Un nouveau départ grâce à une nouvelle feuille de route IT

Par le passé, les feuilles de route IT étaient utilisées pour aider les entreprises à atteindre des objectifs très spécifiques en lien avec la technologie. Ceci incitait les départements IT à travailler de façon cloisonnée : ils consacraient leur temps à se focaliser sur des questions technologiques plutôt que de chercher à faire progresser l'organisation dans son ensemble. Il en résultait un système inefficace dans lequel la collaboration entre les dirigeants fonctionnels et les responsables technologiques était minime.

La mentalité de cloisonnement et ses travers sont souvent associés au manque de collaboration et de planification IT stratégique concernant des problèmes en lien avec les activités à mener à bien, tels que :

• Le fait que les projets de développement de nouveaux logiciels sont promis à l'échec
• L'implication insuffisante des parties prenantes dans les processus de décision de projets technologiques
• L'absence d'un objectif opérationnel clair

An effective IT roadmap aims to solve these problems by encouraging collaboration between business and technology. This is especially important in today’s competitive business landscape, where technology professionals are expected to partner with other departments to help their organizations use technology to achieve tangible business goals.

Selon une étude de Gartner, un défi majeur auquel les responsables technologiques sont confrontés dans l'environnement économique moderne porte sur le développement d'un modèle de gouvernance capable de prendre en charge les demandes croissantes de l'économie numérique. Pour atteindre cet objectif, les DSI doivent d'abord recadrer leur approche de la technologie, en la présentant comme une considération économique qui profite à l'entreprise, et pas seulement au département IT.

Fondamentalement, la feuille de route IT vise à combler le fossé entre les dirigeants IT et les dirigeants fonctionnels en démontrant comment utiliser la technologie en tant qu'agent de changement positif au sein d'une organisation. La feuille de route détaille comment la technologie peut aider les dirigeants à concrétiser la vision stratégique.

L'objectif de la feuille de route doit être de créer un canal de communication ouvert entre les cadres fonctionnels et les membres du département technologique. Tout le monde, des DSI aux architectes de centres de données, en passant par les PDG, les responsables de département et les chefs d'équipe, peut bénéficier d'une feuille de route bien planifiée. Une feuille de route efficace doit :

• Aider les DSI à prendre des décisions éclairées en matière d'investissements et de gestion de projets
• Permettre aux dirigeants fonctionnels de comprendre plus facilement comment les objectifs des projets technologiques s'alignent sur les objectifs globaux de l'entreprise
• Donner un aperçu plus approfondi du rôle que joue la technologie dans l'organisation, permettant aux cadres fonctionnels d'adopter une approche stratégique lorsqu'ils sollicitent une technologie plus moderne
• Renforcer les relations entre les dirigeants IT et les cadres dirigeants, afin que les deux groupes puissent collaborer en vue d'obtenir le même résultat

En renforçant la collaboration entre les départements au sein d'une organisation, la feuille de route IT garantit que la technologie est prise en compte dans le processus décisionnel lorsque les dirigeants mettent en œuvre ou mettent à jour leur stratégie opérationnelle.

Poser les bases de votre feuille de route technologique est comparable à la recherche d'un itinéraire sur une carte routière. Mais plutôt que de chercher des adresses et des coordonnées, vous allez analyser des objectifs et des résultats.

En tant que DSI d'une entreprise, vous devrez vous poser les questions suivantes pour établir votre feuille de route technologique :

1. Quelle est ma position actuellement ? (Quelle est la situation actuelle de mon département et de l'organisation dans son ensemble ?)
2. Quelle est la destination que je cherche à atteindre ? (Quelle est la situation future que je souhaite ?)

La première chose à faire est d'évaluer où vous vous situez actuellement en examinant le rôle joué par la technologie dans votre organisation. Cela vous aidera à avoir une perception claire de ce qu'apporte votre département, ainsi que de la façon dont il pourrait mieux répondre aux besoins des autres départements.

