Organisation Übersicht

Schroders ist ein globaler Investment Manager mit einem verwalteten Asset (AUM) von ca.817 Mrd. £, der eine breite Palette von Investment Produkten anbietet. Wie viele andere Finanzinstitute auch, muss das Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen ehrgeiziger Transformation, operativer Stabilität und Compliance finden. Die Strategische Zelle beaufsichtigt alle Veränderungsinitiativen im gesamten Unternehmen und gewährleistet gleichzeitig die Kontinuität des Tagesgeschäfts.

Eine PPM-Lösung: Der Dreh- und Angelpunkt im Change Portfoliomanagement von Schroders

Vor der Einführung eines PPM-Tools verwendete das Unternehmen eine Reihe von uneinheitlichen Tools für das Projektmanagement.

Die Implementierung der PPM-Software von Planview hat wesentlich dazu beigetragen, Governance, Konsistenz und eine zentrale Aufsicht für die strategische Projektumsetzung zu schaffen. Die Software wird von etwa 500 aktiv genutzt, wobei 200-300 Zeiterfassungsbögen zur Unterstützung der internen Projektkalkulation einreicht. Die Software spielt in allen Bereichen und Geschäftsfunktionen eine entscheidende Rolle.

Eine breite Palette von Anwendungsfällen

  • Portfolio-Transparenz und Priorisierung: Eine zentrale Informationsquelle. Die Lösung bietet eine umfassende Transparenz in aktive, geplante und verzögerte Projekte und hilft dabei, die richtigen Initiativen zu priorisieren.
  • Status- und Meilensteinberichte: Die Teams verwenden die Software, um den Fortschritt zu überwachen, Meilensteine zu verfolgen und eine konsistente Übersicht zu behalten.
  • Verfolgung von Risiken und Problemen: Die Risiken sind in Stufen eingeteilt, werden regelmäßig überprüft und sind direkt mit den Aktualisierungen und Statusänderungen des Projekts verbunden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Eskalations- und Lösungsprozesse eingehalten werden.
  • Projektkostenverfolgung: Alle Projekt-bezogenen Finanzdaten werden an einem Ort gespeichert und verwaltet, was insbesondere für die Zeiterfassung und die gegenseitige Verrechnung von Kosten entscheidend war.

Darüber hinaus verwandelt eine Integration mit Power BI Projekt- und Portfoliodaten mühelos in leistungsstarke, ansprechende Visualisierungen für Meilensteinänderungen, die bei der Erkennung von Konflikten helfen.

"PPM von Planview ist unser Kontrollturm. Damit können wir verfolgen, was begonnen wurde, was sich verzögert hat, welche Geschäftsergebnisse wir erwarten - und was Risiken birgt."

- Robert Olivier, Leiter der Portfolioplanung

Wie das MSO-Team das Spiel verändert hat

Ursprünglich verließ sich Schroders auf eine kleine Gruppe von internen Power-Usern des PPM-Tools. Dadurch entstand eine Konzentration von technischem Wissen. Um dieses Problem zu entschärfen, ging das Unternehmen dazu über, das Managed Services Offering (MSO) von Planview zu nutzen.

Durch den Wechsel von einem oder zwei internen Experten zu Planviews Managed Services Offering (MSO) mit Zugang zu 60 Beratern konnte Schroders die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen beseitigen und Kontinuität und Skalierbarkeit zu vergleichbaren Kosten wie beim internen Support erreichen.

Seit Juni 2024 arbeiten die MSO-Spezialisten als eine vollständig eingebettete Erweiterung des PMO-Teams von Schroders. MSO-Berater haben vollen Zugriff auf die Systeme von Schroders (Teams, SharePoint usw.) und nehmen als vertrauenswürdige Berater am Tagesgeschäft und der Planung teil.

"Wir hatten ein Modell zur Unterstützung von Unterschichten. Mit dem Managed Services Team haben wir Zuverlässigkeit, Kontinuität und einen echten Beratungswert gewonnen."

- Robert Olivier, Leiter der Portfolioplanung

MSO Engagement: Wichtige Fakten und Zahlen

  • 8 komplexe Änderungsanfragen in Rekordzeit erledigt
  • 1,080 gelöste Tickets mit 100% SLA-Einhaltung
  • Umschulungsmaßnahmen zur Ticket-Kategorisierung

Strategische Zusammenarbeit, nicht nur Unterstützung

Zusätzlich zu den Konfigurations-Aktivität, den Systemprüfungen und den vierteljährlichen Überprüfungen hat der strategische Beitrag des MSO entscheidend dazu beigetragen, die Implementierung von Änderungen und die Akzeptanz durch die Benutzer zu beschleunigen.

Die ständige Verfügbarkeit von vertrauenswürdigen Partnern, die sowohl als technische Experten als auch als Berater fungieren, brachte Schroders einige wichtige Gewinne ein:

Implementierung von Sicherheitsgruppen

Proaktive Vorschläge des MSO-Teams halfen dem Unternehmen dabei, seit langem bestehende Sicherheitsbedenken auszuräumen. Zuvor konnte jeder Benutzer sehen, dass die Eingabe sensibler Daten ein Zögern hervorruft. Innerhalb von nur 10-12 Wochen half MSO bei der Implementierung von Sicherheitsgruppen in allen Geschäftsbereichen. Infolgedessen stiegen das Vertrauen und die Nutzung sofort an.

Schnelle Umstrukturierung nach organisatorischen Veränderungen

In einem weiteren Geschwindigkeitsrekord konnte das MSO das Tool - einschließlich Feldaktualisierungen und Neuausrichtungen - in nur 6neu konfigurieren -8 Wochen nach einer größeren Unternehmensumstrukturierung.

Benchmarking und Befähigung zur Funktionalität

Ihre funktionale Aktivität deckte Lücken in der Nutzung auf – im Wesentlichen Funktionen, für die Schroders bezahlte, die aber nicht genutzt wurden, wie z. B. Annahmen und Ressourcenplanung – und teilte mit, wie andere Organisationen diese nutzen, um das Deployment zu ermöglichen.

Schließlich halfen sie, die Kosten für zusätzliche Tools zu vermeiden, indem sie die Software über die klassischen PPM-Anforderungen hinaus erweiterten. Die Plattform ist jetzt so eingerichtet, dass sie auch von Nicht-Projektteams (z.B. Marketing) nur für die Zeiterfassung und von technischen Teams, um die Aktivität, die nicht geändert werden muss, zu verfolgen.

"Sie sind kein Lieferant, sie sind eine Erweiterung unseres Teams."

- Robert Olivier, Leiter der Portfolioplanung