Modernisierung der Schweizer Bundesverwaltung: Das SUPERB‑Programm mit Planview

Um dem Ende des Supports für das SAP-Altsystem zu begegnen, lancierte die Schweizer Bundesverwaltung ein groß angelegtes Modernisierungsprogramm namens „SUPERB“. Im Mittelpunkt der Initiative stand eine volle Migration auf SAP S/4HANA – die neueste Generation der Software – mit dem Ziel, alle Kernprozesse zu standardisieren und zu optimieren. Eine vollständige Datenmigration war erforderlich, um den Zugriff auf jahrzehntealte Datensätze sicherzustellen.

Mit einem Budget von 420 Mio. Schweizer Franken (ca. 464,5 Mio. Euro) ist das Programm eines der größten IT-Projekte der Schweiz. Das ERP-System wickelt jährlich bis zu 1.2 Mio. Transaktionen ab und unterstützt die Zeiterfassung für 40.000 Benutzer:innen. Insgesamt haben diese Änderungen Auswirkungen auf etwa 48.000 Bundesbedienstete.

Zunehmende Komplexität

Mit mehr als 500 Mitarbeiter:innen in den Bundesämtern und über 20 parallel laufenden Projekten in Spitzenauslastungszeiten musste zur koordinierten und behördenübergreifenden Umsetzung von SUPERB eine fundierte Planung, ein umfassendes Ressourcenmanagement und eine effektive Berichterstattung sichergestellt werden.

Anfangs verließ sich das Team auf Excel für die Ressourcenplanung und die Finanzkontrolle. Die Tabellenkalkulationen stießen in Anbetracht des Maßstabs und der Komplexität allerdings schnell an ihre Grenzen. Es fehlte insbesondere die Möglichkeit, Basisprojekte zu verwalten, Stakeholder:innen zu koordinieren und Teams aufeinander abzustimmen.

Agile Skalierung

SUPERB wurde auf Basis des SAFe-Frameworks (Scaled Agile Framework) gesteuert. Aufgrund mehrerer Agile Release Trains unter einem Programm wurde die Koordination paralleler Teams für verbundene Initiativen zu einer umso größeren Herausforderung: Die Abstimmung von Maßnahmen, die Verwaltung von Abhängigkeiten und die Aufrechterhaltung der Transparenz über alle Arbeitsabläufe hinweg wurden immer komplexer.

Das Basisplanmanagement als zentraler Bestandteil

Staatliche Programme müssen sämtliche Ausgaben rechtfertigen können. Um das Budget einzuhalten, Ressourcen effektiv zuzuweisen und transparent zu berichten, benötigte das SUPERB-Team im Zuge der mehrjährigen Initiative eine umfassende Transparenz über die Verwendung der Mittel.

Ein effektives Finanzmanagement erfordert die Verfolgung mehrerer finanzieller Planungsgrundlagen, wie parlamentarische Kredite, Jahresbudgets und interne Pläne, sowie deren Vergleich mit den tatsächlichen Ausgaben und Fortschritten.

Anfang 2021 führten Programmmanager Patrik Riesen und Programmleiterin Dominique Mallow Planview ProjectAdvantage (ehemals Sciforma Vantage) in das SUPERB-Programm ein. Das Tool wurde zur Unterstützung wichtiger Funktionen konfiguriert, darunter:

Masterplanung

Das Team verwendet Confluence und Jira für das Aufgaben- und Risikomanagement, während die Ressourcenplanung und die Verfolgung von Meilensteinen in ProjectAdvantage erfolgt. Für jede SUPERB-Initiative gibt es in ProjectAdvantage einen detaillierten Projektplan mit klaren Meilensteinen und Roadmaps. Dieser Ansatz bietet teamübergreifende Transparenz und ermöglicht es dem Management, das Programm innerhalb des Budgets, des Umfangs und des Zeitplans zu steuern.

Meilenstein- und Basisplanmanagement:

Die Fähigkeit von ProjectAdvantage, mehrere Basispläne nahtlos zu verfolgen, war entscheidend. Zusätzlich zu den Master-Basisplänen auf Projektebene erstellte SUPERB im Rahmen des SAFe-Prozesses weitere Basispläne, um die Performance jedes der 10-wöchigen Product Increments zu messen und darüber zu berichten. ProjectAdvantage ermöglicht klare, mehrdimensionale Vergleiche und kennzeichnet Abweichungen automatisch. Dadurch wird die Verwaltung der Leistungsfähigkeit über mehrere Basispläne hinweg erleichtert.

Verwaltung von Ressourcen und Kapazitäten

Alle Mitarbeiter:innen können nun ihre Zeit in ProjectAdvantage aufzeichnen. Dies unterstützt sowohl die agile Kadenz (10-wöchige Program Increments) als auch die zentralisierte Finanzplanung. Für die Steuerung des Programms ist Transparenz über den Aufwand unerlässlich. Sie ermöglicht Ressourcenplanung, -management, -optimierung sowie eine verbesserte Budget- und Kostenverfolgung zur Optimierung des Finanzmanagements.

Das SUPERB-Programm, dessen offizielle Fertigstellung für Ende 2026 geplant war, wurde vorzeitig abgeschlossen und hat alle Erwartungen erfüllt – und sogar übertroffen. Die ERP-Systeme der Schweizer Bundesverwaltung wurden ein Jahr früher als geplant auf SAP S/4HANA migriert, sodass die verbleibende Zeit für Feinabstimmung und Optimierung zur Verfügung steht.

Das Programm wurde nicht nur vorzeitig, sondern auch kosteneffizienter als geplant abgeschlossen: Es bleibt ein Restbudget von ca. 10 %.

ProjectAdvantage spielte bei der Erreichung dieser Ergebnisse eine entscheidende Rolle, insbesondere aufgrund folgender Funktionalitäten:

• Nahtloses Management: ProjectAdvantage reduziert den Verwaltungsaufwand durch die Zentralisierung von Planung, Zeiterfassung und Meilensteinüberwachung.
• Berichte: ProjectAdvantage liefert Echtzeitberichte für die Überwachung und Performanceverfolgung des gesamten Programms sowie der einzelnen Projekte. Die Berichte dienen zur Überwachung der Burn-Rates, der Verfolgung von Meilensteinabweichungen und der Bewertung der Programmperformance im Zeitverlauf.
• Verantwortlichkeit der Teams: Die umfassendere Transparenz trug zur Unterstützung der Teams und deren planmäßigen Umsetzung bei. Warnmeldungen und die Meilensteinverfolgung ermöglichten die frühzeitige Erkennung von Problemen – ein Schlüsselfaktor in einem SAFe-System mit verteilten Verantwortlichkeiten.