Projektdurchführung im digitalen Zeitalter Jenseits von Statusberichten

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal eine Statistik gesehen, die besagt, dass fast die Hälfte aller Projekte hinter den Erwartungen zurückbleibt. Ob das stimmt oder nicht, sei dahingestellt, aber eines ist wahr: Projekte scheitern, und wenn sie scheitern, kann es teuer werden.

Dies gilt insbesondere für wachsende Organisationen, in denen ständig mehrere Initiativen gleichzeitig durchgeführt und verwaltet werden.

Dieser Artikel untersucht, wie wachsende Organisationen sicherstellen können, dass die Projektdurchführung zu Ergebnissen führt, die die Erwartungen durchweg erfüllen oder übertreffen - sowohl in guten Zeiten als auch in Zeiten wirtschaftlicher Unbeständigkeit.

Wir werden die Art und Weise, wie die Projektdurchführung in der Vergangenheit durchgeführt wurde, mit den transformativen Capabilities des Strategischen Portfoliomanagements (SPM) vergleichen. Ganz gleich, ob Sie versuchen, Ihre angeschlagenen Initiativen zu retten, oder ob Sie einfach Ihren Weg zu mehr geschäftlicher Agilität optimieren wollen, dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, einen Umsetzungsplan für Ihre Organisation zu entwickeln.

Die Projektdurchführung ist die Aktionsphase des Projektlebenszyklus. Das ist der Punkt, an dem der Gummi auf die Straße trifft.

Die Planung gibt die Richtung vor, die Abschlussphase befasst sich mit den gewonnenen Erkenntnissen, und die Projektdurchführung ist der Ort, an dem die Wertschöpfung stattfindet.

Die erfolgreiche Durchführung von Projekten ist ein geschickter Balanceakt:

• Teams brauchen eine Orientierung, wie Erfolg aussieht und wie sie ihn erreichen können
• Ressourcen müssen angemessen zugewiesen werden, d.h. die richtigen Fähigkeiten müssen zur richtigen Zeit verfügbar sein
• Die Kommunikationskanäle zwischen Teams und Stakeholdern müssen offen sein, um eine Ausrichtung zu gewährleisten, auch wenn sich die Dinge ändern.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können nicht vernetzte Tools, Tabellenkalkulationen und traditionelle Projektmanagement-Ansätze nicht mehr die Transparenz und Kontrolle bieten, die für die Verwaltung komplexer Portfolios erforderlich sind. Hier kommt das Strategisches Portfoliomanagement (SPM) ins Spiel.

Strategisches Portfoliomanagement eignet sich hervorragend für wachsende Organisationen und Unternehmen, die komplexe Portfolios von Aktivitäten verwalten. Die zunehmende Komplexität moderner Geschäftsabläufe bedeutet, dass Unternehmen robuste Lösungen benötigen, die unterschiedliche Portfolioanforderungen, Änderungen bei der Ressourcenzuteilung und die strategische Ausrichtung bewältigen können und gleichzeitig eine klare Transparenz über die gesamte Aktivität des Unternehmens bieten.

Aus diesem Grund beinhaltet SPM oft zielorientierte Frameworks wie Objectives und Key Results (OKR), um den Wert während der Projektdurchführung zu steigern. Der Fortschritt wird anhand von festgelegten Zielen gemessen, die mit der Unternehmensstrategie verknüpft sind. So wird sichergestellt, dass die Aktivität und die Ziele mit der Entwicklung des Unternehmens im Einklang stehen.

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Die traditionelle Projektverwaltung und -durchführung hat Organisationen viele Jahre lang gute Dienste geleistet und wird auch weiterhin von vielen Organisationen genutzt, bei denen die Projektparameter stabil und vorhersehbar sind.

Diese Methode eignet sich hervorragend für Umgebungen, in denen:

• Die Projektanforderungen bleiben unverändert
• Die Ergebnisse können von Anfang an klar definiert werden
• Die Erwartungen der Stakeholder sind gut etabliert
• Zeitplan und Ressourcen sind vorhersehbar
• Es gibt nur minimale Änderungen am Umfang des Projekts

Zahllose Unternehmen haben durch traditionelle Projektdurchführung mit klar definierten Prozessen und eindeutigen Verantwortungsstrukturen Werte geschaffen. Aber Stabilität und Vorhersehbarkeit sind ein gemeinsames Thema für viele dieser Erfolgs-Storys.

Unternehmen, die mehrere Portfolios von Aktivitäten verwalten und nicht über diese Vorhersehbarkeit verfügen, benötigen zusätzliche Capabilities. Sie brauchen Unterstützung bei der Bewältigung der sich schnell verändernden Marktbedingungen, der sich wandelnden Kundenpräferenzen und der technologischen Umwälzungen.

