Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für Berater

Beratungsunternehmen stehen ebenso wie die meisten Professional-, Managed-, IT- und Embedded-Services-Unternehmen vor Herausforderungen, die durch die Pandemie und die damit einhergehenden Veränderungen entstanden sind. So ist beispielsweise die Arbeit aus dem Homeoffice nicht mehr wegzudenken, was bedeutet, dass viele Berater weiterhin nach Wegen suchen müssen, ihre Kunden virtuell erfolgreich zu betreuen. Auf einem angespannten Arbeitsmarkt besteht auch weiterhin der Druck, die Beschäftigung, Vernetzung und Produktivität von Fern- oder Hybridarbeitskräften aufrechtzuerhalten.

Darüber hinaus stehen Serviceunternehmen seit langem vor der Herausforderung, genaue und zeitnahe Abrechnungen durchzuführen. Es kann schwierig sein, einen Überblick über die verrechenbaren Stunden von Mitarbeitern zu gewinnen, insbesondere wenn die Berater Zuhause oder vor Ort beim Kunden arbeiten. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle verrechenbaren Stunden genauestens und so gemeldet werden, dass sie Kunden schnell und einfach in Rechnung gestellt und bezahlt werden können.

Letztendlich suchen Berater immer nach neuen Wegen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz. Ein Verständnis für die Produktivität der Mitarbeiter ist entscheidend, um betriebliche Schwachstellen zu erkennen und diese auszubessern. Die Zeiterfassungssoftware für Berater ist ein Tool, mit dem nicht nur die geleisteten Stunden, sondern auch das Produktivitätsniveau jedes einzelnen Mitarbeiters sowie die Produktivität der gesamten Organisation erfasst werden können.

Die richtige Zeiterfassungssoftware hilft Beratern, die Herausforderungen bei der Verwaltung und Einbindung von weit verstreuten Mitarbeitern zu bewältigen und gleichzeitig den Prozess der Kundenabrechnung und somit die Zahlung zu beschleunigen. In der Regel arbeiten Berater unabhängig voneinander, aus dem Homeoffice oder sie treffen ihre Kunden vor Ort. Aus diesem Grund benötigen sie effiziente Tools, mit denen sie jederzeit aktuelle Informationen über ihre Aktivitäten erfassen können – unabhängig davon, ob sie am Schreibtisch sitzen oder unterwegs sind, und wie viele Kundenaufträge sie zeitgleich bearbeiten.

Mit der richtigen Zeiterfassungssoftware können Berater ihre Arbeitszeiten einfach und mühelos erfassen. Ein leistungsstarkes Tool kann einzelnen Beratern eine übersichtliche und leicht zu durchsuchende Möglichkeit bieten, einen Überblick über die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit zu behalten. Auch alle ergänzenden Informationen sollten leicht zugänglich sein. Wenn die benötigten Informationen nicht automatisch sichtbar sind, sollte es eine Möglichkeit geben, diese schnell einzusehen, um die richtige Aktivität für die Zeiterfassung zu wählen.

Eine geeignete Zeiterfassungslösung sollte zudem eine effiziente individuelle Stundenerfassung ermöglichen, damit Sie Ihren Kunden schnellstmöglich Rechnungen stellen können. Wenn die Mitarbeiter das Tool ungerne nutzen und es als umständlich empfinden, werden sie die Zeiterfassung aufschieben. Dies führt zu ungenaueren Berichten, was verzögerte Abrechnungen und mögliche Umsatzeinbußen zur Folge hat.

Software, mit der Benutzer ihre Zeit über das Handy, den Computer oder das Tablet eingeben können, sorgt für ein optimiertes Nutzererlebnis und vereinfacht die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Projektmanagern und der Finanzabteilung, bevor dem Kunden eine Rechnung gestellt werden kann. Dank der Möglichkeit, mehrere Plattformen zu verwenden, können Nutzer Informationen zudem mit größerer Genauigkeit bereitstellen. Dies macht es einfacher, Kunden präzise Rechnungen auf effiziente Weise zu stellen.

