S2E: Hur införandet av Planview har stärkt PMO:s roll som nyckelsamordnare

S2 E (Services Epargne Entreprise) är den ledande plattformen för hantering av sparplaner för anställda i Frankrike. Bolaget bearbetar och hanterar ett komplett utbud av produkter för personalsparande på uppdrag av större kontohavare (banker och försäkringsbolag). Sammantaget betjänar S2 E  70,000 företag av alla former och storlekar och nästan3 miljoner anställda.

• Branschen: Finansiella tjänster
• Grundades: 2006
• Plats: Nantes, Frankrike Nantes, Frankrike
• Intäkter :53.7m
• Anställda: 350
• Website: www.s2e-services-epargne-entreprise.com

I slutet av 2018blev S2 E medvetna om behovet av att förbättra hanteringen av sin projektportfölj och började leta efter ett verktyg som kunde matcha detta. S2E:s Project Portfolio Management-team (med andra ord deras PMO) började sedan omstrukturera sin process kring Planviews programvara för Project Portfolio Management, och började med att införa det nya systemet på IT-avdelningen - den viktigaste drivkraften för projektaktiviteter.

Harmonisera hanteringen av S2E:s diversifierade projekt

Med en årlig budget på8 miljoner euro och mer än 130 anställda (plus många externa entreprenörer) driver S2 E: s IT-avdelning ett stort antal varierande projekt. IT-avdelningens team hanterar vissa projekt direkt, medan mer tvärfunktionella projekt involverar flera styrenheter. Vissa projekt fokuserar på att förbättra och förändra interna processer. Ytterligare andra syftar till att utveckla eller förbättra de tjänster och gränssnitt som erbjuds de företag och anställda som använder S2E:s tjänster.

S2E letade efter ett spårningssystem som skulle ge den enhetlighet som krävs för att effektivt hantera en sådan mängd projekt. Tidigare använde de tre olika verktyg för att hålla koll på projekttiden, hantera budgetar och för att driva andra verksamheter. De utspridda uppgifterna måste konsolideras manuellt .Detta ledde till att de inte kunde införa en gemensam process för att hantera och följa upp projektarbetet. S2E behövde därför ett enda arkiv för att harmonisera projekthanteringen, formateringen och rapporteringsprocesserna i syfte att förbättra kontrollen.

Möjliggöra delning och konsolidering av tillförlitliga data

För att spåra det återstående projektarbetet var projektledarna tvungna att manuellt degradera uppgifterna team för team med hjälp av Excel - en särskilt komplex och tidskrävande uppgift. Det tog därför cirka 20 dagar att sammanställa en sammanfattande rapport om hur alla projekt fortskred, och uppgifterna var redan inaktuella när de rapporterades.

Ett annat syfte med att skaffa ett konsoliderat system var att hjälpa företaget att förbättra samordningen och samarbetet mellan projektledare och resursansvariga. På så sätt hoppades de kunna uppnå en konsoliderad synlighet av teamkapaciteten.

Dessutom ville bolaget stärka kopplingen mellan projektledning och ekonomistyrning för att överbrygga glappet mellan verksamhetens insyn i resursförbrukningen och budgetansvarigas insyn i fakturering och debitering.

Stöd till S2E:s PMO-förstärkning

S2 E: s PMO, som tidigare tillhörde IT-avdelningen , flyttades till avdelningen Customer Relations & Transformation (som ger direkt stöd till kontohavarna). Detta gjordes för att få en mer heltäckande bild av affärsverksamheten samt förbättrad förmåga att driva omvandling.

För att kunna ta detta steg och få en mer central och strategisk roll behövde PMO optimera sin förmåga att hantera projektportföljen (skapande, godkännande, övervakning och rapportering, förändringar, avvägningar etc.) Det behövdes ett dynamiskt arkiv med automatiska uppdateringar i realtid som gav de färska och tillförlitliga data som krävdes för att agera så tidigt som möjligt, för att förutse snarare än reagera och för att reagera snabbt vid förändringar eller potentiella problem med ett projekt. Sist men inte minst behövde PMO stöd av en samarbetsplattform för att bättre kunna spela sin nyckelroll som en länk mellan de olika teamen och intressenterna.

S2E behövde en gemensam databas för att harmonisera projekthanteringen, formateringen och rapporteringsprocesserna och på så sätt förbättra kontrollen.

Kritiska funktioner för programvara

S2 E valde Planview efter att ha undersökt marknaden och fått godkännande från alla intressenter. Det som avgjorde saken var användarvänligheten och den övergripande användbarheten i lösningens gränssnitt. S2E aktiverade verktyget på IT-avdelningens nivå den 1 januari 2021 efter en pilotfas på en och en halv månad med ett tjugotal användare.

