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Vous pouvez demander à n'importe quel dirigeant d'entreprise s'il dispose d'un processus de planification stratégique : il vous répondra probablement par l'affirmative. Malheureusement, des études estiment que 67 % des stratégies correctement formulées ne donnent pas les résultats escomptés en raison d'une mauvaise exécution. Il est facile d'élaborer et de communiquer une vision, mais c'est le processus de planification stratégique qui fait le succès ou l'échec de l'exécution ou de la réalisation de cette vision.

Pour développer un processus de planification stratégique efficace, la clé est de comprendre de quoi il s'agit et de le réévaluer pour s'assurer est bien la finalité qui guide toutes les activités.

Planification dynamique : 5 étapes pour replanifier, reprioriser et exécuter efficacement

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Dynamic Planning: Rapidly Refocus, Reprioritize, and Reallocate

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Le processus de planification stratégique a pour objet de créer une vision qui favorisera le changement et la transformation.
Le processus de planification stratégique a pour objet de créer une vision qui favorisera le changement et la transformation.

Présentation du processus de planification stratégique

Tandis que la vision constitue un objectif global directeur, le plan stratégique est le plan de jeu qui définit comment l'atteindre. Il intègre des objectifs réalisables qui doivent être communiqués à l'organisation afin que chacun connaisse les objectifs, son rôle et son but, et sache en quoi ses contributions aident l'entreprise à se rapprocher de la concrétisation de la vision.

Le processus de planification stratégique a pour objet de cartographier les activités qui permettront de concrétiser le plan stratégique. Il comprend généralement au moins quatre phases qui doivent être répétées régulièrement :

  1. Évaluer où se situe l'entreprise et où elle doit aller par rapport à la vision.
  2. Développer une stratégie définissant comment l'entreprise pourra atteindre ses objectifs globaux et comment le succès sera mesuré.
  3. Prioriser les activités et délivrer des résultats en adéquation avec la stratégie aux niveaux de l'organisation et des équipes.
  4. Évaluer les métriques de performance clés afin de déterminer si les objectifs définis et les activités associées ont permis d'atteindre les résultats visés, et gérer les opérations et le changement si nécessaire.

Le processus de planification stratégique doit inclure les dirigeants comme les employés, en tenant compte du fait que toute l'organisation doit travailler de concert pour identifier les risques et les opportunités, établir des objectifs et mener à bien les activités qui permettront à l'entreprise d'aller de l'avant. Alors que le processus de planification stratégique implique tous les niveaux de l'entreprise, le plan stratégique doit émaner de la direction. Celle-ci doit avoir confiance en la capacité de l'organisation à déterminer comment exécuter le plan au mieux.

L'approche ascendante, plus courante, est souvent la raison pour laquelle tant d'entreprises ne parviennent pas à mettre en œuvre leur stratégie. Lorsque des départements se font concurrence pour obtenir le budget qui leur permettra de financer des projets vaguement présentés comme « stratégiques », en raison d'une mauvaise compréhension des objectifs, un trop grand nombre de projets à faible valeur ajoutée obtiennent le feu vert. Ces projets consomment des ressources qui pourraient être consacrées à des activités à plus forte valeur et qui ont de plus grandes chances d'atteindre les objectifs qui concrétiseront la vision de l'entreprise.

Le processus de planification stratégique a pour objet de créer une vision qui favorisera le changement et la transformation. Le plan stratégique lui-même met cette vision en lien avec les initiatives, priorités et objectifs stratégiques. En cas de déconnexion l'orientation, les financements et les ressources seront insuffisants pour assurer le succès de l'exécution. Les organisations qui ont des difficultés à atteindre leurs objectifs ont généralement un processus de planification stratégique déconnecté et dysfonctionnel.

Avantages d'un processus de planification stratégique

Le processus de planification stratégique ne nécessite pas d'utiliser une boule de cristal pour prédire l'avenir avec certitude. Il vise plutôt à identifier et prioriser les opportunités potentielles, et à augmenter les chances de succès au regard des objectifs définis. Il fournit une plateforme pour échanger des idées et déterminer celles qui méritent d'être essayées. Il permet de contrebalancer les idées brutes et l'innovation avec la réalité des contraintes de capacité et de financement.

