SNCF Réseau: Sharing Reliable Data and Best Practices to Optimize Management of France’s Rail Network

• Branschen: Infrastruktur
• Huvudkontor: La Plaine Saint-Denis 
• Intäkter :6.3miljarder euro (2019)
• Anställda: 53,000 
• Website: https://www.sncf-reseau.com/en

SNCF Réseau är ett statligt ägt dotterbolag till SNCF-koncernen och driver järnvägsinfrastrukturen i Frankrike. Företaget ansvarar för underhållet av det nationella järnvägsnätet, investerar i modernisering och utveckling av järnvägssystemet och hanterar trafiken för att säkerställa regelbundenhet i trafiken.

• 5 M passagerare per dag
• 15,000 tåg i trafik varje dag, 7,000 varav i Île-de-France (Parisområdet)
• 30 000 km ledningar som sträcker sig över hela landet
• 40% ökning av trafiken under de senaste åren 10

SNCF Réseau stod inför behovet att absorbera en massiv tillväxt i sin investeringsportfölj under 2010s och ville förbättra synligheten och kontrollen över sina investerings- och nätunderhållsprojekt. 

Som en del av det digitala och organisatoriska omvandlingsprogrammet "Nouvel'R" har företaget påbörjat en större översyn av sitt ekosystem för projekthantering. Målet är att förbättra processkonsistensen, med fokus på datakvalitet och projektplanering.

Eftersom SNCF Réseau hade implementerat Planview på 2005 kunde de utnyttja programvaran för att optimera hanteringen av projektportföljer och påskynda den digitala omvandlingen.

Implementering av det nya ramverket för projektledningsprocessen

Företaget hade tidigare inte en central, standardiserad PPM-process eller en lösning för PPM. Planview användes tillsammans med en rad andra lösningar som MS Project, Primavera och framför allt Excel, med provisoriska gränssnitt mellan plattformarna.

Det första steget på resan mot standardisering av processer var att skapa gemensamma datakartor i en företagsövergripande "Data Repository". Som ett centralt nav för all data på organisationsnivå behövde datalagret ha ett gränssnitt mot alla plattformar som producerar eller konsumerar data i hela företaget.

Under tiden arbetade företaget också med att definiera en ny PPM-process som skulle effektivisera hanteringen av projektens livscykel och inkludera hantering av affärsfall - en nyhet för SNCF Réseau.

I det läget behövde företaget implementera ett uppkopplat PPM-verktyg för att få liv i det nya ekosystemet. De ville ha en lösning som var tillräckligt robust för att hjälpa företaget att uppnå sina mål för datastyrning och digital transformation. SNCF Réseau bestämde sig därför för att konfigurera om Planview - som tidigare fungerade som en satellit till företagets finansiella ERP-system och knappt användes - till ett verkligt PPM-system. En utmaning under denna process var att övertyga personalen om att se på plattformen med nya ögon och ta den i bruk. 

Bättre planering av nätverksoperationer

Företaget ville försäkra sig om att de olika underhålls- och uppgraderingsarbetena på nätverket planerades konsekvent och schemalades optimalt för att minimera störningar och konflikter. Beslutet att införliva ett projekt i en portfölj måste ta hänsyn till den övergripande tidsplanen för arbetena och påverkan på driften av nätet och trafiken.

Som leverantör av offentliga tjänster påverkas SNCF Réseau i hög grad av förändringar i den politiska, ekonomiska och sociala miljön, vilket kräver frekventa justeringar av aktiviteternas ordningsföljd och schemaläggning. De behövde ett verktyg som var tillräckligt flexibelt för att kunna anpassa sig till frekventa riktningsförändringar.

Förbättrad kontroll över projektets livscykel

Det var inte ovanligt att prioriterings- och avvägningsbeslut ändrades utan samråd eller förvarning, vilket fick följdverkningar för enskilda projekt och även för hela tidsplanen för nätverksaktiviteter och drift.

Företaget ville standardisera hanteringen av sina projekt, inte bara för att säkerställa att de höll sig på rätt spår och levde upp till projektägarnas förväntningar, utan också för att undvika att mycket upptagna och kostsamma strategiska resurser inte tilldelades i tid.

Förvaltning av stora portföljer

Mångfalden i företagets aktiviteter - investeringar, underhållsprojekt, större renoveringar - krävde också smart schemaläggning och hantering av portföljer. Eftersom företagets ingenjörs- och konstruktionsavdelningar driver några av 4, 000 investerings- och underhållsprojekt, behövde företaget verkligen de möjligheter till datakonsolidering och analys som ett EPPM-verktyg i branschklass erbjuder.

Kritiska funktioner för programvara

• Resurshantering
• Kapacitetshantering,
• Projektplanering/schemaläggning,
• PPM-rapportering/dashboards
• Samarbetshantering
• Portfölj- och programförvaltning,
• Automatiserade sammanfattande scheman,
• Datautbyte med SNCF Réseau Data Repository

Tekniska val

• Moln,
• Säkerhet,
• Integrationer (Excel, SharePoint, etc.)

Tjänster

• Tjänster för implementering/integrering

Säkerställa stöd från operativ personal

Så snart Planview hade kopplats loss från det finansiella affärssystemet, vilket försämrade PPM-programvarans funktion och begränsade dess användning, kunde SNCF Réseau återställa verktyget till mer användbara inställningar och anpassa det till verksamhetens behov.

