Even: Aligning Project Life Cycles Across a Diversified Cooperative Group

Even är en kooperativ livsmedelsgrupp som grundades i Bretagne runt mejeriet och är en av de största aktörerna inom den franska livsmedelsindustrin. Koncernen är indelad i fyra kompletterande affärsenheter: jordbrukssektorn i tidigare led, mjölk och mejeriprodukter, distribution av livsmedelsprodukter (hemleverans och foodservice) samt en enhet för diversifiering av mervärdet (färdiglagade måltider och konservering). Företagets produkter, som distribueras under välkända nationella varumärken som Paysan Breton, Régilait och Mamie Nova, finns varje dag på en miljon tallrikar i Frankrike och utomlands.

• Branschen: Jordbruksföretag
• Grundades: 1930
• Huvudkontor: Ploudaniel, Frankrike
• Omsättning 2022: €2.5 miljarder   
• Antal medlemmar: Ett medlemskap av 1,400 jordbrukare, över 6,000 anställda
• Webbplats: www.even.fr/en

Inte ens kan anklagas för att sakna dynamik. Med sina fyra affärsdivisioner, var och en med sin egen projektportfölj och flera IT-avdelningar som hanterar innovations- och digitaliseringsprojekt, går kooperativet framåt på alla fronter.

Men hur ska man då jonglera ledningsdrivna tvärfunktionella projekt med affärsprojekt som startas på uppdrag av divisionerna? Hur kan man samordna arbetet i team som strävar efter olika mål och använder olika metoder och verktyg? Hur bedömer man den totala kapaciteten?

Det här var de viktigaste utmaningarna som Bleiz Kerjean, IT PMO på koncernnivå, stod inför. Därför lanserades ett program som syftar till att främja tvärfunktionellt samarbete på IT-nivå, förbättra kommunikationen mellan olika divisioner, effektivisera interaktioner, få en helhetssyn på projekt för att undvika dubbelarbete och sammanföra infrastrukturer.

Detta anpassningsprogram gjorde det nödvändigt för Even att införa en plattform för projektportföljhantering. Planview-lösningen, som valdes för sin intuitiva användarupplevelse och sin förmåga att samverka med andra system, driftsattes i början av 2022. Verktyget rullades först ut på avdelningen Systems and Networks, som hanterar tvärfunktionell samordning.

Men inte ens den bästa PPM-plattformen kan ersätta ett HR-system och ett ekonomistyrningsverktyg. För att alla team skulle kunna hantera sina data i ett gemensamt arkiv för hela koncernen krävdes att man implementerade gränssnitt mellan Planview, Jira (som används av utvecklingsteam) och olika funktionella informationssystem.

Samtidigt som Bleiz Kerjean och hans team implementerade Planview och skapade gränssnitt, implementerade de också en projektlivscykelprocess för att systematisera projekthanteringsmetoderna, klargöra ordningsföljden och ansvarsområdena samt säkerställa att projekten var i linje med företagets huvudplan. Skapandet av mallar i Planview har underlättat införandet och tillämpningen av bästa praxis.

Even behöver nu bygga vidare på denna grund genom att utvidga det nya systemet till att omfatta hela koncernen och alla dess projektportföljer. Bleiz Kerjean arbetar redan hårt med att få med IT-avdelningarna på tåget och hjälpa dem att ta till sig verktyget. Initiativ för förändringshantering omfattar program för medvetenhet och kommunikation, men också workshops som utformats tillsammans med konsultföretaget ASI (med vägledning om hur man använder verktyget för att tillgodose specifika behov, fallstudier med mera).

Implementeringen av Planview och projektets livscykel har redan gett insyn i den totala kapaciteten, vilket gör det möjligt att placera ut rätt personer vid rätt tidpunkt och förbättra resursutnyttjandet genom 10% .

Den tydlighet och struktur som processen och verktyget ger gör det möjligt för Even att bättre förutse verksamhetens behov och därmed öka produktiviteten. Dessutom har Even, genom att minska den administrativa bördan för teamen, minskat den tid som läggs på att producera rapporter med 20% !

Kvaliteten på dessa rapporter har också förbättrats, vilket gör kommunikationen med team och ledning enklare och mer objektiv. Beslutsfattarna kan nu basera sina beslut om godkännande, prioritering och klartecken på tillförlitliga mätvärden och information i realtid.

Slutligen kan möjligheten att identifiera riskprojekt (t.ex. de som "aldrig tar slut") förbättrar det totala resultatet och portföljkvaliteten.

En 10% förbättring av resursutnyttjandet och en 20% minskning av den tid som ägnas åt administrativa uppgifter på bara några månader!

Efter att ha återimplementerat alla projekt i Planview och slutfört förändringshanteringsprocessen planerar Even att införa funktioner för budget- och kostnadshantering för att ytterligare konsolidera projektportföljhanteringen och motivera anställningsbeslut.