Le processus de planification ne s'arrête pas là. Il transforme les idées en une vision d'entreprise associée à des objectifs, puis établit une feuille de route définissant comment y parvenir. Le plan stratégique fournit à chacun, des dirigeants et parties prenantes aux employés, une ligne directrice sur laquelle aligner son travail au quotidien. Le sens du but à atteindre compte parmi les principaux facteurs de satisfaction professionnelle. S'il est essentiel de définir une vision, il est encore plus précieux de convertir cette vision en un plan réalisable que chacun peut comprendre et dans lequel chacun a une part de responsabilité.

Au-delà de constituer une équipe unie avançant dans la même direction, le processus de planification stratégique permet d'optimiser les ressources, les processus et la technologie pour s'assurer que les équipes se concentrent sur les bons éléments, au bon moment.

Ainsi, les entreprises peuvent réduire les coûts et atténuer les risques en priorisant les résultats qui présentent la plus forte valeur.

La phase d'évaluation du processus de planification permet d'identifier efficacement ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas marché afin de favoriser l'amélioration continue et une meilleure utilisation des ressources. En ce sens, le plan stratégique devrait toujours être considéré comme évolutif, résilient et agile face aux facteurs changeants qui l'entourent.

Repenser le processus de planification stratégique

Que votre organisation ne dispose d'aucun processus de planification stratégique ou d'un processus présentant des lacunes, le moment n'a jamais été aussi propice pour y remédier. Afin d'éviter les pièges courants d'un processus de planification mal organisé, vous devez élaborer un nouveau processus de planification stratégique descendant. Au sens le plus élémentaire, vous devez :

  • Désigner une équipe de planification stratégique inter-fonctionnelle pour identifier ce que l'entreprise doit accomplir afin de rester compétitive et, potentiellement, de révolutionner et dominer votre marché.
  • Décomposer ces idées visionnaires en plans exploitables avec des responsabilités claires et des exigences définies en matière de financement, d'activités et de ressources définies.
  • Élaborer une feuille de route stratégique qui aligne chaque projet sur les objectifs stratégiques, identifie les priorités stratégiques et définit des calendriers et des jalons.
Les feuilles de route stratégiques de l’entreprise font le lien entre la stratégie et les décisions d'investissement, les produits et les applications.
Les feuilles de route stratégiques de l’entreprise font le lien entre la stratégie et les décisions d'investissement, les produits et les applications.

Pour une exécution Agile du plan stratégique, laissez les objectifs guider les idées. Donnez aux équipes le pouvoir de décider de la manière dont elles souhaitent assurer la réalisation. Adoptez une approche itérative pour encourager l'essai de nouveaux concepts, identifier rapidement les échecs et accélérer la mise en place d'alternatives innovantes et efficaces.

Lorsque la planification stratégique est un processus itératif, la boucle de feedback qui fait suite aux analyses et aux changements affine votre stratégie, augmentant les chances de voir votre entreprise concrétiser sa vision. Comme pour un navire voguant dans des eaux inconnues, de petites rectifications de cap constantes ont plus de chances de vous mener à bon port, plutôt que de vous diriger droit devant jusqu'à ce que vous vous échouiez.

Pour atteindre votre destination avec un risque réduit, exécutez les activités de manière incrémentielle, évaluez régulièrement la progression vers la réalisation des objectifs et changez rapidement de cap lorsque des ajustements sont apportés aux stratégies. En gérant les financements de façon incrémentielle, plutôt qu'en une seule fois, vous ferez en sorte que chaque itération reçoive les ressources financières qu'elle requiert.

La planification stratégique est un exercice qui consiste à maîtriser l'incertitude. La question de savoir comment générer de la valeur peut engendrer d'innombrables réponses différentes.

Faites face à l'incertitude en intégrant la flexibilité à la planification et à l'exécution. Vous bénéficierez en retour d'un plan adaptable, avec des objectifs pouvant être repriorisés et des arbitrages stratégiques équilibrant efficacement le financement, la capacité et les risques.