Sie müssen in der Lage sein, schnell den Kurs zu ändern und Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen.

Dies gilt insbesondere für Unternehmen:

• die ein schnelles Wachstum und die Expansion in andere Märkte erleben
• Digitale Transformation im Gange
• Arbeit mit geografisch verteilten Teams in schnelllebigen Märkten

Diese Unternehmen benötigen in der Regel mehr Unterstützung, um die strategische Ausrichtung und die optimale Werterbringung sicherzustellen. Vor allem bei der Navigation durch die drei großen unbekannten Variablen:

• Wirtschaftliche Unsicherheit und sich schnell entwickelnde Marktbedingungen
• Sich entwickelnde Kundenbedürfnisse und -präferenzen
• Technologischer Umbruch und Neu Innovationen führen zu Neu Bedrohungen durch Wettbewerber

Für diese Organisationen reichen herkömmliche Methoden der Ressourcenverwaltung nur selten aus, um mit dem Geschäftstempo Schritt zu halten. Sie benötigen Capabilities, die eine Echtzeit-Transparenz und -Verwaltung von Ressourcen für mehrere Projekte und Portfolios von Aktivität im gesamten Unternehmen ermöglichen, damit sie sich an veränderte strategische Prioritäten anpassen und sicherstellen können, dass Zeit, Geld und Ressourcen in die Aktivität fließen, die die größte Wirkung erzielt.

Als Reaktion auf die Grenzen der traditionellen Projektdurchführung haben vorausschauende Organisationen, die komplexe Portfolios von Aktivitäten verwalten, SPM als ein effektiveres Mittel zur Erzielung von Geschäftswert angenommen - vor allem in Zeiten, in denen Veränderungen schneller und häufiger denn je stattfinden.

Die SPM-gesteuerte Projektdurchführung stellt einen grundlegenden Unterschied zu der Art und Weise dar, wie Organisationen traditionell Inhalte abwickeln. Anstatt sich auf einzelne Projekt-Outputs zu konzentrieren, wird bei der Priorisierung und Ausführung ganzheitlich betrachtet, wie Projekte und andere Arten von Aktivität gemeinsam die strategischen Ziele des Unternehmens voranbringen.

• Projekte werden nach einem wertorientierten Ansatz priorisiert, anstatt gleichrangig oder isoliert bewertet zu werden
• Die Wichtigkeit basiert darauf, wie viel strategischen Wert die Aktivität für das Unternehmen bringt, nicht auf Abteilungszielen oder anderen Kriterien.
• Die Ausführung bleibt eng an der Unternehmensstrategie ausgerichtet, selbst wenn sich die Strategie ändert, um eine maximale Rentabilität der Projektinvestitionen zu gewährleisten.

Ein entscheidendes Merkmal des strategischen Portfoliomanagements ist, dass es einen klaren Überblick von der Unternehmensstrategie bis hin zu den einzelnen Aufgaben auf Teamebene herstellt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Aktivitäten, die in der gesamten Organisation durchgeführt werden, immer in einem strategischen Kontext stehen.

Projektteams verstehen die Aktivität, die sie tun, warum sie sie tun und wie diese Aktivität der Organisation nützt. Sie können klar erkennen, wie ihre Bemühungen zu den breiteren Geschäftsergebnissen beitragen. Dies ist besonders wichtig, wenn sich die Bedingungen entwickeln und die Strategie sich ändert, damit die Projekte während des gesamten Prozesses auf die Strategie abgestimmt bleiben.

Das strategische Portfoliomanagement erkennt auch an, dass die Projektdurchführung in einem dynamischen Umfeld stattfindet. Dies ist ein weiteres Element, das die SPM-gesteuerte Projektdurchführung von herkömmlichen Projekten unterscheidet.

Anstatt den Wandel als Ausnahme zu betrachten, die durch starre Governance verwaltet und gemildert werden muss, sorgt SPM für eine strategische Neuausrichtung, wenn sich Bedingungen, Prioritäten und Technologien ändern.

Mit anderen Worten: SPM konzentriert sich auf den Geschäfts-Wert und nicht auf die Einhaltung von Geschäfts-Plänen. Der Wandel ist unausweichlich, und die Branchenführungen sollten darauf vorbereitet sein, sich ihm anzupassen.