Vous devrez également évaluer différentes métriques en lien avec vos performances actuelles. Voici quelques points à prendre en compte dans le processus de planification :

• Les départements auxquels vous fournissez des solutions informatiques et les services spécifiques dont chaque département a besoin
• Toutes les applications logicielles utilisées, ainsi que les départements qui les utilisent
• Un catalogue complet des ordinateurs et appareils mobiles professionnels utilisés
• L'inventaire de votre matériel réseau (routeurs, serveurs, sauvegarde des données, etc.) dans tous les départements et succursales
• Les mesures de sécurité en place pour assurer la protection de votre réseau
• Les dépenses associées à l'exploitation de vos services IT

Ces informations vous aident à examiner vos opérations IT objectivement. Vous pouvez désormais explorer différentes façons d'étendre vos services ou de réduire les dépenses inutiles. Ces métriques aident également les parties prenantes à identifier les projets technologiques qui sont importants et efficaces, ainsi que les initiatives à reprioriser ou à modifier totalement.

L'évaluation de la situation actuelle de votre département vous donne un point de départ lors du lancement de futurs projets. De là, vous pouvez définir et prioriser les objectifs à atteindre sur une période donnée.

Jusqu'à récemment, de nombreuses entreprises utilisaient les feuilles de route IT en vue d'atteindre des objectifs à un horizon de trois à dix ans. Le problème d'une telle planification à l'avance est que les organisations élaborent des feuilles de route en fonction des tendances et de la technologie actuelles dans un environnement susceptible de changer tous les six mois ou tous les ans.

Dans un entretien avec SearchCIO, Mojgan Lefebvre, directrice informatique de Liberty Mutual, a détaillé les grands principes qui font l'efficacité d'une feuille de route IT. Voici quelques-uns des points clés qu'elle a soulignés :

• Les feuilles de route ne doivent jamais être établies à long terme, car la nature de l'environnement économique et de l'IT évolue constamment.
• Le DSI doit comprendre la stratégie économique de l'organisation, puis planifier en conséquence.
• La flexibilité est essentielle. Par-dessus tout, votre feuille de route IT doit pouvoir évoluer pour répondre aux besoins dynamiques de vos équipes et soutenir votre modèle économique au fur et à mesure de son évolution.

Une alternative populaire à l'établissement de feuilles de route à long terme est l'approche à 120 jours. Cette méthode nécessite que les dirigeants IT dressent la liste des capacités nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Les départements travaillent à la réalisation des résultats visés durant les quatre mois suivant. Au 120e jour, ils réexaminent la feuille de route IT et étudient les différentes façons de l'optimiser.

Même si l'établissement de feuilles de route IT basées sur l'approche à 120 jours peut sembler plus mouvementé qu'une stratégie à long terme, cette méthode offre des avantages réels qui peuvent donner à votre organisation une longueur d'avance sur la concurrence :

1. Les parties prenantes peuvent obtenir des résultats dans un délai plus court. Cela laisse par conséquent moins de place à la spéculation, tout en donnant aux départements plus de possibilités d'ajuster et d'améliorer leurs stratégies.
2. L'établissement de feuilles de route à court terme oblige les entreprises à faire preuve de flexibilité et à réévaluer leur feuille de route technologique tous les quatre mois.

Enfin, n'oubliez pas que la collaboration est au cœur de toute feuille de route efficace. Il est important d'impliquer les parties prenantes tout au long du processus, dès l'évaluation de la situation actuelle de votre département. Vous les tenez ainsi informées, ce qui leur permet de comprendre plus clairement les besoins et attentes du département. Cela permet également de faire en sorte que toutes les priorités de toutes les personnes impliquées soient parfaitement alignées et que les dirigeants et responsables de départements collaborent à la réalisation des mêmes objectifs opérationnels.

L'élaboration d'une feuille de route IT souple et actualisée constitue une étape importante pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs opérationnels plus efficacement, en particulier dans le cas des grandes sociétés où les objectifs sont plus susceptibles d'être confinés dans les cloisonnements des différents départements. Bénéficiant à la fois aux leaders technologiques et aux dirigeants fonctionnels, une feuille de route IT qui implique une collaboration entre les départements contribue à renforcer les performances globales de l'entreprise.

La coordination entre le département IT et les autres services offre aux parties prenantes l'occasion de constater par elles-mêmes la valeur apportée à l'organisation par les projets technologiques, en plus de rappeler aux professionnels des technologies les besoins et les attentes des autres départements. Au final, l'organisation peut élaborer un plan bien formulé qui met la technologie à profit pour optimiser les opérations métier, des cadres dirigeants aux chefs de projet en passant par les chefs d'équipe.