Principes fondamentaux : un processus de planification stratégique en 5 étapes

Après en avoir examiné les notions fondamentales, il est temps d'étudier plus en détail la planification stratégique. Utilisez le processus de planification stratégique pour créer votre plan stratégique et le convertir en une feuille de route exploitable qui pourra être gérée, suivie et mise à exécution dans l'ensemble de votre organisation.

Le guide suivant présente le processus de planification stratégique de façon très générale, mais il offre une approche simplifiée avec des éléments d'action clairs pour vous aider à vous lancer.

1. Déterminez votre position actuelle sur le marché.

  • Désignez un responsable du processus et une équipe de planification inter-fonctionnelle pour obtenir différentes perspectives.
  • Identifiez des éléments stratégiques dans toute l'organisation et déterminez s'il s'agit de tendances ou de modèles.
  • Effectuez une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) pour identifier les opportunités d'amélioration, de croissance et de réussite, en particulier en tenant compte de la concurrence et des facteurs externes.
  • Adressez-vous aux clients, fournisseurs et partenaires pour comprendre leur expérience, leurs souhaits, leurs besoins et leurs exigences.
  • Évaluez les compétences, les lacunes, les écarts et les doublons en termes de personnel pour déterminer si les ressources sont optimisées et si de nouvelles compétences sont nécessaires pour atteindre les objectifs.
  • Évaluez le niveau de préparation technologique à la transformation numérique et déterminez si des technologies supplémentaires sont nécessaires pour répondre aux exigences des activités.

2. Développez votre orientation stratégique.

  • Définissez votre mission, votre vision et vos valeurs, et communiquez-les à toutes les parties prenantes.
  • Définissez votre avantage concurrentiel et vos facteurs de différenciation actuels, et déterminez s'il existe des opportunités supplémentaires.
  • Concevez des stratégies transverses pour réaliser votre vision.
  • Identifiez des objectifs stratégiques réalisables à court et à long terme.
  • Prévoyez la situation financière qui résultera de la réalisation de ces objectifs.

3. Créez un plan stratégique exploitable.

  • Définissez des initiatives stratégiques et des priorités dans toute l'organisation en en vous basant sur des analyses SWOT.
  • Définissez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et définis dans le temps), à court, moyen et long terme.
  • Déterminez des indicateurs clés de performance (KPI) pour chaque objectif afin de suivre la progression.
  • Affectez des responsabilités descendantes qui incomberont aux équipes pluridisciplinaires et à chaque employé.
  • Allouez les financements requis aux projets stratégiques.

4. Élaborez une feuille de route stratégique pour aligner l'exécution.

  • Mettez la stratégie en lien avec la vision, les investissements et les résultats.
  • Gérez les initiatives/projets, les objectifs, les financements, les ressources, les calendriers, les jalons, les équipes et les indicateurs clés de performance.
  • Suivez les progrès, évaluez les performances, révisez/actualisez les objectifs et créez des itérations.
  • Utilisez des réunions stratégiques inter-fonctionnelles pour identifier les réalisations, les lacunes et les prochains plans d'action.
  • Déterminez l'impact des décisions, modélisez des arbitrages et adaptez-vous de façon dynamique.
  • Communiquez régulièrement sur les priorités stratégiques, la progression et les changements actuels de l'organisation, en justifiant les décisions au moyen de données.

5. Révisez et actualisez la stratégie.

  • Mettez à profit la visibilité et la transparence pour évaluer la progression réelle vers la réalisation des objectifs.
  • Mettez à jour le plan d'action à chaque itération des initiatives stratégiques.
  • Optimisez l'affectation des financements et des ressources en adéquation avec l'exécution Agile.
  • Procédez à des révisions trimestrielles et en cas de changement d'orientation stratégique.
  • Répétez l'ensemble du processus au moins une fois tous les trois ans ou lorsque des facteurs extérieurs entrent en jeu.

Succès du processus de planification stratégique

Les dirigeants d'entreprise ont des raisons d'être optimistes. Le principe directeur ne doit pas nécessairement être le statu quo.