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Während reine Zeiterfassungslösungen grundlegende Funktionen zur Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter bieten, kann eine umfassende PSA-Softwarelösung die Zeiterfassung auf ein neues Level heben. Ein Zeiterfassungs-Tool, das in eine PSA-Komplettlösung integriert ist, bietet mehr Flexibilität und kontinuierliche Vollständigkeit der Informationen und stellt dabei sicher, dass Berater die Zeit der richtigen Aktivität zuordnen können. Auf diese Weise können Unternehmen verrechenbare Aktivitäten schnell und effizient auf Kundenrechnungen übertragen, sodass weniger Prüfzyklen erforderlich sind, und Rechnungen schneller bezahlt werden.

Im SPI Maturity Benchmark Report von 2022 heißt es:

„PSA ist in der Regel das System of Record für die Ressourcenkompetenzen und -präferenzen mit Integration in die Mitarbeiter- und Auftragnehmerdatenbank. Es wird verwendet, um Zeit und Ausgaben nach Projekt und Ressource bis hin zur Aufgabenebene zu erfassen. Daher ist es das System of Record für die Ressourcenauslastung sowie die Projektkosten und -kalkulation.“

Viele Beratungsunternehmen bieten ein breites Spektrum an Beratertätigkeiten und Ressourcen an. Daher kann es schwierig sein, den Zeit- und Kostenaufwand für die verschiedenen Aufgaben und Mitarbeiter sowie die unterschiedlichen Vertragsbedingungen für verschiedene Kunden zu erfassen. Wenn eine Zeiterfassungssoftware für Berater in eine PSA-Komplettlösung integriert ist, kann sie Aufgaben, Personen und Vertragsbedingungen intuitiv zuordnen, um eine ordnungsgemäße Abrechnung für jedes Projekt sicherzustellen.

Zeiterfassungstools, bei denen keine Verbindungen zwischen Vertrags- und Projektplan enthalten ist, bilden nicht den Arbeitsaufwand und die damit verbundenen finanziellen Beziehungen ab. Somit fehlt es an der Vollständigkeit und Effizienz, die nötig ist, um Zahlungsvorgänge zu beschleunigen. Eine PSA-Anwendung bietet eine bessere und vollständigere Finanzstruktur mit einer Gesamtübersicht über Vertragsdetails, nachgelagerte Projektpläne und einzelnen Mitarbeitern zugewiesene Aktivitäten, die die entsprechende finanzielle Abrechnungsbeziehung schaffen.

Sind Sie auf der Suche nach einer Zeiterfassungssoftware für Berater, mit der Sie und Ihr Team den Überblick behalten und das Zeit- und Ausgabenmanagement vereinfachen können, um Abrechnungen und Zahlungen zu beschleunigen? Dann suchen Sie nach einer Lösung, die die folgenden neun wichtigen Features umfasst.

Umfassende, intuitive und detaillierte Zeitnachweise, die die Erwartungen von Beratern an die Abrechnung über den gesamten Lebenszyklus widerspiegeln

Suchen Sie nach einer Lösung mit intuitiven digitalen Zeitnachweisen. Eine einfache und dennoch funktionsreiche Zeiterfassungslösung mit mobiler Option und Erinnerungen zur Zeiterfassung kann den Benutzern Arbeit abnehmen und die Akzeptanz fördern.

Mit detaillierten, digitalen Zeitnachweisen können Mitarbeiter genau aufzeichnen, wie und wo sie ihre Zeit verbringen. Projektleiter können ganz einfach erkennen, wofür Zeit verwendet wird, wie Prioritäten bei der Arbeit gesetzt werden und wie sie bessere Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung treffen können.

Intuitive Workflows und Vorabfestlegung von Workstream- und Zeitinformationen, die durch die Organisationsstruktur definiert sind

Es ist wichtig, Zeiterfassungssoftware zu verwenden, die Ihnen zeigt, wie viel Zeit für innovative Projekte im Vergleich zu bestehenden Projekten aufgewendet wird, damit das Unternehmen weiterhin Mehrwert und Ergebnisse im Fokus hat. Mit der richtigen Lösung können Sie feste Kategorien erstellen, in die Ressourcen ihre Stunden einordnen können.

