Exceldor Cooperative: Driving Dramatic Reduction in New Product Development Time to Gain Top Market Position

Med cirka 400 anställda är Exceldor-kooperativet en ledande fjäderfäproducent i Kanada. Företaget bearbetar och marknadsför fjäderfäprodukter med ett åtagande att uppfylla de högsta standarderna för livsmedelskvalitet och säkerhet.

• Plats: Kanada Kanada
• Industri: Tillverkning

Den hårda konkurrensen på marknaden krävde att Exceldor anpassade sig till snabbt föränderliga konsumentkrav och ökade takten i utvecklingen och marknadsföringen av nya produkter.

Detta är skälet till Exceldors strategiska initiativ "Evolution", som syftade till att omvandla affärsprocesser och styrning för att göra dem effektivare och mer flexibla. Slutmålet var att snabbare få ut bättre produkter på marknaden och i slutändan att göra produktinnovation till en konkurrensfördel för kooperativet.

Projektledning var en viktig aspekt i detta förändringsarbete. På begäran av den högsta ledningen arbetade en tvärvetenskaplig arbetsgrupp i över ett år med att ta fram en enhetlig projekthanteringsprocess. För att säkerställa en snabb implementering behövde den nya metoden stöd av ett verktyg för hantering av projektportföljen för att uppfylla de specifika kraven för produktutveckling.

Utan ett kontrolltorn som övervakade och styrde portföljerna blev projekten ofta inte ordentligt dokumenterade; varje projekt gick sin egen väg med varierande mål som ibland inte var kopplade till företagets strategi. En viktig ambition med förändringsinitiativet var att införa strategisk anpassning i projekt och portföljer genom att förankra dem i strategiska mål.

Detta var särskilt viktigt för utvecklingsprojekt för nya produkter, som måste drivas av en väldefinierad produktstrategi med fokus på kundupplevelse och snabb innovation. För att uppfylla Exceldors affärsmål var teamet tvunget att gå från reaktiv till proaktiv projektledning.

Synlighet i realtid över data för att öka organisationens prestanda

Översynen av metoder och processer inom ramen för initiativet "Evolution" syftade i första hand till att öka effektiviteten och prestandan i hela organisationen. Inte mindre än 28 affärsprocesser - relaterade till såväl utveckling av nya produkter som operativa projekt - var öronmärkta för att förtydligas, förenklas och förbättras.

En sådan insats krävde stöd av kvalitetsdata. Exceldor brukade hantera och följa upp projekt med hjälp av en mängd delade dokument och kalkylblad, som gick från en användare till en annan och tillbaka igen, och som under tiden förvandlades till flera olika versioner. Företaget behövde en central lagringsplats för att samla tillförlitlig och aktuell information för att underlätta beslutsfattandet.

Ökad synlighet över resurser

Att få en förståelse för "vem som gör vad vid vilken tidpunkt" var en särskild utmaning. Exceldor behövde förbättra överblicken över sina resurser för att bättre kunna hantera och öka den totala kapaciteten.

Avsaknaden av en global bild av planering och aktiviteter på olika avdelningar gjorde det också svårare för teamen att arbeta tillsammans och att förstå sitt ansvar och sin roll i den globala processen.

• Idé och efterfrågestyrning
• Projektplanering och projekthantering
• Rapportering och instrumentpaneler för projekt och portföljer
• Samarbetshantering

Tjänster

En skräddarsydd konfiguration som är utformad för att matcha organisationens behov och för att växa och mogna i takt med dess ledningsprocess.

• Training
• Stöd för implementering och integration

Samtidigt som Exceldor förfinade sin process genomfördes också en analys av marknaden för PPM-verktyg som ledde till förvärvet av Planview. Lösningen driftsattes under hösten på 2019.

Med idéhantering och prioritering genom en enkel knapptryckning har programvaran förbättrat projekturvalet avsevärt.

Dessutom har rapporteringen till ledningen blivit snabbare, enklare, mer exakt och mer insiktsfull. Exceldor utnyttjade verktygets konfigurerbarhet för att utveckla sina egna funktioner, bland annat en instrumentpanel som ger en heltäckande bild av projektets livscykel och jämför faktiska siffror med uppskattningar.

På samma sätt hjälper en statusöversikt som konsoliderar alla projekt inom en portfölj till att bedöma dess interna konsistens och dess strategiska inriktning på ett överskådligt sätt. Detta gör det möjligt att se och reagera på sambanden mellan projekt, portföljer och strategiska inriktningar. I slutändan får Exceldor möjlighet att styra sina projekt mot sitt strategiska affärsmål: att vara först ut på marknaden.

Tydliga, delade och användbara data som produktivitetshöjare

Planview har automatiserat datainsamlingen och rapporteringsuppgifterna som tidigare utfördes manuellt av projektteam. Sammantaget har verktyget inneburit betydande produktivitetsvinster. Tydliga och smarta instrumentpaneler, mallar som underlättar projektskapande och andra användarvänliga funktioner har frigjort värdefull tid för användarna, samtidigt som projekthanteringen blivit mer grundlig och insiktsfull.

Genom att ge tillgång till resursernas scheman och tillgänglighet förbättrar det gemensamma verktyget också samarbetet mellan olika team och avdelningar - bland annat mellan utveckling av nya produkter och försäljning/marknadsföring.

Awe-inspiring numbers:
75% increase in on time delivery rate
35% reduction in average project cycle time
50% decrease in time spent on non value-added tasks

Process- och resurseffektivitet

Planview har redan från början gett ökad insyn i pågående arbete och projektförlopp. Faktum är att lösningen gav kropp åt Exceldors nydefinierade projektledningsprocess. Denna nya process, som bygger på så kallade gates - beslutspunkter där en särskild kommitté bedömer om ett projekt är redo att gå vidare till nästa fas - har gjort uppgifts- och projekthanteringen effektivare och mer precis. Sammantaget har Exceldor uppnått en 20% ökning av andelen lyckade projekt.

Dessutom har en konsoliderad planeringsprocess som gör det möjligt för dem att enkelt se och hantera resurstillgänglighet förbättrat utnyttjandet med 15% , samtidigt som den finansiella uppföljningen av projekten har underlättats.
finansiell uppföljning av projekt.