Au contraire, les entreprises peuvent adopter une véritable planification stratégique pour redéfinir comment l'organisation conçoit sa vision et exécute la stratégie. Le succès du processus de planification stratégique dépend de multiples facteurs interdépendants. Un plan dynamique intègre ces éléments fondamentaux :

  • Stratégie axée sur les produits, les applications et les services
  • Objectifs stratégiques incrémentiels, mesurables et réalisables
  • Affectation des ressources (personnel, capital et/ou biens matériels)
  • Arbitrages sur l'affectation des ressources modélisés pour différents scénarios
  • Financements et initiatives stratégiques gérés pour stimuler la performance
  • Feuilles de route stratégiques mettant en lien la stratégie de réalisation des résultats avec les investissements, les calendriers, les jalons, les priorités et l'avancement
  • Projets itératifs avec des objectifs définis et mesurables
  • Communication sur les niveaux de performances et l'avancement au moyen de tableaux de bord et de visualisations
  • Évaluation à court et à long terme de la valeur générée
  • Processus continu de repriorisation des projets et de réaffectation des ressources
  • Alternatives pour atteindre les objectifs basées sur les coûts, les bénéfices, les risques et la capacité
  • Programmes mis en œuvre pour stimuler l'innovation et le changement transformationnel

Donner vie à une vision stratégique nécessite une coordination sans précédent des activités, des ressources et de la technologie. Cela requiert d'impliquer les collaborateurs à tous les niveaux de l'entreprise et de faire continuellement évoluer leurs capacités d'exécution et de mise en œuvre en conformité avec le plan.

Impliquez votre organisation dans le travail stratégique

Malheureusement, de trop nombreuses organisations trébuchent sur l'obstacle que représente la communication aux employés de la vision et de la stratégie d'exécution. Selon Harvard Business Review, 95 % des employés ne connaissent pas ou ne comprennent pas la stratégie de leur entreprise. Comment les organisations peuvent-elles définir leur vision et leur stratégie d'une manière qui ait un sens pour tous ceux qui ne font pas partie de l'équipe de planification ?

Même lorsque la communication est efficace, cela ne signifie pas toujours que le message est assimilé à long terme. Il est dans la nature humaine de revenir à des méthodes de travail connues plutôt que d'appliquer les nouvelles méthodes méconnues qui sont en adéquation avec la stratégie.

Il est également courant que des personnes soient réticentes à travailler au sein d'équipes pluridisciplinaires. Un travail constant de communication et de clarification est souvent nécessaire pour préserver l'implication des collaborateurs et les maintenir sur la bonne voie.

Lorsqu'il s'agit de s'appuyer sur d'autres groupes pour mener à bien des projets, 84 % des managers font confiance à leurs collègues appartenant à la même unité opérationnelle, mais seuls 9 % d'entre eux font confiance à des collègues d'autres unités.

L'exécution stratégique périclite lorsque les managers donnent la priorité aux activités de leur département plutôt qu'aux engagements visant à délivrer des résultats définis pour des programmes stratégiques inter-organisationnels.

Un processus de planification stratégique efficace nécessite que les équipes virtuelles et pluridisciplinaires soient réunies pour planifier et exécuter la stratégie.
Un processus de planification stratégique efficace nécessite que les équipes virtuelles et pluridisciplinaires soient réunies pour planifier et exécuter la stratégie.

Lorsque les équipes perdent de vue les objectifs stratégiques et ne donnent plus la priorité à ces projets, les ressources allouées ont tendance à être mobilisées par d'autres programmes. En fait, il n'est pas rare de réaffecter le financement stratégique à des activités non stratégiques, une pratique qui nuit à l'exécution stratégique.

Les équipes de projet restent focalisées et concentrées sur leur tâche si elles ont confiance dans le processus de planification stratégique et adhèrent à la vision stratégique. Cela nécessite d'impliquer chaque unité fonctionnelle, chaque département et chaque équipe dans le processus de planification.