• Schemaläggning/planering av projekt
• Projektledning och projektuppföljning
• Resurs- och kapacitetshantering
• Budgethantering
• Portfölj-/Programhantering

TJÄNSTER:

Implementeringen av Planview genomfördes iterativt med hjälp av en Planview-expert, som stödde S2E genom alla faser av verktygets implementering och konsolidering:

• Utbildning i projektledning med Planview
• Situations- och kravanalys i form av användningsfall
• Rekommendation av lösningar som gör det mesta av standardinställningarna plus anpassade justeringar
• Användarstöd för att stödja PMO

TEKNISKA VAL:

S2 E antog Planviews SaaS-lösning. I enlighet med leverantörens rekommendationer och filosofi valde de att hålla sig så nära standardversionen av produkten som möjligt. På det hela taget var implementeringsprocessen smidig. Vi blev förvånade över hur snabbt och enkelt Planview-experten kunde göra de anpassningar vi ville ha, vilket återspeglar lösningens flexibilitet.

Ökad konsekvens i projektledning och övervakning 

S2 E:s första steg med Planview har redan lett till märkbara förbättringar. Nu när alla Excel-filer, applikationer och instrumentpaneler för uppföljning som företaget brukade jonglera med är centraliserade i ett enda verktyg är planering och uppföljning mycket effektivare. Verktygets projektmallar, som automatiskt föreslår fördefinierade leveranser, hjälper särskilt projektledare att hantera, övervaka, formalisera och rapportera om sina projekt. Eftersom det gemensamma arkivet säkerställer spårbarhet och enhetlighet, förbättrar det också projektsekvenseringen genom att hjälpa alla att veta vad som pågår och genom att säkerställa att kraven för fasindelning uppfylls.

Vinster och förbättringar på alla nivåer

Planviews verktyg gör det nu möjligt för flera S2 E teammedlemmar att arbeta med samma projekt samtidigt, vilket har underlättat och stärkt samarbetet mellan resurs- och projektledare och samtidigt förbättrat resursfördelningen. Projektledare kan begära generiska resurser, som sedan omvandlas till namngivna resurser av den berörda teamledaren. På så sätt kan dessa två kompletterande roller samarbeta effektivt utifrån en tydlig vision av kapaciteten. Övervakningen av transaktioner, inklusive avgifter till externa tjänsteleverantörer, är nu centraliserad och standardiserad i Planview för att ge en konsoliderad översikt över prognostiserade, avtalade och faktiska kassaflöden. När det gäller finansiell kontroll innebär den nya möjligheten att följa projektbudgetallokeringar och kostnader med större detaljrikedom att budgetåtagandena blir mer överskådliga.

Ge S2E:s PMO möjlighet att ta ansvar för sin roll som nav

PMO såg implementeringen av verktyget som ett tillfälle att omstrukturera hela PPM-processen. Baserat på en analys av användarnas behov definierades och implementerades i Planview ett antal bästa metoder och standardformat för att underlätta hantering och övervakning. Dessutom har PMO skapat och spridit kontextualiserade användarhandböcker för att förklara och förankra dessa metoder och man ser nu till att de tillämpas korrekt. Lanseringen av Planview har till exempel varit ett perfekt tillfälle att påminna användarna om vikten av att justera och uppdatera det återstående arbetet - något som nu är mycket enklare tack vare verktyget.

Sammantaget stöder S2 E: s PMO användarna för att hjälpa dem att ta till sig verktyget och den nya processen och för att upprätthålla deras medvetenhet om den stora betydelse som deras spårnings- och övervakningsarbete har för datakvaliteten och projektportföljens hälsa. Målet är att bygga upp en verklig gemenskap kring verktyget och att öka interaktionen och synergierna mellan de olika intressenter som är involverade i projektverksamheten.

Slutligen förbättrar bättre insyn i konsekventa och tillförlitliga datauppsättningar PMO:s förmåga att övervaka portföljen och säkerställa dess hälsa (inklusive projektens chanser att hålla deadlines, budgetar och omfattning). PMO kan nu identifiera de projekt som har dåliga mätvärden, problem eller risker och kan genomföra mer djupgående analyser, rapportera till ledningsgruppen och utfärda rekommendationer som hjälper till att driva verksamheten framåt.

Next Steps

Utveckla mätetal

S2 E:s PMO har för avsikt att vidareutveckla sin process genom att identifiera de mest relevanta mätvärdena för att övervaka projektkvaliteten.

Utnyttja simuleringar
Bolaget vill enkelt kunna göra dynamiska justeringar i portföljens sammansättning för att kunna inkludera nya projekt och hitta kompromisslösningar om det behövs. För detta ändamål kommer S2E att utnyttja verktygets funktioner för simulering av scenarier, rapportering och implementering.

Integrering av Agile
Eftersom antalet Agile-projekt ökar vill S2E inkludera dessa i portföljen och i Planview.

Skapa drivkrafter för ständiga förbättringar
En del av PMO:s roll är att utfärda rekommendationer som syftar till att förbättra processen successivt i takt med att de nya bästa metoderna blir etablerade vanor. Bolaget vill enkelt kunna göra dynamiska justeringar i portföljens sammansättning för att kunna inkludera nya projekt och hitta kompromisslösningar om det behövs. För detta ändamål kommer S2 E att utnyttja verktygets funktioner för simulering av scenarier, rapportering och implementering.