Solidaris: Advancing PPM Maturity Through Strategic Data Visibility

Solidaris är ett av Belgiens fem nationella sjukförsäkringsnätverk. Bolaget hanterar Social Securitys sjukvårds- och invaliditetsförsäkring och erbjuder även sina medlemmar frivilliga, valfria försäkringsplaner. Med sitt nätverk av icke-statliga organisationer, hälsovård och sociala tjänster som är utformade för att tillgodose behoven hos olika befolkningsgrupper, syftar Solidaris till att uppmuntra personlig utveckling och förbättra levnadsvillkoren för alla.

• Sektorn: Sjukförsäkring
• Grundades: 1869
• Huvudkontor: Bryssel
• Medlemmar: 3.3 miljoner
• Webbplats: solidaris.be

Solidaris, Belgiens näst största ömsesidiga försäkringsbolag, hanterar ett antal projekt. Men divisionen Universal Healthcare Insurance var den första som införde en ordentlig process för projektportföljhantering, på uppmaning av projektportföljhanteraren Sébastien Losseau.

Som många andra organisationer hade Solidaris Universal Healthcare Insurance-avdelning inledningsvis försökt hantera sina projekt med hjälp av Excel. Och som många andra organisationer stötte man snart på systemets begränsningar: ett stort antal kalkylblad utan möjlighet att konsolidera information eller upprätta tillförlitliga kapacitetsplaner.

När Sébastien Losseau bestämde sig för att anlita ett professionellt verktyg började han med att testa programvara för projektportföljhantering med öppen källkod. Försöket visade sig vara avgörande och gjorde det möjligt för honom att förfina sina krav och utarbeta en omfattande lista med specifikationer.

Framför allt ville han ha ett verktyg som kunde ge en fullständig översikt över portföljen, med avancerad rapportering och förvaltningsfunktioner för att stärka planerings- och beslutskommittéerna. Det var lika viktigt för honom att införa en skalbar och funktionellt anpassningsbar plattform för att stödja företaget i dess mognadsresa. Slutligen ville Losseau samarbeta med en programvaruleverantör som var fast besluten att stödja honom under implementerings- och utbildningsfaserna, men också på lång sikt.

Efter en sömlös implementering, inklusive workshops för att kartlägga kraven och under överinseende av Planview-teamet, togs PPM-verktyget i drift sommaren 2022.

Nu när projektplanerings- och projektledningsteamen använder verktyget dagligen har de drastiskt förbättrat insynen i hybridprojektdata (status, kostnader etc.). Detta är delvis tack vare ett gränssnitt mellan Planview och Jira - som utvecklings- och analysteamen använder dagligen för att identifiera avvikelser från färdplanen - och Planviews funktioner för "tänk om"-scenarier, som hjälper de halvårsvisa planeringskommittéerna att förutse prioriteringar.

Dessutom genomgår alla nya projekt automatiskt en konsekvensanalys mot kapacitetsplanen, och Planviews data och instrumentpaneler hjälper till att informera om avvägningsbeslut i händelse av konflikt.

Som ett resultat av denna portföljtransparens, Solidaris och Losseau:

• snabbare projektavslut, med en betydande minskning av antalet pågående initiativ
• klargjorda behov och prioriteringar, samt deras förhållande till strategiska mål
• proaktivt identifierat kapacitetsproblem
• kan nu förvalta portföljen strategiskt

För att göra en lång historia kort har Sébastien Losseau nu möjlighet att förvalta sin portfölj på ett strategiskt sätt.

Under de närmaste månaderna avser Losseau att ytterligare förbättra kvaliteten på portföljförvaltningen. Ännu viktigare är att han planerar att utvidga sin process och Planview till resten av företaget, till att börja med till hela IT-avdelningen. I slutändan är målet att Solidaris ska få ett riktigt Enterprise PMO.