Mit vordefinierten Aufgaben und intuitiven Workflows können Führungskräfte leicht nachvollziehen, womit Ressourcen ihre Zeit verbringen. Auf diese Weise können sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie sie diese Zeit auf Projekte aufwenden, die mit den strategischen Unternehmenszielen übereinstimmen.

Workstream übernimmt Finanzinformationen

Bei den meisten Projekten umfasst der Workstream verschiedene Aufgaben, die von mehreren Teams und Einzelpersonen nach und nach erledigt werden müssen, um das Projekt abzuschließen. Jeder Teil des Workstream sollte an den KPIs des Unternehmens ausgerichtet sein.

Wenn Ihre Zeiterfassungssoftware für Berater in eine PSA-Komplettlösung integriert ist, können alle Workstreams und die damit verbundenen Aufgaben intuitiv mit den Geschäftsabläufen verknüpft werden. Ohne manuellen Aufwand können all diese Aufgaben und Workstreams angemessen automatisiert werden, um Abrechnung, Auslastungsmanagement und Analysen erfolgreich abzuschließen. Die automatische Integration von Workstreams und Finanzinformationen kann sowohl für den Kunden als auch für das Beratungsunternehmen zum Erfolg beitragen.

Eingebettete Workflows für eine angemessene Überprüfung

Eine leistungsstarke PSA-Lösung mit Zeiterfassungssoftware enthält auch Berichte und Analysen. Ein eingebettetes Berichtswesen macht Entscheidungsträger auf potenzielle Schwierigkeiten aufmerksam, bevor diese zu einem tatsächlichen Problem werden.

Darüber hinaus erfordert die richtige Lösung für integrierte Workflows gegebenenfalls Genehmigungen und Eskalationen, um finanzielle Integrität für die Rechnungsstellung und interne KPIs sicherzustellen.

Weitere Informationen: Leitfaden für Professional Services Automation und PSA-Software

Betriebsprüfungsfunktion, um sicherzustellen, dass Änderungen zur Prüfung, Genehmigung und Eskalation dokumentiert werden

Die richtige Zeiterfassungssoftware für Berater umfasst auch Capabilitys zur Betriebsprüfung. Wenn sich also etwas ändert, z. B. der Projektumfang, der Zeithorizont oder die Anzahl der Ressourcen vor Ort, kann die Software diese Änderungen automatisch dokumentieren und zur Überprüfung, Genehmigung und Eskalation weiterleiten.

Eine Softwarelösung, die sich intuitiv an Geschäftsprioritäten und Veränderungen anpassen lässt, kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen und das Unternehmen auf Kurs bleibt, um die Ziele zu erreichen und gleichzeitig Zeit und Ausgaben routinemäßig zu verwalten.

Inhärente Produktivitätsmanagement-KPIs in den Finanz- und Geschäftskennzahlen für den gesamten Lebenszyklus

Die Finanz- und Geschäftskennzahlen für den gesamten Auftragslebenszyklus sollten Daten und Metriken umfassen, die helfen sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter und somit die Organisation produktiv und rentabel ist. In die richtige Softwarelösung können Produktivitätsmanagement-KPIs integriert werden, um Ihre Mitarbeiter und Ihre Organisation auf Kurs zu halten.

Automatisierung von Prozessen zur Zeitgenehmigung und Rechnungserstellung

Die beste Lösung für die Zeiterfassung beschränkt sich nicht darauf, die Stunden der Berater zu erfassen. Sie automatisiert auch die anstehenden Prozesse, beispielsweise das Weiterleiten des Berichts zur Genehmigung an den zuständigen Manager und das Zusammenstellen von Zeitnachweisen nach der Genehmigung zur Rechnungserstellung.

