwert realisieren und gleichzeitig Unterbrechungen für die Teams minimieren.

„Ein spezialisiertes Team begleitete den Übergang, ohne umfangreiche Neukonfigurationen oder aufwendige Schulungsprogramme“, berichtet ein:e Account Manager:in von Planview. „Einige kurze Videos aus der Planview Bibliothek sowie interne Besprechungen reichten aus. Das zeigt, wie einfach Planview zu implementieren und anzuwenden ist, selbst in komplexen Umgebungen.“

Das Ressourcenmanagement wurde bewusst als zentraler Bestandteil der Lösung konzipiert – insbesondere vor dem Hintergrund kontinuierlicher Fusionen und Übernahmen, die die organisatorische Komplexität stetig erhöhen. Angesichts einer Wachstumsstrategie, bei der regelmäßig neue Teams und Prioritäten integriert werden, bietet die Lösung Führungskräften einen klaren Überblick über Kapazitäten und Bedarf innerhalb einer wachsenden Organisation und unterstützt eine vorausschauende Arbeitsplanung.

Dank des Überblicks über Kapazität und Bedarf lässt sich die Arbeit heute gezielter planen. Teams können Initiativen auf der Grundlage von Prioritäten und verfügbaren Ressourcen in eine sinnvolle Reihenfolge bringen, neue Arbeit anhand zuverlässiger Daten bewerten und das Risiko von Überlastung oder Doppelarbeit im Zuge des Unternehmenswachstums reduzieren.

Darüber hinaus verankert die Lösung das Change Management im operativen Alltag. Durch den gezielten Aufbau interner Champions in den Bereichen Portfoliomanagement, IT und Umsetzung entstand ein Modell, mit dem neue Teams gemeinsame Arbeitsweisen schnell und konsistent übernehmen können. So wird Veränderung nicht mehr als einmaliges Projekt verstanden, sondern als feste organisatorische Fähigkeit.

Seit der Umstellung auf Planview hat das Unternehmen messbare Verbesserungen in Bezug auf Transparenz, Effizienz und Umsetzung erzielt – bei gleichzeitig deutlich reduzierter Reibung in Prozessen und Zusammenarbeit. Weltweit arbeiten inzwischen rund 1.200 Benutzer:innen aus fünf Geschäftsbereichen nach einem einheitlichen Ansatz zur Steuerung ihrer Arbeit.

Im Rahmen dieser CIO-geleiteten Transformation verlagerte das Unternehmen seinen Schwerpunkt von der Durchführung zeitlich begrenzter Projekte auf die kontinuierliche Bereitstellung eines Produktwerts. „2022 wurde noch etwa ein Prozent der Arbeit als Produkt verwaltet – heute sind es etwa 33 Prozent. Ziel ist es, bis 2026 die Marke von 50 Prozent zu erreichen“, erklärt ein:e Account Manager:in von Planview.

Dank des gewonnenen Überblicks über Ressourcen, Assets und Chancen verfügen Führungskräfte heute über eine klare Entscheidungsgrundlage und können ergebnisorientierter handeln. Dies fördert die finanzielle Verantwortlichkeit und maximiert die Effizienz von Investitionen. Die Teams leisten weiterhin dieselbe Arbeit, jedoch nun vollständig an Ergebnissen ausgerichtet und eng mit den strategischen Zielen verknüpft. Das gesamte Unternehmen ist auf dieselben Prioritäten ausgerichtet und nutzt vernetzte Systeme als gemeinsame Grundlage – für nachhaltigen Fortschritt und langfristig skalierbares Wachstum.

Das Unternehmen plant, den Einsatz von Planview in allen Abteilungen und Arbeitsbereichen weiter auszubauen. Aufbauend auf den bisherigen Erfolgen bei der Beschleunigung von Übernahmen verfolgen die Verantwortlichen das Ziel, das Ressourcenmanagement weiter zu optimieren, indem sie noch bessere Einblicke in die Abläufe erhalten, auch bei Fusionen und Übernahmen.

Ein standardisiertes Portfoliomanagement auf Basis einer flexiblen, vernetzten Plattform unterstützt das Unternehmen dabei, Veränderungen reibungsloser zu steuern, neue Organisationen nach Übernahmen schneller zu integrieren, Geschäftsziele verlässlicher zu erreichen und in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt dauerhaft reaktionsschnell und handlungsfähig zu bleiben.