Eine wertorientierte Entscheidungsfindung ist dank der umfassenden Transparenz, die SPM bietet, möglich. Transparenz in:

• Welche Aktivität kann die besten strategischen Ergebnisse liefern?
• Wie sich Änderungen bei einer Initiative auf andere auswirken können
• Wie die Verlagerung von Ressourcen zwischen Aktivitäten die strategische Wirkung beeinflussen könnte

Wenn es an der Zeit ist, Ihren Kurs zu ändern, weil sich die Geschäftsbedingungen ändern, bietet SPM Ihnen das Framework für eine schnelle Entscheidungsfindung. Denn wenn Sie sehen, wie alles mit der übergeordneten Strategie zusammenhängt, können Sie fundierte Entscheidungen über die Neuzuweisung von Ressourcen auf der Grundlage strategischer Prioritäten treffen, anstatt Projekt- oder Abteilung-spezifischer Belange.

Eine Lösung für das strategische Portfoliomanagement wurde entwickelt, um ein einheitliches Informations-Ökosystem zu schaffen, in dem alle Portfoliodaten unter einem Dach zusammengefasst sind und das als zentrale Informationsquelle für wichtige Informationen dient.

Jede wichtige Entscheidung, die im Zusammenhang mit der Projektdurchführung getroffen wird, erfolgt auf der Grundlage aktueller, verwertbarer Daten und nicht auf der Grundlage veralteter Berichte und unvollständiger Bewertungen.

Sie erhalten in Echtzeit Antworten auf Fragen wie:

• Fortschritt der Aktivität
• Ressourcenauslastung
• Abhängigkeiten
• Auswirkungen auf das Geschäft und mehr

Dies schafft ein Umfeld, in dem die Portfolio-Führung in dem Moment, in dem Herausforderungen bei der Ausführung auftreten, selbstbewusst Entscheidungen treffen kann. Sie können proaktiver werden, indem sie Potenzialprobleme erkennen und korrigieren, bevor sie sich zu kritischen Problemen entwickeln, alternative Vorgehensweisen auf der Grundlage der erwarteten Geschäftsergebnisse vorschlagen und andere Änderungen mit minimaler Unterbrechung des strategischen Gesamtfortschritts vornehmen.

Eine effektive SPM-Lösung kann die Art und Weise, wie Ihre Organisation ihre wertvollsten und knappsten Ressourcen verwaltet, grundlegend verändern.

Im Gegensatz zur traditionellen Projektdurchführung, bei der die Ressourcen in der Regel feststehen und auf Projektebene zugewiesen werden, sind die Ressourcenmanagement-Capabilities von SPM dynamisch. Ziel ist es, die Investitionen der Organisation in Zeit, Ressourcen und Budget über alle Portfolios hinweg kontinuierlich zu optimieren, um sicherzustellen, dass der größte strategische Wert erzielt wird.

Strategisches Portfoliomanagement lenkt Ihre begrenzten Ressourcen auf die Aktivität, die die größte Wirkung erzielt.

Die strategischen Ziele des Unternehmens dienen als Nordstern. Abteilungsziele oder die Forderung von Abteilungsleitern nach Ressourcen haben keine Priorität.

Auf diese Weise beseitigt SPM die politische und subjektive Entscheidungsfindung, die in der Vergangenheit die Ressourcenzuteilung während der Ausführungsphase untergraben hat.

Die besten SPM-Lösungen nutzen sogar KI-gesteuerte Tools und prädiktive Analysen, so dass Sie Kapazitätsbeschränkungen leicht vorhersagen können, bevor sie auftreten. Dadurch wird eine zusätzliche Ebene der Bereitschaft und Proaktivität geschaffen, für die das strategische Portfoliomanagement bekannt ist.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten potenzielle Engpässe erkennen, Wochen bevor sie sich auf Ihre Arbeit auswirken. Sie könnten diese Hindernisse aus dem Weg räumen und die strategische Wirkung Ihrer Ressourcen maximieren, ohne an Schwung zu verlieren.

Die erfolgreiche Implementierung des strategischen Portfoliomanagements setzt voraus, dass sich Ihr Unternehmen auf allen Ebenen zur strategischen Ausrichtung verpflichtet.

Technologielösungen bieten die Echtzeit-Transparenz und Daten, die für die Schaffung und Aufrechterhaltung der strategischen Ausrichtung unerlässlich sind. Damit SPM sein volles Potenzial entfalten kann, muss es jedoch mit den entsprechenden Prozessen und der entsprechenden Governance gepaart sein.

Effektive Strategien für das Change Management sollten zum Beispiel die technischen Aspekte der Implementierung von SPM neben den notwendigen kulturellen Veränderungen berücksichtigen. Bereiten Sie alle Mitarbeiter im Unternehmen auf einen dynamischeren, strategisch ausgerichteten Ansatz bei der Projektdurchführung vor.