Automatisierte Prozesse können die Zeit zwischen Arbeitsabschluss und Abrechnung verkürzen. Mit der Echtzeittransparenz einer PSA-Softwarelösung müssen Führungskräfte nicht bis zum Ende des Monats oder des Abrechnungszyklus warten, um die Abrechnungen auf KPI-Diskrepanzen oder Auffälligkeiten zu prüfen.

Vertrags- und ressourcenbasierte Regeln, die eine automatisierte Zeiterfassung und finanzielle Integrität gewährleisten

Die richtige Zeiterfassungslösung umfasst vertrags- und ressourcenbasierte Regeln, mit denen Sie leicht nachvollziehen können, wofür Ressourcen ihre Zeit investieren. So können Sie sicherstellen, dass die Zeit für Projekte aufgewendet wird, die den strategischen Unternehmenszielen entsprechen.

Durch benutzerdefinierte Regeln kann mit der Software sichergestellt werden, dass Zeit automatisch erfasst wird und alle verrechenbaren Stunden abgerechnet werden. Zudem ermöglicht eine geeignete Zeiterfassung, die tatsächliche Auslastung der Mitarbeiter im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass sie nicht mit der ihnen zugewiesenen Arbeit überlastet sind.

Dynamische Nutzung (Mobilgeräte, Computer und Tablets)

Berater arbeiten seit langem mit weit verstreuten Teams zusammen, und dieser Trend könnte sich in naher Zukunft sogar noch verstärken. Selbst wenn Büros nach der Pandemie wieder geöffnet werden, wird Fernarbeit für viele Unternehmen weiterhin Standard bleiben. Gleichzeitig kehren mit der Wiedereröffnung vieler Büros auch mehr Berater zu Projekten vor Ort zurück und reisen regelmäßig.

Sie benötigen eine Zeiterfassungssoftware für Berater, die unabhängig vom Standort Ihrer Mitarbeiter einfach zu bedienen ist. Eine Lösung, die mobil, am PC und auf dem Tablet genutzt werden kann, ermöglicht es Beratern, ihre Stunden effizient an die Organisation zu übermitteln und sorgt für eine rechtzeitige Abrechnung und optimiertes KPI-Management.

Bevor wir das Thema abschließen, wollen wir uns noch dem Vergleich von Zeit- und Ausgabenmanagement-Software und Zeiterfassungssoftware widmen: Besteht ein Unterschied?

Sowohl Zeit- und Ausgabenmanagement-Software als auch Zeiterfassungssoftware für Berater ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten zu erfassen – doch hier enden die Gemeinsamkeiten bereits.

Eine Zeiterfassungssoftware bietet lediglich eine einfache Zeiterfassung, wohingegen eine Lösung für das Zeit- und Ausgabenmanagement über mehr Funktionen verfügt, wie beispielsweise automatisierte Genehmigungen und Fakturierung zur Beschleunigung des Abrechnungsprozesses.

Eine komplette Lösung für das Zeit- und Ausgabenmanagement umfasst zudem eingebettete Workflows, Analysen und Produktivitäts-KPIs, die über die Zeiterfassung hinausgehen und das Geschäft und seine Ergebnisse verbessern.

Die Nachverfolgung der Stunden und des Projektfortschritts von Beratern ist eine wichtige Aufgabe, um den Überblick über die Abrechnung und das Projektmanagement zu behalten. Wenn diese Aufgabe jedoch in eine umfassende PSA-Softwarelösung integriert ist, kann sie eine Fülle von Erkenntnissen liefern, mit denen Ihr Beratungsunternehmen ein neues Level an Produktivität und Rentabilität erreichen kann.

Planview bietet eine wirklich leistungsstarke, umfassende PSA-Softwarelösung, die über einfache Zeiterfassungssoftware für Berater hinausgeht. Sie bietet auch die Fähigkeit, Projekte und Ressourcen sofort sichtbar zu machen. Dies macht es einer Organisation leichter, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Produktivität zu steigern und den Abrechnungsprozess zu beschleunigen.

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