Lösningen hade tidigare uppfattats som tungrodd, men snart visade den sig vara enkel att använda, snabb att reagera på och värdefull för den operativa personalen. Planview tillhandahåller t.ex. projekt- och schemamallar som gör att teamen inte behöver uppfinna hjulet på nytt när de arbetar med återkommande aktiviteter. Genom att bevisa sitt värde fick plattformen snart tillbaka förtroendet från medarbetarna, som insåg att de bara hade upplevt en bråkdel av potentialen i detta uppkopplade verktyg.

Från och med då började användarna inse vikten av att planera i Planview - trots att planering och schemaläggning inte var en del av företagets kultur - och antalet planer som producerades i Planview ökade med 40% på 3 år.

Betydande förbättring av informationsutbyte och samarbete

Där kombinationen av olika verktyg och processer brukade skapa missförstånd och oenighet, har konsolideringen av alla planeringsdata och aktiviteter i Planview lett till tydligare, mer exakta och mer anpassade projektplaner.

Utan en standardiserad process arbetade projektledare och produktionsingenjörer ofta i silos, med olika mål och delade bara information när det passade dem.

Idag, tack vare centraliseringen i Planview, är allt mer transparent. Eftersom data automatiskt överförs till det gemensamma datalagret kan alla intressenter, var de än befinner sig, få tillgång till varandras information när som helst. Konsolidering i systemet tvingar alla att vara transparenta, eftersom systemet kräver uppdateringar av data samtidigt som ett arbetsflöde för godkännande säkerställer att informationen är tillförlitlig och aktuell. På så sätt kan alla, när ett business case väl har bedömts, gå samman för att analysera effekterna, tillsammans hitta det bästa sättet att planera och schemalägga och se till att det finns kapacitet att matcha. 

Förbättringen av samarbetet mellan olika team och den nya förmågan att arbeta utifrån gemensamma standarder och konsekvent information har lett till kraftigt förbättrade arbetsresultat.

Ökad produktivitet tack vare smartare rapportering

Funktioner för centralisering av data och automatiserad informationsdelning har också sparat mycket tid åt teamen, vilket ytterligare visar på det värde som Planview tillför dem. I stället för att behöva skicka data via e-post eller dela ut pappersrapporter kan teamen helt enkelt dela med sig av allt i verktyget.

Dessutom har implementeringen av ett specifikt scriptlet automatiserat skapandet av sammanfattande scheman i företagets datalager, vilket sparar mycket tid åt team som arbetar med planerings- och schemarelaterade beräkningar.

Aktiviteter som att bygga kapacitetsplaner, utföra kvartalsvisa data- och deadlineanalyser eller sortera data efter portfölj och område, krävde tidigare att man läste och manuellt konsoliderade tusentals scheman, vilket kunde ta mer än en månad. I dag får företaget resultaten på två timmar - det vill säga i en handvändning. Sammantaget har SNCF Réseau registrerat en 30% minskning av den tid som läggs på projektadministrativa uppgifter! Den tiden används nu för att diskutera problemområden.

De rapporter och sammanfattningar som Planview producerar har också fördelen att de ger snabb och tillförlitlig tillgång till data, vilket är avgörande för att snabbt kunna reagera på och anpassa sig till marknadsförändringar eller nya inriktningar. Slutligen ger dessa rapporter analys och uppföljning per portfölj - ytterligare en nyhet för bolaget.

En boost för digital omvandling

Lanseringen av den nya konfigurationen av Planview och de relaterade initiativen för förändringshantering (utbildning, workshops, videohandledning) gav tillfälle att sprida bästa praxis om scheman, arbetsflöden för uppgifter med mera. På så sätt ger verktyget ett ramverk för att förbättra PPM-rutinerna inom hela företaget. 

Sammantaget har centraliseringen av data och tillhörande processer bidragit till att lyfta fram betydelsen och mervärdet av kvalitetsdata. Eftersom människor både producerar och använder sig av den delade information som stöder företagets värde och dynamik, får de incitament att upprätthålla och förbättra informationskvaliteten.

Den nya förståelsen för data är viktig eftersom SNCF Réseau - liksom resten av SNCF-koncernen - strävar efter att påskynda den digitala omvandlingen.

Faktum är att den verkställande ledningen starkt och offentligt stödjer digitaliserings- och standardiseringsinitiativet för PPM. De första framgångarna och prestationerna, mervärdet från Planviews rapporter och mätvärden samt IT- och PPM-teamens engagemang för att göra digitaliseringsarbetet till sin högsta prioritet har alla bidragit till att säkra engagemanget på C-nivå - så mycket att cheferna nu ber om mer! Det i sin tur sporrar PPM-ledarna att fullt ut ta till sig sin roll som viktiga drivkrafter för den digitala omvandlingen.

SNCF Réseau har hittills fokuserat på att samla in och utnyttja data, men planerar nu att utnyttja andra programvarufunktioner - genom att utöka rapporteringen, använda programhanteringsfunktioner och implementera fysisk och EVM-baserad framstegsuppföljning.

Företaget vill också förtydliga och optimera processen för kapacitetshantering - både organisatoriskt och i verktyget. Detta kommer att innebära en bättre differentiering mellan kapacitetsbedömning av projektteam inom teknik och underhåll å ena sidan, och hantering av produktion och nominella resursuppdrag å andra sidan.

SNCF Réseau använder för närvarande version 6.1 av Planview, men en anbudsinfordran pågår för att uppgradera till version 7.1 för att fortsätta att utveckla och omvandla processer, metoder och aktiviteter. Målet är att dra nytta av ett fullfjädrat strategiskt ledningsverktyg och även att bättre förutse förändringar för att kunna reagera mer proaktivt.