Wundern Sie sich nicht, wenn diese kulturelle Dimension eine größere Herausforderung darstellt als die technologische Implementierung. Es erfordert von allen, vom Management bis hinunter zu den Teams, die die Aktivität erledigen, eine Neu Denkweise darüber, wie Projekte priorisiert, ausgeführt und bewertet werden.

Aber wenn es richtig Fertig wird, bietet das strategische Portfoliomanagement unglaubliche Vorteile, die Ihrer Organisation zum Erfolg verhelfen werden.

Die wichtigsten Vorteile des strategischen Portfoliomanagements

Nachfolgend finden Sie einige wesentliche Vorteile, die Unternehmen, die SPM einsetzen, gegenüber Unternehmen haben, die noch immer den traditionellen Ansatz der Projektdurchführung verfolgen:

• Strategische Ausrichtung: SPM stellt sicher, dass alle Ebenen der Organisation während der gesamten Ausführungsphase und nicht nur während der anfänglichen Planung an der Unternehmensstrategie und der Aktivität zur Förderung dieser Strategie ausgerichtet bleiben. Diese kontinuierliche Ausrichtung verhindert ein strategisches Abdriften, das Unternehmen viel Zeit, Geld und verpasste Chancen kosten kann.
• Optimierung der Ressourcen: Lenkt begrenzte Ressourcen auf Initiativen mit dem höchsten Wert, basierend auf ihrer strategischen Wirkung und nicht auf dem Einfluss der Abteilung, und maximiert so die Rendite. Unternehmen gewinnen einen Wettbewerbsvorteil, indem sie mit dem gleichen Ressourceneinsatz mehr strategische Aktivität leisten.
• Anpassungsfähigkeit: Ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Marktveränderungen und aufkommende Chancen, ohne die strategischen Ziele aus den Augen zu verlieren. Unternehmen werden widerstandsfähiger gegen Störungen, nutzen zeitkritische Chancen, die Konkurrenten möglicherweise verpassen, und verwandeln Volatilität in einen Wettbewerbsvorteil.
• Wertorientierte Ergebnisse: Der Erfolg wird an Geschäftsergebnissen und strategischen Beiträgen gemessen und nicht an geplanten Aufgaben. Die Aktivität liefert einen sinnvollen Wert, der auf die strategischen Bedürfnisse abgestimmt ist.
• Silos aufbrechen: Beseitigen Sie die traditionellen Barrieren zwischen Strategieplanung und Projektdurchführung, indem Sie strategische Entscheider mit Teams verbinden, um eine einheitliche strategische Lieferung zu erreichen. Dies führt zu schnelleren Entscheidungszyklen und strategisch besser ausgerichteter Aktivität.

Die oben genannten Vorteile verstärken sich im Laufe der Zeit, wenn Ihre Organisation das strategisches Portfoliomanagement immer besser nutzt.

Die Fähigkeiten zur Projektdurchführung haben sich erheblich weiterentwickelt, um dem Bedarf von Unternehmen, die komplexe Portfolios von Aktivitäten verwalten, gerecht zu werden.

Auch wenn die Fertigstellung von Aufgabe und die Erreichung von Meilenstein nach wie vor wichtig sind, benötigt ein wachsendes Unternehmen oft mehr, um sicherzustellen, dass die Aktivität mit der Unternehmensstrategie in Einklang steht. Die Portfolios werden immer komplexer, die Marktbedingungen ändern sich von einem Moment auf den anderen und die Vorhersehbarkeit gehört der Vergangenheit an. In einem solchen Umfeld brauchen Unternehmen die Technologie und Methodik, die sie bei Wachstum, Wandel und veränderten Bedingungen unterstützt.

Marktbedingungen und Kundenbedarfe ändern sich häufig, so dass die Unternehmensagilität immer wichtiger wird, um Wettbewerbsvorteile zu erhalten. Organisationen, die ihre Projektdurchführung Capabilities durch strategisches Portfoliomanagement verbessern, erhalten die nötige Transparenz und Flexibilität, um komplexe Portfolios effektiv zu verwalten. Dieser Ansatz ermöglicht eine kontinuierliche strategische Umsetzung, die sich an Veränderungen und Störungen anpassen kann und gleichzeitig die Ausrichtung auf das Geschäft beibehält.

Wie setzen Sie all dies nun in die Tat um? Genau hier kann eine effektive SPM-Lösung helfen.

Strategisches Portfoliomanagement kann die Art und Weise verändern, wie Ihre Organisation durch eine bessere Projektdurchführung, die auf Ihre übergeordneten Ziele abgestimmt ist, den Geschäftswert steigert. Sehen Sie sich unsere On-Bedarf-SPM-Demo an und erfahren Sie, wie Sie SPM implementieren und seine Vorteile maximieren können.