Dans le cadre d'un processus descendant, chaque équipe souscrit aux déclarations de valeur qui définissent clairement ce que l'on attend d'elle à court et à long terme. Chaque itération génère un feedback qui affine la perception par l'équipe de la façon d'atteindre ses objectifs.

La feuille de route stratégique clarifie les priorités et résout les conflits pour les équipes travaillant sur des programmes inter-fonctionnels/transversaux. Ces calendriers et jalons établissent une responsabilisation et définissent des attentes concernant la priorisation des activités stratégiques sur les activités quotidiennes. Un calendrier global avec des échéances et des jalons pour toutes les équipes permet à chacun de voir comment son travail s'inscrit dans les objectifs de l'organisation.

Les équipes pluridisciplinaires collaboratives peuvent faire le succès ou l'échec d'une initiative stratégique. Un espace de travail collaboratif partagé permet aux équipes pluridisciplinaires de se connecter et d'échanger des informations, garantissant ainsi que chacun dispose de ce dont il a besoin pour réussir.

Rationalisez votre processus de planification stratégique

L'utilisation de présentations, de documents bureautiques, de feuilles de calcul et d'e-mails pour gérer la planification stratégique et l'exécution équivaut à utiliser une ardoise magique pour créer et gérer un programme de fidélisation de la clientèle à l'échelle de l'entreprise. Vous avez besoin d'outils dynamiques et interconnectés pour gérer les flux d'activités interdépendants dans toute l'organisation.

Les logiciels de planification stratégique rationalisent le processus en centralisant les informations connectées et en automatisant des fonctions de base telles que :

  • Planification de scénarios
  • Établissement stratégique de feuilles de route
  • Program management
  • Planification financière
  • Analyse stratégique

Les outils visuels et les tableaux de bord accélèrent le processus de définition des objectifs, du budget, du financement, des ressources, des calendriers et de plans exploitables.

Un processus de planification stratégique automatisé met continuellement à jour les données et les prévisions en fonction des informations provenant de l'ensemble de l'organisation, ce qui permet de réaligner les priorités, de réaffecter les ressources et, en cas de changement ou de perturbation, de repenser les objectifs et les initiatives. L'utilisation d'un logiciel de planification stratégique améliore non seulement l'efficacité de ce processus, mais également la visibilité et la transparence dans toute l'organisation.

La planification de scénarios dans le cadre du processus de planification stratégique permet aux organisations de modéliser des arbitrages dans des environnements en constante évolution.
La planification de scénarios dans le cadre du processus de planification stratégique permet aux organisations de modéliser des arbitrages dans des environnements en constante évolution.

Faire de la stratégie une réalité

Même la vision la plus inspirée n'aboutira à rien si la stratégie n'est pas corrélée à l'exécution stratégique. La manière dont le plan stratégique est communiqué dans toute l'organisation est tout aussi cruciale pour obtenir une adhésion, des financements et des ressources suffisants.

Même si le plan stratégique repose sur une approche descendante, il n'est pas dicté par la direction. Il définit une vision des moyens à mettre en œuvre pour parvenir à une finalité et donne à l'organisation le pouvoir de tracer le meilleur chemin.

Les organisations les plus innovantes font en sorte que les objectifs soient à l'origine d'idées. Les équipes s'engagent pleinement lorsqu'elles sont habilitées de façon descendante.

Pour que la planification stratégique soit un véritable vecteur de transformation, il est urgent de favoriser le changement organisationnel. Des priorités claires, des objectifs réalisables, une itération rapide et une redéfinition dynamique de la vision peuvent accélérer le processus en période d'instabilité. Un processus de planification stratégique qui assure en permanence le suivi de l'avancement, l'évaluation des résultats et la prévision des délais de rentabilisation permet aux organisations d'anticiper l'évolution des conditions du marché et de changer de cap en conséquence.

La création d'un processus de planification stratégique est la clé pour développer une vision qui stimule la transformation organisationnelle. Les objectifs sont définis et atteints grâce au plan stratégique. Éviter la déconnexion entre la vision organisationnelle et le plan stratégique permet de disposer de l'orientation, des financements et des ressources appropriés pour assurer le succès de l'exécution.