Crédit Agricole Charente-Périgord: Managing a transformation plan and helping teams to manage their work

Branschen: Bankverksamhet 

Kunder 2021: 441,056 

Område: Charente-Périgord, Frankrike 

Medarbetare: 1,277 

Website: www.credit-agricole.fr 

Crédit Agricole Charente-Périgord (CACP) och dess enhet för omvandling och innovation ansvarar för att leda genomförandet av Crédit Agricoles alla nationella projekt. De projektförfrågningar som granskas inom ramen för det nationella transformations- och innovationsprogrammet kommer från alla koncernens regionbanker och rör flera strategiska områden: digital transformation av kunder och medarbetare, organisatorisk transformation, innovationsprojekt och IT-projekt.  

Dessa projekt stöds av ett trettiotal organisatörer (PMO:er) från enheten för omvandling och innovation.   

Dessutom lanserade bolaget ett stort program kallat "Vi, här, tillsammans 2023!" på 2020. Den är uppbyggd kring 4 pelare ("Customer", "Entrepreneur", "Human" och "Societal"), som var och en leds av en chef från Transformation and Innovation Unit. Enheten övervakar mer än 50 program, som vart och ett består av flera projekt som ska genomföras under de tre år som företagsprojektet pågår. Projektet "Customer" syftar särskilt till att göra Crédit Agricole Charente-Périgord till "en försäkringsbank med hög kundkvalitet, för att genom omvandling och innovation bli kundernas föredragna försäkringsbank".   

För att kunna förse kommittéerna med aktuell information brukade arrangörerna fråga projektledarna, som "till slut ägnade mer tid åt att dokumentera projektet än att leda det!" Flödet av inkommande förfrågningar var så stort att det var svårt för förfrågare, projektteam och ledare att få en tydlig och fullständig bild.  

För att stödja sitt nationella omvandlings- och innovationsprogram antog omvandlings- och innovationsenheten på 2018 ett centraliserat verktyg, Planview, för att hjälpa omvandlings- och kvalitetskommittén att upprätta en styrning. Denna månatliga kommitté, där beställarna lägger fram sina projekt för den högsta ledningen och för avdelnings- och enhetscheferna, utgör ett ramverk och har 2 huvudmål: synlighet och beslutsfattande.  

Planview förväntades göra det möjligt att:  

1. Centralisera projektförfrågningar i ett enda arkiv för att dela en fullständig och uppdaterad bild av förfrågningar och projekt.  
2. Beskriva, prioritera, planera och leda genomförandet av tusentals nationella projekt.  

Plattformen visade sig också vara avgörande för styrningen av företagsprojekten "We, here, together 2023". Som en del av detta initiativ använder mer än 50 programkoordinatorer och projektledare Planview för att:  

• Leda genomförandet av de olika projekten i programmet med projektledarna,  
• Möjliggör korrekt styrning av programmet tack vare delad synlighet med alla toppchefer men också med projektförfrågare och projektteam,
• Ge insikt i de olika kommittéer som strukturerar detta program och de relaterade aktiviteterna. 

Mer än 1,600 förfrågningar och projekt har behandlats med hjälp av Planview sedan det infördes hos Crédit Agricole Charente-Périgord i juni 2018. "Användningen fortsätter att öka. Idag har vi över 400 program, projekt eller förfrågningar som bearbetas eller planeras."  

• Få insyn i alla förfrågningar och projekt  
• Förbättrad projektprioritering  
• Förbättra planerings-, kapacitets- och leveranscykler  
• Förbättra samarbete och kommunikation  
• Optimera projektteam till uppgifter med högt mervärde  

CACP valde Planview för att:  

• Hantera ett stort antal projekt samtidigt och göra det möjligt för ledningen att fatta beslut,  
• Anpassa arbetet för de olika inblandade teammedlemmarna, särskilt för de mest tvärfunktionella projekten inom CACP,  
• Förbättra samarbetet och kommunikationen mellan de olika avdelningarna och enheterna,  
• Drastiskt minska den tid som går åt till att samla in information och ta fram olika rapporter.  

• 100% av de strategiska programmen finns i One Team2  
• 100% av de tvärfunktionella projekten finns i One Team2  
• 100% av de projekt som granskats av kommittéerna finns i One Team2  
• 100% av intressenterna och projektgruppsmedlemmarna är One Team-användare2  
• 100% av alla åtgärder för regelefterlevnad hanteras i One Team2

CACP fungerar som en förmyndare för standardiseringen av processen för att hantera projekten i programmet Transformation and Innovation. Den kommande integreringen av säkerhetsenheten i One2Team kommer att göra verktyget och dess användning ännu mer centralt. För att anpassa användarna av 300 One2Team till projektledning har enheten för omvandling och innovation valt en användningsbaserad adoptionsplan för projektledare, ekonomistyrning och högre chefer.

1) Slutförande av steget "efterfrågehantering": 

• Alla projektförfrågningar läggs in i One2Team av beställarna. Särskilda skärmar visar direkt den nyckelinformation som behöver matas in och uppdateras.  
• Förfrågare samlar sina förfrågningar, tillhörande dokumentation och målleveranser på ett enda ställe och kan få tillgång till de beslut som fattas i kommittéerna samt protokollen. 
• Alla kan direkt se status för projekt, deras att-göra-listor, pågående åtgärder och risker.  

2) Granskning och uppföljning av projekt i kommittéer

• Projektåtgärder och status granskas under kommittéerna - som har blivit virtuella sedan mandaten för skydd på plats - vilket gör det möjligt för alla att ta aktiv del i projekten, antingen som projektledare eller ibland som teammedlemmar.  
• För att en begäran ska kunna utvecklas till ett planerat projekt, tack vare en gemensam mall, måste den som begär den säkerställa att den är fullständig och uppfyller de kriterier som kommer att bedömas av kommittén.   
• De meddelas om statusändringar och får tillgång till beslutsprotokollet, inklusive start- och leveransdatum, beroende på kapaciteten hos de team som arbetar i sprintar.

3) Projektledning genom uppgiftshantering

• CACP använder One2Team för att hantera flera av sina aktiviteter (IT, flerkanalskommunikation, regleringsfrågor, övervakning och innovation ...)  
• Flera av dessa avdelningar fick tidigare många ostrukturerade förfrågningar från många olika källor.  
• One2Teams CACP-administratörer har befogenhet att skapa särskilda miljöer för aktiviteter:
  • Avdelnings- och enhetschefer och deras team har en samlad bild av förfrågningar och av deras kapacitet och schema;  
  • Medlemmar i projektgruppen kan dela information och dokument med förfrågningar och ge uppdateringar om framsteg;  
  • Alla intressenter kan hitta affärsvokabulären och processerna digitaliserade i One2Team.